Với sự gia tăng mạnh mẽ về số lượng người làm việc tại nhà vào năm 2020, không có gì ngạc nhiên khi việc sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình cũng tăng vọt. Ông chủ tình yêu hội nghị video. Các cuộc họp trực tiếp giờ đây là hội nghị truyền hình. Dù muốn hay không, hội nghị truyền hình đang gia tăng.
Microsoft Teams là công ty phần mềm đáng kính của Seattle tham gia vào cuộc chiến hội nghị truyền hình và đi kèm với rất nhiều tính năng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào hội nghị truyền hình của Microsoft Teams, bao gồm cách tham gia cuộc họp và truy cập tất cả các tính năng mà cuộc họp của Teams cung cấp.
Cách tham gia Hội nghị truyền hình Microsoft Teams
Khi ai đó mời bạn tham gia Hội nghị truyền hình Microsoft Teams, họ sẽ gửi cho bạn một liên kết để tham gia cuộc họp. Liên kết có thể đến với bạn theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như trong lời mời trên lịch, email hoặc liên kết trong tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng trò chuyện. Nhấp vào liên kết để tham gia cuộc họp.
Nếu đang sử dụng máy tính để bàn, bạn sẽ được nhắc chọn tham gia cuộc họp thông qua trình duyệt hoặc bằng cách cài đặt ứng dụng khách Teams trên máy tính trước. Người dùng Android và iPhone có thể tải xuống ứng dụng Nhóm.
Cài đặt Âm thanh và Video trong Cuộc họp Nhóm Microsoft
Nếu tham gia bằng máy tính, bạn sẽ được nhắc chọn các tùy chọn video và âm thanh của mình.
Bạn có thể bật và tắt video của mình từ màn hình này hoặc chọn bộ lọc nền video.
Bộ lọc nền bao gồm làm mờ nền hoặc nền ảo của bạn. Bạn thậm chí có thể tải lên hình nền ảo của riêng mình bằng cách chọn Thêm mới .
Có một số tùy chọn âm thanh để chọn khi bạn tham gia cuộc họp Nhóm.
Chọn âm thanh máy tính nghĩa là ứng dụng sẽ sử dụng micrô và loa mặc định của máy tính của bạn. Bạn thấy các tùy chọn để đặt âm lượng và mức âm thanh.
Nếu bạn chọn Âm thanh điện thoại , bạn sẽ được cung cấp một số điện thoại để gọi hoặc bạn có thể yêu cầu ứng dụng Nhóm gọi trực tiếp đến điện thoại của mình.
Nếu bạn đang tham gia từ Phòng nhóm, bạn có thể chọn Âm thanh trong phòng . Nếu bạn chọn tùy chọn cuối cùng, Không có âm thanh , bạn sẽ tham gia cuộc họp bị ẩn.
Bất kể bạn chọn tùy chọn âm thanh nào khi tham gia cuộc họp, bạn luôn có thể chuyển đổi trong Cài đặt thiết bị , có thể truy cập thông qua Tùy chọn khác trên thanh công cụ.
Cài đặt thiết bị bảng điều khiển là nơi bạn có thể thay đổi thiết bị nào bạn muốn sử dụng.
Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy chọn nút Tham gia ngay bây giờ khuy ao.
Sau khi tham gia cuộc họp Microsoft Teams, bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng trong cuộc họp.
Tính năng của Hội nghị truyền hình Microsoft Teams
Các tính năng trong cuộc họp của Microsoft Teams có thể truy cập được qua thanh công cụ trên đầu cửa sổ cuộc họp của bạn.
Người tham gia
Nhấp vào biểu tượng đầu tiên trong thanh công cụ sẽ khởi chạy Người tham gia bảng điều khiển.
Bảng điều khiển hiển thị danh sách những người tham gia cuộc họp. Lưu ý:Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp và đã bật sảnh cho những người tham gia từ bên ngoài tổ chức của bạn, thì bảng điều khiển người tham gia là nơi bạn có thể kết nạp những người tham dự đang đợi ở sảnh.
Bạn có thể mời những người khác tham gia cuộc họp bằng tên trong bảng người tham gia, nhưng chỉ khi họ ở trong tổ chức của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhập một số điện thoại và Nhóm sẽ bắt đầu một cuộc gọi đến số đó.
Cuộc trò chuyện
Chọn biểu tượng trò chuyện trong thanh công cụ để khởi chạy Trò chuyện bảng điều khiển.
Trò chuyện của Microsoft Teams rất đa dạng. Bạn có thể định dạng văn bản, chèn biểu tượng cảm xúc và hình dán cũng như tìm kiếm ảnh gif bằng Giphy.
Để phản ứng với một tin nhắn trong bảng trò chuyện, hãy di chuột qua nhận xét và chọn từ menu phản ứng.
Người dùng ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể nhấn và giữ một nhận xét trong cuộc trò chuyện để khởi chạy menu phản ứng.
Hãy giơ tay lên
Để cho những người tham dự cuộc họp khác biết bạn muốn phát biểu, hãy chọn tùy chọn Giơ tay trên thanh công cụ.
Khi bạn làm vậy, biểu tượng bàn tay sẽ xuất hiện bên cạnh tên của bạn trong bảng Người tham gia.
Sau khi bạn được gọi, đừng quên hạ tay xuống bằng cách nhấn vào biểu tượng bàn tay trên thanh công cụ.
Chia sẻ màn hình của bạn
Chia sẻ màn hình trong hội nghị video Microsoft Teams hoạt động tương tự như các ứng dụng hội nghị video khác. Chọn Chia sẻ nội dung biểu tượng trên thanh công cụ.
Bạn sẽ được nhắc chọn những gì bạn muốn chia sẻ:màn hình (nếu bạn có nhiều màn hình, chúng sẽ được liệt kê riêng), một cửa sổ cụ thể bạn đã mở hoặc bản trình bày PowerPoint gần đây. Chuyển đổi nút Bao gồm âm thanh máy tính chuyển đổi nếu bạn muốn những người tham gia cuộc họp có thể nghe đoạn âm thanh hoặc âm thanh từ video bạn sẽ chia sẻ.
Chia sẻ nội dung cũng là nơi bạn có thể chọn chia sẻ Microsoft Whiteboard, một bảng trắng mà tất cả những người tham gia cuộc họp đều có thể xem và chỉnh sửa.
Phòng đột phá
Các phòng đột phá cho các cuộc họp Microsoft Teams cuối cùng đã đến vào đầu tháng 12 năm 2020. Người tổ chức cuộc họp hiện có thể tạo các phòng đột phá, đặt tên cho chúng và tự động hoặc thủ công chỉ định những người tham gia cuộc họp vào các phòng đột phá. Để tạo và quản lý Phòng đột phá , nhấp vào biểu tượng phòng đột phá trên thanh công cụ.
Chọn số lượng phòng đột phá để tạo và bạn muốn Nhóm tự động chỉ định mọi người vào các phòng hay bạn muốn tự chỉ định người tham gia vào các phòng đột phá theo cách thủ công.
Chọn tùy chọn Tạo phòng sẽ tạo các phòng, nhưng nó sẽ chưa đưa người tham gia đến các phòng đó. Để làm điều đó, bạn cần chọn Phòng bắt đầu trên bảng điều khiển Phòng đột phá.
Hiện tại, người tổ chức cuộc họp chỉ có thể tạo phòng họp sau khi cuộc họp đã bắt đầu, nhưng đừng ngạc nhiên nếu Microsoft Teams sớm triển khai cấu hình trước của phòng họp.
Các hành động khác
Tác vụ khác biểu tượng trên thanh công cụ chứa nhiều tính năng khác.
Từ menu Tác vụ khác, bạn có thể truy cập những thứ như Ghi chú cuộc họp, một tài liệu dùng chung để ghi chú mà tất cả những người tham gia cuộc họp đều có thể truy cập.
Tùy thuộc vào số lượng người trong cuộc họp của bạn, hãy sử dụng Tác vụ khác để bật Thư viện lớn cho phép bạn xem các nguồn cấp dữ liệu video từ tối đa 49 người tham gia cuộc họp cùng một lúc. Chế độ cùng nhau sẽ tách nền khỏi nguồn cấp dữ liệu video của người tham dự và đưa mọi người vào một khán phòng ảo.
Chọn Phụ đề trực tiếp để có chú thích chính xác đáng ngạc nhiên khi mỗi người tham dự nói hoặc chọn Bắt đầu ghi để ghi lại cuộc họp.
Rời khỏi Hội nghị truyền hình Microsoft Teams
Để rời khỏi cuộc họp, hãy chọn nút Rời khỏi màu đỏ trên thanh công cụ. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn cũng sẽ thấy một tùy chọn để kết thúc cuộc họp cho mọi người.
Ngày càng tốt hơn
Rõ ràng là Microsoft rất nghiêm túc trong việc cải thiện trải nghiệm hội nghị truyền hình của Microsoft Teams. Họ tung ra các tính năng mới thường xuyên và đáp ứng các yêu cầu tính năng thông qua Microsoft Teams UserVoice, một trang web nơi bạn có thể đưa ra đề xuất và bỏ phiếu cho các tính năng và cải tiến trong tương lai.
Nếu bạn yêu thích Microsoft Teams, bạn sẽ muốn tìm hiểu thêm các mẹo và thủ thuật dành cho Teams.