Với sự tăng mạnh số người làm việc từ nhà năm 2020, không ngạc nhiên việc dùng phần mềm hội nghị video cũng tăng vọt. Sếp rất thích hội nghị video. Cuộc họp trực tiếp giờ là hội nghị video. Thích hay không, hội nghị video đang trending.
Microsoft Teams là món quà của công ty phần mềm Seattle danh giá vào cuộc chiến hội nghị video, và nó đi kèm rất nhiều tính năng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào hội nghị video Microsoft Teams, bao gồm cách tham gia cuộc họp và truy cập tất cả tính năng của cuộc họp Teams.
Cách tham gia Hội nghị video Microsoft Teams
Khi ai đó mời bạn tham gia Hội nghị video Microsoft Teams, họ sẽ gửi liên kết tham gia cuộc họp. Liên kết có thể đến bạn theo nhiều cách, như trong lời mời lịch, email, hoặc liên kết trong tin nhắn hoặc ứng dụng chat. Nhấp vào liên kết để tham gia cuộc họp.
Nếu bạn đang dùng máy tính để bàn, bạn sẽ được nhắc chọn giữa tham gia cuộc họp qua trình duyệt hoặc cài trước ứng dụng Teams desktop. Người dùng Android và iPhone có thể tải ứng dụng Teams.
Cài đặt Âm thanh và Video trong cuộc họp Microsoft Teams
Nếu bạn tham gia bằng máy tính, bạn sẽ được nhắc chọn tùy chọn video và âm thanh.
Bạn có thể bật/tắt video từ màn hình này hoặc chọn bộ lọc nền video.
Bộ lọc nền bao gồm làm mờ nền hoặc nền ảo. Bạn thậm chí có thể tải lên hình ảnh nền ảo riêng bằng cách chọn Thêm mới (Add new).
Có một số tùy chọn âm thanh để chọn khi tham gia cuộc họp Teams.
Chọn âm thanh máy tính (computer audio) nghĩa là ứng dụng sẽ dùng micro và loa mặc định của máy tính. Bạn thấy tùy chọn đặt âm lượng và mức âm thanh.
Nếu chọn âm thanh điện thoại (Phone audio), bạn sẽ được cung cấp số điện thoại để gọi, hoặc ứng dụng Teams có thể gọi trực tiếp điện thoại của bạn.
Nếu bạn tham gia từ Phòng Teams (Teams Room), bạn có thể chọn âm thanh phòng (Room audio). Nếu chọn tùy chọn cuối, Không âm thanh (No audio), bạn sẽ tham gia cuộc họp ở chế độ tắt tiếng.
Không kể tùy chọn âm thanh nào bạn chọn khi tham gia, bạn luôn có thể chuyển đổi trong Cài đặt thiết bị (Device settings), truy cập qua biểu tượng Thêm tùy chọn (More options) trên thanh công cụ.
Bảng Cài đặt thiết bị là nơi bạn có thể thay đổi thiết bị nào bạn muốn dùng.
Khi bạn hài lòng với lựa chọn, nhấn nút Tham gia ngay (Join now).
Sau khi đã tham gia cuộc họp Microsoft Teams, bạn sẽ có quyền truy cập nhiều tính năng trong cuộc họp.
Tính năng của Hội nghị video Microsoft Teams
Tính năng trong cuộc họp của Microsoft Teams truy cập được qua thanh công cụ chạy ngang trên cùng cửa sổ cuộc họp.
Tham gia viên (Participants)
Nhấp vào biểu tượng đầu tiên trên thanh công cụ sẽ mở bảng Tham gia viên.
Bảng hiển thị danh sách người tham gia cuộc họp. Lưu ý: Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp và bật sảnh chờ (lobby) cho người tham gia từ ngoài tổ chức, bảng tham gia viên là nơi bạn cho phép người chờ trong sảnh tham gia.
Bạn có thể mời thêm người vào cuộc họp theo tên trong bảng tham gia viên, nhưng chỉ nếu họ trong tổ chức của bạn. Thay vào đó, bạn có thể nhập số điện thoại, và Teams sẽ khởi tạo cuộc gọi đến số đó.
Trò chuyện cuộc họp (Meeting Chat)
Chọn biểu tượng chat trên thanh công cụ để mở bảng Trò chuyện.
Trò chuyện của Microsoft Teams đa tính năng. Bạn có thể định dạng văn bản, chèn emoji và sticker, và tìm GIF với Giphy.
Để phản ứng với tin nhắn trong bảng trò chuyện, di chuột qua bình luận và chọn từ menu phản ứng.
Người dùng ứng dụng di động có thể nhấn giữ bình luận trong chat để mở menu phản ứng.
Giơ tay (Raise Your Hand)
Để cho người tham gia khác biết bạn muốn nói, chọn biểu tượng Giơ tay trên thanh công cụ.
Khi bạn làm vậy, biểu tượng bàn tay sẽ xuất hiện bên cạnh tên bạn trong bảng Tham gia viên.
Sau khi được mời nói, đừng quên hạ tay bằng cách nhấn biểu tượng bàn tay trên thanh công cụ.
Chia sẻ màn hình (Sharing Your Screen)
Chia sẻ màn hình trong hội nghị video Microsoft Teams hoạt động tương tự như ứng dụng hội nghị video khác. Chọn biểu tượng Chia sẻ nội dung (Share content) trên thanh công cụ.
Bạn sẽ được nhắc chọn gì bạn muốn chia sẻ: một màn hình (nếu bạn có nhiều màn hình, chúng sẽ liệt kê riêng biệt), một cửa sổ cụ thể bạn đang mở, hoặc bài thuyết trình PowerPoint gần đây. Bật công tắc Bao gồm âm thanh máy tính (Include computer sound) nếu bạn muốn người tham gia nghe đoạn âm thanh hoặc âm thanh từ video bạn sẽ chia sẻ.
Chia sẻ nội dung cũng là nơi bạn có thể chọn chia sẻ Microsoft Whiteboard, bảng trắng mà tất cả người tham gia có thể xem và chỉnh sửa.
Phòng phân tổ (Breakout Rooms)
Phòng phân tổ cho cuộc họp Microsoft Teams cuối cùng đã có mặt từ đầu tháng 12 năm 2020. Người tổ chức cuộc họp hiện có thể tạo phòng phân tổ, đặt tên, và tự động hoặc thủ công gán người tham gia vào phòng phân tổ. Để tạo và quản lý Phòng phân tổ, nhấp vào biểu tượng phòng phân tổ trên thanh công cụ.
Chọn số phòng phân tổ muốn tạo và bạn muốn Teams tự động gán người vào phòng hay bạn muốn thủ công gán người tham gia vào phòng phân tổ.
Chọn nút Tạo phòng (Create Rooms) sẽ tạo phòng, nhưng nó chưa gửi người tham gia đến phòng ngay. Để làm vậy, bạn cần chọn nút Bắt đầu phòng (Start rooms) trên bảng Phòng phân tổ.
Hiện tại, người tổ chức chỉ có thể tạo phòng phân tổ sau khi cuộc họp đã bắt đầu, nhưng đừng ngạc nhiên nếu cấu hình trước phòng phân tổ được triển khai bởi Microsoft Teams sớm.
Thêm hành động (More Actions)
Biểu tượng Thêm hành động trên thanh công cụ chứa một số tính năng khác.
Từ menu Thêm hành động, bạn có thể truy cập các thứ như Ghi chú cuộc họp (Meeting notes), tài liệu chia sẻ để ghi chú truy cập được bởi tất cả người tham gia.
Tùy theo số người trong cuộc họp, dùng menu Thêm hành động để bật chế độ Thư viện lớn (Large gallery), cho phép bạn thấy video feed từ lên đến 49 người tham gia cùng lúc. Chế độ cùng nhau (Together mode) sẽ cắt nền từ video feed của người tham gia và đặt mọi người trong một sảnh hội trường ảo.
Chọn Phụ đề trực tiếp (Live captions) cho phụ đề khá chính xác khi mỗi người nói, hoặc chọn Bắt đầu ghi (Start recording) để ghi lại cuộc họp.
Rời khỏi Hội nghị video Microsoft Teams
Để rời cuộc họp, chọn nút đỏ Rời (Leave) trên thanh công cụ. Nếu bạn là người tổ chức, bạn cũng sẽ thấy tùy chọn kết thúc cuộc họp cho tất cả.
Ngày càng tốt hơn
Rõ ràng Microsoft nghiêm túc cải thiện trải nghiệm hội nghị video Microsoft Teams. Họ thường xuyên tung tính năng mới và phản hồi yêu cầu tính năng qua Microsoft Teams UserVoice, trang web nơi bạn có thể đề xuất và bỏ phiếu cho tính năng và cải tiến tương lai.
Nếu bạn yêu thích Microsoft Teams, bạn sẽ muốn học thêm mẹo và thủ thuật cho Teams.