Microsoft gọi ứng dụng Planner của mình là “một cách đơn giản, trực quan để tổ chức làm việc theo nhóm”. Trong số các tính năng khác, ứng dụng quản lý dự án này giúp bạn lập kế hoạch dự án, tạo và giao nhiệm vụ trong các danh mục khác nhau, đồng thời xem dữ liệu và thống kê kế hoạch.
Bất kỳ ai có đăng ký Office 365, cho dù đó là đăng ký cá nhân hay đăng ký doanh nghiệp thông qua nhà tuyển dụng của bạn, đều có quyền truy cập vào Microsoft Planner.
Hướng dẫn về Microsoft Planner
Microsoft Planner có nhiều cửa trước. Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn. Bạn có thể làm điều đó tại bất kỳ điểm nào trong số nhiều điểm vào của Office 365, bao gồm:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
Nếu bạn đã đăng nhập vào một khu vực khác của Microsoft Office, bạn có thể tìm thấy liên kết đến ứng dụng Microsoft Planner bằng cách chọn biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng ở góc trên bên trái và chọn Planner. Nếu Planner không có trong danh sách, hãy chọn Tất cả ứng dụng và tìm Công cụ lập kế hoạch trong danh sách.
Ngoài ra, bạn có thể đăng nhập trực tiếp vào Microsoft Planner tại task.office.com.
Sau khi bạn đã đăng nhập, điểm dừng đầu tiên của bạn sẽ là trung tâm Planner. Từ đó, bạn có thể bắt đầu một kế hoạch mới, xem các kế hoạch gần đây, xem tất cả các kế hoạch của bạn hoặc xem các nhiệm vụ được giao cho bạn.
Lưu ý liên kết để tải ứng dụng Planner dành cho thiết bị di động ở cuối menu bên trái. Chọn liên kết và nhấp vào Gửi trong hộp thoại phương thức.
Ứng dụng di động Microsoft Planner có sẵn cho cả Android và iPhone.
Cách xây dựng kế hoạch trong ứng dụng Microsoft Planner
Trước khi có thể giao nhiệm vụ cho mình hoặc cho người khác, bạn phải lập một kế hoạch.
Tạo kế hoạch
Trong ngăn bên trái, chọn Gói mới . Điền vào tất cả thông tin được yêu cầu trong Gói mới cửa sổ.
- Đặt tên cho kế hoạch của bạn.
- (Tùy chọn) Nếu bạn sẽ mời một Nhóm Microsoft hiện có vào gói của mình (chẳng hạn như thông qua Microsoft Teams), bạn có thể thêm gói của mình vào Nhóm ngay bây giờ bằng cách chọn Thêm vào Microsoft 365 hiện có nhóm và sau đó chọn một nhóm cho kế hoạch của bạn. Điều này rất hữu ích nếu bạn nghĩ rằng mình sẽ có nhiều kế hoạch cho cùng một nhóm.
- Quyết định xem kế hoạch của bạn là công khai hay riêng tư. Nếu bạn chọn công khai , thì bất kỳ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem kế hoạch của bạn. Nếu bạn chọn riêng tư thì chỉ những người bạn thêm vào kế hoạch của mình mới có thể xem được.
- (Tùy chọn) Viết mô tả nhóm . Khi bạn thêm thành viên mới vào kế hoạch của mình, họ sẽ nhìn thấy mô tả nhóm, giúp họ hình dung về mục đích của kế hoạch.
- Chọn Tạo kế hoạch .
Tiếp theo, bạn sẽ thấy trang tổng quan chính hoặc Bảng cho kế hoạch bạn vừa tạo.
Chế độ xem bảng điều khiển dựa trên thẻ, giống như Trello. Trước khi thêm nhiệm vụ, hãy thêm các thành viên trong nhóm của bạn vào kế hoạch.
Thêm người khác vào kế hoạch của bạn
Từ trang tổng quan kế hoạch, chọn Thành viên trình đơn thả xuống. Nhập tên của một người để thêm họ làm thành viên.
Thêm và Giao nhiệm vụ
Kế hoạch của bạn có một nhóm tác vụ mặc định được gọi là Việc cần làm .
- Bạn có thể thêm một công việc vào nhóm đó bằng cách chọn Thêm công việc.
- Bạn có thể tạo nhóm bổ sung cho các nhiệm vụ của mình bằng cách chọn Thêm nhóm mới liên kết. Nhập tên của nhóm mới và nhấn Enter .
- Tiếp theo, chọn Thêm công việc liên kết dưới bất kỳ nhóm nào bạn muốn. Nhập tên công việc .
- Đặt ngày đến hạn .
- Tiếp theo, chọn người sẽ giao nhiệm vụ này. Thẻ tác vụ sẽ cho biết Chưa được giao cho đến khi bạn giao nhiệm vụ.
- Đảm bảo chọn Thêm công việc để lưu công việc.
- Nhiệm vụ của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng thẻ trong nhóm bạn đã chọn.
Để thêm các chi tiết khác cho nhiệm vụ, hãy chọn thẻ trên trang tổng quan. Từ đó, bạn có thể thêm nhãn, thay đổi nhóm nào của nhiệm vụ và cho biết tiến trình, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành của nhiệm vụ.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể thêm nhận xét cho nhiệm vụ.
Luôn đi đúng hướng
Microsoft Planner cung cấp nhiều cách khác nhau để có được cái nhìn toàn cảnh về kế hoạch của bạn.
Biểu đồ
Biểu đồ tab hiển thị tóm tắt trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch, có bao nhiêu nhiệm vụ trong mỗi nhóm, biểu đồ cho biết có bao nhiêu nhiệm vụ ở mỗi mức độ ưu tiên (khẩn cấp, quan trọng, trung bình và thấp), danh sách các thành viên của kế hoạch và mỗi người đã được giao bao nhiêu nhiệm vụ.
Lịch trình
Lịch trình tab hiển thị tất cả các nhiệm vụ trên lịch để bạn có thể biết được thời hạn của nhiệm vụ nào đang đến gần.
Các tùy chọn khác
Chọn ba dấu chấm ở bên phải của Lịch biểu và bạn sẽ tìm thấy nhiều tính năng khác của Microsoft Planner.
- Cuộc hội thoại sẽ đưa bạn trực tiếp đến Outlook để bạn có thể gửi email cho các thành viên trong nhóm.
- Thành viên sẽ đưa bạn đến trang Thành viên nhóm cho gói của bạn, nơi bạn có thể thêm và xóa thành viên.
- Tệp đưa bạn đến thư viện Sharepoint của nhóm, nơi bạn có thể tạo, tải lên, xóa và chỉnh sửa các tài liệu liên quan đến kế hoạch của mình.
- Máy tính xách tay ra mắt sổ ghi chép Microsoft OneNote dành riêng cho kế hoạch của bạn.
- Trang web đưa bạn đến một trang nơi bạn có thể tạo và chỉnh sửa trang Sharepoint của nhóm cho kế hoạch của mình.
Bạn cũng có thể thêm kế hoạch vào danh sách yêu thích của mình, tạo một bản sao kế hoạch của bạn trong Microsoft Planner, xuất kế hoạch của bạn sang Excel, sao chép liên kết đến kế hoạch của bạn và thêm kế hoạch của bạn vào lịch Outlook của bạn.
Chủ sở hữu nhóm có thể chọn Cài đặt gói để định cấu hình cài đặt email của nhóm và cho biết liệu nhóm có nhận được email khi nhiệm vụ được giao hoặc hoàn thành hay không. Đây cũng là nơi chủ sở hữu có thể xóa kế hoạch.
Hoàn thành công việc trong Microsoft Planner
Khi nhiệm vụ đã được hoàn thành, người được giao nhiệm vụ có thể đánh dấu nhiệm vụ đó là hoàn thành trên thẻ của nhiệm vụ đó trên Bảng .
Sau khi nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, bạn có thể tìm lại bằng cách mở rộng mục Hiển thị đã hoàn thành thả xuống.
Nhận thông tin cập nhật về kế hoạch của bạn
Các thành viên của Plan có thể chọn thời điểm nhận thông báo từ Planner bằng cách chọn biểu tượng bánh răng / cài đặt, chọn Thông báo và xác định tùy chọn thông báo của họ.
Các công cụ cộng tác và quản lý tác vụ khác
Đôi khi sự phức tạp tuyệt đối của Microsoft không hấp dẫn người dùng. Nếu bạn đã quyết định rằng bộ phần mềm Microsoft Office 365 không dành cho bạn, thì có rất nhiều công cụ cộng tác và quản lý tác vụ tuyệt vời khác.
Cho dù bạn chọn công cụ nào, việc có một kế hoạch dự án có tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.