Microsoft gọi ứng dụng Planner của họ là "một cách đơn giản, trực quan để tổ chức công việc nhóm." Trong nhiều tính năng khác, ứng dụng quản lý dự án này giúp bạn lập kế hoạch dự án, tạo và phân công nhiệm vụ trong các danh mục khác nhau, và xem dữ liệu và thống kê kế hoạch.
Bất kỳ ai có đăng ký Office 365, dù là đăng ký cá nhân hay đăng ký doanh nghiệp qua người 고용, đều có quyền truy cập Microsoft Planner.
Hướng dẫn Microsoft Planner
Microsoft Planner có nhiều "cửa trước". Bắt đầu bằng cách đăng nhập tài khoản Office 365. Bạn có thể làm điều đó tại nhiều điểm truy cập của Office 365 bao gồm:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
Nếu bạn đã đăng nhập vào khu vực khác của Microsoft Office, bạn có thể tìm liên kết đến ứng dụng Microsoft Planner bằng cách chọn biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng (app launcher) ở góc trên bên trái và chọn Planner. Nếu Planner không có trong danh sách, chọn Tất cả ứng dụng (All apps) và tìm Planner trong danh sách.
Thay vào đó, bạn có thể đăng nhập Microsoft Planner trực tiếp tại tasks.office.com.
Sau khi đăng nhập, điểm dừng đầu tiên sẽ là trung tâm Planner (Planner hub). Từ đó bạn có thể bắt đầu kế hoạch mới, xem kế hoạch gần đây, xem tất cả kế hoạch, hoặc xem nhiệm vụ được giao cho bạn.
Lưu ý liên kết lấy ứng dụng Planner di động ở dưới cùng menu bên trái. Chọn liên kết và nhấp Gửi (Send) trong hộp thoại modal.
Ứng dụng Microsoft Planner di động có sẵn cho cả Android và iPhone.
Cách xây dựng Kế hoạch trong ứng dụng Microsoft Planner
Trước khi có thể giao nhiệm vụ cho bản thân hoặc người khác, bạn phải tạo kế hoạch.
Tạo Kế hoạch
Trong khung bên trái, chọn Kế hoạch mới (New plan). Điền tất cả thông tin được yêu cầu trong cửa sổ Kế hoạch mới.
- Đặt tên cho kế hoạch của bạn.
- (Tùy chọn) Nếu bạn sẽ mời một Nhóm Microsoft (Microsoft Group) hiện có đến kế hoạch (ví dụ, qua Microsoft Teams), bạn có thể thêm kế hoạch vào Nhóm ngay bây giờ bằng cách chọn Thêm vào nhóm Microsoft 365 hiện có (Add to an existing Microsoft 365 group) và sau đó chọn nhóm cho kế hoạch. Điều này tiện lợi nếu bạn nghĩ sẽ có nhiều kế hoạch cho cùng nhóm.
- Quyết định kế hoạch của bạn là công khai hay riêng tư. Nếu chọn công khai (public), bất kỳ ai trong tổ chức sẽ thấy kế hoạch. Nếu chọn riêng tư (private), chỉ người bạn thêm vào kế hoạch mới thấy được.
- (Tùy chọn) Viết mô tả nhóm (group description). Khi bạn thêm thành viên mới vào kế hoạch, họ sẽ thấy mô tả nhóm, cho họ ý tưởng về mục đích của kế hoạch.
- Chọn Tạo kế hoạch (Create plan).
Tiếp theo bạn sẽ thấy bảng điều khiển chính hoặc Bảng (Board) cho kế hoạch vừa tạo.
Giao diện bảng điều khiển dựa trên thẻ (card-based), rất giống Trello. Trước khi thêm nhiệm vụ, hãy thêm thành viên nhóm vào kế hoạch.
Thêm người khác vào Kế hoạch
Từ bảng điều khiển kế hoạch, chọn menu thả xuống Thành viên (Members). Nhập tên người để thêm họ làm thành viên.
Thêm và Phân công Nhiệm vụ
Kế hoạch của bạn đi kèm một ngăn (bucket) nhiệm vụ mặc định gọi là Cần làm (To do).
- Bạn có thể thêm nhiệm vụ vào ngăn đó bằng cách chọn Thêm nhiệm vụ (Add task).
- Bạn có thể tạo ngăn thêm cho nhiệm vụ bằng cách chọn liên kết Thêm ngăn mới (Add new bucket). Gõ tên ngăn mới và nhấn Enter.
- Tiếp theo, chọn liên kết Thêm nhiệm vụ dưới ngăn bạn muốn. Nhập tên nhiệm vụ (task name).
- Đặt hạn chót (due date).
- Tiếp theo, chọn ai nên được giao nhiệm vụ này. Thẻ nhiệm vụ sẽ chỉ Chưa giao (Unassigned) cho đến khi bạn giao nhiệm vụ.
- Đảm bảo chọn nút Thêm nhiệm vụ (Add task) để lưu nhiệm vụ.
- Nhiệm vụ sẽ xuất hiện như một thẻ dưới ngăn bạn chọn.
Để thêm chi tiết cho nhiệm vụ, chọn thẻ trên bảng điều khiển. Từ đó, bạn có thể thêm nhãn (label), thay đổi ngăn nhiệm vụ, và chỉ định tiến độ, ưu tiên, ngày bắt đầu, và hạn chót.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú, danh sách kiểm tra (checklist), và tệp đính kèm. Bất kỳ thành viên nhóm nào cũng có thể thêm bình luận vào nhiệm vụ.
Theo dõi tiến độ
Microsoft Planner cung cấp nhiều cách để có cái nhìn tổng quan về kế hoạch.
Biểu đồ (Charts)
Tab Biểu đồ (Charts) hiển thị tóm tắt trạng thái tất cả nhiệm vụ trong kế hoạch, số nhiệm vụ trong mỗi ngăn, biểu đồ cho thấy số nhiệm vụ ở mỗi mức ưu tiên (khẩn cấp, quan trọng, trung bình, thấp), danh sách thành viên kế hoạch, và số nhiệm vụ mỗi người được giao.
Lịch trình (Schedule)
Tab Lịch trình (Schedule) hiển thị tất cả nhiệm vụ trên lịch để bạn có ý tưởng hạn chót nhiệm vụ nào đang đến gần.
Tùy chọn khác
Chọn ba chấm bên phải tab Lịch trình, bạn sẽ tìm thấy nhiều tính năng khác của Microsoft Planner.
- Trò chuyện (Conversation) đưa bạn trực tiếp đến Outlook để email thành viên nhóm.
- Thành viên (Members) đưa bạn đến trang Thành viên nhóm cho kế hoạch nơi bạn có thể thêm và xóa thành viên.
- Tệp (Files) đưa bạn đến thư viện Sharepoint của nhóm nơi bạn có thể tạo, tải lên, xóa, và chỉnh sửa tài liệu liên quan đến kế hoạch.
- Sổ tay (Notebook) khởi chạy sổ tay Microsoft OneNote dành cho kế hoạch.
- Trang web (Sites) đưa bạn đến trang nơi bạn có thể tạo và chỉnh sửa trang web nhóm Sharepoint cho kế hoạch.
Bạn cũng có thể thêm kế hoạch vào mục yêu thích, tạo bản sao kế hoạch trong Microsoft Planner, xuất kế hoạch ra Excel, sao chép liên kết đến kế hoạch, và thêm kế hoạch vào lịch Outlook.
Chủ sở hữu nhóm có thể chọn Cài đặt kế hoạch (Plan settings) để cấu hình cài đặt email nhóm và chỉ định xem nhóm có nên nhận email khi nhiệm vụ được giao hoặc hoàn thành. Đây cũng là nơi chủ sở hữu có thể xóa (delete) kế hoạch.
Hoàn thành Nhiệm vụ trong Microsoft Planner
Khi nhiệm vụ đã hoàn thành, người được giao có thể đánh dấu hoàn thành trên thẻ của nó ở Bảng (Board).
Sau khi nhiệm vụ được đánh dấu hoàn thành, bạn có thể tìm lại nó bằng cách mở rộng menu thả xuống Hiển thị đã hoàn thành (Show completed).
Nhận cập nhật về Kế hoạch
Thành viên kế hoạch có thể chọn khi nào nhận thông báo từ Planner bằng cách chọn biểu tượng cài đặt/răng cưa, chọn Thông báo (Notifications), và chỉ định sở thích thông báo.
Công cụ Quản lý nhiệm vụ và Cộng tác khác
Đôi khi sự phức tạp của Microsoft khiến người dùng không hấp dẫn. Nếu bạn quyết định bộ phần mềm Microsoft Office 365 không dành cho bạn, có nhiều công cụ quản lý nhiệm vụ và cộng tác tuyệt vời khác có sẵn.
Dù bạn chọn công cụ nào, có kế hoạch dự án có tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu.