Outlook là một dịch vụ email rất phổ biến, nhưng nó cũng có phần riêng các vấn đề nội bộ. Một trong những vấn đề đó xảy ra khi bạn nhấn nút gửi, nhưng email bị kẹt và không gửi đi. Nếu bạn kiểm tra thư mục Hộp thư đi (Outbox), bạn sẽ thấy email vẫn còn đó thay vì ở thư mục 'Đã gửi' (Sent).
Điều này rõ ràng có thể rất bất tiện, đặc biệt nếu bạn cần gửi email quan trọng gấp. Sử dụng dịch vụ email khác là một lựa chọn, nhưng có thể gây rắc rối cho những người email công việc đã liên kết với Outlook.
Trước khi đi sâu vào các giải pháp, quan trọng là hiểu tại sao email có thể bị kẹt trong Hộp thư đi. Một số lý do có thể góp phần vào tình huống khó chịu này:
- Tệp đính kèm lớn: Gửi email với tệp đính kèm lớn có thể làm chậm đáng kể hoặc dừng quá trình gửi, vì hầu hết nhà cung cấp email đều đặt giới hạn dung lượng tệp đính kèm.
- Cài đặt tài khoản: Cài đặt tài khoản không đúng, như mật khẩu vừa thay đổi chưa cập nhật trong Outlook, hoặc xác thực tài khoản không đúng với máy chủ thư có thể khiến email không được gửi.
- Xung đột tiện ích bổ sung (Add-In Conflicts): Đôi khi, các tiện ích bổ sung cài đặt có thể can thiệp vào việc gửi email. Điều này phổ biến hơn với tiện ích bổ sung phần mềm chống spam và diệt virus quét email đi.
- Vấn đề máy chủ (Server Issues): Vấn đề với máy chủ Outlook hoặc máy chủ thư, nếu ngoại tuyến hoặc hoạt động sai, có thể ngăn email được gửi.
- Thay đổi mật khẩu: Nếu bạn đã thay đổi mật khẩu tài khoản email nhưng chưa cập nhật trong Outlook, tin nhắn của bạn có thể không gửi. Việc đồng bộ hóa bất kỳ mật khẩu tài khoản đã cập nhật nào trong cài đặt Outlook là thiết yếu.
- Vấn đề xác thực: Hãy chắc chắn tài khoản email của bạn được xác thực đúng cách. Outlook phải giao tiếp với máy chủ email để gửi tin nhắn thành công, và cấu hình sai có thể làm gián đoạn kết nối này.
Bây giờ bạn đã nhận thức được các nguyên nhân phổ biến, chúng ta có thể tiến hành các phương pháp giải quyết các vấn đề này và những vấn đề khác, cung cấp cách tiếp cận toàn diện để giải quyết vấn đề gửi email.
Điều đó được nói, dưới đây là tất cả các giải pháp, hoàn chỉnh với các bước, sẽ khắc phục vấn đề này và cho phép bạn gửi email mà không gặp rắc rối.
1. Đảm bảo máy chủ đang trực tuyến
Nếu máy chủ thư của bạn hiện đang ngoại tuyến, email của bạn sẽ ở lại trong thư mục Hộp thư đi cho đến khi vấn đề được giải quyết. Hãy đảm bảo tính năng 'Làm việc ngoại tuyến' (Work Offline) trong Outlook bị tắt.
- Mở Outlook và nhìn vào góc dưới bên phải của cửa sổ Outlook.
- Đảm bảo nó hiển thị "Đã kết nối" (Connected) hoặc "Đã kết nối với Microsoft Exchange" (Connected to Microsoft Exchange).
- Nếu nó hiển thị "Đang làm việc ngoại tuyến" (Working Offline), điều hướng đến thẻ Gửi/Nhận (Send/Receive).
- Nhấn vào nút "Làm việc ngoại tuyến" (Work Offline) (nếu nó không được làm nổi bật) và kiểm tra xem trạng thái có thay đổi thành Đã kết nối ở góc dưới bên phải không.
- Nếu nó hiển thị "Ngắt kết nối/Đang thử kết nối" (Disconnected/Trying to connect), hãy xác nhận kết nối internet của bạn đang hoạt động đúng.
- Khi đã kết nối, gửi lại email nếu nó chưa gửi tự động.
2. Gửi lại tin nhắn Email
Trước khi thử các giải pháp kỹ thuật hơn, hãy cố gắng gửi lại email để xem nó có thoát thành công khỏi thư mục Hộp thư đi không.
- Mở Outlook và điều hướng đến thư mục Hộp thư đi (Outbox).
- Di chuyển email chưa gửi đến thư mục khác, chẳng hạn như Bản nháp (Drafts). Nếu di chuyển đến thư mục Bản nháp trong tài khoản email của bạn không thể, hãy di chuyển nó đến thư mục Bản nháp trong Tệp dữ liệu Outlook (Outlook Data File).
- Bây giờ truy cập email trong thư mục Bản nháp và nhấn Gửi (Send).
3. Tránh tệp đính kèm lớn
Outlook có giới hạn dung lượng 20 MB cho tệp đính kèm. Nếu tệp đính kèm của bạn vượt quá giới hạn này, email sẽ không gửi. Để gửi tệp lớn hơn, hãy cân nhắc sử dụng liên kết tải xuống.
4. Kiểm tra quét diệt virus trên Email đi
Nhiều chương trình diệt virus thường xuyên quét email. Nếu chúng phát hiện virus trong email đi, phần mềm có thể ngăn nó rời khỏi Hộp thư đi cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Tiện ích bổ sung chống spam từ phần mềm diệt virus đôi khi có thể can thiệp vào tiện ích bổ sung Outlook, có thể khiến email bị kẹt trong Hộp thư đi. Tiện ích từ Norton và AVG được biết đến là gây ra vấn đề, cùng với những cái khác.
Nếu bạn nghi ngờ xung đột do tiện ích bổ sung chống spam, hãy tắt quét email trong phần mềm diệt virus của bạn.
5. Sửa chữa chương trình Outlook của bạn
Các lỗi nội bộ trong chương trình Outlook của bạn có thể gây lag và ngăn việc gửi email. Nếu vậy, hãy sửa chữa chương trình.
- Thoát hoàn toàn Outlook và nhấn vào nút Bắt đầu (Start) (góc dưới bên trái).
- Tìm kiếm và chọn "Ứng dụng & Tính năng (Apps & Features)".
- Cuộn xuống hoặc tìm kiếm Office. Nếu Outlook được tải riêng, hãy tìm kiếm cụ thể nó.
- Chọn Microsoft Office sau đó chọn Sửa đổi (Modify).
- Chọn Sửa chữa (Repair) và nhấn Tiếp tục (Continue). Làm theo các hướng dẫn tiếp theo để bắt đầu quy trình sửa chữa.
- Chờ quy trình hoàn tất và khởi động lại máy tính.
- Mở Outlook lại và thử gửi lại email.
6. Sửa chữa hồ sơ Outlook của bạn
Trong Outlook, hồ sơ chứa một tập hợp cài đặt quy định cách chương trình hoạt động. Điều này bao gồm thông tin tài khoản, dữ liệu tự động hoàn thành và cài đặt cá nhân. Nếu email không bao giờ rời Hộp thư đi của bạn, sửa chữa hồ sơ Outlook có thể giúp.
- Đi đến Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản (File > Account Settings > Account Settings).
Lưu ý: Trong Outlook 2007, đi đến Công cụ > Cài đặt tài khoản (Tools > Account Settings).
- Chọn thẻ Email, nhấp vào hồ sơ của bạn, và chọn Sửa chữa (Repair).
- Làm theo hướng dẫn để hoàn tất trình hướng dẫn sửa chữa, và khởi động lại Outlook sau đó.
7. Gửi Email ở Chế độ An toàn (Safe Mode)
Tiện ích bổ sung Outlook có thể hoạt động sai, có thể ngăn email rời khỏi Hộp thư đi. Để nhanh chóng tắt tất cả tiện ích bổ sung, hãy khởi chạy Outlook ở Chế độ An toàn. Nếu email gửi bình thường ở Chế độ An toàn, một trong các tiện ích bổ sung có thể là nguyên nhân gây ra vấn đề ở chế độ bình thường.
- Đảm bảo Outlook hoàn toàn đóng.
- Mở hộp thoại Chạy (Run) bằng cách nhấn Win + R, gõ outlook /safe, và nhấn Enter.
- Nếu Outlook khởi động ở Chế độ An toàn, nhấn vào thẻ Tệp (File) và tiến đến Tùy chọn (Options).
- Trong thẻ Tiện ích bổ sung (Add-ins), sử dụng menu thả xuống bên cạnh Quản lý (Manage) (ở dưới màn hình) và chọn Tiện ích bổ sung COM (COM Add-ins). Nhấn Đi (Go).
- Chụp ảnh màn hình danh sách tiện ích bổ sung để tham khảo, để bạn biết cách khôi phục cấu hình gốc sau này.
- Bỏ chọn từng tiện ích bổ sung và nhấn OK.
- Khởi động lại Outlook để nó mở ở chế độ bình thường (normal mode).
- Thử gửi email một lần nữa để kiểm tra xem nó có rời khỏi Hộp thư đi không. Nếu có, bạn có thể bắt đầu bật lại tiện ích bổ sung từng cái một để xác định cái gây vấn đề. Giữ tiện ích bổ sung đó bị tắt để tiếp tục sử dụng Outlook hiệu quả.
Lưu ý: Ngoài ra, tạo hồ sơ Outlook mới có thể giải quyết vấn đề và cho phép gửi email bình thường.
8. Chạy công cụ Sửa chữa Hộp thư đến (Inbox Repair Tool)
Outlook lưu trữ tin nhắn và dữ liệu khác của bạn trong Tệp Thư mục Cá nhân (PST file). Nếu tệp này bị hỏng, nó có thể ảnh hưởng đến các chức năng của Outlook, bao gồm gửi email. Microsoft cung cấp Công cụ Sửa chữa Hộp thư đến (Inbox Repair Tool) để sửa chữa tệp PST.
- Thoát Outlook và điều hướng đến C:\Program Files hoặc C:\Program Files (x86) / (x64).
- Sử dụng hộp tìm kiếm để định vị SCANPST.exe.
Lưu ý: Nếu SCANPST không tìm thấy qua tìm kiếm, hãy điều hướng đến một trong các vị trí sau dựa trên phiên bản Outlook của bạn:
Outlook 2016: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\root\Office16 Outlook 2013: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office15 Outlook 2010: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office14 Outlook 2007: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office12
- Chạy SCANPST.exe, nhấn Duyệt (Browse), và định vị tệp PST của bạn trong Documents\Outlook Files.
- Nhấn Bắt đầu (Start) để quét tệp PST tìm vấn đề.
- Nếu phát hiện lỗi, nhấn nút Sửa chữa (Repair) để khắc phục chúng.
- Mở lại Outlook và xem email của bạn có rời khỏi Hộp thư đi bây giờ không.
Nếu bạn vẫn gặp khó khăn gửi email trong Outlook, hãy cân nhắc liên hệ hỗ trợ Outlook để được hỗ trợ thêm. Họ có thể đề xuất các giải pháp bổ sung để giải quyết vấn đề.
VỀ TÁC GIẢ
Kevin Arrows
Kevin Arrows là một chuyên gia công nghệ có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành. Anh 보유 chứng chỉ Chuyên gia Công nghệ được Microsoft chứng nhận (MCTS) và có niềm đam mê sâu sắc về việc cập nhật các phát triển công nghệ mới nhất. Kevin đã viết nhiều về nhiều chủ đề liên quan đến công nghệ, thể hiện chuyên môn và kiến thức của mình trong các lĩnh vực như phát triển phần mềm, an ninh mạng và điện toán đám mây. Đóng góp của anh cho lĩnh vực công nghệ đã được công nhận và tôn trọng rộng rãi bởi đồng nghiệp, và anh được đánh giá cao về khả năng giải thích các khái niệm kỹ thuật phức tạp một cách rõ ràng và súc tích.