Thư mục Rác (Junk) của Microsoft Outlook khá hiệu quả và có thể được tối ưu hóa thêm với đầu vào của người dùng. Nó tự động chuyển email không liên quan vào thư mục rác, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng. Cũng có nhiều tùy chọn lọc cho phép người dùng tùy chỉnh cách họ muốn tổ chức hộp thư đến bằng cách chỉ định email nào nên xuất hiện trong hộp thư đến và email nào nên được chuyển đến thư mục spam.
Tuy nhiên, đôi khi, email hợp pháp bị nhầm lẫn là spam và chuyển vào thư mục rác trong Outlook. Do đó, người dùng có thể bỏ lỡ các email này nếu họ không thường xuyên kiểm tra thư mục spam. Điều này có thể gây ra vấn đề, đặc biệt nếu email quan trọng hoặc cần sự chú ý gấp.
Việc đặt sai chỗ này có thể do máy chủ gắn cờ email là spam hoặc cài đặt lọc của bạn quá nghiêm ngặt.
Một giải pháp là tắt hoàn toàn bộ lọc email rác, cho phép tất cả email vào hộp thư đến. Tuy nhiên, hãy thận trọng vì điều này cũng sẽ cho phép nhiều spam và email có thể độc hại hơn vào hộp thư đến. Thường thì tốt hơn là tinh chỉnh cài đặt bộ lọc để đạt sự cân bằng giữa tiện lợi và bảo mật.
Ngoài ra, Outlook cho phép bạn thêm người gửi tin cậy mà email của họ bạn không muốn gửi vào thư mục spam. Các phương pháp sau sẽ đảm bảo email từ người gửi tin cậy đến hộp thư đến thay vì thư mục spam hoặc rác.
1. Đánh dấu thư Rác trong thư mục Junk là 'Không phải Rác/Spam' (Not Junk/Spam)
Để ngăn Outlook gửi email hợp pháp vào thư mục rác, bạn có thể đánh dấu chúng là 'Không phải Rác'. Hành động này thêm địa chỉ người gửi vào danh sách người gửi tin cậy.
Lưu ý: Hãy cẩn trọng khi đánh dấu email là 'Không phải Rác'. Quan trọng là xác nhận độ tin cậy của người gửi để tránh đưa vào danh sách trắng (whitelist) các người gửi có khả năng nguy hiểm.
- Truy cập thư mục Email Rác (Junk Email folder).
- Chọn email bạn muốn đánh dấu là Không phải Rác.
- Đến thẻ Trang chủ (Home), nhấn Rác (Junk), và chọn Không phải Rác (Not Junk) từ menu thả xuống.
- Thay vào đó, sau khi chọn email, nhấp chuột phải vào nó, điều hướng đến Rác, và sau đó chọn "Không phải Rác (Not Junk)".
- Khi nhấn Không phải Rác, hộp thoại Đánh dấu là Không phải Rác (Mark as Not Junk) sẽ xuất hiện.
- Chọn hộp kiểm Luôn tin cậy email từ "xyz@xyz.com", sau đó nhấn OK.
Sau các bước này, email sẽ được chuyển đến hộp thư đến, và tin nhắn trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị lọc vào spam.
2. Thêm email người gửi vào Danh sách Người gửi Tin cậy/An toàn (Trusted/Safe Senders List)
Để đảm bảo email từ một người gửi cụ thể luôn đến hộp thư đến của bạn:
- Chọn email trong thư mục rác từ người gửi bạn muốn tin cậy.
- Nhấp chuột phải vào nó, sau đó chọn Rác (Junk) > Không bao giờ chặn người gửi (Never Block Sender).
- Một thông báo sẽ xác nhận người gửi đã được thêm vào danh sách Người gửi An toàn (Safe Senders).
- Nhấn OK, và từ bây giờ, email từ địa chỉ này sẽ bỏ qua thư mục rác.
Để thủ công thêm người gửi tin cậy, điều hướng đến Tùy chọn Email Rác (Junk Email Options) từ menu Rác của thẻ Trang chủ:
- Đến Trang chủ (Home) > Rác (Junk) > Tùy chọn Email Rác (Junk E-mail Options).
- Chuyển đến thẻ Người gửi An toàn (Safe Senders).
- Nhấn Thêm (Add), và nhập địa chỉ email người gửi.
- Nhấn OK.
3. Tắt bộ lọc tự động (Automatic Filter)
Tắt bộ lọc tự động đảm bảo tất cả email được nhận trong hộp thư đến, cho phép bạn sau đó quyết định giữ chúng hay chuyển chúng vào thư mục rác. Tuy nhiên, hãy thận trọng với cài đặt này:
- Chọn Rác (Junk) > Tùy chọn Email Rác (Junk E-mail Options) từ nhóm Xóa (Delete) trên thẻ Trang chủ.
- Trong hộp thoại Tùy chọn Email Rác (Junk E-mail Options), chuyển đến thẻ Tùy chọn (Options).
- Chọn tùy chọn Không lọc tự động (No Automatic Filtering). Lưu ý rằng email từ người gửi bị chặn vẫn sẽ vào thư mục Email Rác.
- Nhấn OK.
Sau sửa đổi này, hầu hết email sẽ đến hộp thư đến của bạn; tuy nhiên, quan trọng là nhớ rằng email từ bất kỳ người gửi nào trong danh sách chặn của bạn sẽ tiếp tục được gửi đến thư mục Email Rác.
Để quản lý người gửi bị chặn, quay lại Tùy chọn Email Rác và:
- Chọn thẻ Người gửi bị chặn (Blocked Senders).
- Chọn địa chỉ email bạn muốn xóa và nhấn nút Xóa (Remove).
- Nhấn OK.
Bằng cách này, hầu hết email sẽ đến hộp thư đến của bạn, nhưng hãy nhớ rủi ro tăng cao từ email không được lọc. Đảm bảo các biện pháp bảo mật đã được đặt.
VỀ TÁC GIẢ
Kevin Arrows
Kevin Arrows là một chuyên gia công nghệ có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành. Anh 보유 chứng chỉ Chuyên gia Công nghệ được Microsoft chứng nhận (MCTS) và có niềm đam mê sâu sắc về việc cập nhật các phát triển công nghệ mới nhất. Kevin đã viết nhiều về nhiều chủ đề liên quan đến công nghệ, thể hiện chuyên môn và kiến thức của mình trong các lĩnh vực như phát triển phần mềm, an ninh mạng và điện toán đám mây. Đóng góp của anh cho lĩnh vực công nghệ đã được công nhận và tôn trọng rộng rãi bởi đồng nghiệp, và anh được đánh giá cao về khả năng giải thích các khái niệm kỹ thuật phức tạp một cách rõ ràng và súc tích.