Thư mục rác của Microsoft Outlook khá hiệu quả và có thể được tối ưu hóa hơn nữa theo thông tin đầu vào của người dùng. Nó tự động chuyển các email không liên quan vào thư mục rác, do đó tiết kiệm thời gian của người dùng. Ngoài ra còn có nhiều tùy chọn lọc cho phép người dùng tùy chỉnh cách họ muốn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách chỉ định email nào sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của họ và email nào sẽ được chuyển đến thư mục thư rác.
Tuy nhiên, đôi khi, các email hợp pháp bị xác định nhầm là thư rác và bị chuyển vào thư mục rác trong Outlook. Do đó, người dùng có thể bỏ qua những email này nếu họ không thường xuyên kiểm tra thư mục thư rác. Điều này có thể gây ra sự cố, đặc biệt nếu email quan trọng hoặc cần được chú ý khẩn cấp.
Sự sai lệch này có thể xảy ra do máy chủ gắn cờ email là thư rác hoặc do cài đặt lọc của bạn quá nghiêm ngặt.
Một giải pháp là tắt hoàn toàn bộ lọc email rác, cho phép tất cả email vào hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, hãy thận trọng vì điều này cũng sẽ cho phép nhiều thư rác và email độc hại tiềm ẩn xâm nhập hơn. Thông thường, tốt hơn hết bạn nên tinh chỉnh cài đặt bộ lọc để đạt được sự cân bằng giữa sự thuận tiện và bảo mật.
Ngoài ra, Outlook cho phép bạn thêm những người gửi đáng tin cậy có email mà bạn không muốn gửi vào thư mục thư rác. Các phương pháp sau đây sẽ đảm bảo rằng email từ những người gửi đáng tin cậy sẽ đến hộp thư đến của bạn thay vì thư mục thư rác hoặc thư rác.
1. Đánh dấu Thư rác trong Thư mục Rác là ‘Không phải Thư rác/Thư rác’
Để ngăn Outlook gửi email hợp pháp vào thư mục rác, bạn có thể đánh dấu chúng là ‘Không phải thư rác.’ Hành động này sẽ thêm địa chỉ của người gửi vào danh sách người gửi đáng tin cậy.
Lưu ý: Hãy lưu ý khi đánh dấu email là 'Không phải thư rác'. Điều quan trọng là phải xác nhận độ tin cậy của người gửi để ngăn chặn việc đưa những người gửi tiềm ẩn nguy hiểm vào danh sách trắng.
- Truy cập vào thư mục Email Rác .
- Chọn email mà bạn muốn đánh dấu là Không phải thư rác.
- Truy cập Trang chủ tab, hãy nhấp vào Thư rác và chọn Không phải rác từ trình đơn thả xuống.
- Ngoài ra, sau khi chọn email, hãy nhấp chuột phải trên đó, điều hướng tới Thư rác rồi chọn “Không phải thư rác “.
- Khi nhấp vào Không phải rác, Đánh dấu là Không phải rác hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Chọn Luôn tin cậy email từ Hộp kiểm “xyz@xyz.com” rồi nhấp vào OK.
Sau các bước này, email sẽ được chuyển vào hộp thư đến và các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị lọc vào thư rác.
2. Thêm email của người gửi vào Danh sách người gửi đáng tin cậy/an toàn
Để đảm bảo rằng email từ một người gửi cụ thể luôn đến hộp thư đến của bạn:
- Chọn email trong thư mục rác từ người gửi mà bạn muốn tin cậy.
- Nhấp chuột phải vào nó, sau đó chọn Rác> Không bao giờ chặn người gửi .
- Lời nhắc sẽ xác nhận rằng người gửi đã được thêm vào Người gửi an toàn danh sách.
- Nhấp vào OK , và từ giờ trở đi, email từ địa chỉ này sẽ bỏ qua thư mục rác.
Để thêm người gửi đáng tin cậy theo cách thủ công, hãy điều hướng đến Tùy chọn email rác từ menu Thư rác của tab Trang chủ:
- Truy cập Trang chủ tab> Rác> Tùy chọn email rác .
- Chuyển sang Người gửi an toàn tab.
- Nhấp vào Thêm và nhập địa chỉ email của người gửi.
- Nhấp vào OK .
3. Tắt bộ lọc tự động
Việc tắt bộ lọc tự động đảm bảo rằng tất cả email đều được nhận trong hộp thư đến, cho phép bạn sau đó quyết định giữ chúng hay chuyển chúng vào thư mục rác. Tuy nhiên, hãy thận trọng với cài đặt này:
- Chọn Thư rác> Tùy chọn email rác từ nhóm Xóa trên tab Trang chủ.
- Trong Tùy chọn email rác hộp thoại, chuyển sang Tùy chọn tab.
- Chọn Không lọc tự động tùy chọn. Xin lưu ý rằng email từ những người gửi bị chặn vẫn sẽ được đưa vào thư mục Email Rác.
- Nhấp vào OK .
Sau lần sửa đổi này, hầu hết các email sẽ đến hộp thư đến của bạn; tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là email từ bất kỳ người gửi nào trong danh sách bị chặn của bạn sẽ tiếp tục được gửi đến thư mục Email Rác.
Để quản lý những người gửi bị chặn, hãy quay lại Tùy chọn email rác và:
- Chọn Người gửi bị chặn tab.
- Chọn địa chỉ email bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa nút.
- Nhấp vào OK .
Bằng cách này, hầu hết email sẽ đến hộp thư đến của bạn nhưng hãy nhớ rằng rủi ro gia tăng từ các email không được lọc. Đảm bảo các biện pháp an ninh được áp dụng.
GIỚI THIỆU TÁC GIẢ
Mũi tên Kevin
Kevin Arrows là một chuyên gia công nghệ giàu kinh nghiệm và hiểu biết với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành. Anh có chứng chỉ Chuyên gia Công nghệ được Chứng nhận của Microsoft (MCTS) và có niềm đam mê sâu sắc trong việc cập nhật những phát triển công nghệ mới nhất. Kevin đã viết nhiều về nhiều chủ đề liên quan đến công nghệ, thể hiện chuyên môn và kiến thức của mình trong các lĩnh vực như phát triển phần mềm, an ninh mạng và điện toán đám mây. Những đóng góp của ông cho lĩnh vực công nghệ đã được các đồng nghiệp công nhận và tôn trọng rộng rãi, đồng thời ông được đánh giá cao nhờ khả năng giải thích các khái niệm kỹ thuật phức tạp một cách rõ ràng và ngắn gọn.