Được xuất bản vào ngày 23 tháng 10 năm 2025, 7:00 sáng EDT
Yasir là Kỹ sư cơ khí, người viết về công nghệ tại MUO, bao gồm Windows, Năng suất, Bảo mật và Internet. Niềm đam mê với các hệ thống tự động khiến anh không ngừng mày mò cả phần cứng và phần mềm.
Hành trình viết lách về công nghệ của anh bắt đầu từ năm cuối cấp kỹ sư, đưa anh đến với Android Police trước khi gia nhập MUO. Anh ấy tập trung vào việc làm cho công nghệ có thể truy cập được, cho dù anh ấy đang khắc phục sự cố của Windows, khám phá các công cụ năng suất hay giải thích các rủi ro bảo mật bằng tiếng Anh đơn giản. Đối với Yasir, cách tốt nhất để làm điều này là thực sự sử dụng các công cụ và gặp phải những vấn đề tương tự mà độc giả gặp phải.
Khi anh ấy không viết lách hay kỹ thuật, bạn sẽ thấy Yasir đang xem Những trò đùa phi thực tế và thực sự cười lớn trước những trò đùa mà anh ấy đã thấy hàng chục lần trước đây.
Dung lượng lưu trữ miễn phí 15 GB của Gmail nghe có vẻ hào phóng cho đến khi bạn nhận được thông báo "bộ nhớ đầy" đáng sợ đó. Tôi đã trì hoãn việc xử lý hộp thư đến lộn xộn của mình trong nhiều tháng, vì cho rằng việc sắp xếp sẽ khá tẻ nhạt. Nhưng cuối cùng khi ngồi xuống giải quyết vấn đề đó, tôi phát hiện ra rằng việc dọn dẹp bộ nhớ Gmail của mình dễ dàng hơn mong đợi.
Bí quyết không phải là dành hàng giờ. Thay vào đó, trước tiên tôi tập trung vào việc tìm kiếm những kho lưu trữ lớn nhất. Tôi đã lấy lại được dung lượng lưu trữ đáng kể mà không mất bất kỳ thứ gì quan trọng bằng cách nhắm mục tiêu vào các khu vực cụ thể. Và nếu bạn muốn ngăn hộp thư đến của mình bị đầy trở lại, việc sử dụng bí danh email để lọc thư rác có thể giúp kiểm soát mọi thứ.
Đây là cách tôi phát hiện ra điều gì thực sự đang chiếm dung lượng
Đó không phải là những email văn bản—đó là hành lý của họ
Xóa email một cách vô tâm là một sự lãng phí thời gian. Gmail không nêu rõ thư nào đang ngốn bộ nhớ của bạn, vì vậy trước tiên tôi cần một cách để xác định những thư có nguy cơ vi phạm lớn nhất. Nhận thức đầu tiên của tôi là số lượng email khổng lồ không phải là vấn đề cốt lõi. Một email văn bản đơn giản có kích thước nhỏ—được đo bằng kilobyte. Vì vậy, mục tiêu không phải là đạt được "số 0 trong hộp thư đến". Đó là một cuộc săn lùng có chủ đích những tệp nặng nhất đang làm tắc nghẽn hạn mức 15GB của tôi.
Điểm dừng đầu tiên của tôi là trình quản lý lưu trữ của riêng Google. Đó là cách dễ nhất để có được cái nhìn tổng quan cấp cao. Bạn có thể tìm thấy nó bằng cách nhấp vào hình ảnh tài khoản Google của bạn ở phía trên bên phải hộp thư đến Gmail của bạn. Sau đó nhấp vào biểu tượng đám mây. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển bộ nhớ Google One, bảng này sẽ phân tích mức độ sử dụng của Gmail, Google Drive và Google Photos. Điều này khẳng định Gmail là kẻ phạm tội lớn nhất của tôi. Sau khi nhấp vào Dọn dẹp dung lượng , công cụ này cũng hiển thị danh mục "Các mục lớn", đây là một nơi tuyệt vời để giành chiến thắng nhanh chóng—Tôi đã tìm thấy các tệp mà tôi đã không thấy trong nhiều năm.
Tôi đã sử dụng toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail để giải phóng dung lượng
Toán tử tìm kiếm cho phép bạn nhắm mục tiêu các email lớn trong vài giây
Mặc dù trình quản lý bộ nhớ phù hợp để xem nhanh nhưng các toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail tỏ ra tiện dụng hơn. Đây là nơi tôi tìm thấy phần lớn không gian bị lãng phí.
Loại có:tệp đính kèm lớn hơn:10M trong thanh tìm kiếm để tìm tất cả các email có tệp đính kèm trên 10MB. Nó lọc toàn bộ hộp thư đến của bạn—thậm chí cả thư đã lưu trữ. Bạn có thể điều chỉnh con số đó—thử 5 triệu, 15 triệu hoặc thậm chí 25 triệu tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm. Điều này ngay lập tức làm lộ ra những đối thủ nặng ký đang ăn hết hạn mức của bạn.
Tôi đã xem lại danh sách này, tải một số tệp quan trọng xuống ổ cứng cục bộ của mình rồi nhấn Xóa .
Tôi cũng kết hợp một số toán tử. Sử dụng older_than:5y có:attachment tìm thấy mọi email có tệp đính kèm đã quá 5 năm tuổi. Điều này giúp bạn dễ dàng xóa hàng loạt lịch sử cổ đại mà không sợ hãi.
Tôi đã áp dụng chiến lược cắt nhỏ và đốt các bản tin và thông báo
Tôi đã hủy đăng ký mọi thứ tôi chưa đọc
Bản tin và thông báo tự động xuất hiện nhanh hơn bất kỳ thứ gì khác trong Gmail. Tôi đã đăng ký hàng chục dịch vụ trong nhiều năm và hầu hết chúng đều ở tình trạng lộn xộn vào thời điểm này.
Vì tôi đã tùy chỉnh hộp thư đến Gmail và các tab đã bật nên tôi đã sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail để xóa toàn bộ danh mục cùng một lúc. Nhập danh mục:khuyến mãi vào thanh tìm kiếm để hiển thị mọi email quảng cáo trong hộp thư đến của bạn. Chọn tất cả các tin nhắn hiển thị, sau đó nhấp vào liên kết có nội dung "Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này". Điều này cho phép bạn lấy hàng nghìn email cùng một lúc, thay vì 50 hoặc 100 email xuất hiện trên màn hình. Nhấn Xóa , và họ đã biến mất.
"Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này" chỉ xuất hiện nếu bạn đã chọn Thứ tự sắp xếp gần đây nhất thay vì Phù hợp nhất.
Cách tiếp cận tương tự cũng áp dụng cho các danh mục khác:
- Nhập danh mục:cập nhật để tìm thông báo ứng dụng, xác nhận giao hàng và cập nhật tài khoản.
- Loại danh mục:xã hội để hiển thị thông báo Facebook, tin nhắn LinkedIn và các cảnh báo truyền thông xã hội tương tự.
- Nhập từ:newsletter-domain.com nếu bạn muốn nhắm mục tiêu người gửi cụ thể.
Tôi cũng đã sử dụng is:unread old_than:6m tìm kiếm những email tôi chưa mở trong sáu tháng qua. Nếu bây giờ tôi không bận tâm đến việc đọc chúng thì tôi sẽ không đọc.
Trình tiết kiệm thời gian thực sự đã hủy đăng ký khi tôi tiếp tục. Việc hủy đăng ký nhận các bản tin vô dụng trong Gmail dễ dàng hơn với Quản lý đăng ký trang ở thanh bên trái. Gmail cũng hiển thị liên kết Hủy đăng ký ở đầu email quảng cáo. Nhấp vào nó nghĩa là sẽ có ít email làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn hơn trong tương lai. Nếu liên kết đó không xuất hiện, hãy cuộn xuống cuối email—hầu hết các bản tin đều có tùy chọn hủy đăng ký ở chân trang, nhưng tôi thích liên kết Hủy đăng ký của Gmail hơn là sử dụng liên kết chân trang mãi mãi.
Việc cắt tỉa tích cực này đã xóa hàng chục nghìn tin nhắn mà không tốn nhiều công sức. Nếu bạn thích cách tiếp cận tự động hơn, các công cụ của bên thứ ba như Clean Email có thể giúp quá trình này diễn ra dễ dàng hơn. Nó cung cấp các tính năng như hủy đăng ký hàng loạt, bộ lọc thông minh và dọn dẹp theo lịch để sắp xếp hộp thư đến của bạn mà không cần can thiệp thủ công.
Tôi đổ rác để làm không gian chính thức
Dọn sạch thư mục Thùng rác và Thư rác để lấy lại dung lượng
Việc xóa email không giải phóng bộ nhớ ngay lập tức—nó chỉ chuyển chúng vào thùng rác, nơi chúng sẽ nằm trong 30 ngày. Tôi đã mở thư mục Thùng rác và nhấp vào Dọn sạch Thùng rác ngay bây giờ để loại bỏ vĩnh viễn mọi thứ. Tôi cũng làm tương tự với thư mục Spam. Vài phút sau, tôi làm mới Gmail và kiểm tra bộ nhớ của mình. Không gian cuối cùng đã trở lại.
Bây giờ tôi tuân theo quy tắc “một chạm” như một chiến lược quản lý cá nhân. Khi có email đến, tôi xử lý nó ngay lập tức, trả lời, lưu trữ hoặc xóa nó. Tôi cũng đã đặt lời nhắc lịch hàng năm để tìm kiếm các email lớn hơn 10 MB và xóa các tệp đính kèm không cần thiết. Đó là công việc bảo trì—giống như bất kỳ công việc thường lệ nào khác—nhưng giúp ngăn ngừa các vấn đề về lưu trữ tái diễn.