Đăng ngày 7 tháng 1, 2026, 10:01 AM EST
Sau khi gia nhập MUO 2014 và lấy bằng Hệ thống Thông tin Máy tính, Ben rời việc IT làm full-time cho trang 2016. Gia nhập nhóm biên tập 2017 và thăng tiến từ đó.
Là tác giả, chuyên môn: Windows, Android, Gaming, iPhone explainers, how-to. Làm chủ Windows từ 2009, Android đầu tiên 2011, dùng iPhone hàng ngày từ 2020. Bài viết được xem 100 triệu+ lần.
Giờ, với vai Trưởng biên tập cấp cao MUO, Ben dẫn dắt phân khúc Thiết bị và Nhà, dẫn dắt bằng ví dụ viết hàng chục bài chất lượng cao mỗi tháng.
Ngoài công việc, Ben thích trải nghiệm game mới, khám phá âm nhạc, học thông tin mới, thời gian với bạn bè. MUO là nhà, nhưng cũng viết ngắn cho Nintendo Life và đóng góp blog công ty.
Với lượng viết về tech, đôi khi sốc thấy phương pháp của mình low-tech đến đâu. Tôi dùng thực hành này sắp xếp email và theo dõi thứ cần hành động trong email lâu lắm; cuối cùng điều chỉnh sang giải pháp mượt mà hơn.
Dù không đột phá, nó giải quyết điểm đau và giúp tôi giữ nhiệm vụ tốt hơn.
Hệ thống hiện tại: đánh dấu email chưa đọc
Hoạt động, nhưng cồng kềnh
Solange nhớ có tài khoản Gmail, tôi dùng phương pháp sắp xếp Chưa đọc trước (Unread first). Với cách não bộ hoạt động, tôi cần nhiệm vụ chờ ở trước mặt, hoặc quên hành động. Do đó, email chưa đọc ở đầu nghĩa là không bỏ lỡ chỉ vì tin mới đẩy chúng xuống.
Quy mô nhỏ, hiệu quả. Tôi lướt nhanh qua tin muốn xem nhưng không cần hành động, rồi đánh dấu chưa đọc cho cái cần thời gian hơn. Tuy nhiên, vài vấn đề nảy sinh khi làm thường xuyên.
Vấn đề lớn nhất: hộp thư trở thành hỗn hợp mục đích. Thứ chưa xem lẫn với nhiệm vụ định làm 2 tuần trước, nghĩa là email chưa đọc đại diện cho gì không rõ ràng ngay lập tức.
Chức năng, vấn đề lớn: chuyển đổi email giữa chưa đọc và đã đọc không ổn định. Mailbird desktop là cách chính tôi tương tác email, và cho chọn thời gian đánh dấu đã đọc. Tôi đặt 1 giây, để không vô tình lướt qua email. Điều này giúp, nhưng cũng nghĩa là phải dừng lại trên tin không quan trọng lâu hơn bình thường.
Thật đáng tiếc, Mailbird không nhất quán đánh dấu chưa đọc. Nhiều lần, tôi đánh dấu chưa đọc, chỉ để nó revert về đã đọc sau vài giây. Với thiết lập của tôi, email biến mất vào hư vô trừ khi nhận ra trước khi hộp thư refresh. Tôi quên hoàn toàn trừ khi nó bật lên trong đầu.
Bước đầu: thư mục chuyên biệt
Cho mọi thứ một không gian cụ thể
Tôi chưa bao giờ người cầu kỳ tổ chức email. Bên cạnh dùng Unroll.me cho đăng ký và đôi khi tạo thư mục mục đích ngắn hạn, tương tác email chính là xử lý email chưa đọc hoặc tìm kiếm tin cũ.
Do đó, tôi muốn thay thế email chưa đọc tương tự. Tạo thư mục mới _To-Do trong mỗi hộp thư. Giờ, khi có tin không muốn mất, di chuyển vào thư mục này. Không lo mất trong biển tin khác.
Vì cần thứ ở trước mặt (như số lượng chưa đọc) nhắc hành động, tôi vẫn đánh dấu chưa đọc cho tin trong thư mục này. Nhưng giờ, nếu bị đánh dấu đã đọc vô tình, dễ lấy lại. Khi xong, xóa hoặc chuyển về hộp thư để ra khỏi đầu.
Tôi dùng tính năng Gmail Gắn sao (Starred) lâu rồi, cho tin dự kiến cần tương lai. Tương tự hữu ích, nhưng quên hầu sao gắn sao và chỉ dọn khi lang thang vào thư mục.
Bổ sung: danh sách việc làm tốt hơn
Không phải mọi nhắc nhở sống trong email
Di chuyển email vào thư mục chuyên biệt giải quyết mất thư vào hư vô. Nhiều email tôi giữ chưa đọc lâu là hành động trực tiếp: mở tài khoản, check cảnh báo. Hệ thống trên hiệu quả cho những cái đó.
Nhưng không phải toàn bộ vấn đề; email client không phải cách tốt theo dõi nhiệm vụ rộng hơn. Tôi cũng đánh dấu chưa đọc email đại diện thứ khác cần làm — như email cảnh báo gửi tiền ngân hàng nhắc ngân sách tháng.
Giải pháp cho những cái đó: cuối cùng bắt đầu dùng app to-do list thích hợp lại. Đã thử vài lần, và như hầu hết giải pháp năng suất đã dùng, chưa bao giờ cảm thấy tự nhiên. Lần gần nhất: đưa mọi nhiệm vụ lặp lại vào Todoist — rồi không bao giờ mở.
TickTick tuyệt vời
Lần này, quay lại TickTick, app to-do duy nhất từng "click" cho tôi (không nhớ tại sao từng dừng). Gần vài năm, dùng Apple Reminders, chỉ vì tích hợp Siri dễ. Rất dễ nói "Nhắc tôi gửi gói hàng thứ Năm" hơn làm các tap cài đặt app — khi Siri hoạt động.
Tuy nhiên, tôi không nhận ra TickTick cung cấp 2 tùy chọn: tạo nhiệm vụ bằng giọng nói trực tiếp, hoặc đồng bộ thường xuyên (rồi xóa) từ Apple Reminders. Điều này cho tôi giữ lợi ích tạo bằng giọng nói dùng app tốt hơn (và cross-platform). TickTick có ton tính năng tuyệt vời, vui được khám phá lại.
Một cái tôi trân trọng: đặt nhiệm vụ lặp lại tạo lần lặp tiếp theo khi hoàn thành, thay vì dựa trên ngày đáo hạn. Vấn đề trong Apple Reminders: lần lặp tiếp theo đặt dựa trên khi dự định làm, không phải khi thực sự làm.
Ví dụ: nhắc thay lọc nước 90 ngày, nhưng lần này không cần đến 100 ngày. Hoàn thành ngày 100 tạo nhắc tiếp theo 90 ngày trong tương lai, thay vì 80 ngày sau.
Thay đổi đơn giản có tác động lớn
Tất cả nghe cơ bản, nhưng nói lên việc dễ dàng bám víu thói quen, dù không tối ưu. Mất thời gian phá vỡ bộ nhớ cơ đánh dấu email chưa đọc, nhưng chỉ vài phút sửa gốc rễ vấn đề.
Giờ, tôi có nơi chuyên biệt theo dõi email, dù xử lý trực tiếp hay dùng tạo nhắc nhở cho thứ khác. Không để email chưa đọc lững lờ hộp thư ngày, tuần, thậm chí tháng.