Được xuất bản vào ngày 7 tháng 1 năm 2026, 10:01 sáng EST
Sau khi gia nhập MUO vào năm 2014 và lấy được bằng về Hệ thống thông tin máy tính, Ben đã rời bỏ công việc CNTT để làm việc toàn thời gian cho trang này vào năm 2016. Anh gia nhập nhóm biên tập vào năm 2017 và thăng hạng kể từ đó.
Là một nhà văn, chuyên môn của anh ấy bao gồm những người giải thích và hướng dẫn về Windows, Android, Gaming và iPhone. Anh ấy làm chủ Windows từ năm 2009, có chiếc điện thoại Android đầu tiên vào năm 2011 và sử dụng iPhone hàng ngày kể từ năm 2020. Tác phẩm của anh ấy đã được xem hơn 100 triệu lần.
Giờ đây, với tư cách là Biên tập viên cấp cao tại MUO, Ben dẫn đầu phân khúc Thiết bị và Gia đình, dẫn đầu bằng cách viết hàng chục bài báo chất lượng cao mỗi tháng.
Ngoài công việc, Ben thích trải nghiệm các trò chơi điện tử mới, khám phá âm nhạc, tìm hiểu thông tin mới và tận hưởng thời gian bên bạn bè. Mặc dù MUO là nhà của anh ấy nhưng anh ấy cũng viết ngắn gọn cho Nintendo Life và đã đóng góp cho nhiều blog của công ty.
Đối với những gì tôi viết về công nghệ, đôi khi thật sốc vì phương pháp của tôi lại có thể kém công nghệ đến mức nào. Tôi đã áp dụng phương pháp này để sắp xếp email của mình và theo dõi những gì tôi cần thực hiện trong đó trong một thời gian dài; Cuối cùng tôi sẽ điều chỉnh giải pháp này thành một giải pháp mượt mà hơn nhiều.
Mặc dù điều này không quá đột phá nhưng nó sẽ giải quyết được một số vấn đề khó khăn và giúp tôi kiểm soát công việc của mình tốt hơn.
Hệ thống đánh dấu email hiện tại của tôi là chưa đọc
Chức năng nhưng cồng kềnh
Tôi vẫn nhớ mình có tài khoản Gmail từ rất lâu rồi, tôi đã sử dụng Chưa đọc trước phương pháp sắp xếp. Với cách trí óc của tôi hoạt động, tôi cần phải có những nhiệm vụ đang chờ xử lý trước mặt, nếu không tôi sẽ quên thực hiện nó. Do đó, việc hiển thị các email chưa đọc ở trên cùng có nghĩa là tôi sẽ không bỏ qua chúng chỉ vì có nhiều thư đến hơn và đẩy chúng xuống.
Ở quy mô nhỏ, điều này hoạt động. Tôi có thể nhanh chóng xem qua tất cả các tin nhắn mà tôi muốn xem nhưng không cần thực hiện bất kỳ hành động nào, sau đó đánh dấu những tin nhắn cần thêm thời gian là chưa đọc. Tuy nhiên, một số vấn đề sẽ phát sinh khi bạn bắt đầu thực hiện việc này thường xuyên.
Vấn đề lớn nhất là hộp thư email của tôi trở thành một mục đích lộn xộn. Một cái gì đó mà tôi chưa xem xét lại được trộn lẫn với một nhiệm vụ mà tôi dự định hoàn thành hai tuần trước, có nghĩa là nếu nhìn thoáng qua, một email chưa đọc sẽ không rõ ràng.
Về mặt chức năng, vấn đề lớn nhất là việc chuyển đổi email giữa chưa đọc và đã đọc không ổn định. Mailbird trên máy tính để bàn là cách chính để tôi tương tác với email và nó cho phép bạn chọn khoảng thời gian để đánh dấu thư là đã đọc. Tôi đặt cài đặt này thành một giây để tôi không cuộn nhầm email. Điều này có ích nhưng cũng có nghĩa là tôi phải nán lại những tin nhắn không quan trọng lâu hơn mức có thể.
Thật không may, Mailbird không nhất quán với việc đánh dấu thư là chưa đọc. Trong nhiều trường hợp, tôi sẽ đánh dấu một email là chưa đọc và chỉ để nó trở lại chế độ đọc sau vài giây. Với thiết lập của tôi, điều này có nghĩa là email đã biến mất trong ether trừ khi tôi nhận ra điều đó trước khi hộp thư đến của tôi làm mới. Tôi sẽ hoàn toàn quên nó trừ khi nó chợt hiện lên trong đầu tôi.
Bước đầu tiên:một thư mục chuyên dụng
Cung cấp cho tất cả một không gian cụ thể
Tôi chưa bao giờ là người đặc biệt quan tâm đến cách tổ chức email. Ngoài việc sử dụng Unroll.me để đăng ký và đôi khi tạo các thư mục cho mục đích ngắn hạn, các tương tác qua email của tôi chủ yếu xử lý thư chưa đọc hoặc tìm kiếm các thư trong quá khứ.
Vì vậy, tôi muốn giữ nguyên việc thay thế thư chưa đọc của mình tương tự. Tôi đã tạo một thư mục mới có tên _To-Do trong mỗi hộp thư đến của tôi. Bây giờ, khi tôi có một tin nhắn không muốn mất, tôi chuyển nó vào thư mục này. Sau đó, tôi không phải lo lắng về việc mất nó trong biển tin nhắn khác.
Bởi vì tôi cần thứ gì đó hiện lên trên khuôn mặt (chẳng hạn như số lượng tin nhắn chưa đọc) để nhắc nhở tôi hành động nên tôi vẫn đánh dấu các tin nhắn trong thư mục này là chưa đọc. Nhưng bây giờ, nếu vô tình chúng bị đánh dấu là đã đọc thì chúng sẽ dễ dàng được truy xuất. Khi làm xong một cái, tôi xóa nó hoặc chuyển nó trở lại hộp thư đến để nó không còn trong tâm trí nữa.
Tôi đã sử dụng tính năng tiện dụng của Gmail để đánh dấu thư là Được gắn dấu sao trong một thời gian dài, làm như vậy cho những tin nhắn mà tôi mong đợi sẽ cần trong tương lai. Điều này cũng hữu ích tương tự, nhưng cuối cùng tôi lại quên mất hầu hết các thư được gắn dấu sao và chỉ dọn sạch chúng khi tôi vào thư mục.
Phần bổ sung:danh sách việc cần làm tốt hơn
Không phải tất cả lời nhắc đều có trong email
Di chuyển email vào một thư mục chuyên dụng sẽ giải quyết được vấn đề mất thư vào khoảng trống. Nhiều email tôi đánh dấu là chưa đọc quá lâu có thể được xử lý trực tiếp, chẳng hạn như mở tài khoản và kiểm tra cảnh báo. Hệ thống trên phù hợp với những điều đó.
Nhưng đó không phải là toàn bộ vấn đề; ứng dụng email không phải là cách hay để theo dõi các nhiệm vụ rộng hơn mà bạn cần thực hiện. Tôi cũng sẽ đánh dấu các email chưa đọc để thể hiện điều gì đó khác mà tôi cần làm—chẳng hạn như email cảnh báo tiền gửi ngân hàng nhắc nhở tôi đã đến lúc lập ngân sách trong tháng.
Giải pháp cho những vấn đề đó là cuối cùng hãy bắt đầu sử dụng lại ứng dụng danh sách việc cần làm thích hợp. Tôi đã thử những điều này nhiều lần và giống như hầu hết các giải pháp năng suất mà tôi đã sử dụng, chúng chưa bao giờ mang lại cảm giác tự nhiên. Nỗ lực gần đây nhất của tôi là đưa tất cả các tác vụ định kỳ của mình vào Todoist—sau đó tôi không bao giờ mở được.
TickTick hay quá
Lần này, tôi quay lại TickTick, đây là ứng dụng việc cần làm duy nhất từng được tôi nhấp chuột (tôi không nhớ tại sao mình lại ngừng sử dụng nó). Trong nhiều năm qua, tôi đã gắn bó với Apple Reminder chỉ vì tính năng tích hợp Siri dễ dàng của nó. Nói “Nhắc tôi gửi gói hàng vào thứ Năm” sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc thực hiện tất cả các thao tác nhấn cần thiết để đặt điều đó trong ứng dụng—tức là khi Siri hoạt động.
Tuy nhiên, tôi đã không nhận ra rằng TickTick cung cấp hai tùy chọn cho việc này:tạo tác vụ trực tiếp bằng giọng nói hoặc thường xuyên đồng bộ hóa (và sau đó xóa) các tác vụ khỏi Apple Reminder. Điều này cho phép tôi duy trì lợi ích của việc tạo giọng nói trong khi sử dụng ứng dụng (và đa nền tảng) tốt hơn nhiều. TickTick có rất nhiều tính năng tuyệt vời mà bạn nên khám phá lại.
Một điều mà tôi đánh giá rất cao là bạn có thể đặt các tác vụ định kỳ để tạo lần lặp tiếp theo sau khi hoàn thành, thay vì dựa trên ngày đến hạn. Đây là sự cố trong Apple Reminder, trong đó lần lặp lại tiếp theo được đặt dựa trên thời điểm bạn dự định thực hiện việc đó chứ không phải thời điểm bạn thực hiện.
Ví dụ:giả sử tôi đặt lời nhắc thay bộ lọc nước sau mỗi 90 ngày, nhưng lần này không cần thay bộ lọc cho đến 100 ngày. Hoàn thành nhiệm vụ vào ngày thứ 100 sẽ tạo lời nhắc tiếp theo cho 90 ngày sau, thay vì 80 ngày sau.
Những thay đổi đơn giản có thể có tác động lớn
Tất cả điều này nghe có vẻ cơ bản, nhưng nó cho thấy việc gắn bó với những gì chúng ta đã quen dễ dàng như thế nào, ngay cả khi nó không tối ưu. Phải mất thời gian để phá vỡ bộ nhớ đánh dấu email là chưa đọc, nhưng cuối cùng chỉ mất vài phút để khắc phục được gốc rễ của vấn đề.
Giờ đây, tôi có một nơi dành riêng để theo dõi email, cho dù đó là giải quyết trực tiếp hay sử dụng chúng để tạo lời nhắc cho việc khác. Tôi không cần phải để những email chưa đọc tồn tại trong hộp thư đến của mình hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng.