Được xuất bản vào ngày 2 tháng 1 năm 2026, 4 giờ chiều theo giờ EST
Vào năm 2021, sau khi bắt gặp lỗi công nghệ khi còn nhỏ và lấy được bằng về truyền thông, Ada bắt đầu viết về công nghệ bằng cách biên tập các hướng dẫn về tiền điện tử.
Chuyên môn của Ada hiện bao gồm Windows, Android (đặc biệt là các thiết bị Samsung), ứng dụng di động và các công cụ năng suất sau nhiều năm khám phá thực hành. Cô đã xuất bản hơn 100 bài viết trên MakeUseOf và các trang web như TechNerdiness kể từ năm 2023. Sở trường của cô trong việc chia nhỏ những nội dung phức tạp thành các bài viết hấp dẫn đã nhận được sự tán thành từ những người đam mê công nghệ.
Bạn có thể sẽ thấy Ada cuộn tròn với một cuốn sách hấp dẫn khi cô ấy không thử nghiệm món đồ chơi công nghệ sáng bóng mới nhất hoặc khám phá cách thực hiện nó thông qua các bài viết của mình. Đó là cách cô giải tỏa và khơi dậy niềm đam mê học tập suốt đời.
Việc quản lý email của bạn trong Outlook thường giống như một lựa chọn giữa việc kéo thư vào thư mục theo cách thủ công và dựa vào các quy tắc Outlook tự động cho hộp thư đến của bạn. Quy tắc này có thể không hoạt động chính xác theo cách bạn mong đợi. Tuy nhiên, có một tính năng có thể giải quyết cả hai vấn đề và bạn có thể đã lướt qua nó hàng chục lần mà không suy nghĩ kỹ.
Các bước nhanh của Microsoft Outlook cho phép bạn nhóm một số hành động vào một cú nhấp chuột hoặc phím tắt mà bạn kích hoạt khi thực sự hợp lý. Sau khi sử dụng nó một cách nhất quán, tôi nhận thấy Bước nhanh là một trong những cách thông minh và linh hoạt nhất để kiểm soát hộp thư đến bận rộn.
HĐH Windows, Android, macOS, iOS, web
Microsoft Outlook giúp bạn quản lý email, lịch và tệp của mình trong một ứng dụng an toàn, có tổ chức.
Bước nhanh chính xác là gì và tại sao chúng lại quan trọng?
Một cách thông minh hơn để thực hiện các hành động theo nhóm, duy trì quyền kiểm soát và giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ trên quy mô lớn
Sử dụng Outlook, một trong những ứng dụng email tốt nhất cho Windows 11, thường có nghĩa là bạn đang xử lý các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gắn cờ thư hoặc gửi chúng vào các thư mục dự án cụ thể, chuyển tiếp hàng tấn yêu cầu đến người quản lý của bạn hoặc gửi các tài liệu giống hệt nhau cho nhóm của bạn. Thực hiện các quy trình ba hoặc bốn bước này hàng trăm lần một ngày cuối cùng sẽ làm giảm năng suất của bạn. Các quy tắc có thể hữu ích nhưng vì chúng chạy tự động ở chế độ nền nên chúng không lý tưởng cho những trường hợp bạn cần đọc email trước và quyết định cách xử lý nó.
Bước Nhanh là một quy trình làm việc tùy chỉnh, giống như macro, áp dụng đồng thời nhiều hành động cho một thư. Và chúng chỉ chạy khi bạn kích hoạt chúng. Việc kích hoạt thủ công này mang lại cho bạn hiệu quả chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không khiến bạn mất quyền đưa ra quyết định, đây thường chính xác là những gì việc quản lý hộp thư đến yêu cầu.
Trong Outlook Classic, bạn sẽ tìm thấy một số Bước nhanh mặc định, bao gồm Xong và Trả lời &Xóa. Xong đánh dấu email đã chọn là hoàn tất, di chuyển nó vào một thư mục được chỉ định và đánh dấu là đã đọc. Trả lời &Xóa mặt khác, gửi phản hồi viết sẵn cho người gửi - dựa trên dòng chủ đề hiện có - và sau đó xóa thư gốc. Đây chỉ là điểm khởi đầu vì bạn có thể tạo Bước nhanh của riêng mình bằng các hành động, văn bản, người nhận, dòng chủ đề và phím tắt tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Liên quan
Cách truy cập, tạo và tùy chỉnh các Bước nhanh trong Outlook
Thiết lập Quick Step đúng cách
Các bước nhanh có sẵn trong Outlook Classic, Outlook trên web và Outlook mới cho Windows và bạn sẽ tìm thấy chúng trên Trang chủ trong Các bước nhanh nhóm. Nếu không nhìn thấy Bước Nhanh trong Outlook Mới thì có thể bạn đang sử dụng tài khoản email cá nhân như Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud Mail hoặc các tài khoản email miễn phí khác mà không có đăng ký Microsoft 365 đính kèm. Tôi đã gặp phải vấn đề này khi sử dụng tài khoản Outlook cá nhân nhưng tôi đã có thể khắc phục bằng cách thêm tài khoản Yahoo chứa đăng ký Microsoft 365 của tôi làm đăng ký trong Outlook mới. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến Cài đặt -> Tài khoản -> Thêm đăng ký rồi nhập địa chỉ email được liên kết với gói Microsoft 365 của bạn. Email đó sẽ không được thêm vào hộp thư đến của bạn; nó chỉ đơn giản là chia sẻ lợi ích đăng ký.
Outlook trên web hoạt động hơi khác một chút và thật không may, cách giải quyết tương tự không được áp dụng. Bạn phải đăng nhập trực tiếp bằng địa chỉ email có đăng ký Microsoft 365 đang hoạt động vì tính năng chia sẻ đăng ký không được hỗ trợ ở đó. Nếu tất cả những điều này nghe có vẻ tốn nhiều công sức hơn mức thực tế thì Outlook Classic vẫn là tùy chọn đơn giản nhất vì Bước Nhanh có sẵn cho tất cả các tài khoản mà không cần bất kỳ cấu hình bổ sung nào.
Liên quan
Đăng ký Microsoft 365 của tôi tự trả tiền:Đây là lý do tại sao
Microsoft 365 là một khoản đầu tư vào năng suất của bạn và mang lại lợi ích liên tục.
Như đã đề cập trước đó, Outlook Classic đi kèm với một số Bước Nhanh được cấu hình sẵn nhưng việc tạo Bước Nhanh của riêng bạn rất đơn giản trong mọi phiên bản Outlook. Từ Trang chủ , hãy nhấp vào mũi tên hướng xuống trong menu Bước nhanh để chọn tạo bước nhanh mới. Trong Outlook cổ điển, chọn Tùy chỉnh cho phép bạn bỏ qua các mẫu cài sẵn và xây dựng một cái gì đó từ đầu. Từ đó, bạn đặt tên cho Bước nhanh, chọn biểu tượng nếu bạn đang sử dụng Cổ điển và bắt đầu sắp xếp các hành động, chẳng hạn như phân loại thư, di chuyển thư đến thư mục hoặc trả lời bằng phản hồi được xác định trước.
Bạn cũng có thể gán phím tắt từ Ctrl + Shift + 5 tới Ctrl + Shift + 9 tới các bước nhanh được sử dụng nhiều nhất, cho phép bạn xử lý toàn bộ hộp thư đến mà không cần chạm vào chuột. Bước cuối cùng, bạn có thể thêm ghi chú ngắn xuất hiện khi bạn di chuột qua nút Bước nhanh. Ghi chú này được gắn nhãn là văn bản Chú giải công cụ trong phiên bản Cổ điển và mô tả bước nhanh trong các phiên bản mới hơn.
Bạn nên thận trọng trước khi áp dụng Bước nhanh vì bạn không thể hoàn tác các hành động của bước đó bằng Ctrl + Z. Điều này đặc biệt quan trọng nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm việc xóa vĩnh viễn. Điều quan trọng cần lưu ý là không thể chuyển các Bước nhanh được tạo trong Outlook Classic sang Outlook mới hoặc Outlook trên web. Tuy nhiên, ngoài những hạn chế này, tôi không gặp phải bất kỳ vấn đề nào khi truy cập hoặc thiết lập Bước nhanh và chúng luôn đáng tin cậy sau khi được định cấu hình.
Một thiết lập nhỏ mang lại lợi ích hàng ngày
Chỉ với vài phút thiết lập, bạn có thể biến quy trình gửi email nhiều bước, lặp đi lặp lại thành một lần nhấn phím. Điều đó có nghĩa là bạn tiết kiệm thời gian mà không mất quyền kiểm soát cách quản lý hộp thư đến của mình.
Nếu các quy tắc giống như một bộ điều chỉnh nhiệt độ tự động hoạt động ở chế độ nền thì các Bước Nhanh giống nút chế độ rã đông trên lò vi sóng của bạn hơn. Sẽ không có gì xảy ra cho đến khi bạn quyết định đã đến lúc, nhưng khi bạn làm vậy, mọi thứ bạn cần sẽ xuất hiện cùng một lúc. Khi bạn bắt đầu sử dụng Bước nhanh, việc quản lý luồng thư ổn định sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều và cảm giác hỗn loạn trong hộp thư đến sẽ biến mất.