Hãy nghĩ về việc internet đã thay đổi như thế nào trong thập kỷ qua. Thiết kế web đáp ứng. Wi-Fi có ở khắp nơi. Năng suất chuyển từ ứng dụng máy tính để bàn sang ứng dụng web. Toàn bộ web được mang trong túi áo không cần suy nghĩ lần hai.
Nhưng có một điều chưa thay đổi: email. Thực tế, email chúng ta gửi hôm nay khá giống với email đầu tiên được gửi năm 1971 — khác biệt chính là số lượng khổng lồ email chúng ta phải xử lý. Bạn có biết có 2,4 triệu email được gửi mỗi giây?
Tất nhiên, bạn biết. Bạn có thể cảm thấy con số đó mỗi khi bạn mở hộp thư đến và thở dài trước lượng lớn rác, nhiệm vụ, và thư từ. Nhưng đây là một điều nữa chưa thay đổi: cách Bill Gates xử lý email của mình năm 2006 vẫn còn liên quan và hiệu quả ngày hôm nay.
Cách Bill Gates Xử Lý Hàng Trăm Email Hàng Ngày
Trong một bài viết ông viết cho CNN, Gates trình bày "phong cách làm việc số" (digital workstyle) của mình và cách ông quản lý để hoàn thành mọi thứ đúng hạn và có trật tự. Toàn bộ quy trình của ông liên quan đến các công cụ như SharePoint và OneNote, nhưng chúng ta chỉ xem quy trình email của ông, có ba phần:
- Màn hình kép (Dual monitors) — Thực tế, Gates nhắc đến việc có ba màn hình trong thiết lập trạm làm việc của mình, nhưng chỉ hai trong số đó liên quan đến email. Màn hình bên trái dành riêng để hiển thị hộp thư đến của ông luôn. Màn hình bên phải dùng để đọc và trả lời email.
- Bộ lọc và danh sách trắng (whitelists) — Làm sao Gates chỉ có "hàng trăm" email? Với mức độ nổi tiếng của ông, không nên là "hàng nghìn" sao? Chiêu bài của ông đơn giản: ông lọc hộp thư đến bằng danh sách trắng để đảm bảo ông chỉ nhận email từ bên trong công ty, từ công ty đối tác, và từ trợ lý của ông. Mọi thứ khác bị quét sạch trước khi ông có cơ hội nhìn thấy nó.
- Hộp thư đến làm danh sách việc cần làm (Inbox as to-do list) — Dù chúng tôi đã chỉ cho bạn ứng dụng danh sách việc cần làm có thể hữu ích, Gates nói rằng ông "không lớn trên danh sách việc cần làm." Thay vào đó, ông xem email của mình như nhiệm vụ cho ngày, đánh dấu và sắp xếp chúng vào thư mục dựa trên nội dung và ưu tiên. Ông nói: "Chúng ta đang ở điểm mà thách thức không phải là cách giao tiếp hiệu quả với email, mà là đảm bảo bạn dành thời gian cho email quan trọng nhất."
Đó là tất cả. Không có câu thần chú bí mật hoặc bước huyền bí. Không công cụ hoặc dịch vụ trả phí. Không khái niệm cách mạng. Nếu Bill Gates có thể dẹp yên hộp thư đến của mình mà không cần诉诸 bất cứ thứ gì phức tạp hơn bộ lọc email, bạn cũng có thể.
Thiết Lập Hộp Thư Đến Như Bill Gates
Quy trình nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có nhiều bộ lọc để thiết lập, nó không nên mất quá 30 phút. Đối với hầu hết người dùng, bạn có thể sẵn sàng trong chưa đầy 10 phút. Đây là những gì bạn làm.
Sắp Xếp Màn Hình Của Bạn
Mọi người làm việc văn phòng nghiêm túc nên có ít nhất hai màn hình. Ba là lý tưởng nhưng có thể không thể do giới hạn ngân sách hoặc không gian trạm làm việc. Bao nhiêu hơn ba là quá mức và có thể sẽ không tăng năng suất của bạn thêm nữa. Nhưng hai là nhiều hơn đủ. Laptop cộng màn hình cũng hoạt động.
Không có hai màn hình? Không sao! Không phải tất cả đều mất đi. Đọc tiếp vì chúng tôi cung cấp phương pháp thay thế gần cuối.
Có hai thiết lập chính cho màn hình kép. Nếu hai màn hình hoàn toàn giống nhau, bạn có thể đặt chúng cạnh nhau hoặc một-trên-một-dưới với đường nhìn của bạn nằm dọc theo đường chia. Nếu hai màn hình không đối xứng, đặt màn hình lớn hơn trước mặt bạn (như bình thường) và đặt màn hình nhỏ hơn sang một bên. Trong trường hợp này, ứng dụng email của bạn nên ở trên màn hình nhỏ hơn.
Xem mẹo của chúng tôi cho quy trình làm việc màn hình kép hiệu quả. Thêm vào đó, tôi mạnh mẽ khuyên chuyển sang thanh tác vụ dọc (vertical taskbar), có thể hiệu quả hơn nhiều trong thiết lập đa màn hình, cả về năng suất và không gian màn hình.
Lọc Email Của Bạn
Mọi ứng dụng email hiện đại và dịch vụ email cung cấp某种形式 của lọc và danh sách trắng. Nếu của bạn không, bạn thực sự nên cân nhắc chuyển sang cái nào có. Thiếu lọc không phải là dealbreaker (vấn đề quyết định) riêng lẻ, nhưng có thể chỉ ra ứng dụng hoặc dịch vụ của bạn đã lỗi thời ở các lĩnh vực khác (như bảo mật).
- Dùng dịch vụ email dựa trên web? Chúng tôi có hướng dẫn thiết lập bộ lọc trong Gmail, Yahoo, và Outlook.com. Tương tự quan trọng là thiết lập danh sách trắng: Gmail, Yahoo, và Outlook.com.
- Dùng Outlook client trên máy tính để bàn? Chúng tôi có hướng dẫn thiết lập bộ lọc email và danh sách trắng như một phần của bộ sưu tập mẹo dọn dẹp Outlook. Chú ý đặc biệt đến Mẹo #4 và #5.
- Dùng Thunderbird client trên máy tính để bàn? Chúng tôi cũng có hướng dẫn cho bộ lọc email trong Thunderbird và danh sách trắng trong Thunderbird. Tuy nhiên, vì phát triển Thunderbird đã gần như ngừng, bạn có thể muốn nghĩ về việc chuyển sang client khác.
Vậy, bạn nên tạo loại bộ lọc nào?
Trước hết, hãy chắc chắn bạn tận dụng tính năng Rác (Spam) hoặc Rác (Junk) của ứng dụng email. Nếu bạn nhận được rác, hãy đánh dấu nó là Rác! Điều này giúp dịch vụ email của bạn nhận ra rác tốt hơn trong tương lai. Hoặc trong trường hợp client như Postbox, đánh dấu là Rác giúp nó tự động lọc các tin nhắn rác tiềm năng.
Tiếp theo, thêm liên hệ thường xuyên và quan trọng vào danh sách trắng. Điều này ngăn chặn bất kỳ email nào đến từ các liên hệ này bị đánh dấu nhầm là Rác. Vì bộ lọc rác cần phải tích cực để hiệu quả, đây là bước then chốt bạn không nên bỏ qua.
Cuối cùng, dùng bộ lọc để sắp xếp email mới vào thư mục. Ví dụ, tất cả email từ @makeuseof.com sẽ vào thư mục Công Của Tôi (Work) trong khi email từ đối tác sẽ vào thư mục Nhà Tài Trợ (Sponsors). Bạn cũng có thể tạo bộ lọc cụ thể cho email nào đó luôn vượt qua bộ lọc rác của bạn.
Dùng Email Như Nhiệm Vụ Cần Làm
Hãy cẩn thận để không bị lừa bởi trào lưu "inbox zero" (hộp thư đến không) trendy. Mặc dù nó có vẻ như ý tưởng tốt để làm rỗng hộp thư đến mỗi ngày, nó có thể không thực sự giải quyết sự điên rồ hộp thư đến của bạn. Thực tế, Bill Gates không phải người duy nhất đề xuất dùng hộp thư đến làm danh sách việc cần làm.
Giả sử bạn đã thiết lập bộ lọc đúng, email của bạn bây giờ nên được tự động sắp xếp vào thư mục liên quan. Bây giờ bạn chỉ cần xem qua và đánh dấu, lưu trữ, hoặc xóa chúng.
- Đánh Dấu (Marking) — Trong Gmail và Yahoo, bạn có thể "gắn sao (star)" email. Trong Postbox, bạn có thể "đánh dấu nhắc nhở (mark as reminder)" về cơ bản là cùng một chuyện. Dù cách nào, hiệu quả giống nhau: bạn có thể thấy ngay lập tức email nào vẫn cần sự chú ý của bạn. Cũng vậy, bạn có thể lọc theo "đã gắn sao" hoặc "nhắc nhở" — bùm, bây giờ bạn có danh sách việc cần làm.
- Lưu Trữ (Archiving) — Nếu bạn giống hầu hết, bạn có thể giữ email đã đọc trong hộp thư đến để tham khảo hoặc giữ an toàn. Thật không may, đây là nguồn lộn xộn khổng lồ và bạn nên lưu trữ những email đó thay vào đó. Email lưu trữ được gác lại trong thư mục đặc biệt, cho phép bạn xem lại khi cần thiết mà không làm lộn xộn hộp thư đến.
- Xóa (Deleting) — Bất kỳ email nào bạn không muốn giữ nên bị xóa. Nếu bạn không chắc có cần nó sau, thì hãy lưu trữ nó. Nếu không, xóa nó. Giữ hộp thư đến sạch sẽ làm cho nó bớt stress khi đối phó với nhiệm vụ chờ sự chú ý đầy đủ của bạn.
Nếu Bạn Chỉ Có Một Màn Hình?
Bạn luôn có thể dùng màn hình ảo (virtual desktops) thay thế.
Một màn hình ảo về cơ bản là một không gian làm việc riêng biệt trong Windows quản lý tập hợp ứng dụng mở riêng của nó. Trong trường hợp này, bạn có thể có một màn hình ảo dành cho ứng dụng email và cái khác cho duyệt web hoặc làm việc. Chuyển đổi giữa chúng đơn giản như phím tắt bàn phím, và bạn có thể có bao nhiêu màn hình ảo tùy thích.
Để bắt đầu, xem giới thiệu của chúng tôi về màn hình ảo và mẹo tối đa hóa năng suất màn hình ảo. Nó cực kỳ hữu ích và tôi coi đó là một trong những tính năng làm cho việc nâng cấp lên Windows 10 đáng giá.
Vài mặt, tôi nghĩ lộ trình màn hình ảo có thể hiệu quả hơn thiết lập màn hình kép. Với hai màn hình, bạn liên tục bị tấn công bởi kích thích email. Với màn hình ảo, bạn có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm — và như chúng ta đều biết, đa nhiệm (multitasking) xấu cho năng suất.
Bây giờ bạn đã biết cách quản lý email như Bill Gates, hãy cho chúng tôi biết nó hoạt động cho bạn như thế nào. Nếu bạn dùng kỹ thuật khác, chúng tôi rất muốn nghe về nó. Chia sẻ với chúng tôi trong bình luận bên dưới!