Hãy nghĩ xem Internet đã thay đổi nhiều như thế nào trong thập kỷ qua. Thiết kế web đáp ứng. Wi-Fi khả dụng ở mọi nơi. Chuyển đổi năng suất từ ứng dụng máy tính để bàn sang ứng dụng web. Toàn bộ trang web đã nằm gọn trong túi của chúng tôi mà không cần suy nghĩ gì thêm.
Nhưng có một thứ không thay đổi:email. Trên thực tế, những email chúng ta gửi ngày nay khá giống với email đầu tiên được gửi vào năm 1971 - sự khác biệt chính là số lượng email tuyệt đối mà chúng ta phải xử lý. Bạn có biết rằng có 2,4 triệu email được gửi đi mỗi giây?
Tất nhiên bạn đã làm. Bạn có thể cảm thấy con số đó mỗi khi bạn mở hộp thư đến và thở dài trước lượng thư rác, nhiệm vụ và thư từ quá tải. Nhưng đây là một điều không thay đổi:cách Bill Gates xử lý email của mình vào năm 2006 vẫn còn phù hợp và hiệu quả cho đến ngày nay.
Cách Bill Gates xử lý hàng trăm email hàng ngày
Trong một bài báo mà ông viết cho CNN, Gates đã vạch ra cái gọi là "phong cách làm việc kỹ thuật số" của mình và cách ông quản lý để hoàn thành công việc một cách kịp thời và có trật tự. Quy trình đầy đủ của anh ấy liên quan đến các công cụ như SharePoint và OneNote, nhưng chúng ta sẽ chỉ xem xét thủ tục email của anh ấy, có ba phần:
- Màn hình kép - Thực ra, Gates đề cập đến việc có ba màn hình trong thiết lập máy trạm của anh ấy, nhưng chỉ có hai trong số chúng có liên quan đến email. Màn hình bên trái được dành riêng để hiển thị hộp thư đến của anh ấy luôn luôn. Màn hình bên phải được sử dụng để đọc và trả lời email.
- Bộ lọc và danh sách trắng - Làm thế nào mà Gates chỉ có "hàng trăm" email? Với mức độ nổi bật của anh ấy, chẳng phải giống như "hàng nghìn" hơn sao? Thủ thuật của anh ấy rất đơn giản:anh ấy lọc hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng danh sách trắng để đảm bảo anh ấy chỉ nhận được email từ bên trong công ty, từ các công ty đối tác và từ trợ lý của mình. Mọi thứ khác đều bị cuốn đi trước khi anh ta có cơ hội nhìn vào nó.
- Danh sách việc cần làm trong hộp thư đến - Mặc dù chúng tôi đã cho bạn thấy rằng các ứng dụng trong danh sách việc cần làm có thể hữu ích, Gates nói rằng ông ấy "không có nhiều danh sách việc cần làm." Thay vào đó, anh ấy coi email là nhiệm vụ của mình trong ngày, đánh dấu và sắp xếp chúng vào các thư mục dựa trên nội dung và mức độ ưu tiên. Anh ấy nói:"Chúng ta đang ở thời điểm hiện tại, thách thức không phải là làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với email, đó là đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho email quan trọng nhất . "
Đó là nó. Không có thần chú bí mật hoặc các bước bí truyền. Không có công cụ hoặc dịch vụ trả phí. Không có khái niệm cách mạng. Nếu Bill Gates có thể xử lý hộp thư đến của mình mà không cần dùng đến bất cứ thứ gì phức tạp hơn bộ lọc email, thì bạn cũng vậy.
Thiết lập hộp thư đến của bạn giống như Bill Gates
Quá trình này là nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có nhiều bộ lọc cần thiết lập, thì sẽ không mất quá 30 phút. Đối với hầu hết người dùng, bạn có thể sẵn sàng sử dụng sau chưa đầy 10 phút. Đây là những gì bạn làm.
Sắp xếp Màn hình của bạn
Mỗi nhân viên văn phòng nghiêm túc nên có ít nhất hai màn hình. Ba là lý tưởng nhưng có thể không thực hiện được do giới hạn về ngân sách hoặc không gian máy trạm. Bất kỳ nhiều hơn ba là quá mức và có thể sẽ không tăng năng suất của bạn thêm nữa. Nhưng hai là quá đủ. Máy tính xách tay cùng với màn hình cũng hoạt động.
Không có hai màn hình? Không sao đâu! Không phải tất cả đều bị mất. Hãy tiếp tục đọc vì chúng tôi cung cấp một phương pháp thay thế gần cuối.
Có hai thiết lập chính cho màn hình kép. Nếu hai màn hình hoàn toàn giống nhau, bạn có thể đặt chúng cạnh nhau hoặc đặt cạnh nhau với đường viền mí mắt của bạn nằm dọc theo đường phân cách. Nếu hai màn hình không đối xứng, hãy đặt màn hình lớn hơn trước mặt bạn (như bình thường) và đặt màn hình nhỏ hơn sang một bên. Trong trường hợp này, ứng dụng email của bạn sẽ ở trên màn hình nhỏ hơn.
Xem các mẹo của chúng tôi để có quy trình làm việc màn hình kép hiệu quả. Ngoài ra, tôi thực sự khuyên bạn nên chuyển sang thanh tác vụ dọc, thanh tác vụ này có thể hiệu quả hơn nhiều trong thiết lập nhiều màn hình, cả về năng suất và không gian màn hình.
Lọc Email của bạn
Mọi ứng dụng email và dịch vụ email hiện đại đều cung cấp một số hình thức lọc và lập danh sách trắng. Nếu của bạn không, bạn thực sự nên xem xét chuyển sang một cái đó. Việc thiếu bộ lọc tự nó không phải là một công cụ phá vỡ giao dịch, nhưng có thể cho thấy khách hàng hoặc dịch vụ của bạn đã lỗi thời trong các lĩnh vực khác (như bảo mật).
- Sử dụng dịch vụ email dựa trên web? Chúng tôi có hướng dẫn về cách thiết lập bộ lọc trong Gmail, Yahoo và Outlook.com. Điều quan trọng không kém là thiết lập danh sách trắng:Gmail, Yahoo và Outlook.com.
- Sử dụng ứng dụng khách Outlook trên máy tính? Chúng tôi có hướng dẫn về cách thiết lập bộ lọc email và danh sách trắng như một phần của bộ sưu tập các mẹo để khai báo Outlook. Đặc biệt chú ý đến Mẹo # 4 và # 5.
- Sử dụng ứng dụng khách Thunderbird trên máy tính để bàn? Chúng tôi cũng có hướng dẫn về bộ lọc email trong Thunderbird và danh sách trắng trong Thunderbird. Tuy nhiên, vì quá trình phát triển trên Thunderbird đã ngừng hoạt động, bạn có thể muốn nghĩ đến việc chuyển sang một ứng dụng khách khác.
Vì vậy, bạn nên tạo loại bộ lọc nào?
Điều đầu tiên trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng các tính năng Spam hoặc Rác của ứng dụng email khách của mình. Nếu bạn nhận được thư rác, hãy đánh dấu nó là Thư rác! Điều này giúp dịch vụ email của bạn nhận ra thư rác tốt hơn trong tương lai. Hoặc trong trường hợp của một ứng dụng khách như Postbox, việc đánh dấu là Thư rác sẽ giúp nó tự động lọc các thư rác tiềm ẩn.
Tiếp theo, thêm các địa chỉ liên hệ thường xuyên và quan trọng vào danh sách trắng của bạn. Điều này ngăn bất kỳ email nào đến từ những địa chỉ liên hệ này vô tình bị đánh dấu là Spam hoặc Rác. Vì bộ lọc thư rác cần phải hoạt động tích cực để có hiệu quả, đây là bước quan trọng mà bạn không nên bỏ qua.
Cuối cùng, sử dụng bộ lọc để sắp xếp các email mới vào các thư mục. Ví dụ:tất cả các email từ @ makeuseof.com sẽ đi vào thư mục Công việc của tôi trong khi email từ các đối tác sẽ đi vào thư mục Nhà tài trợ. Bạn cũng có thể tạo các bộ lọc cụ thể cho các email mà bằng cách nào đó vẫn vượt qua bộ lọc thư rác của bạn.
Sử dụng email làm công việc cần làm
Hãy cẩn thận để không bị lừa bởi phong trào "số không inbox" thời thượng. Mặc dù có vẻ như là một ý tưởng hay để làm trống hộp thư đến của bạn mỗi ngày, nhưng nó có thể không thực sự giải quyết được cơn cuồng hộp thư đến của bạn. Trên thực tế, Bill Gates không phải là người duy nhất đề xuất sử dụng hộp thư đến của bạn làm danh sách việc cần làm.
Giả sử bạn đã thiết lập bộ lọc của mình một cách chính xác, thì các email của bạn bây giờ sẽ được tự động sắp xếp vào các thư mục có liên quan. Bây giờ bạn chỉ cần xem qua và đánh dấu, lưu trữ hoặc xóa chúng.
- Đánh dấu - Trong Gmail và Yahoo, bạn có thể "gắn dấu sao" email. Trong Postbox, bạn có thể "đánh dấu là lời nhắc" về cơ bản cũng giống như vậy. Dù bằng cách nào thì hiệu quả cũng giống nhau:bạn có thể thấy ngay email nào vẫn cần bạn chú ý. Ngoài ra, bạn có thể lọc theo "có gắn dấu sao" hoặc "lời nhắc" - bùm, bây giờ bạn có danh sách việc cần làm của mình.
- Lưu trữ - Nếu bạn giống hầu hết, có thể bạn giữ các email được đánh dấu là đã đọc trong hộp thư đến của mình để tham khảo hoặc lưu giữ an toàn. Thật không may, đây là một nguồn lộn xộn lớn và thay vào đó bạn nên lưu trữ những email đó. Các email đã lưu trữ được cất giữ trong một thư mục đặc biệt, cho phép bạn truy cập lại chúng khi cần thiết mà không làm xáo trộn hộp thư đến của bạn.
- Xóa - Bất kỳ email nào bạn không muốn lưu sẽ bị xóa. Nếu bạn không chắc liệu mình có cần nó sau này hay không, thì hãy lưu trữ nó. Nếu không, hãy xóa nó. Giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ giúp bạn bớt căng thẳng hơn khi giải quyết các công việc đang chờ bạn toàn tâm toàn ý.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ có một màn hình duy nhất?
Thay vào đó, bạn luôn có thể sử dụng máy tính để bàn ảo.
Một màn hình ảo về cơ bản là một không gian làm việc riêng biệt trong Windows quản lý tập hợp các ứng dụng đang mở của riêng nó. Trong trường hợp này, bạn có thể có một màn hình ảo dành riêng cho ứng dụng email của bạn và một màn hình khác để duyệt hoặc thực hiện công việc. Chuyển đổi giữa chúng đơn giản như một phím tắt và bạn có thể có bao nhiêu màn hình ảo tùy thích.
Để bắt đầu, hãy xem phần giới thiệu của chúng tôi về máy tính để bàn ảo và các mẹo của chúng tôi để tối đa hóa năng suất máy tính ảo của bạn. Nó cực kỳ hữu ích và tôi coi đây là một trong những tính năng khiến việc nâng cấp lên Windows 10 trở nên đáng giá.
Theo một số cách, tôi nghĩ rằng lộ trình máy tính để bàn ảo có thể hiệu quả hơn thiết lập màn hình kép. Với hai màn hình, bạn liên tục bị tấn công bởi các kích thích email. Với máy tính để bàn ảo, bạn có thể tập trung vào một thứ tại một thời điểm - và như chúng ta đều biết, đa nhiệm ảnh hưởng xấu đến năng suất.
Bây giờ bạn đã biết cách quản lý email như Bill Gates, hãy cho chúng tôi biết cách thức hoạt động của nó đối với bạn. Nếu bạn sử dụng một kỹ thuật khác, chúng tôi rất muốn biết về nó. Chia sẻ với chúng tôi trong một bình luận bên dưới!