Tôi làm việc từ nhà. Nhiều người viết web như tôi cũng thế, và chúng tôi không đơn độc. Số người làm việc từ xa đang tăng. Làm thế nào có thể? Internet tốc độ cao và máy tính, tất nhiên, nhưng cũng nhờ smartphone.
Đúng, smartphone ngày nay biến công việc từ xa thành khả thi. Tôi dùng Android, và có nhiều cách hệ điều hành "nhỏ" của Google làm cho việc làm từ nhà dễ dàng hơn. Tôi đã tổng hợp một danh sách 12 cách.
1. Dùng Android Như Trợ Lý Cá Nhân
Thuê trợ lý tốn kém. Bạn phải trả lương, đào tạo, thậm chí tính cả bảo hiểm. Hoặc bạn có thể nhờ đến "cỗ máy" trong túi.
Hầu hết thiết bị Android đều có Google Now. Hỏi điện thoại một câu hỏi và nhận câu trả lời mà không cần mở trình duyệt. Cần đi nhanh đến UPS? Google Now dùng Maps chỉ đường nhanh nhất. Nó cũng theo dõi gói hàng bạn đang chờ.
Trợ lý cá nhân của Google không phải lựa chọn duy nhất. Cửa hàng Play Store có nhiều lựa chọn, mỗi cái có điểm mạnh yếu riêng.
2. Quét Tài Liệu Không Cần Máy In
Máy in đắt tiền và không bền. Bất cứ điều gì giúp bạn dùng ít máy in hơn đều tiết kiệm chi phí tại nhà.
Máy tính bảng không in được, nhưng nó có thể quét tài liệu. Ứng dụng như Tiny Scanner biến giấy thành ảnh hoặc PDF.
Dịch vụ ghi chú như Evernote có thể tải lên bản quét và chuyển đổi nội dung thành văn bản.
3. Thuyết Minh Ghi Chú Và Viết Không Cần Tay
Mọi điện thoại đều có mic tích hợp. Không thì làm sao gọi điện?
Nhưng phần cứng đó có công dụng khác. Thiết bị di động có thể đóng vai ghi âm. Lấy điện thoại, nhấn nút, ghi lại suy nghĩ. Phát lại file âm thanh bất cứ lúc nào.
Phương pháp này cũng giúp tránh gõ phím. Nhấn biểu tượng mic trên bàn phím để nhập chữ bằng giọng nói trong bất kỳ ứng dụng nào. Hoặc tải ứng dụng chuyên dụng như Dragon Anywhere.
4. Quản Lý Email Và Đa Nhiệm
Đọc email là một trong những nhiệm vụ đầu tiên làm cho smartphone thông minh. Chúng làm điều này đã nhiều năm. Qua thời gian, chúng giỏi hơn.
Inbox by Gmail là cách tiếp cận sáng tạo quản lý thư. Thay vì đào sâu hộp thư đến, bạn xem mỗi thư như một việc cần làm. Xong rồi, vuốt email đi.
Hầu hết ứng dụng email Android đều dùng cử chỉ (gestures). Chúng làm cho việc lọc hộp thư đến nhanh hơn trên điện thoại so với máy tính.
Nên chọn một khung giờ cố định mỗi ngày làm việc để xử lý email và chỉ làm trong khung giờ đó. Vì điện thoại di động, bạn có thể làm khi ăn sáng (nếu sống một mình) hoặc khi... ở nhà vệ sinh. Điều này giải phóng giờ làm việc cho việc khác.
5. Khám Phá Và Tổ Chức Danh Bạ
Mọi điện thoại đều có danh bạ, kể cả điện thoại "ngu". Nhưng lưu số chỉ là khởi đầu. Đây là lĩnh vực khác mà lập trình viên đã sáng tạo qua nhiều năm.
Ứng dụng như Contacts+ kết hợp danh bạ với keypad. Nó cũng gộp thông tin liên hệ phân tán trên các tài khoản và mạng xã hội.
Truecaller đóng vai caller ID, nhận diện số lạ. Còn Google Dialer tra cứu số không biết. Kết hợp lại, giống như có thư ký riêng.
6. Tạo Hoặc Chỉnh Sửa Tài Liệu
Chúng ta ít thấy hứng thú gõ văn bản trên màn hình cảm ứng nhỏ. Nhưng không có nghĩa là không có ai làm. Ngay cả những người không cảm thấy sáng tạo trên điện thoại vẫn thấy lợi ích khi cần chỉnh sửa một chút.
Android có nhiều bộ office để chọn.
Là người dùng Linux trên máy tính, tôi thấy tùy chọn trên điện thoại nhiều hơn laptop. Tuy nhiên, tôi vẫn thích viết trên laptop hơn.
Nhưng có lựa chọn thì tốt.
7. Quản Lý Dự Án
Đưa dự án từ đầu đến cuối cần nỗ lực. Bạn có thể ném hết sức và giờ làm việc, nhưng chút lập kế hoạch giúp rất nhiều.
Có khá nhiều dịch vụ quản lý dự án, nhiều hỗ trợ Android. Basecamp, Trello, và Wrike là ba cái nhớ ngay.
8. Theo Dõi Lịch Và Sự Kiện
Có lý do dùng lịch giấy truyền thống. Có lý do dùng máy tính. Nhưng điện thoại có thể là lựa chọn phù hợp nhất.
Điện thoại luôn bên bạn, nên bạn theo dõi sự kiện bất kể ở đâu trong nhà. Hữu ích khi làm việc tại nhà và việc việc khiến bạn chạy nhảy giữa các phòng.
Có nhiều ứng dụng lịch trên Google Play, nhưng để cách tiếp cận khác, bạn không cần nỗ lực nhiều. Google Calendar trông giống danh sách việc cần làm hữu ích hơn bảng tính Excel. Nó cài sẵn trên nhiều điện thoại.
9. Lên Kế Hoạch Chuyến Đi Và Cuộc Hẹn
Đôi khi người làm việc tại nhà phải ra khỏi nhà. Thật đấy.
Buổi phát biểu, tour sách, gặp khách hàng đều cần lập kế hoạch. Bạn dùng ứng dụng lịch nhớ sự kiện, nhưng các địa điểm phải đến trong thời gian đó thì sao? Xem các ứng dụng lập kế hoạch chuyến đi cho Android.
Goosit, ví dụ, làm dễ dàng chuyến đi nhiều điểm dừng và đặt chỗ.
Giữ các ứng dụng này khi đi nghỉ. Người làm việc tại nhà cũng xứng đáng nghỉ ngơi.
10. Kết Nối VPN
Làm việc từ nhà không có nghĩa là bạn là sếp mình. Nhiều công ty nới lỏng yêu cầu đến văn phòng hàng ngày. Càng nhiều nhân viên truyền thống được quyền làm từ nhà.
Thường thì nhân viên vẫn cần kết nối VPN công ty. Bạn trong tình huống này? Nếu có, đây là điều bạn có thể làm từ điện thoại hoặc máy tính bảng Android.
11. Theo Dõi Thời Gian
Thời gian là tiền, như câu nói phổ biến. Dù sao, có lợi ích từ việc theo dõi cách bạn chi tiêu thời gian. Ngay khi công việc không yêu cầu nộp giờ, bạn dùng dữ liệu cải thiện quy trình làm việc cá nhân.
Bạn có thể theo dõi giờ trong bảng tính, nhưng điện thoại có vài ứng dụng chuyên dụng. Thử tải TimePunch, Time Tracker, aTimeLogger, Work Log hoặc các ứng dụng khác.
12. Tạo Hóa Đơn
Làm việc từ nhà liên quan đến kiếm tiền. Đó là ý tưởng. Nếu bạn là nhà thầu độc lập, bạn có thể phải lập hóa đơn tại một thời điểm. Đó không phải điều ai dạy tôi.
Android đến để giúp đỡ. Ứng dụng như Invoice2Go và Street Invoice làm việc đó cho bạn.
Đừng Để Công Việc Chi Phối Cuộc Sống
Nếu có mặt tiêu cực của việc dùng smartphone cho công việc, đây là nó. Khi điện thoại luôn bên bạn, công việc cũng vậy – trừ khi bạn dừng lại. Bạn cần đủ ý chí để tuyên bố "đủ rồi". Đừng làm việc trên bàn ăn, hoặc khi dành thời gian cho con cái. Làm những bước cần thiết để trở thành người dùng smartphone có chánh niệm.
Miễn là bạn giữ giờ làm việc hợp lý, smartphone có thể là công cụ quý giá. Bạn dùng điện thoại như thế nào ở công việc, tại nhà hoặc văn phòng? Bạn có bí mật nào giúp tận dụng tối đa thời gian? Thêm vào danh sách trên!