Đây là video tổng quan về bài viết này.
Để giải thích các lý do khác nhau khiến công thức Excel có thể không tự động tính toán lại hoặc chính xác cũng như các giải pháp, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau có chứa báo cáo Bán hàng cho Tháng 1, Tháng 2 và Tháng 3. Tập dữ liệu của chúng tôi chứa 5 cột:Sản phẩm, Doanh số vào tháng 1, tháng 2 và Tháng 3, và Tổng doanh thu.
Các công thức Excel khác nhau không được tính toán tự động trong tập dữ liệu của chúng tôi. Hãy khắc phục sự cố.
Ghi chú: Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã sử dụng Microsoft Office 365. Vị trí của một số lệnh có thể thay đổi một chút trong các phiên bản Excel khác nhau.
Lý do 1 – Phương án tính toán không phù hợp
Nếu Tùy chọn tính toán tính năng được đặt thành Thủ công , Công thức Excel sẽ không tự động tính toán.
Giải pháp – Đặt tùy chọn tính toán thành tự động
CÁC BƯỚC:
- Nhấp vào Công thức tab trong dải băng.
- Nhấp vào thả xuống mũi tên trong Tùy chọn tính toán trong Tính toán nhóm.
- Chọn Tự động .
- Các công thức hiện được cập nhật tự động.
Bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Tùy chọn Excel hộp thoại.
BƯỚC:
- Nhấp vào Tệp tab trong dải băng.
- Nhấp vào Tùy chọn .
- Tùy chọn Excel hộp thoại xuất hiện.
- Nhấp vào Công thức tab.
- Đặt Tính toán trong sổ làm việc thành Tự động .
- Nhấp vào OK .
Đọc thêm: [Đã giải quyết]:Công thức Excel không cập nhật cho đến khi lưu
Lý do 2 – Giá trị ô được định dạng dưới dạng văn bản
Một lý do phổ biến khác khiến công thức Excel không tự động tính toán là việc vô tình định dạng các ô chứa công thức dưới dạng văn bản.
Giải pháp – Chuyển đổi giá trị văn bản sang định dạng số
BƯỚC:
- Chọn ô E6 và nhấn Ctrl + 1 . Định dạng ô hộp thoại bật lên.
- Chọn Số tab.
- Chọn Số từ Danh mục danh sách thả xuống.
- Kiểm tra Sử dụng dấu phân cách 1000(,) tùy chọn.
- Nhấp vào OK .
Công thức Excel hiện được tính toán tự động.
Lưu ý: Hoặc Số hoặc Chung định dạng có thể được sử dụng thay cho Văn bản .
Đọc thêm: [Đã sửa!] Công thức không hoạt động trong Excel và hiển thị dưới dạng văn bản
Lý do 3 – Sự hiện diện của dấu nháy đơn
Trong tập dữ liệu của chúng tôi có các dấu nháy đơn bị mắc kẹt trong một số ô.
Giải pháp – Loại bỏ dấu nháy đơn
Các dấu nháy đơn hoặc dấu cách ở đầu sẽ phải được loại bỏ từng cái một.
BƯỚC:
- Chọn ô có dấu nháy đơn. Ở đây, chúng ta bắt đầu với ô C8 . Mặc dù dấu hiệu không hiển thị trong ô nhưng khi quan sát căn chỉnh dữ liệu thì rõ ràng là định dạng không chính xác.
- Nhấp vào Thanh công thức .
- Nhấp vào Xóa nút để xóa dấu nháy đơn ký thủ công.
- Nhấn Enter .
- Sử dụng quy trình tương tự để xóa các dấu nháy đơn bị mắc kẹt khác khỏi các ô nơi chúng xuất hiện.
Công thức hiện được tính toán tự động.
Lý do 4 – Khoảng trống ở đầu hoặc cuối
Trong tập dữ liệu của chúng tôi, có một số khoảng trắng ở đầu hoặc cuối ngăn công thức Excel tự động tính toán.
Giải pháp – Loại bỏ khoảng trắng ở đầu hoặc cuối
BƯỚC:
- Chọn ô có dấu cách ở đầu hoặc cuối.
- Nhấp vào Thanh công thức .
- Nhấn Xóa lùi để xóa các khoảng trắng ở đầu hoặc cuối theo cách thủ công.
- Nhấn Enter .
- Tương tự, xóa các khoảng trắng ở đầu hoặc cuối bị mắc kẹt khác khỏi tất cả các ô chứa chúng.
Lý do 5 – Tham chiếu ô sai
Một lỗi phổ biến khiến công thức không tính toán như mong đợi là sử dụng không chính xác tham chiếu ô tuyệt đối.
Ví dụ:
- Nhập =B5 vào một ô và Tự động điền nó xuống, sẽ dẫn đến =B6 đang được sao chép xuống.
- Nhập =$B$5 vào một ô và Tự động điền nó giảm xuống, sẽ dẫn đến =$B$5 đang được sao chép xuống.
Trong ảnh chụp màn hình ở trên, các công thức sử dụng tham chiếu tuyệt đối đang khiến kết quả đầu ra không chính xác trong các ô D17 và E17 .
Giải pháp – Sử dụng tham chiếu ô thích hợp
Chỉ cần xóa ký hiệu đô la ($) khỏi các công thức Excel thủ phạm.
BƯỚC:
- Chọn ô C17 và xóa ký hiệu đô la ($ ) từ công thức.
- Tự động điền công thức đến cột E .
Lưu ý – Chuyển đổi nhị phân sang thập phân
Máy tính sử dụng hệ nhị phân, một hệ thống bao gồm sự kết hợp của 1 s và 0 s, để lưu trữ số. Tuy nhiên, sự hiểu biết của chúng ta về các con số dựa trên hệ thập phân, hoạt động trên cơ số 10 . Do đó, Excel cần chuyển đổi số giữa định dạng nhị phân và thập phân, đôi khi dẫn đến chênh lệch không mong muốn.
Độ chính xác tối đa của phép tính trong Excel là 15 chữ số có nghĩa. Do đó, do việc chuyển đổi từ nhị phân sang thập phân, có thể có những sai số làm tròn rất nhỏ. Với một số lập luận logic, điều này có thể tạo ra một kết quả không mong muốn.
Lý do 6 – Các số được đặt trong dấu ngoặc kép
Các số được đặt trong dấu ngoặc kép dẫn đến sự nhầm lẫn giữa giá trị văn bản và số, khiến công thức ngừng tính toán tự động. Trong hình ảnh bên dưới, hàm SUM trả về kết quả sai vì lý do này.
- Lỗi xảy ra do dấu ngoặc kép trong hàm IF , dẫn đến một số số được coi là văn bản.
Giải pháp – Sử dụng các đối số thích hợp trong công thức
Chỉ cần xóa dấu ngoặc kép khỏi IF các đối số của hàm sẽ trả về kết quả đầu ra chính xác.
Đọc thêm: [Đã sửa!] Công thức SUM không hoạt động trong Excel
Mẹo sửa công thức không tự động tính toán trong Excel
Mẹo 1 – Áp dụng định dạng ô thích hợp
Chọn sai định dạng ô là một nguyên nhân khác có thể khiến công thức Excel không tự động tính toán. Việc chọn định dạng ô phù hợp sẽ giải quyết được lỗi này.
BƯỚC:
- Chọn phạm vi C6:E16 .
- Nhấp vào Trang chủ tab.
- Chọn định dạng phù hợp từ Số nhóm, chẳng hạn như Tiền tệ cho các tế bào của chúng ta.
Các công thức bây giờ tính toán chính xác.
Lưu ý:
Khi bước vào 10/12 vào một ô, chúng ta muốn trả về điều gì trong ô đó? Chúng ta có muốn kết quả của 10/12 không ? Hay chúng ta muốn kết quả của ngày 10 tháng 12 ? Theo mặc định, Excel giả định rằng chúng ta mong muốn ngày ngày 10 tháng 12 của năm hiện tại.
Loại chuyển đổi tự động thường xuyên nhất trong Excel liên quan đến ngày tháng. Trong Excel, ngày tháng được biểu diễn dưới dạng số, biểu thị số ngày kể từ 31 tháng 12 năm 1899 . Năm hiện tại của chúng tôi là 2023 . Nếu chúng ta nhập 10/12 , Excel cho rằng chúng tôi muốn có được ngày 10 tháng 12 , và trả về 45271 bằng số của ngày đó.
Mẹo 2 – Bỏ chọn tùy chọn tham chiếu vòng
Việc kích hoạt tùy chọn tham chiếu vòng đôi khi gây khó khăn cho các công thức Excel trong việc đánh giá giá trị tự động. Tắt tính năng này sẽ giải quyết được vấn đề này.
BƯỚC:
- Chuyển đến Công thức tab.
- Trong Kiểm tra công thức nhóm, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong Kiểm tra lỗi .
- Tắt Tham khảo thông tư .
Các công thức sai giờ đây tính toán chính xác.
Mẹo 3 – Tắt lệnh Hiển thị công thức
CÁC BƯỚC:
- Nhấp vào Công thức tab.
- Từ Kiểm tra công thức nhóm, nhấp vào Hiển thị công thức tùy chọn tắt nó đi.
Các công thức sai giờ đây tính toán chính xác.
Lý do sử dụng Chế độ tính toán thủ công trong Excel là gì?
- Kiểm soát tính toán: Theo mặc định, Excel sẽ tự động tính toán lại tất cả các công thức bất cứ khi nào có thay đổi được thực hiện đối với một ô. Chế độ tính toán thủ công cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn thời điểm thực hiện tính toán.
- Cải thiện hiệu suất: Tính toán thủ công có thể cải thiện hiệu suất của Excel, đặc biệt khi làm việc với các bảng tính lớn và phức tạp, trong đó việc tính toán lại tự động sau mỗi thay đổi có thể làm chậm khả năng phản hồi của Excel. Bằng cách sử dụng tính toán thủ công, bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi đối với bảng tính, sau đó tính toán lại tất cả các công thức cùng một lúc, tiết kiệm sức mạnh xử lý và nâng cao hiệu quả.
- Phát hiện lỗi và khắc phục sự cố: Chế độ tính toán thủ công cho phép bạn xem lại và kiểm tra các công thức của mình trước khi thực hiện tính toán. Điều này có thể giúp xác định lỗi và sự không nhất quán trong bảng tính. Bằng cách kích hoạt tính toán lại theo cách thủ công, bạn có thể xác minh tính chính xác của công thức, kiểm tra các lỗi tiềm ẩn và gỡ lỗi mọi vấn đề có thể phát sinh.
- Xác thực dữ liệu: Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể cần xác thực dữ liệu trước khi thực hiện tính toán. Chế độ tính toán thủ công cho phép bạn nhập và xác minh dữ liệu mà không cần kích hoạt tính toán lại tự động. Điều này đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ trước khi thực hiện tính toán, giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Tránh tham chiếu vòng tròn: Tham chiếu vòng xảy ra khi một công thức tham chiếu đến ô chứa nó, tạo ra một vòng lặp tính toán vô hạn. Chế độ tính toán thủ công có thể giúp xác định và giải quyết các tham chiếu vòng tròn bằng cách yêu cầu bạn tính toán lại các công thức theo cách thủ công. Điều này giúp việc xác định và sửa các tham chiếu vòng tròn dễ dàng hơn, ngăn ngừa lỗi tính toán.
- Quản lý tài nguyên: Tính toán tự động tiêu tốn tài nguyên máy tính, đặc biệt là trong các bảng tính lớn. Bằng cách sử dụng chế độ tính toán thủ công, bạn có thể tiết kiệm tài nguyên hệ thống, giảm CPU cách sử dụng và tối ưu hóa hiệu suất máy tính của bạn.
Điều quan trọng cần lưu ý là khi sử dụng chế độ tính toán thủ công, bạn cần nhớ tính toán lại các công thức theo cách thủ công để đảm bảo kết quả chính xác.
Cách buộc các công thức tính toán lại trong sổ làm việc hoặc trang tính Excel
Trong trường hợp bạn yêu cầu tùy chọn Tính toán được đặt thành Thủ công, có hai phương pháp để bắt buộc tính toán lại các công thức:sử dụng Tính toán trên dải băng hoặc sử dụng một trong các phím tắt sau.
➤ Để tính toán lại trang hoạt động :
- Nhấn Shift + F9 , hoặc
- Đi tới Công thức tab>> Chọn Bảng tính từ Tính toán nhóm.
➤ Để tính lại toàn bộ sổ làm việc :
- Nhấn F9 , hoặc
- Từ Công thức tab, chọn Tính toán ngay từ Tính toán nhóm.
➤ Để tính toán lại tất cả các trang tính trong tất cả các sổ làm việc đang mở , nhấn Ctrl + Alt + F9 .
➤ Để tính toán lại một công thức cụ thể trên một trang tính :
- Chọn ô chứa công thức.
- Vào chế độ Chỉnh sửa bằng cách nhấn F2 hoặc bấm đúp vào ô.
- Nhấn Enter để thực hiện tính toán lại.
Những điều cần nhớ
- Nhấn “F9” để tính toán lại bảng tính đang hoạt động theo cách thủ công.
- Đảm bảo rằng các ô chứa công thức được định dạng là “Chung” hoặc định dạng thích hợp cho kết quả mong đợi. Định dạng không đúng có thể dẫn đến tính toán không chính xác hoặc không tính toán được.
- Xác định và giải quyết mọi lỗi tham chiếu vòng tròn.
- Nếu công thức của bạn bao gồm các tham chiếu bên ngoài đến các sổ làm việc hoặc tệp khác, hãy đảm bảo rằng các tệp được liên kết có thể truy cập được và các công thức đang tham chiếu chúng một cách chính xác.
Câu hỏi thường gặp
1. Nếu nhấn F9 mà không tính lại được công thức thì phải làm sao?
Trả lời: Nếu nhấn F9 không kích hoạt tính toán lại, hãy kiểm tra xem các công thức có tham chiếu bên ngoài đến các tệp hoặc sổ làm việc khác hay không. Đảm bảo rằng các tài liệu tham khảo này hợp lệ và các tệp được liên kết có thể truy cập được. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có bất kỳ cài đặt hoặc phụ thuộc tính toán cụ thể nào đang ngăn việc tính toán lại tự động hay không.
2. Làm cách nào để khắc phục sự cố công thức không tính toán trong một phạm vi ô cụ thể?
Trả lời: Nếu các công thức không tính toán trong một phạm vi cụ thể, hãy kiểm tra xem có bất kỳ quy tắc định dạng có điều kiện hoặc cài đặt xác thực dữ liệu nào có thể ngăn cản việc tính toán hay không. Xác minh rằng các ô được định dạng chính xác và không có phần ghi đè thủ công nào cản trở việc tính toán tự động.
3. Các ô hoặc bảng tính được bảo vệ có ảnh hưởng đến việc tính toán công thức không?
Trả lời: Có, các ô hoặc trang tính được bảo vệ có thể hạn chế việc tính toán công thức. Đảm bảo rằng các ô hoặc trang tính cần thiết không bị khóa hoặc bảo vệ nếu chúng yêu cầu tính toán tự động.
Tải xuống sổ tay thực hành
Bài viết liên quan
- Cách làm mới công thức trong Excel
- [Đã sửa!]:Công thức Excel không hiển thị kết quả chính xác
- [Đã sửa!] Công thức Excel không hoạt động trên máy tính khác
- [Đã giải quyết:] Công thức Excel không hoạt động trừ khi nhấp đúp vào ô
- [Đã giải quyết]:Công thức mảng Excel không hiển thị kết quả
<