Chúng tôi sẽ sử dụng báo cáo bán hàng cho một cửa hàng tạp hóa cụ thể. Tập dữ liệu này chứa Đại diện bán hàng , Ngày đặt hàng , Tên sản phẩm và Doanh số tương ứng của chúng số tiền trong cột B , C , D , và E .
Đọc thêm: Cách sử dụng các loại hàm COUNT khác nhau trong Excel
Nguyên nhân và giải pháp 1 – Khi các ô chứa công thức COUNT được định dạng dưới dạng văn bản
Trong trường hợp này, chúng tôi tính Tổng số đại diện bán hàng trong ô D16 . Để thực hiện việc này, chúng tôi đã chọn ô D16 và nhập công thức sau.
Tuy nhiên, nó không trả về kết quả mong muốn. Chúng ta có thể đếm Đại diện bán hàng theo cách thủ công và kết quả là 10, nhưng con số này không được hiển thị trong ô đầu ra.
Chúng tôi đang gặp vấn đề tương tự với ô D17 . Lý do đằng sau điều này là do định dạng của các ô này không phù hợp.
- Chọn ô trong D16:D17 phạm vi.
Bạn có thể thấy các ô nằm trong Văn bản định dạng ở Định dạng số hộp thả xuống trong Số nhóm lệnh. Đây là lý do hàm COUNT không hoạt động trong Excel. Vì vậy, hãy xem các bước bên dưới để giải quyết vấn đề này.
Các bước:
- Chọn ô trong D16:D17 phạm vi.
- Truy cập Trang chủ tab.
- Nhấp vào mũi tên thả xuống ở Định dạng số cái hộp.
- Từ danh sách thả xuống, chọn Chung định dạng.
Tuy nhiên, kết quả vẫn như cũ. Trang tính vẫn không thay đổi.
Để cập nhật đầu ra,
- Đi tới ô D16 .
- Nhấp đúp vào ô hoặc nhấn F2 .
- Sau đó, nhấn ENTER .
Bây giờ, chúng ta có thể thấy đầu ra được cập nhật và bên phải trong ô D16 .
Tương tự, cập nhật kết quả ô D17 . Tuy nhiên, việc làm này rất tốn thời gian nếu có nhiều ô đầu ra. Làm thế nào chúng ta có thể vượt qua nó?
Bạn có thể sử dụng Tìm và thay thế tính năng của Excel để giải quyết hiện tượng này.
- Nhấn CTRL+F để mở Tìm và thay thế thuật sĩ.
- Di chuyển đến Thay thế tab.
- Nhập dấu bằng (= ) trong Tìm gì cái hộp.
- Nhập một dấu bằng khác (= ) trong phần Thay thế bằng cái hộp.
- Nhấp vào Thay thế tất cả nút.
Nó sẽ bật lên với thông báo "Tất cả đã xong. Chúng tôi đã thực hiện 2 lần thay thế" .
Bạn có thể thấy hai ô đầu ra, D16 và D17, đưa ra kết quả chính xác.
Với phương pháp này, bạn có thể sửa đồng thời đầu ra của nhiều ô khác nhau, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Đọc thêm: Cách đếm số trong một ô trong Excel
Nguyên nhân và giải pháp 2 – Nếu tùy chọn tính toán được đặt là thủ công
Ở đây, chúng tôi muốn đếm tổng số ngày và tổng số Đại diện bán hàng bằng cách đếm số lần xuất hiện của Doanh số số tiền.
- Chọn ô D16 và chèn công thức bên dưới.
- Nhấn nút ENTER chìa khóa.
- Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải của ô D16 và nó sẽ giống như một điểm cộng (+ ) ký hiệu. Đó là Tay cầm điền công cụ.
- Kéo công cụ vào ô E16 để sao chép công thức trong ô này.
Tuy nhiên, nó cho thấy một kết quả sai lầm. Chúng ta có thể đếm các ô theo cách thủ công trong cột Doanh số. Có 8 ô có giá trị nhưng công thức của chúng tôi tính toán chúng là 10 .
Tại sao nó xảy ra? Lý do đằng sau nó là hoạt động của Tùy chọn tính toán . Ở đây, Tùy chọn tính toán được đặt là Thủ công . Vì vậy, Điền vào ô điều khiển không thể làm việc trong sổ làm việc này bây giờ. Vì vậy, chúng ta phải thay đổi ngay để loại bỏ lỗi này. Hãy làm theo các bước đơn giản dưới đây.
Các bước:
- Chuyển đến Công thức tab.
- Nhấp vào Tùy chọn tính toán thả xuống trên Tính toán nhóm lệnh.
- Chọn Tự động từ các tùy chọn.
Đầu ra trong ô E16 được đổi thành 8 từ 10 .
Đọc thêm: Cách tìm 5 số thường gặp nhất trong Excel
Nguyên nhân và giải pháp 3 – Khi ô chứa văn bản
Ở đây, chúng tôi đã cố gắng tìm Tổng số đại diện bán hàng và Tổng số sản phẩm trong các ô D16 và D17 tương ứng. Thực hiện theo hình ảnh bên dưới để đếm tổng số Đại diện bán hàng .
Có tổng cộng 10 Đại diện bán hàng trong tập dữ liệu này. Nhưng công thức đang trả về 0 làm đầu ra trong ô D16 . Vấn đề ở đâu?
Không có vấn đề nan giải nào với thủ tục của chúng tôi. Nguyên nhân chính đằng sau vấn đề này là do hàm COUNT bỏ qua các giá trị văn bản và tất cả các đối số đều là giá trị văn bản. Vì vậy, hãy làm theo các bước của chúng tôi để sửa lỗi.
Các bước:
- Chọn ô trong B5:B14 phạm vi mà chúng tôi muốn đếm.
Bây giờ, hãy nhìn vào Thanh trạng thái; bạn sẽ tìm thấy tổng số 10 .
Tuy nhiên, giải pháp tốt nhất là sử dụng hàm COUNTA .
- Nhập ô D16 và chèn công thức sau:
- Nhấn ENTER .
Thực hiện tương tự cho đầu ra của ô D17 .
Nguyên nhân và giải pháp 4 – Khi công thức trả về giá trị văn bản
Hàm COUNT cũng không tương thích với kết quả văn bản của các công thức khác. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về chủ đề này. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.
Sử dụng hàm IF , chúng tôi muốn kiểm tra Ngày đặt hàng nào là sau Ngày ưu tiên và cái nào không. Chúng tôi sẽ nhận được kết quả trả về là 1 và 0 cho giá trị TRUE cho FALSE .
- Chọn ô F5 và dán công thức bên dưới:
- Nhấn ENTER .
Chúng tôi sẽ tính tổng số ngày từ Cột công thức . Để thực hiện việc này, hãy làm theo các tác vụ dưới đây.
- Chọn ô D16 và nhập công thức sau:
- Nhấn ENTER .
Ở đây, kết quả được hiển thị là 0 . Nhưng kết quả thực tế phải là 10 . Tại sao nó lại xảy ra?
Lý do chính là kết quả đầu ra trong các ô ở F5:F14 phạm vi. Hãy để ý hình ảnh sau đây để hiểu rõ.
Hình ảnh trên hiển thị dấu ngoặc kép xung quanh các chữ số 1 và 0 trong công thức. Vì vậy, kết quả trả về được coi là giá trị văn bản. Hàm COUNT cũng sẽ hoạt động nếu công thức trả về một giá trị số. Vì vậy, hãy xem chúng ta có thể khắc phục điều này như thế nào.
Các bước:
- Xóa dấu ngoặc kép khỏi công thức của ô F5 .
Bây giờ, kết quả đầu ra trong các ô ở F5:F14 phạm vi là các giá trị số. Hàm COUNT cũng trả về kết quả chính xác dưới dạng đầu ra trong ô D16 .
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Tải bài tập Excel sau đây về để thực hành.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!