Sử dụng báo cáo bán hàng cửa hàng tạp hóa. Dữ liệu: Nhân viên bán, Ngày đặt hàng, Tên sản phẩm, Doanh thu ở cột B, C, D, E.
Đọc thêm: Cách dùng các loại hàm COUNT khác nhau trong Excel
Nguyên nhân & Giải pháp 1 – Ô chứa công thức COUNT định dạng Text
Đếm Tổng số nhân viên bán tại ô D16. Chọn ô D16 nhập công thức.
Tuy nhiên không ra kết quả mong muốn. Đếm thủ công được 10 nhưng ô kết quả không hiển thị.
Tương tự ô D17. Nguyên do: định dạng không phù hợp của các ô này.
- Chọn phạm vi D16:D17.
Các ô ở định dạng Text trong hộp Number Format nhóm Number. Đây là lý do COUNT không chạy. Giải pháp:
Các bước:
- Chọn phạm vi D16:D17.
- Tab Home.
- Nhấp mũi tên xuống hộp Number Format.
- Chọn định dạng General.
Tuy nhiên kết quả không đổi. Sheet không cập nhật.
Để cập nhật kết quả:
- Vào ô D16.
- Nhấp đúp hoặc nhấn F2.
- Nhấn ENTER.
Ô D16 hiển thị đúng kết quả.
Làm tương tự ô D17. Nhưng rất tốn thời gian nếu nhiều ô. Giải pháp: dùng Find and Replace.
- Nhấn CTRL+F mở Find and Replace.
- Chuyển tab Replace.
- Nhập dấu bằng (=) vào Find what.
- Nhập dấu bằng (=) vào Replace with.
- Nhấp Replace All.
Thông báo “All done. We made 2 replacements”.
Hai ô D16 và D17 hiển thị đúng.
Phương pháp này sửa nhiều ô cùng lúc, tiết kiệm thời gian.
Đọc thêm: Cách đếm số trong ô Excel
Nguyên nhân & Giải pháp 2 – Calculation Option đặt ở Manual
Muốn đếm tổng số ngày và tổng nhân viên bán bằng cách đếm xuất hiện Doanh thu.
- Chọn ô D16 nhập công thức.
- Nhấn ENTER.
- Kéo Fill Handle từ ô D16 sang E16 sao chép công thức.
Kết quả sai. Đếm thủ công cột Sales có 8 ô có giá trị, công thức ra 10.
Nguyên do: Calculation Option đặt ở Manual. Fill Handle không chạy. Phải đổi ngay. Các bước:
Các bước:
- Tab Formulas.
- Nhấp Calculation Options nhóm Calculation.
- Chọn Automatic.
Ô E16 đổi từ 10 thành 8.
Đọc thêm: Cách tìm 5 số xuất hiện nhiều nhất trong Excel
Nguyên nhân & Giải pháp 3 – Ô chứa giá trị Text
Đếm tổng nhân viên bán và tổng sản phẩm tại D16, D17.
Tổng 10 Nhân viên bán nhưng công thức ra 0 tại D16. Vấn đề ở đâu?
Thủ tục không sai. Nguyên nhân chính: COUNT function bỏ qua giá trị text, tất cả đối số đều là text. Giải pháp:
Các bước:
- Chọn phạm vi B5:B14 cần đếm.
Xem Status Bar – tổng đếm 10.
Giải pháp tốt nhất: dùng hàm COUNTA.
- Vào ô D16 nhập công thức:
- Nhấn ENTER.
Làm tương tự ô D17.
Nguyên nhân & Giải pháp 4 – Công thức trả về giá trị Text
COUNT cũng không tương thích với kết quả text của công thức khác. Ví dụ: dùng IF kiểm tra Ngày đặt hàng sau Ngày ưu tiên, trả về 1 cho TRUE, 0 cho FALSE.
- Chọn ô F5 dán công thức:
- Nhấn ENTER.
Đếm tổng số ngày từ Cột Formula:
- Chọn ô D16 nhập công thức:
- Nhấn ENTER.
Kết quả 0. Thực tế phải 10. Tại sao?
Nguyên do: đầu ra ô F5:F14. Xem hình hiểu rõ.
Hình trên显示 dấu ngoặc kép quanh số 1 và 0 trong công thức. Kết quả được coi là text. COUNT chạy nếu công thức trả về số. Cách sửa:
Các bước:
- Xóa dấu ngoặc kép khỏi công thức ô F5.
Đầu ra ô F5:F14 giờ là số. COUNT trả về đúng kết quả ô D16.
Tải file thực hành
Tải file Excel dưới đây để thực hành.
Nhận miễn phí bài tập Excel nâng cao có lời giải!