Hộp thư là một tính năng mạnh mẽ trong Microsoft Word cho phép bạn cá nhân hóa và gửi cùng một tài liệu (chẳng hạn như email hoặc thư) cho nhiều người nhận. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần một thông điệp nhất quán nhưng có các chi tiết riêng được điều chỉnh cho từng người nhận.
⏷ Trộn Thư trong Excel
⏷Mục đích của việc trộn thư trong Excel?
⏷Lợi ích của việc trộn thư
⏷Các thành phần chính để thực hiện trộn thư
⏷Chuẩn bị bảng tính Excel để trộn thư
⏷Cách thực hiện trộn thư từ Excel sang Word
⏵Bước 1:Soạn mẫu email trong Word
⏵Bước 2:Kết nối với nguồn dữ liệu và chỉnh sửa danh sách gửi thư
⏵Bước 3:Chèn địa chỉ và dòng lời chào trên mỗi tin nhắn
⏵Bước 4:Kiểm tra xem trước và hoàn tất việc trộn thư
⏵Bước thứ 5:Định dạng trường trộn thư (Tùy chọn)
⏵Bước 6:Trộn thư từ Excel sang Outlook có tệp đính kèm
⏵Bước thứ 7:Lưu phối thư cho lần gửi thư hàng loạt tiếp theo
⏷“Thuật sĩ trộn thư từng bước”
⏷Nhãn trộn thư từ Excel
⏷Phím tắt hữu ích
⏷Hạn chế của việc trộn thư trong Excel
⏷Các lựa chọn thay thế cho việc trộn thư trong Excel
⏷Giải quyết các vấn đề có thể xảy ra với việc trộn thư
Đây là những gì bạn sẽ khám phá trong hướng dẫn này:
- Thông tin cơ bản về trộn thư :Hiểu kết hợp thư là gì và cách thức hoạt động của nó.
- Mục đích của việc trộn thư :Khám phá nhiều cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng Trộn Thư.
- Thành phần chính :Tìm hiểu về các thành phần thiết yếu liên quan đến Trộn Thư.
- Chuẩn bị bảng tính Excel :Thiết lập dữ liệu Excel của bạn cho Trộn Thư.
- Trình hướng dẫn trộn thư từng bước :Cách tiếp cận có hướng dẫn để tạo tài liệu hợp nhất.
- Tạo nhãn :Tạo nhãn địa chỉ bằng cách sử dụng Mail Merge.
- Phím tắt hữu ích :Các phím tắt tiện dụng để trộn thư hiệu quả.
- Hạn chế và giải pháp :Giải quyết các vấn đề thường gặp và hạn chế.
Lưu ý: Chúng tôi đã sử dụng Microsoft 365 cho hướng dẫn này, nhưng bạn có thể áp dụng các phương pháp tương tự trong các phiên bản từ Excel 2007 trở đi .
Hộp thư trong Excel là gì?
Trộn Thư cho phép bạn cá nhân hóa và gửi tài liệu (như email hoặc thư) tới nhiều người nhận. Hãy tưởng tượng bạn là chủ cửa hàng đang đưa ra một chương trình giảm giá đặc biệt. Thay vì tạo thủ công từng ưu đãi, Trộn Thư cho phép bạn gửi email được cá nhân hóa kèm theo tên của họ đến từng khách hàng.
Phần mềm được hỗ trợ cho Trộn Thư:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Google Tài liệu
- Trình soạn thảo OpenOffice
- Trình soạn thảo LibreOffice
Mục đích của việc trộn thư trong Excel
Trộn thư phục vụ một số mục đích hữu ích. Bạn có thể sử dụng nó để:
- Gửi email được cá nhân hóa cho khách hàng để cập nhật sản phẩm.
- Tạo thư quảng cáo tùy chỉnh.
- Tạo hóa đơn được cá nhân hóa bằng cách hợp nhất dữ liệu Excel.
- Tổng hợp các báo cáo bán hàng riêng lẻ.
- Gửi lời mời tham dự sự kiện và câu trả lời được cá nhân hóa.
- Phân phối các bản ghi nhớ hoặc cập nhật nội bộ.
- Thu thập phản hồi thông qua các liên kết khảo sát được cá nhân hóa.
- Tạo nhãn địa chỉ cho việc gửi thiệp chúc mừng ngày lễ.
- Tạo báo cáo tiến độ tùy chỉnh cho học sinh.
Lợi ích của việc trộn thư
Hãy cân nhắc việc sử dụng tính năng Trộn thư vì nó:
- Tự động tạo và gửi tin nhắn được cá nhân hóa, tiết kiệm thời gian.
- Giúp tạo tài liệu có giao diện chuyên nghiệp.
- Giảm lỗi bằng cách tự động chèn thông tin chính xác.
- Cho phép theo dõi kết quả chiến dịch tiếp thị.
- Tăng khả năng phản hồi bằng tin nhắn được cá nhân hóa.
Các thành phần chính để thực hiện trộn thư từ Excel sang Word
Quá trình Trộn Thư bao gồm bốn thành phần cơ bản:
Làm cách nào để chuẩn bị bảng tính Excel để trộn thư?
- So khớp cột :
- Đảm bảo rằng mỗi cột trong bảng tính Excel của bạn tương ứng với tên trường dành cho việc trộn thư (ví dụ:tên, họ).
- Xác nhận không có hàng hoặc cột trống và tránh định dạng không cần thiết (chẳng hạn như các ký tự đặc biệt).
- Định dạng chính xác tỷ lệ phần trăm, đơn vị tiền tệ và mã bưu chính để đọc chính xác trong Word. Định dạng nhất quán sẽ ngăn ngừa lỗi trong quá trình trộn thư.
- Tổ chức dữ liệu :
- Giữ tất cả dữ liệu để hợp nhất trên trang đầu tiên của bảng tính của bạn.
- Lưu trữ tệp Excel cục bộ (trên PC hoặc máy tính xách tay của bạn).
- Lưu tệp dưới dạng .xlsx hoặc .csv để tương thích với các công cụ trộn thư.
- Mẹo bổ sung :
- Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán cho các cột và hàng của bạn.
- Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật thông tin hoặc lỗi quan trọng.
- Thêm một cột để xác định các bản ghi trùng lặp.
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu của bạn.
Làm cách nào để thực hiện trộn thư từ Excel sang Word?
Giả sử bạn là chủ cửa hàng muốn gửi email giảm giá tùy chỉnh cho khách hàng. Thay vì thực hiện thủ công, hãy sử dụng Mail Merge:
Bạn có một bảng tính Excel chứa các thông tin chi tiết (ví dụ:Tên, Địa chỉ, Quốc gia, Số điện thoại, Email, v.v.) của khách hàng tại cửa hàng của bạn như trong hình bên dưới.
Bước 1 – Soạn mẫu email trong Word
- Mở Microsoft Word và tạo tài liệu trống .
- Lưu nó trong cùng một thư mục r dưới dạng tệp Excel của bạn chứa thông tin chi tiết của khách hàng.
Lưu ý: Bạn phải lưu trữ tệp Excel và tệp tài liệu Word trong cùng một thư mục. Điều này sẽ ngăn bất kỳ lỗi nào có thể xảy ra khi bạn thực hiện kết nối với tập dữ liệu Excel từ Word.
- Nhấp vào Gửi thư trong Gửi thư > Bắt đầu trộn thư> Thư email .
- Viết email của bạn (ví dụ:cung cấp giảm giá) và lưu tệp.
Bước 2 – Kết nối với nguồn dữ liệu &chỉnh sửa danh sách gửi thư
- Nhấp vào Gửi thư> Chọn người nhận> “Sử dụng danh sách hiện có ”
- Định vị và chọn tệp Excel của bạn (ví dụ:Chi tiết khách hàng ) trong phần Chọn nguồn dữ liệu hộp thoại.
- Nhấp vào Mở .
- Chọn trang tính (ví dụ:Thông tin cá nhân ) nơi lưu trữ dữ liệu khách hàng.
- Nhấp vào OK .
Nếu bạn quyết định không gửi tin nhắn cho “Alice Lee” và “Emma Brown”, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Gửi thư> Chỉnh sửa danh sách người nhận .> Bỏ chọn tên “Alice Lee” và “Emma Brown” trong “Người nhận phối thư ” hộp thoại.
Nếu bạn muốn gửi tin nhắn cho mọi người thì có thể bỏ qua bước này.
Bước 3 – Chèn địa chỉ và dòng chào mừng
- Sử dụng Chèn trường hợp nhất hoặc Khối địa chỉ và dòng lời chào .
- Ví dụ:để thêm Tiêu đề trường từ Excel:
- Nhấp vào Gửi thư > Chèn trường hợp nhất > Tiêu đề .
Điều này sẽ thêm Tiêu đề trường trong tài liệu Word.
- Lặp lại cho các trường khác như Tên, Địa chỉ và Quốc gia.
- Thêm khối địa chỉ :
- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm địa chỉ.
- Nhấp vào Gửi thư > Khối địa chỉ trong Trường Viết &Chèn tùy chọn.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho biết địa chỉ sẽ trông như thế nào.
- Kiểm tra bản xem trước ở bên phải hộp thoại và nhấp vào OK .
- Thao tác này sẽ thêm khối địa chỉ vào tài liệu của bạn.
- Thêm dòng chào mừng :
- Nhấp vào Gửi thư và chọn Dòng chào mừng .
- Theo mặc định, nó sử dụng Kính gửi làm dòng chào mừng nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó.
- Xem trước dòng chào mừng và nhấp vào OK .
- Dòng chào mừng sẽ được thêm vào tin nhắn của bạn.
Bước 4 – Kiểm tra xem trước và hoàn tất việc trộn thư
- Nhấp vào Gửi thư > Xem trước kết quả .
- Sử dụng biểu tượng để xem tin nhắn tiếp theo (ví dụ:dành cho John Doe , lời chào sẽ là Dear John Doe ).
- Tiếp tục xem trước tin nhắn cho những người nhận khác.
Bạn có thể xem tin nhắn tiếp theo dành cho Jane Smith bằng cách nhấp vào biểu tượng.
Bước 5 – Định dạng trường trộn thư (Tùy chọn)
Nếu bất kỳ trường nào chứa thời gian , ngày , số , hoặc tỷ lệ phần trăm , hãy làm theo các bước sau:
a) Hiển thị mã trường:
- Chọn trường hợp nhất (ví dụ:Tên, Ngày).
- Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã Mục Trường Trộn Thư.
b) Sửa đổi mã trường:
- Xóa “*Ngày MERGEFORMAT ” từ mã trường được hiển thị.
- Nhập công tắc bạn muốn (ví dụ: {MERGEFIELD Date @ “d MMMM yyyy” ).
c) Áp dụng bản cập nhật:
- Nhấn F9 để áp dụng các thay đổi.
- Điều này đảm bảo định dạng đúng (ví dụ:07 tháng 4 năm 2003 ).
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể định dạng chính xác Trường Hợp nhất của mình, đảm bảo hình thức mong muốn trong tài liệu cuối cùng của bạn.
Dưới đây là bảng Mã Trường mà bạn có thể sử dụng cho việc Trộn Thư của mình.
Bước 6 – Trộn thư từ Excel sang Outlook có tệp đính kèm
- Hộp thư gửi thư qua Outlook :
- Đảm bảo bạn có tài khoản email Outlook.
- Giữ Outlook chạy trong khi gửi thư.
- Nhấp vào Gửi thư > Hoàn tất và hợp nhất > Gửi tin nhắn email .
- Nhập dòng chủ đề (ví dụ:Mã thông báo về lòng biết ơn:Giảm giá 10% ) và nhấp vào OK .
- Thư sẽ được tải lên thư mục Hộp thư đi của ứng dụng Outlook của bạn và được gửi tự động.
- Nếu không, hãy gửi chúng theo cách thủ công từ Gửi/Nhận của Outlook tùy chọn
Bước 7 – Lưu phối thư cho lần gửi thư hàng loạt tiếp theo
- Lưu tài liệu Word Merge Mail trên PC của bạn.
- Sử dụng nó để gửi thư hàng loạt trong tương lai bằng cách làm theo các bước tương tự.
Làm cách nào để sử dụng “Trình hướng dẫn hợp nhất thư từng bước”?
- Bật trình hướng dẫn :
- Nhấp vào Gửi thư , chọn Bắt đầu trộn thư và nhấp vào Trình hướng dẫn trộn thư từng bước .
- Trình hướng dẫn sẽ xuất hiện ở bên phải tài liệu.
- Chọn Thư email và tiến hành bước tiếp theo.
- Thực hiện trộn thư :
- Trình hướng dẫn cho phép bạn thực hiện các tác vụ tương tự như các phương pháp trước đó.
- Hãy làm theo các bước để tránh dư thừa và đạt được kết quả phối thư như mong muốn của bạn.
Làm cách nào để trộn nhãn từ Excel?
Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó chủ cửa hàng cần gửi các mặt hàng đã đặt hàng cho khách hàng thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Sau khi đóng gói hàng hóa, người chủ yêu cầu dán nhãn địa chỉ cho từng khách hàng. Hãy tạo các nhãn này bằng cách sử dụng Mail Merge:
- Thiết lập tài liệu :
- Mở Microsoft Word và tạo một trống tài liệu .
- Lưu nó trong cùng thư mục dưới dạng tệp Excel của bạn chứa thông tin chi tiết của khách hàng.
- Nhấp vào Gửi thư , chọn Bắt đầu trộn thư và nhấp vào Nhãn .
- Chọn loại nhãn :
- Chọn Thư Avery của Hoa Kỳ với tư cách là nhà cung cấp nhãn.
- Chỉ định Nhãn địa chỉ 5160 làm số sản phẩm.
Lưu ý:
Số sản phẩm tương ứng với loại nhãn bạn đang sử dụng (ví dụ:Avery 5160).
Đây là bảng về Số lượng sản phẩm Avery và cách sử dụng chúng:
- Tạo bảng nhãn :
- Nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên cùng bên trái.
- Đi tới Thiết kế bảng và chọn Biên giới để tạo một bảng không viền.
- Kết nối với dữ liệu Excel :
- Nhấp vào Gửi thư , chọn Chọn người nhận và nhấp vào Sử dụng danh sách hiện có .
- Định vị và chọn tệp Excel của bạn (ví dụ:Chi tiết khách hàng ).
- Nhấp vào Mở .
- Chọn trang tính (ví dụ:Chi tiết về Nhãn ) chứa dữ liệu khách hàng.
- Nhấp vào OK .
Nếu bạn thấy <
- Thêm khối địa chỉ :
- Nhấp vào Gửi thư và chọn Khối địa chỉ .
- Trong bản xem trước, nếu thiếu số đường, hãy nhấp vào Trường khớp .
- Ánh xạ Địa chỉ 1 vào nguồn dữ liệu thích hợp.
- Nhấp vào ô Địa chỉ 1 và nhấn OK.
- Xác nhận bản xem trước hiển thị địa chỉ đầy đủ.
- Nhấp vào OK để tiếp tục.
Điều này sẽ thêm Khối địa chỉ vào ô đầu tiên của bảng.
- Áp dụng khối địa chỉ cho tất cả các ô :
- Nhấp vào Gửi thư và chọn Cập nhật nhãn .
- Thao tác này sẽ thêm khối địa chỉ vào từng ô trong bảng.
- Xem trước và in :
- Nhấp vào Xem trước kết quả để xem bản xem trước thực sự của từng nhãn.
- Để in nhãn, hãy đi tới Gửi thư , chọn Hoàn tất &Hợp nhất và nhấp vào In tài liệu .
- Chọn tất cả bản ghi và nhấp vào OK trong Hợp nhất với Máy in hộp thoại.
- Thiết lập môi trường và thiết lập In để in tài liệu.
Các phím tắt hữu ích cho quy trình trộn thư
Dưới đây là một số phím tắt bạn có thể sử dụng khi thực hiện Trộn Thư.
Hạn chế của việc trộn thư trong Excel
- Theo dõi hạn chế :
- Bạn không thể theo dõi ai đã mở hoặc nhấp vào email của bạn trực tiếp trong Excel Mail Merge.
- Việc thiếu số liệu phân tích chi tiết khiến việc đánh giá hiệu quả hoạt động giao tiếp của bạn trở nên khó khăn.
- Tệp đính kèm :
- Excel Mail Merge không hỗ trợ đính kèm tệp (chẳng hạn như tệp PDF hoặc video) vào email của bạn.
- Nếu cần gửi tệp đính kèm, bạn sẽ cần khám phá các phương pháp khác.
- Hủy đăng ký quản lý :
- Việc quản lý đúng cách các yêu cầu hủy đăng ký có thể gặp khó khăn với Excel Mail Merge.
- Không xử lý hiệu quả việc hủy đăng ký sẽ làm tăng nguy cơ bị đánh dấu là thư rác.
Các lựa chọn thay thế cho việc trộn thư trong Excel
Dưới đây là một số lựa chọn thay thế hiệu quả cho Excel Mail Merge:
- Hộp thư cho Gmail :
- Một tiện ích bổ sung dễ dàng của Gmail cho phép bạn gửi tới 1.500 email được cá nhân hóa.
- Cung cấp gói miễn phí nhưng thương hiệu được bao gồm trong phiên bản miễn phí.
- Thêm một cách trộn thư khác (YAMM) :
- Một công cụ Gmail đơn giản phù hợp cho các cuộc khảo sát và email được cá nhân hóa.
- Có thể khó khăn cho người mới bắt đầu nhưng cung cấp gói miễn phí với số liệu phân tích hạn chế.
- Hộp thư đến bên phải :
- Một công cụ Gmail có các tính năng như lời nhắc và email định kỳ.
- Bắt đầu ở mức 7,95 USD/tháng và gói miễn phí cho phép nhận tối đa 5 email mỗi tháng.
- MailShake :
- Lý tưởng cho các chiến dịch tiếp thị và tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau.
- Bắt đầu ở mức $58/tháng.
- Thiên thạch thư :
- Một công cụ Gmail có các mẫu và giao diện dễ sử dụng.
- Bắt đầu ở mức 9,99 USD/tháng, với gói miễn phí cho phép 50 email mỗi ngày.
Giải quyết các vấn đề có thể xảy ra với việc trộn thư
Nếu bạn gặp sự cố trong quá trình Trộn thư, hãy xem xét các giải pháp sau:
- Vấn đề về nguồn dữ liệu :
- Nếu bạn thấy thông báo lỗi “Word không thể tìm thấy nguồn dữ liệu”, hãy thử cách sau:
- Đảm bảo tệp nguồn dữ liệu nằm trong cùng thư mục với tài liệu Word của bạn.
- Xác minh đường dẫn tệp chính xác trong tab Gửi thư.
- Kiểm tra xem tệp nguồn dữ liệu có được mở ở nơi khác hay không; hãy đóng nó lại và thử lại.
- Nếu sử dụng Excel, hãy lưu dưới dạng .xlsx hoặc .csv.
- Xác nhận quyền truy cập vào tệp nguồn dữ liệu.
- Nếu bạn thấy thông báo lỗi “Word không thể tìm thấy nguồn dữ liệu”, hãy thử cách sau:
- Vấn đề về trường hợp nhất :
- Nếu các trường đã hợp nhất bị thiếu hoặc hiển thị dữ liệu không chính xác:
- Xác minh rằng các trường hợp nhất được chèn chính xác vào tài liệu của bạn.
- Kiểm tra xem tên trường hợp nhất có khớp với tiêu đề cột trong nguồn dữ liệu của bạn hay không.
- Đảm bảo bạn đang sử dụng đúng loại trường hợp nhất (ví dụ:văn bản, số, ngày).
- Nếu sử dụng trường hợp nhất lồng nhau, hãy kiểm tra lỗi trong mã trường hợp nhất lồng nhau.
- Nếu các trường đã hợp nhất bị thiếu hoặc hiển thị dữ liệu không chính xác:
- Sự cố gửi email :
- Nếu email không được gửi hoặc có lỗi:
- Đảm bảo bạn đã kết nối với Internet.
- Kiểm tra cài đặt email của bạn trong Word và định cấu hình tài khoản email chính xác.
- Xác minh rằng máy chủ email của bạn không gặp sự cố ngừng hoạt động.
- Nếu sử dụng tiện ích bổ sung, hãy kiểm tra bản cập nhật hoặc liên hệ với nhà phát triển để được hỗ trợ.
- Nếu email không được gửi hoặc có lỗi:
Tải xuống sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải tài liệu và bài tập thực hành tại đây:
Hộp thư Excel:Trung tâm kiến thức
- Cách định dạng nhãn địa chỉ trong Excel
- Cách phối thư từ Excel sang Outlook có tệp đính kèm
- Cách sao chép và dán bảng Excel vào email Outlook
- Tạo danh sách gửi thư trong Excel
- Hộp thư từ Excel sang Excel
- Cách trộn thư từ Excel sang Powerpoint
- Cách phối thư từ phong bì Excel sang Word
- Cách hợp nhất ảnh từ Excel sang Word qua thư
- Hộp thư trong Excel không cần Word
- Cách chèn trường hợp nhất trong Word từ Excel
- [Đã giải quyết]:Trộn thư trong Word không hoạt động với Excel
- Macro để điền tài liệu trộn thư từ Excel
<