Các tổ chức cần bảo vệ tất cả thông tin nhạy cảm của mình và phải ngăn chặn việc tiết lộ thông tin do vô ý hoặc bất cẩn. Thông tin nhạy cảm có thể là dữ liệu tài chính, số thẻ tín dụng, số an sinh xã hội, hồ sơ sức khỏe hoặc bất kỳ dữ liệu cụ thể nào. Tổ chức muốn ngăn chặn những thông tin đó bị rò rỉ ra bên ngoài. Với Trung tâm tuân thủ và bảo mật Microsoft 365 bao gồm cả chính sách Ngăn chặn mất mát dữ liệu (DLP) , người ta có thể ngăn chặn sự rò rỉ. Vì nó có thể xác định, giám sát và bảo vệ thông tin trên Office 365. Chúng ta sẽ thấy một số khái niệm cơ bản về DLP trong Microsoft 365.
Chính sách ngăn chặn mất dữ liệu trong Microsoft 365 là gì?
DLP giúp những việc sau:
- Xác định thông tin nhạy cảm :Người ta có thể xác định bất kỳ tài liệu nào chứa thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng có thể được lưu trữ trong bất kỳ trang OneDrive for Business nào. Thông tin nhạy cảm nhận dạng này có thể trên SharePoint Online hoặc OneDrive for Business. Người ta cũng có thể tạo chính sách DLP trong trung tâm quản trị Exchange và có thể được áp dụng cho email và các mục hộp thư khác.
- Ngăn chặn việc chia sẻ ngẫu nhiên :Một người có thể tự động chặn quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm đối với tất cả mọi người, ngoại trừ quản trị viên trang web, chủ sở hữu tài liệu và người sửa đổi nội dung lần cuối.
- Giúp luôn tuân thủ mà không bị gián đoạn :Người ta có thể hướng dẫn người dùng về các chính sách DLP và giúp họ tuân thủ mà không cản trở công việc của họ. Chính sách DLP có thể gửi thông báo qua email và chỉ cho họ một mẹo chính sách.
- Ngay cả các chương trình Office trên máy tính để bàn có thể bao gồm những khả năng này như SharePoint Online và OneDrive for Business.
- Báo cáo DLP :Để biết tổ chức của một người đang tuân thủ chính sách DLP như thế nào, người ta có thể xem số lượng phù hợp với từng chính sách và quy tắc theo thời gian.
Chính sách DLP chứa những gì?
DLP chứa vị trí nội dung cần được bảo vệ. Đó là, nơi để bảo vệ nội dung. Một vị trí chẳng hạn như SharePoint Online, OneDrive cho các trang web kinh doanh.
Thông tin nhạy cảm trên Office 365 có thể được bảo vệ bằng chính sách DLP. Vị trí thông tin có thể là OneDrive for Business hoặc site SharePoint Online.
Nó cũng chứa thông tin về thời điểm và cách thức thực thi các quy tắc để bảo vệ nội dung.
- Điều kiện nội dung phải phù hợp để quy tắc được thực thi.
- Hành động bạn đặt quy tắc tự động thực hiện khi điều kiện đối sánh nội dung được đáp ứng.
Người ta có thể sử dụng một quy tắc để đáp ứng một yêu cầu bảo vệ cụ thể, để sử dụng chính sách DLP để nhóm các yêu cầu bảo vệ chung lại với nhau, chẳng hạn như tất cả các quy tắc cần thiết để tuân thủ một Quy định. 
Thiết lập chính sách DLP:
Quản trị viên hiện có thể dễ dàng thiết lập chính sách DLP cho SharePoint Online, OneDrive for Business từ trung tâm tuân thủ Office 365. Quản trị viên có thể bắt đầu với bất kỳ mẫu ngoại lệ hiện có nào để có cấu trúc đơn giản về điều kiện, hành động và ngoại lệ. Đối với các chính sách DLP cho email, người ta có thể truy cập trung tâm quản trị Exchange. 
Mẹo chính sách DLP trên ứng dụng di động OneDrive
Giờ đây, với việc nhiều người làm việc và cộng tác với những người khác trên thiết bị di động của họ, việc bảo mật dữ liệu nhạy cảm của tổ chức trở nên khó khăn hơn.
Để giúp các tổ chức trao quyền cho nhân viên của họ làm việc mọi lúc mọi nơi, Microsoft đã mở rộng Mẹo chính sách Office 365 DLP cho các ứng dụng di động OneDrive dành cho Android, iOS và Universal Windows.
Mẹo chính sách là các thông báo theo ngữ cảnh, hướng đến người dùng nhằm hướng dẫn mọi người khi nào họ sắp gửi, chia sẻ hoặc làm việc với dữ liệu nhạy cảm. Giờ đây, với tính năng sẵn có của chúng trên thiết bị di động, nó sẽ bổ sung cho những gì đã có trên web và ứng dụng khách Office 2016 bao gồm cả Outlook.
Người dùng thiết bị di động sẽ thấy mẹo chính sách cho các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm. Mẹo tùy thuộc vào các chính sách và hành động của người dùng sẽ cung cấp thông tin về những gì đã gây ra vi phạm chính sách. Nó cũng sẽ cung cấp một tùy chọn để ghi đè và gửi một báo cáo dương tính giả.
Mẹo chính sách được hiển thị trên thiết bị Android:
Mẹo Chính sách trong ứng dụng OneDrive Universal dành cho máy tính để bàn cũng được hiển thị như vậy:
Với tính năng này, dữ liệu sẽ được bảo vệ tốt hơn với trải nghiệm mẹo về chính sách DLP nhất quán trên web OneDrive for Business, ứng dụng Office và thiết bị di động.
Bạn có thể đọc thêm trên microsoft.com.
