Hầu hết người dùng Excel bắt đầu học Excel với các hàm, công thức, biểu đồ và sau đó là một số phím tắt phổ biến để sao chép và dán dữ liệu. Nhưng bước nhảy vọt về năng suất lớn nhất thường đến từ các phím tắt—đặc biệt là những phím tắt giúp loại bỏ thao tác chuột lặp đi lặp lại. Khi sử dụng Excel trong công việc hàng ngày, các phím tắt giúp công việc trở nên dễ dàng hơn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hiển thị 5 phím tắt Excel mà hầu hết mọi người phát hiện ra muộn.
1. Ctrl + Shift + Phím mũi tên:Chọn phạm vi thực ngay lập tức
Việc cuộn qua hàng nghìn hàng thật khó khăn và tốn thời gian. Bạn có thể chuyển ngay đến cạnh dữ liệu bằng cách sử dụng Ctrl + Shift + Arrow phím.
Giả sử bạn có một bảng lớn (hàng trăm/nghìn hàng). Bạn cần chọn toàn bộ phần cột, một khối hàng hoặc di chuyển nhanh mà không cần cuộn.
Các bước sử dụng:
- Nhấp vào bên trong tập dữ liệu của bạn
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓ (xuống) để chọn xuống ô được điền cuối cùng trong cột đó
- Nhấn Ctrl + Shift + → (phải) để chọn tới ô được điền cuối cùng trong hàng đó
- Bạn có thể kết hợp cả hai hướng để chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓ , sau đó trong khi vẫn được chọn nhấn Ctrl + Shift + →
- Hoặc nhấn Ctrl + A
Giả sử bạn muốn áp dụng định dạng tiền tệ trong cột Doanh thu và Chi phí:
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓ và → để chọn cả cột Doanh thu và Chi phí
- Bây giờ nhấn Ctrl + Shift + $ (Tiền tệ) hoặc áp dụng định dạng
Chọn Toàn bộ Cột/Hàng:
- Ctrl + Dấu cách → Chọn toàn bộ cột
- Shift + Dấu cách → Chọn toàn bộ hàng
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu có ô trống bên trong cột, Excel sẽ dừng ở ô trống đầu tiên. Nhấn lại phím mũi tên để chuyển sang vùng được điền tiếp theo; lặp lại để đến cuối dữ liệu theo hướng đó.
2. Flash Fill (Ctrl + E):Trợ lý dữ liệu cá nhân của bạn
Flash Fill là một trong những tính năng thông minh của Excel—nó giống như có một trình đọc suy nghĩ được tích hợp sẵn. Nó nhận ra các mẫu trong dữ liệu của bạn và tự động điền vào phần còn lại.
Giả sử bạn có một cột chứa tên đầy đủ và bạn chỉ muốn trích xuất tên.
- Thay vì viết công thức, chỉ cần nhập “Ayan” vào ô bên cạnh tên đầy đủ đầu tiên
- Nhấn Ctrl + E
- Excel nhận dạng mẫu và điền tên vào toàn bộ cột
Điều này cũng hoạt động để kết hợp dữ liệu. Ví dụ:nếu bạn có các cột riêng biệt cho ID và nhà cung cấp:
- Bắt đầu nhập 1001_Ayan Trader trong một cột mới
- Nhấn Ctrl + E và xem Excel hoàn thành phần còn lại
Nó xử lý việc định dạng số điện thoại, tạo địa chỉ email, định dạng lại ngày tháng và vô số mẫu khác.
Mẹo chuyên nghiệp: Flash Fill đã được giới thiệu trong Excel 2013. Trong Microsoft 365, Excel có thể tự động đề xuất phần còn lại của mục nhập dựa trên mẫu được phát hiện; nhấn Enter chấp nhận.
3. Ctrl + Shift + L:Bật/Tắt bộ lọc ngay lập tức
Nhanh chóng thêm hoặc xóa bộ lọc khỏi tiêu đề dữ liệu của bạn để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm. Bộ lọc cho phép bạn cắt qua các tập dữ liệu lớn mà không cần menu hoặc dải băng. Hãy tắt chúng đi để tránh những thay đổi vô tình—tuyệt vời cho việc phân tích mà không làm thay đổi chế độ xem vĩnh viễn.
Các bước sử dụng:
- Nhấp vào bên trong tập dữ liệu của bạn
- Nhấn Ctrl + Shift + L
- Sử dụng mũi tên thả xuống để lọc
- Nhấn lại lần nữa để xóa chúng
Bạn chỉ muốn xem các lệnh “Đang chờ xử lý”:
- Bật bộ lọc bằng cách nhấn Ctrl + Shift + L
- Mở rộng Trạng thái cột thả xuống>> chọn Đang chờ xử lý
- Bạn sẽ nhận được các hàng được lọc cho các đơn hàng đang chờ xử lý
- Nếu bạn nhấn Ctrl + Shift + L một lần nữa, nó sẽ xóa các bộ lọc
4. F4:Lặp lại thao tác cuối cùng
F4 cho phép bạn nhanh chóng sao chép thay đổi định dạng hoặc chỉnh sửa gần đây nhất của mình trên các ô khác, tiết kiệm số lần nhấp chuột và giảm sự lặp lại. Nó vô cùng hữu ích nhưng nhiều người lại phát hiện ra nó muộn.
Các bước sử dụng:
- Thực hiện một hành động, chẳng hạn như định dạng một ô (ví dụ:đánh dấu màu đỏ cho “Đang chờ xử lý”)
- Chọn ô hoặc dải ô khác
- Nhấn F4 để áp dụng hành động tương tự ngay lập tức
Đó là một cách tiết kiệm thời gian đáng kể cho các tác vụ lặp đi lặp lại như áp dụng cùng một đường viền hoặc xóa hàng loạt hàng. Khi chỉnh sửa công thức, F4 cũng chuyển đổi giữa các tham chiếu tương đối và tuyệt đối (ví dụ:$A$1 ).
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu F4 của bạn phím không hoạt động, nhấn Fn + F4 để lặp lại hành động cuối cùng.
5. Ctrl + T:Chuyển một dãy thành bảng
Chuyển đổi dữ liệu của bạn sang Bảng Excel bằng Ctrl + T mở khóa các tính năng mà hầu hết mọi người thậm chí không biết là có tồn tại. Phím tắt này ngay lập tức biến một phạm vi đã chọn thành một bảng được định dạng, bật các tính năng như lọc tự động, sắp xếp và các công thức động mở rộng theo dữ liệu của bạn.
Các bước sử dụng:
- Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu (bao gồm cả tiêu đề)
- Nhấn Ctrl + T
- Kiểm tra “Bảng của tôi có tiêu đề” nếu có
- Nhấp vào OK
Bảng tự động mở rộng khi bạn thêm hàng mới. Công thức trong các cột của bảng sẽ tự động được sao chép xuống. Các nút bộ lọc xuất hiện ngay lập tức. Dữ liệu nhận được một hệ thống tham chiếu có cấu trúc giúp các công thức có thể đọc được, như =SUM(SalesData[Sales]) thay vì =SUM(E2:E151) .
Bảng cũng làm cho biểu đồ trở nên năng động. Khi bảng của bạn phát triển, biểu đồ của bạn sẽ tự động cập nhật mà không cần điều chỉnh phạm vi. Nhiều người dành nhiều năm để điều chỉnh phạm vi theo cách thủ công, sao chép công thức và cập nhật nguồn biểu đồ—trong khi lẽ ra họ có thể sử dụng bảng ngay từ ngày đầu tiên.
Phần thưởng:Ctrl + G (hoặc F5) để Điều hướng/Mở “Đi tới” như một Người dùng thành thạo
Bạn có thể dễ dàng mở Đi tới hộp thoại để chuyển ngay đến một ô/dải ô hoặc chọn các ô đặc biệt.
Chuyển đến phần Đặc biệt: Bên trong Đi tới cửa sổ, nhấp vào Đặc biệt… và bạn có thể chọn:
- Trống
- Công thức
- Hằng số
- Chỉ các ô hiển thị (rất hữu ích sau khi lọc)
- Lỗi
Điền nhanh các giá trị còn thiếu (khoảng trống)
Giả sử cột B thiếu giá trị “Danh mục” và bạn muốn điền chúng bằng “Không xác định”:
- Chọn Danh mục cột
- Nhấn Ctrl + G>> chọn Đặc biệt…
- Chọn Trống>> nhấn OK
- Loại Không xác định
- Nhấn Ctrl + Enter (điền vào tất cả các ô trống đã chọn cùng một lúc)
Chỉ sao chép các ô hiển thị (Sau khi lọc)
Sau khi lọc, sao chép thông thường có thể chứa các ô bị ẩn và gây ra lỗi.
- Lọc dữ liệu của bạn
- Chọn phạm vi đã lọc
- Nhấn Ctrl + G>> chọn Đặc biệt…
- Chọn Chỉ các ô hiển thị
- Nhấp vào Sao chép
- Bây giờ Dán vào một tờ khác
Các mẹo khác về phím tắt:
- Nhấn Ctrl + ` (Dấu mộ) để hiển thị tất cả các công thức cùng một lúc
- Nhấn Alt + = để chèn SUM công thức nhanh chóng cho các phạm vi liền kề
- Nhấn Ctrl + Xuống trang để chuyển sang trang tiếp theo và Ctrl + Page Up để chuyển về trang tính trước đó
Kết luận
Đây là 5 phím tắt Excel hầu hết mọi người phát hiện ra quá muộn. Chúng hiếm khi được dạy ngay từ đầu nhưng chúng giúp giảm sự phụ thuộc vào chuột, cải thiện tốc độ và độ chính xác cũng như khiến Excel trở nên dễ dàng. Thời điểm tốt nhất để tìm hiểu những phím tắt này là khi bạn mới bắt đầu sử dụng Excel—nhưng không bao giờ là quá muộn. Thực hành chúng trong một cuốn sách trống để xây dựng trí nhớ cơ bắp. Bản thân tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã không chờ đợi thêm một năm nữa.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!