Hầu hết người dùng Excel bắt đầu học với hàm, công thức, biểu đồ, và một số phím tắt phổ biến để sao chép dán dữ liệu. Nhưng bước nhảy lớn nhất về năng suất thường đến từ phím tắt—đặc biệt là những phím loại bỏ công việc chuột lặp lại. Khi sử dụng Excel trong công việc hàng ngày, phím tắt làm cho công việc dễ dàng hơn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ 5 phím tắt Excel mà hầu hết mọi người khám phá muộn.
1. Ctrl + Shift + Phím Mũi Tên: Chọn Ngay Lập Tức Phạm Vi Thực Tế
Cuộn qua hàng nghìn hàng là đau khổ và tốn thời gian. Bạn có thể nhảy đến cuối dữ liệu ngay lập tức bằng phím Ctrl + Shift + Mũi tên.
Giả sử bạn có một bảng lớn (hàng trăm/nghìn hàng). Bạn cần chọn toàn bộ một phần cột, một khối hàng, hoặc di chuyển nhanh mà không cuộn.
Cách Sử Dụng:
- Click vào bên trong tập dữ liệu
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓ (xuống) để chọn xuống ô cuối cùng đã điền trong cột đó
- Nhấn Ctrl + Shift + → (phải) để chọn ngang đến ô cuối cùng đã điền trong hàng đó
- Bạn có thể kết hợp cả hai hướng để chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓, sau đó khi vẫn còn chọn nhấn Ctrl + Shift + →
- Hoặc nhấn Ctrl + A
Giả sử bạn muốn áp dụng định dạng tiền tệ cho cột Sales và Cost:
- Nhấn Ctrl + Shift + ↓ và → để chọn cả hai cột Sales và Cost
- Bây giờ nhấn Ctrl + Shift + $ (Tiền tệ) hoặc áp dụng định dạng
Chọn Toàn Bộ Cột/Hàng:
- Ctrl + Space → Chọn toàn bộ cột
- Shift + Space → Chọn toàn bộ hàng
Mẹo Pro: Nếu có ô trống bên trong cột, Excel dừng tại ô trống đầu tiên. Nhấn phím mũi tên một lần nữa để nhảy đến vùng điền tiếp theo; lặp lại để đến cuối dữ liệu theo hướng đó.
2. Flash Fill (Ctrl + E): Trợ Lý Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn
Flash Fill là một trong các tính năng thông minh của Excel—cảm giác như có một người đọc suy nghĩ tích hợp sẵn. Nó nhận diện mẫu trong dữ liệu của bạn và tự động điền phần còn lại.
Giả sử bạn có một cột tên đầy đủ và muốn tách chỉ tên đầu tiên.
- Thay vì viết công thức, chỉ cần gõ "Ayan" vào ô bên cạnh tên đầy đủ đầu tiên
- Nhấn Ctrl + E
- Excel nhận diện mẫu và điền toàn bộ cột bằng tên đầu tiên
Điều này cũng hoạt động cho gộp dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cột riêng cho ID và nhà cung cấp:
- Bắt đầu gõ 1001_Ayan Traders trong cột mới
- Nhấn Ctrl + E, và xem Excel hoàn thành phần còn lại
Nó xử lý định dạng số điện thoại, tạo địa chỉ email, định dạng lại ngày, và vô số mẫu khác.
Mẹo Pro: Flash Fill được giới thiệu từ Excel 2013. Trong Microsoft 365, Excel có thể tự động gợi ý phần còn lại dựa trên mẫu phát hiện; nhấn Enter để chấp nhận.
3. Ctrl + Shift + L: Bật/Tắt Bộ Lọc (Filter) Ngay Lập Tức
Nhanh chóng thêm hoặc xóa bộ lọc từ tiêu đề dữ liệu để sắp xếp và tìm kiếm dễ dàng. Bộ lọc cho phép bạn lọc qua tập dữ liệu lớn mà không cần menu hay ribbon. Tắt chúng để tránh thay đổi vô tình—tuyệt vời cho phân tích mà không làm thay đổi khung nhìn vĩnh viễn.
Cách Sử Dụng:
- Click vào bên trong tập dữ liệu
- Nhấn Ctrl + Shift + L
- Sử dụng mũi tên dropdown để lọc
- Nhấn lại lần nữa để xóa chúng
Bạn muốn chỉ xem đơn hàng "Pending":
- Bật bộ lọc bằng Ctrl + Shift + L
- Mở rộng dropdown cột Status >> chọn Pending
- Bạn sẽ nhận được các hàng đã lọc cho các đơn hàng đang chờ
- Nếu nhấn Ctrl + Shift + L lần nữa, nó sẽ xóa bộ lọc
4. F4: Lặp Lại Hành Động Cuối Cùng
F4 cho phép bạn nhanh chóng tái tạo chỉnh sửa hoặc thay đổi định dạng gần nhất trên các ô khác, tiết kiệm click và giảm lặp lại. Nó cực kỳ hữu ích, nhưng nhiều người khám phá muộn.
Cách Sử Dụng:
- Thực hiện một hành động, như định dạng ô (ví dụ: tô đỏ cho "Pending")
- Chọn ô hoặc vùng khác
- Nhấn F4 để áp dụng cùng hành động ngay lập tức
Đây là công cụ tiết kiệm thời gian lớn cho các tác vụ lặp lại như áp dụng cùng viền hoặc xóa hàng hàng loạt. Khi chỉnh sửa công thức, F4 cũng chuyển đổi giữa tham chiếu tương đối và tuyệt đối (ví dụ: $A$1).
Mẹo Pro: Nếu phím F4 không hoạt động, nhấn Fn + F4 để lặp lại hành động cuối.
5. Ctrl + T: Chuyển Đổi Vùng Dữ Liệu Thành Bảng
Chuyển đổi dữ liệu thành Bảng Excel với Ctrl + T mở khóa các tính năng hầu hết mọi người không biết tồn tại. Phím tắt này ngay lập tức biến vùng đã chọn thành bảng có định dạng, kích hoạt các tính năng như bộ lọc tự động, sắp xếp và công thức động mở rộng cùng dữ liệu của bạn.
Cách Sử Dụng:
- Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu (kể cả tiêu đề)
- Nhấn Ctrl + T
- Chọn "My table has headers" nếu có
- Click OK
Bảng tự động mở rộng khi bạn thêm hàng mới. Công thức trong cột bảng tự động sao chép xuống. Nút lọc xuất hiện ngay lập tức. Dữ liệu có hệ thống tham chiếu có cấu trúc làm cho công thức dễ đọc, như =SUM(SalesData[Sales]) thay vì =SUM(E2:E151).
Bảng cũng làm cho biểu đồ trở nên động. Khi bảng phát triển, biểu đồ của bạn cập nhật tự động mà không cần điều chỉnh phạm vi. Nhiều người dành nhiều năm điều chỉnh phạm vi thủ công, sao chép công thức xuống, và cập nhật nguồn biểu đồ—khi họ có thể dùng bảng từ ngày đầu tiên.
Thưởng: Ctrl + G (hoặc F5) Để Điều Hướng/Mở "Go To" Như Người Chuyên Nghiệp
Bạn có thể dễ dàng mở hộp thoại Go To để nhảy đến ô/vùng ngay lập tức hoặc chọn ô đặc biệt.
Go To Special: Bên trong cửa sổ Go To, click Special… và bạn có thể chọn:
- Blanks (Ô trống)
- Formulas (Công thức)
- Constants (Hằng số)
- Visible cells only (Chỉ ô hiển thị - rất hữu ích sau khi lọc)
- Errors (Lỗi)
Điền Nhanh Giá Trị Thiếu (Blanks)
Giả sử cột B thiếu giá trị "Category" và bạn muốn điền "Unknown":
- Chọn cột Category
- Nhấn Ctrl + G >> chọn Special…
- Chọn Blanks >> nhấn OK
- Gõ Unknown
- Nhấn Ctrl + Enter (điền tất cả ô trống đã chọn cùng lúc)
Chỉ Sao Chép Ô Hiển Thị (Sau Khi Lọc)
Sau khi lọc, sao chép bình thường có thể bao gồm ô ẩn và gây sai sót.
- Lọc dữ liệu của bạn
- Chọn vùng đã lọc
- Nhấn Ctrl + G >> chọn Special…
- Chọn Visible cells only
- Click Copy
- Bây giờ Paste vào sheet khác
Thêm Mẹo Phím Tắt:
- Nhấn Ctrl + ` (Dấu huyền) để hiển thị tất cả công thức cùng lúc
- Nhấn Alt + = để chèn nhanh công thức SUM cho các phạm vi liền kề
- Nhấn Ctrl + Page Down để chuyển sang sheet tiếp theo, và Ctrl + Page Up để quay lại sheet trước
Kết Luận
Đây là 5 phím tắt Excel hầu hết mọi người khám phá quá muộn. Chúng hiếm khi được dạy từ đầu, nhưng chúng giảm phụ thuộc chuột, cải thiện tốc độ và độ chính xác, và làm cho Excel cảm giác dễ dàng. Thời điểm tốt nhất để học các phím tắt này là khi bạn mới bắt đầu dùng Excel—nhưng không bao giờ muộn. Hãy thực hành chúng trong một workbook trống để xây dựng cơ nhớ. Tương lai của bạn sẽ cảm ơn vì không chờ thêm một năm nữa.
Nhận MIỄN PHÍ Bài Tập Excel Nâng Cao Có Giải Pháp!