Outlook, cả phiên bản trực tuyến và phiên bản máy tính để bàn đều cung cấp bảo vệ tích hợp sẵn khỏi email rác. Tuy nhiên, nó không tránh được false positives (dương tính giả). Nhiều lần tôi nhận thấy email từ người mà bạn đã trả lời lại bị đưa vào Spam hoặc Junk. Đôi khi thậm chí tệ hơn và email mới từ người đúng cũng bị vào junk. Đó là lúc Danh sách người gửi an toàn (Safe Senders List) phát huy tác dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm người vào Danh sách người gửi an toàn trong Microsoft Outlook.
Thêm địa chỉ email vào Danh sách người gửi an toàn trong Outlook
Bạn có thể đang sử dụng phiên bản Outlook trực tuyến hoặc Office Outlook là một phần của Office 365, Office 2019 hoặc bất kỳ phiên bản nào khác. Các bước để thêm người vào Danh sách người gửi an toàn có thể khác nhau từ phiên bản này sang phiên bản khác, nhưng về cơ bản chúng vẫn giống nhau.
- Microsoft Outlook Online
- Office 365 Outlook (ứng dụng máy tính để bàn)
- Nhập và xuất Danh sách người gửi an toàn
Nếu bạn có nhiều email, thì tốt nhất hãy sử dụng tùy chọn cuối cùng, nhưng hãy đảm bảo đọc hết tất cả.
1. Microsoft Outlook Online
- Đi đến Outlook.com và đăng nhập với tài khoản Microsoft của bạn
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, sau đó nhấp vào liên kết View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt Outlook)
- Tiếp theo, nhấp vào Junk Email (Thư rác). Tại đây bạn có thể cấu hình Danh sách người gửi an toàn (Safe Senders List)
- Bạn có ba phần ở đây:
- Blocked senders and domains (Người gửi và miền bị chặn)
- Safe Senders and domain (Người gửi an toàn và miền)
- Safe Mailing List (Danh sách thư gửi an toàn)
- Để thêm người vào danh sách người gửi an toàn, trong Safe Senders and domain, nhấp vào nút Add (Thêm)
- Nhập địa chỉ email và nhấn Enter. Email sẽ được đưa vào danh sách an toàn và những email đó sẽ trực tiếp vào Hộp thư đến (Inbox).
- Để xóa, sử dụng biểu tượng thùng rác, để chỉnh sửa, sử dụng biểu tượng bút chì.
Cách nhanh thêm người vào Danh sách người gửi an toàn
Nếu bạn biết một email bị đánh dấu sai là spam, bạn có thể thêm nó ngay lập tức vào danh sách an toàn.
- Mở Email, và nhấp vào ba chấm ngang bên cạnh hành động forward (chuyển tiếp), reply (trả lời).
- Trong menu, tìm tùy chọn có nội dung—Add to Safe Senders (Thêm vào người gửi an toàn)
- Nhấp vào nó, và nó sẽ được đưa vào danh sách.
2. Office 365 Outlook (ứng dụng máy tính để bàn)
Office 365 Outlook là ứng dụng máy tính để bàn, và cài đặt hơi khác so với phiên bản trực tuyến. Tuy nhiên, trước khi tiến hành, hãy hiểu một điều đơn giản.
Ở đây chúng ta có thể cấu hình nhiều hộp thư (mailboxes) hoặc ID email, và quy tắc rác hoặc quy tắc Danh sách người gửi an toàn có thể khác nhau cho từng hộp thư. Tôi đã thử, nhưng không thấy quy tắc chung nào có thể áp dụng cho tất cả hộp thư. Vì vậy, nếu cùng một ID email cần được đưa vào Danh sách người gửi an toàn, bạn có thể cấu hình cho một hộp thư, xuất ra, sau đó nhập cho hộp thư khác. Xem thêm ở cuối bài.
- Khởi chạy Outlook & chọn một tài khoản email được liệt kê ở ngăn bên trái.
- Trong tab Home (Trang chủ), trong phần Delete (Xóa), tìm tùy chọn Junk (Thư rác). Nhấp vào nó và chọn Junk Email options (Tùy chọn thư rác)
- Sẽ mở tùy chọn Junk Email cho tài khoản đó. Chuyển sang tab Safe Recipients (Người nhận an toàn)
- Nhấp vào nút Add (Thêm). Tại đây bạn có thể nhập chính xác email ID hoặc nếu là miền, thêm @domain.com
- Nhấp vào nút OK và áp dụng.
Bây giờ bất kỳ email nào từ người gửi hoặc miền đó sẽ không đi vào thư mục Junk.
Cách nhanh thêm người vào danh sách người gửi an toàn
Có một cách nhanh hơn để thêm người vào danh sách người gửi an toàn. Nếu bạn thấy một email trong thư mục junk và muốn làm cho nó an toàn, hãy làm theo phương pháp này.
- Chọn email
- Nhấp vào Junk trong menu Ribbon và bạn có thể chọn giữa bốn tùy chọn:
- Block Sender (Chặn người gửi) (không áp dụng ở đây)
- Never Block Sender (Không bao giờ chặn người gửi)
- Never Block Sender's domain (Không bao giờ chặn miền của người gửi)
- Never Block this group or mailing list (Không bao giờ chặn nhóm hoặc danh sách thư này)
Bạn sẽ nhận được thông báo rằng người gửi "[email protected]" đã được thêm vào Danh sách người gửi an toàn của bạn. Nhấp OK và bạn đã xong.
3. Nhập và xuất Danh sách người gửi an toàn
Khi bạn có quá nhiều email và miền cần đưa vào whitelist (danh sách trắng), chúng tôi đề xuất bạn sử dụng tùy chọn nhập/xuất. Bạn có thể tạo một tệp văn bản với một email ID hoặc miền trên mỗi dòng.
Để hiểu rõ hơn, hãy thêm thủ công vài email vào danh sách an toàn. Sau đó nhấp vào nút xuất (export). Nó sẽ nhắc bạn tải xuống một tệp văn bản. Mở tệp văn bản, và bạn sẽ thấy tất cả email và miền được liệt kê lần lượt trên một dòng mới.
Tính năng này không có sẵn trong Outlook web, vì vậy nếu bạn có danh sách lớn, không có tùy chọn nào khác ngoài việc thêm từng cái một.
Điều đó nói, vẫn có thể email bị chuyển vào thư mục Spam hoặc Junk. Điều này xảy ra khi email có thứ gì đó đáng ngờ và bị cờ bởi bộ quét (flagged by the scanner). Khi một tài khoản email hợp pháp bắt đầu gửi email rác, nó sẽ bị bắt và bạn sẽ được cảnh báo. Thông thường những email đó sẽ có thông báo cảnh báo ở đầu nói điều gì đó tương tự như—Links and other functionalities have been disabled for this email (Các liên kết và chức năng khác đã bị vô hiệu hóa cho email này). Điều này được thực hiện để bảo vệ bạn khỏi các liên kết có thể引诱 bạn cung cấp thông tin cá nhân.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này dễ làm theo, và bạn đã có thể thêm người vào Danh sách người gửi an toàn trong Microsoft Outlook.