Google Docs có nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp có vài thứ người dùng thỉnh thoảng cần mà Google Docs không có mặc định.
Có một số tiện ích mở rộng Google Docs bạn có thể bật để mở rộng cơ sở tính năng trong Google Docs. Dưới đây là mười cái tốt nhất.
Công cụ đánh dấu
Khi chỉnh sửa tài liệu hoặc cộng tác theo bất kỳ cách nào, khả năng đánh dấu văn bản vô giá.
Có cách đánh dấu trong Google Docs mặc định. Để làm vậy, bạn cần chọn văn bản muốn đánh dấu, chọn biểu tượng đánh dấu trong ribbon, và chọn màu đánh dấu muốn dùng.
Điều này tạo hiệu ứng đánh dấu tốt cho văn bản đã chọn. Tuy nhiên quy trình mất vài bước và tùy chọn hạn chế.
Tiện ích mở rộng Google Docs Highlight Tool làm quy trình đánh dấu chức năng hơn nhiều.
Sau khi cài đặt công cụ, bạn cần hoàn thành vài bước thiết lập. Để làm vậy, trong Google Docs chọn Tiện ích từ menu, chọn Highlight Tool, và chọn Cài đặt.
Bật Tự động quét bộ đánh dấu khi bắt đầu.
Chọn X ở góc để đóng cửa sổ. Cuối cùng, bắt đầu công cụ đánh dấu bằng cách chọn Tiện ích từ menu, chọn Highlight Tool, và chọn Bắt đầu.
Điều này sẽ khởi chạy Highlight Tool.
Để bắt đầu đánh dấu, chỉ cần chọn văn bản muốn đánh dấu bất kỳ màu, và chọn Thư viện đánh dấu trong cửa sổ Highlight Tool.
Chọn Bộ mới trong cửa sổ đầu. Đặt tên bộ, và áp dụng màu phù hợp. Đặt nhãn cho màu nếu thích. Khi xong, chọn Lưu.
Khi bạn tạo bộ màu đánh dấu, chúng sẽ xuất hiện trong cửa sổ Highlight Tool bên phải màn hình.
Ý tưởng là bạn có thể nhanh chóng chọn văn bản muốn đánh dấu, và chọn từ bất kỳ bộ màu đánh dấu nào đã tạo. Điều này sẽ đánh dấu văn bản đã chọn màu đó.
Ý tưởng là bạn có thể tạo bộ lớn bao gồm bao nhiêu màu đánh dấu bạn thích. Sau đó bạn có thể nhanh chóng đánh dấu văn bản đã chọn bất kỳ màu đó bằng cách chỉ nhấp bất kỳ bộ màu nào bạn thích trong cửa sổ đó.
Nó làm nhanh quá trình đánh dấu và đơn giản hóa nó rất nhiều.
Khối mã
Tiện ích mở rộng Google Doc tuyệt vời khác là Code Blocks.
Nếu thường cần tài liệu hóa mã, một trong những cách tốt nhất là dùng trình soạn thảo văn bản có thể xử lý và định dạng ngôn ngữ mã cụ thể.
Mặc định, Google Docs không xử lý định dạng mã tốt lắm. Bạn cần định dạng khối mã thủ công bằng cách chọn font khác, thêm màu nền, và hơn nữa. Nhưng tại sao phải làm hết việc đó khi có tiện ích làm tất cả cho bạn?
Sau khi cài tiện ích Code Blocks, bạn có thể truy cập bằng cách chọn menu Tiện ích, chọn Code Blocks, rồi chọn Bắt đầu.
Điều này sẽ mở cửa sổ mới bên phải cho phép chọn ngôn ngữ mã và chủ đề định dạng bạn muốn dùng.
Bây giờ tất cả bạn cần làm là dán mã vào tài liệu, bôi đen toàn bộ khối mã, và nhấp nút Định dạng trong cửa sổ Code Blocks.
Điều này tạo mã định dạng tuyệt vời nhúng trong Google doc.
Tiện ích này xử lý nhiều ngôn ngữ ấn tượng, và bao gồm nhiều chủ đề định dạng mã tuyệt vời.
Tài liệu điền được
Một trường hợp dùng phổ biến của Google Docs là tạo mẫu biểu mẫu người khác điền. Thật đáng tiếc, Google Docs không có tính năng tốt cho phép dễ dàng tạo tài liệu điền được.
May mắn thay, có tiện ích Google Doc gọi là Fillable Document cho phép bạn làm chính điều đó.
Giống các tiện ích khác, sau khi cài bạn cần chọn từ mục menu Tiện ích và chọn Bắt đầu.
Khi chạy tiện ích lần đầu, bạn cần chọn Bắt đầu thiết lập để bắt đầu. Bước 1 bạn cần chọn bảng tính nơi lưu dữ liệu từ biểu mẫu điền.
Bạn có thể tạo bảng tính mới hoặc chọn từ cái có sẵn. Chọn Tiếp theo để tiếp tục. Bước hai, bạn chọn tạo hoặc chọn thư mục đích.
Bước cuối bạn cần tạo mẫu email gửi biểu mẫu điền đến người nhận. Bước này tùy chọn.
Khi xong thiết lập, bạn có thể dùng cửa sổ Fillable Document bên phải tạo tất cả trường cho tài liệu điền. Chỉ chọn biểu tượng + bên cạnh Danh sách trường. Bạn cũng có thể chọn Tạo trường mới. Bạn có thể chèn trường đó vào tài liệu bằng cách chọn biểu tượng Chèn trường.
Những trường đó hiện trong tài liệu với ký hiệu $ phía trước.
Bạn có thể xem phiên bản web của biểu mẫu bằng cách chọn Mở biểu mẫu web trong cửa sổ Fillable Document.
Khi xong tạo biểu mẫu, chỉ chọn Xuất bản biểu mẫu. Chọn tab Chia sẻ để cung cấp danh sách địa chỉ email gửi biểu mẫu điền.
Chọn Xuất bản biểu mẫu để hoàn tất và gửi email.
Hợp nhất thư
Tiện ích Mail Merge là tiện ích Google Doc mạnh mẽ cho phép dùng giá trị từ bảng tính Google Sheets và chèn vào tài liệu mẫu.
Tại sao hữu ích? Nếu xem xét doanh nghiệp chủ cần gửi hóa đơn cho hàng trăm khách hàng, tiện ích này cho họ tạo tài liệu mẫu "hóa đơn" chính, nhưng điền các trường cụ thể dùng hàng dữ liệu từ bảng tính.
Điều này tạo ra bao nhiêu tài liệu hóa đơn cần để xử lý tất cả dữ liệu từ bảng tính gốc. Để dùng tiện ích, chỉ chọn Mail Merge từ menu Tiện ích, và chọn Bắt đầu.
Điều này mở cửa sổ Mail Merge bên phải.
Dùng cửa sổ này chọn bảng tính chứa dữ liệu muốn hợp nhất. Bạn có thể chọn từng trường muốn hợp nhất vào mẫu tài liệu.
Bạn cũng có thể chọn Hiển thị cài đặt Email để tùy chỉnh mẫu tiêu đề email nếu muốn tự động gửi lô tài liệu đến nhiều người dùng.
Nếu muốn dùng tính năng email hàng loạt, hãy chắc chắn thiết lập cài đặt SMTP cho tiện ích dùng cài đặt SMTP đúng cho tài khoản email.
Ảnh miễn phí Pixabay
Tiện ích Google Doc hữu ích khác là Pixabay Free Images. Đây là một trong những tiện ích dễ dùng nhất, vì đơn giản là tìm kiếm ảnh miễn phí để dùng trong tài liệu.
Để dùng, chỉ chọn Tiện ích từ menu, chọn Pixabay Free Images, và chọn Tìm ảnh.
Điều này sẽ mở cửa sổ bên phải bạn có thể dùng tìm ảnh miễn phí dùng trong tài liệu Google.
Chỉ chọn ảnh miễn phí để đặt vào tài liệu nơi con trỏ đang ở.
Biến số tài liệu
Một phương án thay thế cho tiện ích Mail Merge hoặc Fillable Document là tiện ích Doc Variables.
Tiện ích này hoàn hảo nếu muốn nhiều người điền tài liệu với giá trị riêng. Tiện ích cung cấp biểu mẫu cộng tác người dùng dùng để nhập dữ liệu vào biến bạn tạo trong tài liệu.
Sau khi cài tiện ích, tạo tài liệu mẫu dễ dàng. Chỉ chọn Tiện ích từ menu, chọn Doc Variables, chọn Chèn biến, và chọn loại biến muốn nhúng vào tài liệu.
Khi chọn loại biến, chỉ đặt tên và chọn có phải trường đơn hay bao phủ nhiều dòng.
Chọn OK và bạn sẽ thấy biến hiện trong tài liệu với ký hiệu "$" phía trước.
Bạn có thể gửi tài liệu cho ai đó điền, và tất cả họ phải làm là chọn Bắt đầu từ menu Tiện ích.
Điều này mở cửa sổ bên phải với trường cho tất cả biến bạn tạo cho tài liệu.
Người bạn gửi biểu mẫu chỉ cần điền biến và nhấp mũi tên xanh để xong. Điều này sẽ tự động điền tài liệu với tất cả thông tin người đó nhập.
Đây là cách tuyệt vời tạo biểu mẫu dễ điền, hoặc chỉ tài liệu mẫu mọi người dễ điền bằng cách điền biểu mẫu tiện ích.
Dọn dẹp văn bản
Nếu bạn chỉnh sửa nhiều tài liệu, tiện ích Google Doc Text Cleaner có thể tự động hóa công việc.
Cài tiện ích này cho truy cập chỉnh sửa nhanh từ menu. Chỉ chọn Tiện ích từ menu, chọn Text Cleaner, và chọn bất kỳ chỉnh sửa nhanh nào có sẵn.
Ví dụ, bạn có thể thực hiện bất kỳ hành động nào trên toàn bộ tài liệu:
- Xóa ngắt dòng
- Xóa ngắt đoạn
- Sửa ngắt dòng cứng
- Xóa nhiều khoảng trắng trong câu
- Xóa tab
- Sửa dấu ngoặc thông minh
Nếu muốn truy cập công cụ chỉnh sửa hơn, chọn Cấu hình. Cửa sổ mới sẽ mở nơi bạn tùy chỉnh tính năng Text Cleaner.
Màn hình này không chỉ cho tùy chỉnh tất cả chỉnh sửa nó sẽ làm, nhưng nếu chọn mọi thứ bạn muốn và chọn Lưu và dọn ngay, nó sẽ thực hiện tất cả chỉnh sửa cùng lúc trên tài liệu.
Công cụ này, giống tất cả các cái khác liệt kê trong bài, nâng cao điều bạn có thể làm với Google Docs. Nó làm cho việc làm những điều bất ngờ với tài liệu dễ dàng hơn nhiều.