Máy in (Printer) là thiết bị chuyển bản mềm (soft copy) thành bản cứng (hard copy). Nói cách khác, nó đưa tài liệu số của bạn ra giấy. Dù thế giới dần chuyển sang số, và cho đến khi chuyển đổi hoàn tất, chúng ta vẫn phải dùng máy in thỉnh thoảng. Nếu máy in của bạn mất nhiều thời gian để in, hướng dẫn này sẽ giúp bạn với các bước khắc phục sự cố in chậm trên Windows PC.
Cách khắc phục in chậm trên Windows PC
In chậm là vấn đề nhiều người gặp phải và một số mẹo có thể giúp khắc phục. Tuy nhiên, tốc độ in cũng phụ thuộc vào hãng và mẫu máy in. Các bước dưới đây chỉ nên làm theo nếu bạn nhận thấy tốc độ in thay đổi gần đây.
Phương pháp 1: Reset máy in (Reset Printer)
Bước đầu tiên khi gặp máy in in chậm là reset máy in bằng cách khởi động lại đơn giản. Máy in thường có cơ chế tránh quá nhiệt và giảm tốc độ để phát ra ít nhiệt hơn. Điều này thường xảy ra khi máy in bật lâu. Các bước:
- Bước 1: Tắt máy in và thử ngắt dây nguồn.
- Bước 2: Đợi 1 phút để đảm bảo các thành phần điện tử hoàn toàn mất điện và bộ nhớ tạm.
- Bước 3: Cắm lại dây nguồn và bật nguồn.
Bây giờ bạn có thể gửi lệnh in bất kỳ để kiểm tra tốc độ máy in có tăng không, nếu không thì chuyển sang bước tiếp theo.
Phương pháp 2: Tùy chọn in (Printer Preferences)
Cài đặt tùy chọn in cũng có thể gây in chậm và có thể khắc phục bằng cách đổi cài đặt chất lượng in từ Best (Tốt nhất) sang Normal (Bình thường) hoặc Draft (Nhanh) để in nhanh hơn. Tuy nhiên, chất lượng bản in tỷ lệ nghịch với tốc độ in, nghĩa là chất lượng sẽ giảm khi in nhanh hơn. Các bước xem và thay đổi cài đặt máy in:
- Bước 1: Nhấn Windows + S và gõ Printer vào ô tìm kiếm.
- Bước 2: Nhấn Printers & Scanners (Máy in & Máy quét) dưới System Settings, cửa sổ mới sẽ mở.
- Bước 3: Tìm máy in của bạn và nhấn nút Manage (Quản lý).
- Bước 4: Nhấn Printing Preferences (Tùy chọn in), cửa sổ popup mới hiện ra.
- Bước 5: Nhấn tab Paper/Quality (Giấy/Chất lượng) và chọn Media là Plain Paper (Giấy thường).
- Bước 6: Chọn Draft (Nhanh) dưới Quality Settings (Cài đặt chất lượng).
- Bước 7: Nhấn Apply (Áp dụng) rồi OK.
Tốc độ in sẽ cải thiện sau khi đổi chất lượng sang Draft. Tuy nhiên, chất lượng bản in sẽ giảm. Cũng nhớ chọn Black & White (Đen trắng) nếu không muốn in màu. Điều này sẽ khắc phục vấn đề "máy in mất nhiều thời gian để in" trong chớp mắt.
Phương pháp 3: Khởi động lại Print Spooler (Restart Printer Spooler)
Hệ điều hành gửi tài liệu đến máy in bằng một Windows Service gọi là Printer Spooler. Dịch vụ này quản lý tất cả tác vụ in và có xu hướng phản hồi chậm nếu nhiều dữ liệu bị "tắc" lại. Trong trường hợp này, bạn có thể khởi động lại dịch vụ Printer Spooler theo các bước:
- Bước 1: Nhấn Windows + R để mở hộp RUN, gõ Services.msc vào ô văn bản.
- Bước 2: Nhấn OK hoặc Enter để mở cửa sổ Services.
- Bước 3: Tìm dịch vụ Printer Spooler trong danh sách dịch vụ theo thứ tự bảng chữ cái, chuột phải để hiện menu ngữ cảnh.
- Bước 4: Nhấn Stop (Dừng) và thu nhỏ cửa sổ Services.
- Bước 5: Mở lại hộp RUN (Windows + R), gõ Spool và nhấn Enter.
- Bước 6: Một thư mục sẽ mở trong File Explorer, double-click vào thư mục PRINTERS.
- Bước 7: Xóa tất cả file trong thư mục này để xóa hàng đợi in (Print Queue).
- Bước 8: Phóng to cửa sổ Services, chuột phải vào Print Spooler lần nữa, lần này chọn Start (Khởi động).
- Bước 9: Gửi lệnh in mới và kiểm tra tốc độ máy in. Đây là một trong những bước quan trọng nhất để khắc phục in chậm và có thể dùng làm bước đầu tiên.
Phương pháp 4: Kết nối mạng (Network Connection)
Yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng tốc độ in là mạng dùng để gửi lệnh đến máy in. Nếu dùng kết nối có dây hoặc không dây, thói quen tốt là reboot router mỗi 24 giờ. Ngoài reboot router đơn giản, bạn cũng có thể kiểm tra vật lý cáp ethernet (đối với máy in có dây) và tắt ứng dụng ngốn băng thông (bandwidth-hogging apps) trong trường hợp máy in Wi-Fi.
Phương pháp 5: Cập nhật Firmware (Update Firmware)
Bước tiếp theo để khắc phục "máy in mất nhiều thời gian để in" là cập nhật firmware của máy in. Đối với máy in không dây, nhà sản xuất thường đẩy cập nhật khi phát hành và máy in sẽ hiển thị thông báo yêu cầu cập nhật khi kết nối Wi-Fi. Nhưng đối với máy in có dây, bạn phải tải bản cập nhật firmware từ trang web nhà sản xuất và cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình.
Phương pháp 6: Cập nhật Driver (Update Drivers)
Phương pháp cuối cùng để khắc phục in chậm là cập nhật driver máy in, có thể làm thủ công bằng cách tải file cần thiết từ trang web OEM. Hoặc bạn có thể dùng phương pháp dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức bằng Smart Driver Care. Phần mềm cập nhật driver của bên thứ ba này có thể quét PC, xác định vấn đề driver, và tải/cài đặt driver mới nhất, tương thích nhất cho PC. Các bước dùng Smart Driver Care:
- Bước 1: Tải ứng dụng từ link chính thức bên dưới.
- Bước 2: Cài đặt ứng dụng bằng cách chạy file tải ở Bước 1.
- Bước 3: Mở ứng dụng, nhấn Scan Now (Quét ngay) dưới mục Drivers.
- Bước 4: Sau khi quét xong, danh sách vấn đề driver sẽ hiển thị.
- Bước 5: Nhấn link Update Driver (Cập nhật driver) bên cạnh driver máy in và để ứng dụng cập nhật driver cho bạn.
- Bước 6: Khởi động lại máy tính và kiểm tra xem vẫn còn gặp vấn đề in chậm không.
Lời kết: Mẹo khắc phục in chậm trên Windows PC
Các bước trên được tổng hợp từ nhiều diễn đàn khắc phục sự cố kỹ thuật và sẽ giúp ích nếu máy in của bạn mất nhiều thời gian để in. Bạn có thể thử từng bước và bình luận bên dưới để cho chúng tôi biết bước nào hiệu quả cho bạn. Nếu bạn biết phương pháp khác để khắc phục in chậm trên Windows PC, hãy ghi chú lại.