Email là một trong những thứ ban đầu như một tính năng tiện lợi nhưng nhanh chóng trở thành thứ đáng sợ. Tôi biết rằng khi tôi có hàng trăm email chưa đọc, ruột của tôi nhanh chóng chìm vào khoảng trống sâu thẳm và tôi phớt lờ những email đó lâu hơn. Nhưng có thể nếu chúng tôi áp dụng các mẹo và thủ thuật của các ưu điểm của email, chúng tôi sẽ không coi hộp thư đến của mình là một trở ngại.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của email - không chỉ là văn bản email, nhưng thiết lập hộp thư đến, quản lý email, biết khi nào cần kiểm tra email và hơn thế nữa. Tăng cường hiệu quả sử dụng email có nghĩa là tăng năng suất và điều đó cuối cùng có nghĩa là hoàn thành mọi thứ trong thời gian ngắn hơn. Đó chính xác là những gì chúng tôi muốn.
Lưu ý:Một khía cạnh của việc trở thành người chuyên nghiệp trong email là giữ an toàn và bảo mật. Đọc 7 mẹo bảo mật email quan trọng này trước khi bắt đầu tại đây. Việc mất quyền truy cập vào tài khoản email của bạn có thể vô cùng bất lợi.
Lên lịch cho Thời gian “Kiểm tra Email”
Một trong những sai lầm lớn nhất của những người dùng có hộp thư đến cực kỳ hoạt động là họ sẽ để Gmail, Thunderbird hoặc Postbox mở 24/7 và chạy ở chế độ nền. Một sai lầm khác là việc sử dụng các tiện ích bổ sung hoặc tính năng thông báo sẽ cảnh báo cho bạn ngay khi có email, bất kể email đó có tầm thường đến đâu.
Sự thật không thể phủ nhận:thường xuyên kiểm tra email có nghĩa là bạn không thể dành sự tập trung cho một nhiệm vụ khác. Thực tế không thể phủ nhận:nếu bạn cố gắng xây dựng tiêu điểm, thông báo sẽ phá vỡ nó ngay lập tức.
Do đó, bạn nên xem hộp thư đến của mình như một hoạt động giống như bất kỳ hoạt động nào khác. Đừng cho phép nó trở thành một khía cạnh “luôn hoạt động” trong cuộc sống của bạn. Thay vào đó, hãy lên lịch các khối thời gian - có thể một lần một ngày, có thể ba lần một ngày - nơi bạn kiểm tra hộp thư đến, làm mọi thứ bạn cần, sau đó đóng nó lại. Có thể mất một thời gian để phá bỏ thói quen nhưng tin tôi đi, năng suất của bạn sẽ tăng vọt.
Loại bỏ Phần dư thừa
Điều đầu tiên bạn nên làm khi mở hộp thư đến của mình là lướt nhanh nó và xóa mọi email có vẻ không quan trọng. Hãy coi bạn là một nhà điêu khắc với một khối đá cẩm thạch tươi khổng lồ. Trước khi bắt đầu vào công việc thực sự, bạn cần phải tập trung vào những bước đi rộng rãi và loại bỏ những thứ dư thừa.
Hãy tưởng tượng bạn đăng ký và tìm thấy 350 email đang chờ phản hồi. Tất cả chỉ mất năm phút - vâng, thực sự! - để đọc lướt qua và nhấp vào hộp kiểm bên cạnh các email không quan trọng. Khi bạn đã hoàn thành phần lớn, hãy nhấp vào Xóa để xóa tất cả các email đã kiểm tra đó. Giờ đây, bạn chỉ cần trả lời 50 và đó là một động lực lớn về mặt tâm lý.
Đọc và Trả lời ngay lập tức
Bạn có thường xuyên mở email, thấy cần phải làm gì đó nhưng lại để sang ngày khác? Đây có thể là một thói quen rủi ro. Nếu bạn quên nó thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bị mất email bằng cách nào đó? Điều gì xảy ra nếu bạn cần trả lời sớm hơn bạn nghĩ?
Tốt hơn là làm tất cả ngay lập tức. Nó ngăn chặn sự hình thành của suy nghĩ “Tôi vẫn cần trả lời email đó” sẽ đeo bám bạn cho đến khi bạn hoàn thành nó. Nó làm giảm khả năng bạn quên một email quan trọng. Nó giúp khách hàng, bạn bè và những người liên hệ công việc của bạn hài lòng vì bạn trả lời đúng giờ như vậy. Như một phần thưởng, bạn sẽ có một tải trọng lớn trong tâm trí của mình.
Với một hộp thư đến sạch sẽ và trống không bị lộn xộn với các thư bạn cần trả lại, bạn có thể dễ dàng triển khai điểm trước đó là chỉ kiểm tra email vào các thời điểm đã lên lịch. Nếu bạn thực sự không muốn đọc và trả lời ngay lập tức, thì ít nhất hãy xem một addon nhắc nhở qua email.
Câu trả lời soạn trước
Câu trả lời soạn trước là một điều tuyệt vời tính năng đã trở thành tiêu chuẩn trong tất cả các dịch vụ email và ứng dụng khách hàng đầu. Về cơ bản, một câu trả lời soạn trước là một câu trả lời mẫu mà bạn có thể tạo trước và sử dụng chỉ với một cú nhấp chuột. Đây là những điều tuyệt vời khi bạn thấy mình nhập đi gõ lại cùng một câu trả lời, chẳng hạn như khi mọi người thường xuyên gửi câu hỏi về một chủ đề cụ thể.
Bạn có thể bật Câu trả lời soạn trước trong Gmail bằng cách chuyển đổi nó trong phần Labs của cài đặt. Yaara đã viết một bài hướng dẫn về cách bắt đầu với Câu trả lời soạn trước trong Gmail.
Hãy trình bày ngắn gọn
Cách tốt nhất để cắt giảm thời gian email hút bạn:dành ít thời gian hơn để viết thư trả lời. Tất nhiên, đừng hy sinh nghi thức cá nhân hoặc kinh doanh phù hợp bằng cách viết các câu trả lời ngắn gọn, nhưng bạn cũng không cần phải viết 5-10 đoạn cho mỗi email bạn gửi. Email ít trang trọng hơn các thư truyền thống!
Xác định thông điệp chính mà bạn muốn truyền tải, sau đó cố gắng truyền tải thông điệp đó đến người nhận tối đa trong một đến ba đoạn văn. Bạn có biết mình đang gặp khó khăn như thế nào khi xem quá nhiều email không? Chà, người nhận có lẽ đang gặp phải vấn đề tương tự. Việc rút ngắn email không chỉ giúp tiết kiệm thời gian của bạn mà còn tiết kiệm thời gian của họ và họ sẽ biết ơn vì điều đó.
Sử dụng Bộ lọc để Sắp xếp
Việc sử dụng sức mạnh của bộ lọc có thể cách mạng hóa quy trình làm việc qua email của bạn. Về bản chất, một bộ lọc xem xét mọi email đến và nếu nó đáp ứng các tiêu chí của bộ lọc, sẽ thực hiện một hành động đối với nó. Hành động này có thể là chuyển email đến một thư mục nhất định hoặc đặt một nhãn cụ thể. Tiêu chí của bộ lọc có thể bao gồm người gửi là ai, chủ đề của email, nội dung nội dung, v.v.
Bộ lọc là một phương pháp tuyệt vời để giữ cho hộp thư đến của bạn có tổ chức. Bạn có nhận được nhiều bản tin cập nhật từ các chuỗi bán lẻ, thông báo từ mạng xã hội hoặc hóa đơn điện tử không? Bộ lọc có thể giữ cho những email đó tách biệt khỏi hộp thư đến của bạn, cắt giảm đáng kể lượng email bạn cần chuyển qua. Thêm vào đó, ít có khả năng bạn vô tình xóa một trong số đó.
Xem bài đăng của Craig về cách thiết lập và sử dụng bộ lọc Gmail.
Kết luận
Email là một công nghệ đơn giản nhưng có nhiều cách tiên tiến để sử dụng nó. Điều quan trọng nhất để trở thành một chuyên gia về email là xác định phần lớn thời gian của bạn đang được sử dụng ở đâu và tìm cách cắt giảm thời gian đó. Hy vọng rằng các mẹo được nêu ở trên và một số mẹo khác về hiệu quả sử dụng email mà chúng tôi đã đề cập trước đó sẽ giúp bạn biết được thời gian của mình đang trôi đi đâu và làm thế nào để chống lại sự kém hiệu quả đó.
Còn bạn thì sao? Bạn có bất kỳ thủ thuật hoặc quy trình nào mà bạn sử dụng để tối đa hóa năng suất email của mình không? Hãy chia sẻ chúng trong phần bình luận!