Hướng dẫn: Thêm tài khoản Email vào iPhone

Dùng iPhone đọc và trả lời email chắc chắn là cách tuyệt vời giữ liên lạc với bạn bè và đồng nghiệp. Nhiều người dùng iPhone cho giao tiếp email vì hiệu quả và không yêu cầu ngồi trước máy tính. Bạn dùng iPhone truy cập cả email cá nhân lẫn công việc. Bạn cũng thêm nhiều tài khoản vào iPhone, hữu ích nếu có nhiều tài khoản cho mục đích khác nhau.

Bài này hướng dẫn từng bước thêm tài khoản email vào iPhone cả tự động và thủ công.

Tài khoản Tự động và Thủ công

Có hai cách thêm tài khoản email trên iPhone:

1. Tự động (Automatic)
2. Thủ công (Manual)

Hãy xem khác biệt cả hai cấu hình.

Tự động

Khi thêm tài khoản qua cấu hình tự động, chỉ đơn giản nghĩa là app tự cấu hình tài khoản. Đây là cách nhanh nhất thêm email, mất khoảng 1-2 phút. Bạn cần địa chỉ email và mật khẩu, phần còn lại app lo. Dù ai cũng muốn dùng cấu hình tự động, nó không khả dụng cho mọi loại tài khoản. Chủ yếu, Gmail, Yahoo, Hotmail, AOL và các nhà cung cấp webmail phổ biến khác cấu hình tự động. Nếu thêm tài khoản một trong các nhà cung cấp này, bạn không lo.

Nếu dùng nhà cung cấp webmail khác, bạn phải chuyển sang cấu hình thủ công, không phức tạp nhưng tốn thêm thời gian.

Thủ công

Trong cấu hình thủ công, như tên gợi ý, bạn phải thiết lập tài khoản thủ công. Nghĩa là bạn phải nhập tên máy chủ đến (incoming server) và máy chủ đi (outgoing server) mình. Điều này tự động trong cấu hình tự động nhưng bạn phải tự nhập nếu thêm tài khoản thủ công.

Bạn chủ yếu dùng cấu hình thủ công khi tài khoản email là tùy chỉnh (custom) hoặc doanh nghiệp. Ví dụ, nếu công ty cấp email, app mail có thể không có cài đặt cho tài khoản đó. Vì vậy, bạn phải tự nhập. Có vài thứ cần thiết thêm tài khoản thủ công nhưng sẽ đề cập sau.

IMAP và POP3

Bạn không cần lo IMAP hoặc POP3 nếu dùng cấu hình tự động. Chỉ cần biết IMAP và POP3 khi thêm tài khoản thủ công.

IMAP

IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol. Giao thức email, nếu dùng, sẽ nói cho email client cách xử lý email. Tài khoản cấu hình IMAP đồng bộ trên các thiết bị và sao chép thay đổi từ điện thoại lên máy chủ. Vậy nên giống email bình thường. Giả sử bạn chỉnh email từ điện thoại rồi kiểm tra từ máy tính, nó cập nhật ở đó. Nếu muốn email như hiện tại và dùng từ nhiều thiết bị, chọn IMAP.

POP3

POP3 là viết tắt Post Office Protocol và 3 là phiên bản thứ 3. POP3 là giao thức khác cấu hình tài khoản thủ công. POP3 khác IMAP ở chỗ nó không đồng bộ thay đổi lên máy chủ. Nếu chọn POP3 thêm tài khoản, email tải về điện thoại. Vì email tải về ngoại tuyến, mọi thay đổi bạn làm không sao chép lên máy chủ.

Phù hợp người muốn lưu bản sao email trên điện thoại hoặc chỉ dùng một máy truy cập email. Thường người chọn giao thức này cho email công việc và dùng một máy tính/điện thoại chuyên dụng. Vì vậy, nếu tìm cách lưu email tại một nơi, POP3 là lựa chọn.

Biết IMAP và POP3 quan trọng vì bạn sẽ được hỏi chọn giao thức khi thêm tài khoản thủ công. Bạn không lo chọn cái nào vì luôn có thể xóa tài khoản thêm và thêm lại với giao thức khác. Nhưng tốt nếu quyết định trước để không tốn thời gian.

Thêm tài khoản Email Tự động

Bài này thêm tài khoản Hotmail cấu hình tự động. Vì bước thêm tài khoản giống nhau, bạn dùng bước Hotmail cho tài khoản khác.

Thông tin cần thiết thêm tài khoản tự động:

1. Địa chỉ Email
2. Mật khẩu

Lấy mật khẩu

Mật khẩu nhập khi thêm tài khoản phụ thuộc vào việc bạn bật xác thực 2 bước (2-step verification) cho tài khoản.

Xác thực 2 bước Đã bật

Nếu bật xác thực 2 bước, bạn cần nhập Mật khẩu ứng dụng (App Password) vào trường mật khẩu. Lấy App password theo bước:

1. Mở trình duyệt đăng nhập tài khoản Hotmail
2. Nhấp ảnh đại diện (góc trên phải) nhấp Xem tài khoản (View Account)

3. Chọn Bảo mật (Security)

4. Chọn Cập nhật thông tin (Update info) dưới mục Cập nhật thông tin bảo mật. Có thể phải nhập mật khẩu

5. Nhấp tùy chọn thêm (more options)

6. Cuộn xuống chọn Tạo mật khẩu ứng dụng mới (Create a new app password) dưới mục Mật khẩu ứng dụng (App passwords)

7. Hệ thống tự tạo mật khẩu mới
8. Sao chép hoặc ghi nhớ mật khẩu ứng dụng này

Xác thực 2 bước Chưa bật

Nếu hệ thống xác thực 2 bước tắt, bạn nhập mật khẩu tài khoản email vào trường mật khẩu và nó hoạt động.

Bây giờ, làm theo bước dưới thêm tài khoản Hotmail tự động

1. Vào Cài đặt từ iPhone
2. Chọn Mail
3. Chọn Tài khoản (Account)
4. Chọn Thêm tài khoản (Add Account)

5. Bây giờ bạn thấy nhà cung cấp webmail liệt kê. Chọn Hotmail hoặc Outlook

6. Nhập địa chỉ email
7. Nhập mật khẩu. Xem mục Lấy mật khẩu nếu không chắc dùng mật khẩu nào
8. Nhấp Tiếp theo (Next)

9. Đợi app xác minh tài khoản.

Khi xong, bạn thay đổi cài đặt đồng bộ và tài khoản. Thay đổi theo yêu cầu và nhấp Lưu (Save)

Xong. Tài khoản đã thêm. Bạn dùng cùng bước cho tài khoản nhà cung cấp webmail khác. Bạn thấy nhà cung cấp cấu hình tự động như Gmail, Yahoo, AOL v.v. Nếu nhà cung cấp không trong danh sách (danh sách hiện khi chọn thêm tài khoản), bạn dùng cách kia: cấu hình thủ công. Cấu hình thủ công đề cập ở phần sau.

Điều khác cần nhớ: đôi khi bạn không thêm tài khoản tự động dù email/mật khẩu đúng. Điều này xảy ra nếu tùy chọn "Cho phép ứng dụng kém an toàn" (Allow less secure apps) tắt trong tài khoản email. Tùy chọn "Cho phép ứng dụng kém an toàn" hiện khi Xác thực 2 bước Tắt. Một số tài khoản không có tùy chọn này, bạn dùng mật khẩu bình thường, nhưng tài khoản khác cần bật tùy chọn đó để mật khẩu hoạt động. Vì vậy, kiểm tra tài khoản xem tùy chọn đó có không. Gmail và Yahoo có tùy chọn này, bật lên nếu gặp khó đăng nhập.

Thêm tài khoản Email Thủ công

Như đề cập, thông tin thêm tài khoản thủ công khác tự động. Vì vậy, đây là thông tin cần khi thêm tài khoản thủ công

Thứ cần thiết thêm tài khoản qua Cấu hình Thủ công

1. Địa chỉ email
2. Mật khẩu (xem Lấy mật khẩu phần trên)
3. Tên máy chủ đến (Incoming Server Name)
4. Tên máy chủ đi (Outgoing Server Name)
5. Giao thức (IMAP hoặc POP3)
6. Số cổng (Port Numbers)

Mật khẩu dùng phụ thuộc vào Xác thực 2 bước Bật hoặc Tắt. Nếu Xác thực 2 bước Bật, bạn cần Mật khẩu ứng dụng (App password) tạo từ tài khoản để thêm email thành công. Bạn dùng App Password thay mật khẩu email thường. Nếu Xác thực 2 bước Tắt, bạn dùng mật khẩu email. Nhưng đừng quên bật tùy chọn "Cho phép ứng dụng kém an toàn" (Allow less secure apps) nếu không sẽ gặp vấn đề đăng nhập mật khẩu thường. Nếu muốn hướng dẫn từng bước, xem mục Lấy mật khẩu phần trên.

Vì đã biết dùng cả IMAP và POP3 cấu hình thủ công, chúng ta xem bước cho cả IMAP lẫn POP3. Trước hết xem IMAP.

IMAP

Bước thêm tài khoản thủ công với IMAP:

1. Vào Cài đặt từ iPhone
2. Chọn Mail
3. Chọn Tài khoản (Account)
4. Chọn Thêm tài khoản (Add Account)

5. Chọn Khác (Other) từ danh sách nhà cung cấp hiện ra

6. Chọn Thêm Tài khoản Thư (Add Mail Account)

7. Nhập tên
8. Nhập địa chỉ email
9. Nhập mật khẩu. Xem Lấy mật khẩu nếu không chắc
10. Nhập mô tả (description). Có thể "Tài khoản cá nhân" hoặc gì đó. Không ảnh hưởng quy trình
11. Nhấn Tiếp theo (Next)

12. Bây giờ Mail tự thử phát hiện cài đặt tài khoản. Đôi khi app tự nhập cài đặt. Nếu làm được, nhấp Xong hoặc Lưu, bạn không làm gì thêm. Nếu không, tiếp tục
13. Chọn IMAP từ đầu màn hình
14. Nhập Tên máy chủ (Hostname) vào Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server). Ví dụ: imap-mail.outlook.com, imap.gmail.com, imap.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nếu nhà cung cấp khác, quy tắc chung: imap.domain.com hoặc imap.mail.domain.com
15. Nhập Tên người dùng (Username). Nên là toàn bộ email vd: john@example.com hoặc chỉ "john" trong john@example.com. Cả hai đều được.
16. Nhập mật khẩu

1. Nhập Tên máy chủ (Hostname) vào Máy chủ thư đi (Outgoing Mail Server). Ví dụ: smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nhà cung cấp khác: smtp.domain.com hoặc smtp.mail.domain.com
2. Nhập Tên người dùng (Username). Toàn bộ email vd: john@example.com hoặc chỉ "john". Cả hai được.
3. Nhập mật khẩu
4. Nhấn Tiếp theo (Next) đợi Mail kiểm tra thông tin

5. Nếu thông tin đúng thì xong.
6. Nhấn Lưu (Save) khi xong và bạn sẵn sàng

POP3

Bước thêm tài khoản thủ công với POP:

1. Vào Cài đặt từ iPhone
2. Chọn Mail
3. Chọn Tài khoản (Account)
4. Chọn Thêm tài khoản (Add Account)

5. Chọn Khác (Other) từ danh sách nhà cung cấp

6. Chọn Thêm Tài khoản Thư (Add Mail Account)

7. Nhập tên
8. Nhập địa chỉ email
9. Nhập mật khẩu. Xem Lấy mật khẩu nếu không chắc
10. Nhập mô tả. Có thể "Tài khoản cá nhân". Không ảnh hưởng
11. Nhấn Tiếp theo (Next)

12. Bây giờ Mail tự thử phát hiện cài đặt. Đôi khi app tự nhập. Nếu làm được, nhấp Xong hoặc Lưu, không làm thêm. Nếu không, tiếp tục
13. Chọn POP từ đầu màn hình
14. Nhập Tên máy chủ (Hostname) vào Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server). Ví dụ: pop-mail.outlook.com, pop.gmail.com, pop.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nhà cung cấp khác: pop.domain.com hoặc pop.mail.domain.com
15. Nhập Tên người dùng (Username). Toàn bộ email hoặc chỉ phần trước @. Cả hai được.
16. Nhập mật khẩu

9. Nhập Tên máy chủ (Hostname) vào Máy chủ thư đi (Outgoing Mail Server). Ví dụ: smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nhà cung cấp khác: smtp.domain.com hoặc smtp.mail.domain.com.
10. Nhập Tên người dùng (Username). Toàn bộ email hoặc chỉ phần trước @. Cả hai được.
11. Nhập mật khẩu
12. Nhấn Tiếp theo (Next) đợi Mail kiểm tra thông tin

17. Nếu thông tin đúng thì xong.
18. Nhấn Lưu (Save) khi xong và bạn sẵn sàng

Thêm tài khoản Email trong Outlook

Cách phổ biến khác thêm email vào iPhone là dùng app Outlook. Outlook trên Desktop có phiên bản Android và iOS. Dù thiếu một số tính năng nhưng cách tốt quản lý email, đủ tính năng hiệu quả.

Cấu hình Tự động

Quy trình thêm tài khoản cấu hình tự động rất đơn giản, tương tự app khác. Thêm Yahoo, Gmail, Hotmail, Live và nhiều tài khoản khác tự động. Thực tế, bạn thấy danh sách nhà cung cấp webmail khi gõ email (đề cập sau). Dù nhà cung cấp không trong danh sách, thử thêm. Nếu thất bại, chuyển cấu hình thủ công.

Các bước thêm tài khoản Outlook tự động:

Lấy mật khẩu

Mật khẩu nhập khi thêm tài khoản phụ thuộc vào việc bật xác thực 2 bước cho tài khoản.

Xác thực 2 bước Đã bật

Nếu bật xác thực 2 bước, cần nhập Mật khẩu ứng dụng (App Password) vào trường mật khẩu. Lấy App password:

1. Mở trình duyệt đăng nhập Gmail
2. Nhấp ảnh đại diện (góc trên phải) nhấp Tài khoản của tôi (My Account)

3. Chọn Đăng nhập & Bảo mật (Sign-in & Security)

4. Chọn Mật khẩu ứng dụng (App passwords). Google có thể yêu cầu xác nhận mật khẩu

5. Chọn Máy tính Windows (Windows Computer) từ menu thả xuống Chọn Thiết bị (Device)
6. Chọn Thư (Mail) từ menu thả xuống Chọn Ứng dụng (App)
7. Nhấp Tạo (Generate)

8. Sao chép hoặc ghi nhớ mã 16 chữ số này

Xác thực 2 bước Chưa bật

Nếu xác thực 2 bước tắt, bạn nhập mật khẩu email vào trường mật khẩu Microsoft Outlook. Nhưng cần bật tùy chọn Cho phép ứng dụng kém an toàn (Allow less secure apps).

Làm theo bước bật tùy chọn này (nếu chưa bật)

1. Mở trình duyệt đăng nhập Gmail
2. Nhấp ảnh đại diện (góc trên phải) nhấp Tài khoản của tôi (My Account)

3. Chọn Đăng nhập & Bảo mật (Sign-in & Security)

4. Bật Cho phép ứng dụng kém an toàn (Allow less secure apps) dưới Ứng dụng & Trang web kết nối (Connected apps & sites)

Bây giờ làm theo bước thêm email vào Outlook

1. Mở ứng dụng Outlook
2. Vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng góc trên phải)

3. Nhấp Thêm tài khoản (Add Account)

4. Nhấp Thêm Tài khoản Thư (Add Mail Account)

5. Nhập địa chỉ email nhấp Tiếp tục (Continue)

6. Bạn chuyển hướng trang đăng nhập Yahoo
7. Nhập địa chỉ email lại nhấp Tiếp theo (Next)

8. Nhập mật khẩu. Nếu không chắc xem Lấy mật khẩu phần trên.

9. Nhấp Đăng nhập (Sign in) sau khi nhập mật khẩu
10. Outlook xin quyền. Nhấp Đồng ý (Agree) hoặc Có.

11. Outlook xác minh email. Đợi xác minh
12. Khi xong, thay đổi cài đặt tài khoản muốn và tài khoản thêm vào Outlook.

Bạn dùng cùng bước thêm tài khoản email khác. Danh sách nhà cung cấp webmail thêm tự động hiện ở bước 5. Nhớ nếu không thêm được dù mật khẩu đúng và Xác thực 2 bước Tắt, đảm bảo bật "Cho phép ứng dụng kém an toàn" từ tài khoản.

Cấu hình Thủ công

Khi thêm tài khoản cấu hình thủ công, cần thêm thông tin so với tự động.

Thứ cần thiết thêm tài khoản qua Cấu hình Thủ công

Thông tin chính xác cần thêm tài khoản thủ công.

1. Địa chỉ email
2. Mật khẩu (xem Lấy mật khẩu phần trên)
3. Tên máy chủ đến (Incoming Server Name)
4. Tên máy chủ đi (Outgoing Server Name)
5. Giao thức (IMAP hoặc POP3)
6. Số cổng (Port Numbers)

Lấy Mật khẩu

Nếu không chắc mật khẩu nào, xem mục Lấy Mật khẩu phần tự động trên.

IMAP

Làm theo bước thêm tài khoản IMAP

1. Mở ứng dụng Outlook
2. Vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng góc trên phải)

3. Nhấp Thêm tài khoản (Add Account)

4. Nhấp Thêm Tài khoản Thư (Add Mail Account)

5. Nhập địa chỉ email nhấp Tiếp theo (Next)
6. Đợi kiểm tra. Nếu Outlook không cấu hình tự động, bạn thấy tùy chọn Thiết lập tài khoản Thủ công (Setup Account Manually). Nhấp tùy chọn đó

7. Chạm tùy chọn IMAP trong mục Nâng cao (Advanced section)

8. Nhập địa chỉ email
9. Nhập tên hiển thị trên tin nhắn
10. Nhập mô tả tài khoản. Có thể "tài khoản cá nhân" hoặc "công việc". Không ảnh hưởng cài đặt
11. Nhập Tên máy chủ IMAP (IMAP Host Name). Ví dụ: imap-mail.outlook.com, imap.gmail.com, imap.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nhà cung cấp khác: imap.domain.com hoặc imap.mail.domain.com
12. Nhập Tên người dùng (Username). Toàn bộ email hoặc chỉ phần trước @. Cả hai được.
13. Nhập mật khẩu. Nếu không chắc xem Lấy mật khẩu phần trên.

13. Nhập Tên máy chủ SMTP (SMTP Host Name). Ví dụ: smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com cho Outlook, Gmail, Yahoo. Nhà cung cấp khác: smtp.domain.com hoặc smtp.mail.domain.com
14. Nhập Tên người dùng (Username). Toàn bộ email hoặc chỉ phần trước @. Cả hai được.
15. Nhập mật khẩu. Nếu không chắc xem Lấy mật khẩu phần trên.
16. Nhấp dấu tích (tick) góc trên phải. Đợi xác minh.

17. Khi xác minh xong. Làm theo hướng dẫn màn hình thêm và bạn xong

POP3

Outlook Android và iPhone chưa hỗ trợ tài khoản POP3. Nhưng dự kiến phát hành sau.

Tài khoản khác

Làm theo bước IMAP trên, bạn thêm tài khoản email khác dễ dàng. Bước giống nhau cho tài khoản khác. Chỉ khác địa chỉ email