Nhiều người thấy rất khó chuyển file Word hoặc Excel đã có sang PDF. Cũng có trang web chuyển đổi file sang PDF. Thực ra bạn không cần dùng trang web vì cả Excel và Word đều có tùy chọn lưu công việc dưới dạng PDF ngay trong ứng dụng. Điều này khiến đời sinh viên tôi dễ dàng hơn rất nhiều vì phải làm nhiều việc chuyển Word sang PDF. Hy vọng giúp ích cho bạn.
Đây là những gì bạn cần làm.
Mở bất kỳ tài liệu nào bạn muốn dạng PDF. Tôi dùng hình này trên MS Word.
Tôi chưa lưu tài liệu này. Vào File góc trái Word, nhấn vào, chọn 'Save As'. Khi nhấn Save as, tùy chọn lưu hiện ra như sau.
Đặt tên tài liệu, hoặc để Doc 1, ở tùy chọn dưới dòng 'Word Document', nhấn vào.
Sẽ hiện các tùy chọn lưu tài liệu dưới mọi định dạng khác nhau. Bạn có thể lưu mọi dạng này. Và đây là nơi tìm tùy chọn 'PDF'.
Chọn PDF, sau đó nhấn Save lưu file dạng PDF.
Nếu vào thư mục tìm file, sẽ thấy dạng PDF, như ghi 'PDF file' dưới cột 'type', trước tên file 'flower' của tôi.
Vì tôi không cài Adobe, biểu tượng file hiện logo Internet Explorer. Biểu tượng PDF của bạn có thể khác tùy có cài Adobe Acrobat Reader hay không. Không sao nếu không có Adobe, nhưng khuyến nghị tải.
Khi mở file, sẽ hiện như sau.
Làm tương tự cho Excel.
Tạo công việc. Lưu thành file Excel để không mất bản gốc.
Khi cần chuyển PDF, nhấn File, rồi Save as.
Đổi tên file để không lẫn với bản gốc. Hoặc thêm số.
Chọn PDF ở Save as Type và nhấn Save.
Sẽ lưu công việc thành file PDF. Bây giờ tìm trong Documents hoặc vị trí bạn lưu.
Khi mở file PDF sẽ hiện như sau.
Một số phiên bản, chủ yếu bản cũ, không có PDF trong danh sách 'Save as type'. Đối với họ, có thể cập nhật phần mềm/chương trình, hoặc nếu không muốn, truy cập các trang web sau giúp chuyển file sang PDF.
Dù dùng công cụ tìm kiếm nào, gõ 'Word to PDF converter' hoặc 'Excel to PDF converter'. Hoặc chỉ gõ 'word to PDF'. Vì tôi dùng Google, các tùy chọn chuyển file sang PDF hiện ra như sau.
Không phải trang nào cũng chuyển đổi miễn phí, nên có thể phải lướt vài trang tìm trang tốt nhất không tốn xu.
Khi thêm file (file Word cho trang web này), trang web tự chuyển file sang PDF và cho tải về.
Cũng thông báo khi file sẵn sàng tải.
Nhấn nút download để tải PDF. Có thể gửi lên Dropbox hoặc Google Drive. Nhưng mỗi web dịch vụ khác nhau.
Thay vì tốn thời gian trên web, tôi khuyên nên cập nhật Word/Excel hiện tại để chuyển file sang PDF mà không tốn nhiều thời gian.