Cách khôi phục tệp PowerPoint bị mất và chưa lưu trên máy Mac [Hướng dẫn]

Nhờ có phiên bản macOS của Microsoft Office, bạn có thể xem và chỉnh sửa các tệp PowerPoint trên máy tính Mac, nhưng cũng có thể khôi phục chúng không? Vâng, đúng vậy! Trên thực tế, có nhiều cách để khôi phục tệp PowerPoint trên Mac và chúng tôi đề cập đến tất cả chúng trong bài viết này.

Bản trình bày PowerPoint được lưu trữ ở đâu trên máy tính Mac?

Bạn sẽ ngạc nhiên khi có bao nhiêu người dùng dành hàng giờ đồng hồ để thử các kỹ thuật PowerPoint khôi phục khác nhau dành cho Mac chỉ để phát hiện ra rằng các tệp PPT của họ hoàn toàn không bị xóa — chúng chỉ bị ẩn trong một thư mục ngẫu nhiên nào đó.

Điều này thường xảy ra khi người dùng chỉ tìm kiếm các tệp PPT bị thiếu trong thư mục tài liệu chính:

/Users/username/Documents

Tuy nhiên, người dùng PowerPoint cũng sử dụng OneDrive cũng nên kiểm tra nó vì đó là nơi các tệp PPT được lưu theo mặc định khi hai sản phẩm của Microsoft được kết nối. Vì vị trí lưu cục bộ mặc định có thể được thay đổi bất kỳ lúc nào chỉ bằng cách nhấp vào một hộp kiểm, bạn nên tìm kiếm trên toàn bộ máy tính.

Nếu bạn nhớ cách gọi các tệp PPT mà bạn không tìm thấy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm chúng bằng Spotlight:

1. Khởi chạy Spotlight bằng cách nhấn Command + Space.
2. Nhập tên của bất kỳ tệp PPT nào bị thiếu và cho Spotlight vài giây để thu thập kết quả.
3. Bạn sẽ thấy tệp PPT bị thiếu trong Bản trình bày.
   

Nếu bạn không nhớ cách gọi bất kỳ tệp PPT nào bị thiếu của mình, bạn có thể tìm kiếm tất cả các tệp PPT được lưu trữ trên máy Mac của mình:

1. Khởi chạy Finder.
2. Nhấp vào thanh Tìm kiếm và nhập:kind:ppt
3. Nhấn Quay lại trên bàn phím của bạn và cho Finder một thời gian ngắn để hiển thị kết quả.

Vẫn không may mắn tìm thấy bản trình bày PowerPoint của bạn? Trong trường hợp đó, chúng đã bị xóa hoặc không được lưu đúng cách ngay từ đầu. Tin tốt là có một số giải pháp và kỹ thuật khôi phục PowerPoint khác dành cho Mac mà bạn có thể thử, bắt đầu với phần mềm khôi phục dữ liệu.

Cách khôi phục tệp PPT đã xóa bằng phần mềm khôi phục dữ liệu

Phần mềm khôi phục dữ liệu có thể tìm thấy các bản trình bày PowerPoint mà macOS không thể nhìn thấy nữa vì chúng đã bị xóa. Có rất nhiều giải pháp phần mềm khôi phục dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tìm các tệp PPT mà không phải trả phí, và nhiều giải pháp trong số đó trực quan và được thiết kế tốt đến mức ngay cả những người dùng Mac thông thường cũng có thể tìm ra chúng mà không cần trợ giúp.

Ví dụ:đây là cách phục hồi PPT hoạt động với Disk Drill, một trong những ứng dụng phần mềm khôi phục dữ liệu phổ biến nhất dành cho Mac:

Bước 1. Tải xuống và cài đặt Disk Drill cho Mac.

Trước tiên, bạn cần tải xuống Disk Drill và cài đặt nó trên máy Mac của mình bằng cách kéo ứng dụng vào thư mục Applications. Disk Drill là một ứng dụng nhỏ nên không yêu cầu nhiều dung lượng lưu trữ.

Bước 2. Quét máy Mac của bạn để tìm các tệp đã xóa.

Tiếp theo, khởi chạy Disk Drill và chờ một giây để nhận dạng tất cả các thiết bị lưu trữ được kết nối với máy Mac của bạn. Nhấp vào nút khôi phục bên cạnh thiết bị lưu trữ nơi các tệp PPT của bạn đã được lưu trữ để bắt đầu quét.

Bước 3. Lọc kết quả quét.

Khi Disk Drill quét xong thiết bị lưu trữ, bạn có thể lọc kết quả quét để chỉ hiển thị tài liệu. Bạn có thể thu hẹp thêm kết quả quét bằng cách chỉ hiển thị các tệp có kích thước nhất định hoặc các tệp đã bị xóa trong X ngày, tuần, tháng hoặc năm qua.

Bước 4. Chọn tệp Powerpoint của bạn.

Nếu bạn đang làm việc với các tệp PowerPoint thường xuyên, rất có thể Disk Drill sẽ tìm thấy một số lượng lớn chúng, bao gồm các tệp PowerPoint bị hỏng, tệp PowerPoint Tự động Phục hồi, v.v. Thay vì khôi phục tất cả, bạn có thể nhấp vào biểu tượng xem trước và chỉ chọn các tệp PPT mà bạn thực sự muốn lấy lại.

Bước 5. Khôi phục các tệp Powerpoint đã chọn.

Với tất cả các tệp PPT bị thiếu được chọn, bạn có thể nhấp vào nút Khôi phục và chỉ định thư mục khôi phục. Để có kết quả khôi phục tốt nhất, hãy chọn thư mục nằm trên thiết bị lưu trữ khác với thư mục mà bạn đang khôi phục các tệp PPT đã xóa.

Cách khôi phục tệp PPT chưa được lưu trên máy Mac của bạn

Phần mềm khôi phục dữ liệu rất tuyệt vời để khôi phục các bản trình bày PowerPoint đã bị xóa vĩnh viễn không còn trong Thùng rác, nhưng ngay cả ứng dụng khôi phục dữ liệu tốt nhất cũng không giúp bạn khôi phục các tệp PowerPoint chưa được lưu trên máy Mac.

Để làm điều đó, bạn có thể tận dụng tính năng Tự động Phục hồi hoặc tìm kiếm các bản trình bày PowerPoint chưa được lưu của bạn trong thư mục tạm thời.

Giải pháp 1:Tính năng Tự động Phục hồi

Tất cả các ứng dụng Microsoft Office đều có một tính năng tiện dụng giúp bạn có thể khôi phục các tệp chưa lưu bị mất sau sự cố hệ thống hoặc tắt máy đột ngột. Điều tốt nhất về tính năng này là nó hoạt động hoàn toàn tự động, tự trình bày trong lần khởi chạy PowerPoint đầu tiên sau sự cố mất dữ liệu. Tất cả những gì bạn cần làm là mở tài liệu đã khôi phục và lưu vào máy Mac.

Theo mặc định, Tự động khôi phục được đặt để lưu bản trình bày của bạn 10 phút một lần, nhưng bạn có thể thay đổi tần suất này trong Tùy chọn:

1. Mở menu PowerPoint và chọn Tùy chọn.
2. Nhấp vào Lưu.
3. Nhập tần suất bạn muốn chương trình lưu tài liệu vào hộp thông tin Lưu Tự động Phục hồi.

Các tệp Tự phục hồi được lưu trữ ở đâu?

Văn phòng 2008:

/Users/username/Library/Application Support/ Microsoft/Office/Office 2008 AutoRecovery

Văn phòng 2011:

/Users/username/Library/Application Support/ Microsoft/Office/Office 2011 AutoRecovery

Văn phòng 2016 &2018:

/Users/Library/Containers/com.Microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery

Giải pháp 2:Thư mục Temp

Mặc dù hiếm khi các tệp PowerPoint kết thúc trong một thư mục tạm thời, nhưng vẫn đáng để xem các thư mục tạm thời của macOS vì nó chỉ mất vài giây.

Nếu bạn chưa biết, thư mục tạm thời là một thư mục đặc biệt trên máy Mac của bạn, nơi hệ điều hành và ứng dụng lưu trữ các tệp tạm thời. Trong hầu hết các trường hợp, các tệp sẽ tự động bị xóa khỏi thư mục tạm thời, nhưng không phải hiếm khi chúng bị kẹt trong thư mục sau khi tắt đột ngột hoặc lỗi hệ thống nghiêm trọng.

Dưới đây là ba thư mục tạm thời mà bạn nên tìm kiếm các bản trình bày PowerPoint của mình:

• / tmp
• / var / tmp
• TMPDIR

Thư mục tạm thời cuối cùng có thể được mở bằng cách nhập lệnh sau vào Terminal:mở $ TMPDIR

Những lý do phổ biến đằng sau các vấn đề về mất và lưu PPT

PowerPoint đã tồn tại trong nhiều thập kỷ, vì vậy Microsoft có nhiều thời gian để đánh bóng ứng dụng và khiến việc mất dữ liệu là một vấn đề rất hiếm. Tuy nhiên, có một số nguyên nhân tiềm ẩn gây mất dữ liệu mà ngay cả Microsoft cũng không thể bảo vệ người dùng của mình một cách đầy đủ, bao gồm:

• Phần mềm độc hại :Tuyên bố rằng người dùng Mac miễn nhiễm với vi rút và các phần mềm độc hại khác đơn giản là không đúng. Có, gần như không có nhiều chủng phần mềm độc hại nhắm mục tiêu máy tính Mac như có nhiều chủng phần mềm độc hại dành riêng cho Windows, nhưng một sự lây nhiễm có thể đủ để bạn mất tất cả các bản trình bày PowerPoint của mình.
• Tình cờ xóa :Hầu hết người dùng Mac không muốn thừa nhận điều đó, nhưng việc vô tình xóa là điều mà hầu như mọi người đều đã thực hiện tại một số thời điểm. Nếu nhận thấy kịp thời, bạn vẫn có thể khôi phục bản trình bày PowerPoint của mình từ Thùng rác. Nhưng nếu bạn không nhận thấy kịp thời, thì phần mềm khôi phục dữ liệu là lựa chọn duy nhất của bạn.
• Định dạng :Điều quan trọng là phải hết sức cẩn thận khi định dạng thiết bị lưu trữ vì tất cả những gì cần thiết để xóa sạch gigabyte dữ liệu chỉ là một cú nhấp chuột sai. Cũng giống như việc vô tình xóa, các tệp từ thiết bị lưu trữ đã định dạng thường có thể được khôi phục với sự trợ giúp của phần mềm khôi phục dữ liệu, nhưng bạn cần nhanh chóng và đừng để chúng bị ghi đè.
• Tham nhũng :Thật không may, ngay cả các thiết bị lưu trữ hiện đại cũng không đáng tin cậy 100%, đó là lý do tại sao các tệp PPT đôi khi bị hỏng và không thể đọc được. Trong trường hợp nghiêm trọng, chúng thậm chí có thể biến mất hoàn toàn khỏi thiết bị lưu trữ.
• Xung đột ứng dụng :Phiên bản mới nhất của PowerPoint đi kèm với một tính năng hữu ích được gọi là AutoSave, tính năng này thực hiện chính xác những gì tên gợi ý. Tuy nhiên, bạn không nên hoàn toàn tin tưởng vào tính năng này vì tất cả những gì cần thiết để nó ngừng hoạt động là xung đột với một ứng dụng khác được cài đặt trên máy Mac của bạn.

Hãy ghi nhớ những lý do phổ biến đằng sau việc mất PPT khi tạo và chỉnh sửa bản trình bày PowerPoint, nhưng hãy luôn nhớ rằng chỉ có chiến lược sao lưu phù hợp mới cung cấp khả năng bảo vệ thực sự đáng tin cậy chống mất dữ liệu.

Đừng quên sao lưu bản trình bày PowerPoint của bạn

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích một số phương pháp có thể được sử dụng để khôi phục các bản trình bày PowerPoint chưa được lưu và bị mất, nhưng những phương pháp như vậy luôn phải là phương sách cuối cùng của bạn. Tốt nhất, bạn nên có ít nhất một bản sao lưu của mỗi bản trình bày PowerPoint quan trọng để có thể dễ dàng khôi phục nó trong trường hợp bạn gặp sự cố mất dữ liệu.

May mắn thay, bản thân macOS và PowerPoint giúp bạn dễ dàng tạo bản sao lưu các tệp PPT quan trọng vì cả hai đều có tính năng sao lưu hữu ích.

Bật cỗ máy thời gian trong macOS

Time Machine là ứng dụng sao lưu thời gian thực của Apple và nó được bao gồm trong tất cả các phiên bản macOS gần đây. Khi được bật, nó sẽ giám sát các tệp trên ổ cứng của bạn và tự động sao lưu chúng ngay khi chúng được tạo hoặc sửa đổi. Để bật Cỗ máy thời gian:

1. Mở menu Apple và chọn Tùy chọn Hệ thống.
2. Chọn Cỗ máy thời gian.
3. Nhấp vào Chọn đĩa sao lưu và thêm một đĩa phù hợp.
4. Chọn hộp Tự động sao lưu và đóng cửa sổ Cỗ máy thời gian.

Tự động lưu bản trình bày PowerPoint vào OneDrive

Nếu bạn không có đĩa sao lưu cho Cỗ máy thời gian hoặc muốn truy cập bản trình bày PowerPoint của mình từ bất kỳ đâu, bạn nên bật tính năng Tự động lưu PowerPoint. Tính năng này khả dụng cho những người đăng ký Microsoft 365 và nó tự động lưu công việc của bạn vài giây một lần vào OneDrive, giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft. Để bật Tự động Lưu:

1. Mở PowerPoint.
2. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
3. Tạo một tài liệu PowerPoint mới.
4. Nhấp vào nút Tự động Lưu ở góc trên cùng bên trái.
5. Đặt tên cho bản trình bày PowerPoint và nhấp vào Lưu.

Câu hỏi thường gặp