Bạn đã bao giờ làm việc trên tài liệu Microsoft Word và muốn thêm bình luận hoặc chú thích? Hoặc bạn đã hoàn thành công việc trên tài liệu, và cần sửa hoặc xóa bình luận hiện có? Nếu vậy, đừng lo, bài viết này sẽ chỉ cách chèn bình luận vào tài liệu Word cũng như cách sửa hoặc xóa bình luận hiện có.
Các công cụ Bình luận ở đâu trong Word?
Khi mở Microsoft Word, bạn sẽ tìm thấy công cụ bình luận trong tab Xem xét (Review). Có hai nhóm công cụ riêng cho bình luận. Nhóm đầu là nhóm Bình luận (Comments), cho phép thêm bình luận mới, xóa, chuyển đến bình luận tiếp theo/trước, hiển thị tất cả bình luận cùng lúc. Nhóm thứ hai là nhóm Theo dõi (Tracking), dành cho theo dõi thay đổi văn bản và bình luận. Nhưng cũng chứa công cụ thay đổi cách hiển thị bình luận trong tài liệu.
Có ba cách để lại bình luận trong các phiên bản Word mới. Bạn dùng công cụ "Bình luận mới" (New Comment) trong tab Xem xét, công cụ "Bình luận" (Comment) trong tab Chèn (Insert), hoặc phím tắt. Bắt đầu với cách đầu tiên:
- Chọn văn bản muốn bình luận. Văn bản được chọn sẽ được đánh dấu là phạm vi bình luận (comment scope). Là phần văn bản mà bình luận tham chiếu đến.
- Đến tab Xem xét (Review).
- Chọn Bình luận mới (New Comment).
Đơn giản vậy thôi. Bạn đã chèn bình luận mới thành công. Bạn sẽ thấy hộp thoại, còn gọi là khu vực đánh dấu (markup area), mở ra ở lề tài liệu. Lề này gọi là Khung xem xét (Reviewing Pane). Hãy nhập bình luận. Khi xong, nhấn phím Esc để quay lại văn bản. Hoặc chỉ cần chuột trái bất kỳ đâu trong văn bản.
Cách thay thế chèn bình luận mới:
- Chọn văn bản.
- Đến tab Chèn (Insert).
- Chọn Bình luận (Comment).
Bây giờ nhập bình luận.
Và cuối cùng, chèn bình luận bằng phím tắt Alt + Ctrl + M trên văn bản đã chọn.
Cách Trả lời bình luận
Thêm trả lời cho bình luận đã có rất đơn giản.
- Chọn hộp bình luận của bình luận đã có.
- Chọn nút Trả lời (Reply) dưới văn bản bình luận.
- Nhập trả lời và nhấn Esc khi xong hoặc chuột trái bất kỳ đâu trong vùng văn bản tài liệu.
Các trả lời hiển thị dưới bình luận gốc.
Bạn có thể thêm bao nhiêu trả lời tùy ý. Nhưng lưu ý tất cả bình luận cấp hai sẽ hiển thị cùng cấp. Nó trông như thể tất cả là trả lời cho bình luận gốc, ngay cả khi bạn nhấp Trả lời dưới bình luận trả lời đã có.
Cách Sửa bình luận trong Word
Sửa bình luận đơn giản. Chỉ cần chuột trái vào bất kỳ đâu trong khu vực đánh dấu (markup area) của bình luận muốn sửa và thực hiện thay đổi: thêm văn bản, xóa phần thừa, hoặc sửa đổi bất kỳ cách nào.
Đánh dấu đã giải quyết (Resolving a Comment)
Trong Microsoft Word, bạn có thể đánh dấu bình luận đã giải quyết. Word sẽ đổi màu font của bình luận để tất cả người dùng tài liệu biết nó đã được giải quyết. Đánh dấu bình luận cách này giúp theo dõi chỉnh sửa.
Để đánh dấu bình luận Word đã giải quyết, làm theo các bước:
- Chọn bình luận muốn đánh dấu và chuột trái vào văn bản của nó.
- Chọn nút Giải quyết (Resolve) xuất hiện dưới văn bản bình luận.
Bạn cũng có thể chuột phải vào bình luận và chọn Giải quyết bình luận (Resolve Comment) từ menu thả xuống.
Lưu ý nút Giải quyết có thể bị xám (grayed out). Trong trường hợp đó, bạn không thể giải quyết bình luận. Điều này có nghĩa tài liệu được tạo trong Word 2010 hoặc cũ hơn. Tính năng "Giải quyết bình luận" giới thiệu từ Word 2013. Để khắc phục, chuyển đổi tài liệu để bật tính năng mới.
- Đến tab File (Tệp) trên Ribbon.
- Chọn Thông tin (Info) trong menu bên, sau đó chọn Chuyển đổi (Convert).
- Lưu tài liệu đã chuyển đổi.
Lưu ý chuyển đổi tài liệu có thể gây thay đổi định dạng không mong đợi. Thay đổi phổ biến nhất là độ rộng bảng do sự khác biệt xử lý lề ô giữa các phiên bản Word.
Cách Xóa bình luận trong Word
Bạn có thể xóa từng bình luận một, hoặc xóa tất cả cùng lúc từ cùng tài liệu. Nếu xóa bình luận có trả lời, tất cả trả lời cũng bị xóa. Tuy nhiên, nếu chỉ xóa trả lời, bình luận chính vẫn giữ nguyên.
Để xóa một bình luận:
- Chuột trái vào bất kỳ đâu trong văn bản bình luận.
- Đến tab Xem xét (Review) và chọn Xóa (Delete).
Cách thay thế: chuột phải vào bình luận muốn xóa và chọn Xóa bình luận (Delete Comment) từ menu.
Lặp lại bước này để xóa bao nhiêu bình luận tùy ý.
Để xóa tất cả bình luận trong một tài liệu cùng lúc:
- Đến tab Xem xét (Review) mà không chọn bình luận nào.
- Nhấp mũi tên xuống dưới nút Xóa (Delete).
- Chọn Xóa tất cả bình luận trong tài liệu (Delete All Comments in Document) từ menu thả xuống.
Lưu ý: Không phiên bản Word nào có công cụ chỉ xóa bình luận đã giải quyết. Để làm vậy, bạn phải xóa thủ công từng bình luận được đánh dấu đã giải quyết.
Cách Ẩn bình luận
Nếu cần ẩn bình luận tạm thời thay vì xóa, hãy chọn ẩn. Có hai phương pháp. Phương pháp đầu ẩn bình luận nhưng vẫn hiển thị thay đổi được đánh dấu theo dõi thay đổi (track changes). Phương pháp hai ẩn cả bình luận và thay đổi theo dõi.
Phương pháp 1:
- Đến tab Xem xét (Review).
- Đến nhóm Theo dõi (Tracking) và chọn Hiện đánh dấu (Show Markup).
- Chọn Bình luận (Comments). Bây giờ nếu quay lại menu đó, bạn thấy "Comments" không có dấu tích, nghĩa là đã ẩn.
Phương pháp 2:
- Đến tab Xem xét (Review).
- Đến nhóm Theo dõi và chọn Không đánh dấu (No Markup) trong phần Hiển thị để xem xét (Display for Review).
Điều gì nếu bạn không thấy bình luận?
Nếu bạn biết tài liệu Word có bình luận nhưng không thấy, chúng có thể bị ẩn. Điều này cũng áp dụng cho các thay đổi được làm với theo dõi thay đổi. Các bước sau sẽ thiết lập hiển thị bình luận:
- Đến tab Xem xét (Review).
- Đến nhóm Theo dõi và chọn Tất cả đánh dấu (All Markup) hoặc Đánh dấu đơn giản (Simple Markup).
- Sau đó chọn Hiện đánh dấu (Show Markup), đảm bảo Bình luận (Comments) được tích chọn.
Làm theo các bước trên bạn nên thấy bình luận trong tài liệu Word. Nhưng nếu vẫn không hiển thị, vào nhóm Bình luận (Comments) trong tab Xem xét và kiểm tra xem tính năng Hiện bình luận (Show Comments) có bị xám không. Nếu bị xám, bạn không dùng được. Điều này đôi khi xảy ra nếu phần Hiển thị để xem xét (Display for Review) được đặt thành Tất cả đánh dấu (All Markup).
Để khắc phục, đặt thành Đánh dấu đơn giản (Simple Markup).
Bây giờ bạn đã biết cách chèn, xóa, sửa bình luận trong Microsoft Word, bạn có thể thay đổi tài liệu dễ dàng. Nếu có câu hỏi khác về Word, để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ cố gắng giúp đỡ.