Thư mục tùy chỉnh và thư mục con trong Microsoft Outlook cho phép bạn phân loại email, dọn dẹp hộp thư đến và ưu tiên tin nhắn quan trọng. Hướng dẫn này sẽ dẫn dắt bạn qua quy trình tạo và quản lý thư mục trong Outlook cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
Tạo thư mục trong Outlook cho Windows và macOS
Với ứng dụng Microsoft Outlook cho Windows và macOS, bạn có thể dễ dàng thêm thư mục tùy chỉnh và thư mục con vào tài khoản email của mình và di chuyển tin nhắn vào đó theo cách thủ công hoặc bằng quy tắc tự động.
Tạo thư mục trong Microsoft Outlook
Để tạo thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook:
- Nhấp chuột phải vào tài khoản email trên thanh bên.
- Chọn tùy chọn New Folder (Thư mục mới).
- Nhập tên thư mục và nhấn Enter.
Tạo thư mục con trong Microsoft Outlook
Để tạo thư mục con trong Microsoft Outlook:
- Nhấp chuột phải vào thư mục mặc định (ví dụ: Inbox hoặc Sent Items) hoặc thư mục tùy chỉnh trên thanh bên.
- Chọn New Folder.
- Đặt tên cho thư mục con và nhấn Enter.
Lưu ý: Bạn có thể tạo nhiều thư mục con bên trong một thư mục cha.
Di chuyển thư giữa các thư mục trong Outlook
Bạn có thể di chuyển email vào thư mục tùy chỉnh trong Outlook bằng kéo thả; chỉ cần nhấp và kéo tin nhắn rồi thả nó lên thư mục trên thanh bên. Giữ phím Ctrl/Cmd để đánh dấu nhiều email và di chuyển chúng cùng lúc.
Ngoài ra, bạn có thể:
- Chọn email (hoặc các email) bạn muốn di chuyển.
- Nhấp chuột phải và chọn thư mục tùy chỉnh trong menu con Move (Di chuyển). Nếu thư mục không được liệt kê, chọn tùy chọn Choose folder (Chọn thư mục) và chọn thư mục trong cửa sổ bật lên Move Items.
Lưu ý: Sử dụng tùy chọn Copy to folder (Sao chép vào thư mục) trong menu con Move để sao chép email vào thư mục thay vì di chuyển chúng khỏi vị trí gốc.
Di chuyển email Outlook vào thư mục bằng quy tắc tùy chỉnh
Bạn có thể thiết lập quy tắc trong Outlook sẽ tự động di chuyển email vào thư mục tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn muốn di chuyển tất cả email đến từ người gửi cụ thể vào thư mục tùy chỉnh:
- Mở thư mục Inbox, nhấp chuột phải vào email từ người gửi và chọn Rules > Create Rule (Quy tắc > Tạo quy tắc). Thao tác này sẽ mở hộp thoại Create Rule.
- Bật hộp kiểm bên cạnh From {Sender Name} và Sent to. Sau đó, mở menu thả xuống Sent to và chọn tài khoản email nhận email từ người gửi.
- Kích hoạt hộp kiểm Move the item to folder (Di chuyển mục vào thư mục), chọn thư mục tùy chỉnh bạn muốn Outlook di chuyển email đến, và chọn OK.
Để tạo và thử nghiệm các quy tắc và chức năng Outlook khác nhau, chọn tab Home và chọn More > Rules > Manage Rules & Alerts. Trong Outlook cho Mac, chọn Tools > Rules trên thanh menu. Tìm hiểu thêm về thiết lập và sử dụng quy tắc trong Outlook.
Quản lý thư mục tùy chỉnh trong Outlook
Thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook xuất hiện cùng với các thư mục mặc định trên thanh bên của ứng dụng, và có một số cách để quản lý chúng.
- Di chuyển thư mục: Nhấp và kéo thư mục lên hoặc xuống danh sách thư mục và thả khi thấy đường phân chia giữa hai mục khác. Hoặc thả nó lên một thư mục khác để thêm nó làm thư mục con.
- Đổi tên thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Rename (Đổi tên) và thêm tên mới.
- Xóa thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Delete Folder (Xóa thư mục). Tin nhắn bên trong sẽ tự động di chuyển về vị trí gốc. Nếu bạn muốn xóa thư mục và nội dung của nó, chọn Delete All (Xóa tất cả).
- Thêm thư mục vào danh sách Favorites: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Add to favorites (Thêm vào mục yêu thích) để di chuyển nó vào phần Favorites trên thanh bên để truy cập dễ dàng hơn.
Tạo thư mục trong Outlook Web App
Tạo thư mục trên phiên bản web của Outlook tương tự như trên chương trình máy tính để bàn chuyên dụng nhưng có một số khác biệt về giao diện người dùng.
Tạo thư mục trong Outlook.com
Để tạo thư mục trong Outlook.com:
- Mở ứng dụng web Outlook.com.
- Cuộn xuống thanh bên và chọn Create new folder (Tạo thư mục mới).
- Nhập tên và chọn Save (Lưu).
Tạo thư mục con trong Outlook.com
Để tạo thư mục con trong Outlook.com:
- Nhấp chuột phải vào thư mục mặc định hoặc tùy chỉnh trên thanh bên.
- Chọn Create new subfolder (Tạo thư mục con mới).
- Đặt tên cho thư mục con và chọn Save.
Di chuyển mục vào thư mục trong Outlook
Bạn có thể di chuyển mục từ Inbox vào thư mục tùy chỉnh bằng kéo thả. Hoặc nhấp chuột phải vào tin nhắn và chọn thư mục trong menu con Move.
Bạn cũng có thể chọn và di chuyển nhiều mục. Giữ phím Ctrl/Cmd và chọn một email để chuyển vào chế độ chọn. Sau đó, tích chọn tin nhắn bạn muốn và kéo thả chúng hoặc sử dụng tùy chọn menu ngữ cảnh Move.
Di chuyển email vào thư mục bằng quy tắc
Outlook.com cho phép bạn tạo quy tắc có thể di chuyển tin nhắn mới từ liên hệ vào thư mục tùy chỉnh hoặc thư mục con. Để tạo quy tắc:
- Nhấp chuột phải vào email từ người gửi và chọn Advanced actions > Create rule (Hành động nâng cao > Tạo quy tắc).
- Chỉ định thư mục và chọn OK.
Để tạo quy tắc bổ sung và xem các tùy chọn nâng cao, chọn biểu tượng Gear (Cài đặt) ở góc trên cùng bên phải màn hình và chuyển đến View all Outlook settings > Mail > Rules.
Đổi tên, xóa hoặc thêm thư mục vào Favorites
Outlook.com cung cấp một số tùy chọn quản lý và tùy chỉnh thư mục tương tự như phiên bản máy tính để bàn.
- Di chuyển thư mục: Bạn không thể di chuyển thư mục lên/xuống thanh bên Outlook.com, nhưng bạn có thể kéo thả chúng vào các thư mục khác để tạo thư mục con.
- Đổi tên thư mục: Nhấp chuột phải và chọn Rename để thay đổi hoặc chỉnh sửa tên.
- Xóa thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Delete folder (Xóa thư mục) để xóa thư mục khỏi thanh bên Outlook. Chọn Empty folder (Làm rỗng thư mục) nếu bạn muốn xóa thư mục và tất cả email bên trong.
- Thêm thư mục vào Favorites: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Add to favorites (Thêm vào mục yêu thích) để đưa thư mục vào phần Favorites trên thanh bên.
Tạo thư mục trong Outlook cho Android và iOS
Tạo thư mục mới cho tài khoản email trong Microsoft Outlook cho iPhone và Android có thể hơi gây nhầm lẫn vì ứng dụng không cung cấp phương pháp đơn giản. Thay vào đó, bạn phải:
- Nhấn giữ một email trong tài khoản email và nhấn biểu tượng Move (Di chuyển).
- Nhấn biểu tượng New Folder (Thư mục mới) ở góc trên bên phải màn hình.
- Đặt tên thư mục và nhấn Create (Tạo).
Tiếp theo, bạn có thể di chuyển mục vào thư mục tùy chỉnh như sau:
- Nhấn giữ một email hoặc chọn nhiều tin nhắn.
- Nhấn biểu tượng Move.
- Chọn thư mục.
Để tạo thư mục con, bạn phải sử dụng Outlook.com, vì ứng dụng di động thiếu tính năng này. Cũng giống như vậy đối với quy tắc tự động; hãy tạo chúng trong giao diện web, và chúng sẽ hoạt động trên thiết bị di động của bạn.
Outlook cho Android và iOS không có tùy chọn quản lý thư mục trừ việc cho phép bạn đánh dấu thư mục là yêu thích. Để làm điều đó, hãy mở menu Outlook, nhấn biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) và nhấn biểu tượng Star (Sao) bên cạnh thư mục.
Tùy chỉnh trải nghiệm Microsoft Outlook của bạn
Sử dụng thư mục tùy chỉnh Outlook có thể giúp rất nhiều cho việc quản lý email hiệu quả trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Bạn có thể phân loại, ưu tiên và dọn dẹp hộp thư đến một cách thuận tiện, giúp dễ dàng tập trung vào các tin nhắn quan trọng. Hãy nhớ sử dụng quy tắc tự động để tổ chức email tốt hơn nữa.