Tệp đính kèm email cho phép bạn chia sẻ tài liệu, hình ảnh và các tệp khác với người liên hệ. Tuy nhiên, nếu Outlook không hiển thị các tệp đính kèm này, bạn sẽ không thể xem chúng.
Có một số lý do khiến Outlook có thể ẩn tệp đính kèm khỏi chế độ xem. Đừng để tệp đính kèm bị mất làm hỏng trải nghiệm email của bạn — chúng tôi sẽ khám phá một số phương pháp bạn có thể thử để giải quyết vấn đề bên dưới.
1. Xác nhận tệp đính kèm tồn tại và kiểm tra với người gửi
Điều đầu tiên bạn nên làm nếu không thấy tệp đính kèm trong email là thực sự kiểm tra xem tệp đính kèm có tồn tại hay không. Bạn thường có thể phát hiện điều này trong hộp thư đến bằng cách tìm biểu tượng ghim giấy bên cạnh chủ đề email. Điều này cho biết email có tệp đính kèm mà bạn có thể xem hoặc tải xuống hay không.
Để xem tệp đính kèm, chọn email chứa nó. Trong chính email, bạn sẽ thấy tên tệp đính kèm bên dưới người nhận và tiêu đề chủ đề. Từ đây, bạn có thể tải xuống hoặc xem trước tệp.
Nếu không, bạn có thể kiểm tra với người gửi. Có thể họ quên thêm tệp, hoặc họ gửi liên kết thay vì đính kèm. Nếu họ nhầm lẫn, bạn có thể yêu cầu họ gửi lại email với các tệp dự định được đính kèm.
2. Đóng và mở lại Outlook
Đôi khi, Outlook có thể gặp sự cố khiến tệp đính kèm không hiển thị. Trong trường hợp này, việc khởi động lại ứng dụng có thể khắc phục sự cố.
Bạn có thể thoát nhanh khỏi Outlook bằng cách chọn File từ menu trên cùng, sau đó nhấp vào Close hoặc Exit (tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn). Sau khi đã đóng, chỉ cần mở lại ứng dụng để kiểm tra xem vấn đề đã được giải quyết hay chưa.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản web của Outlook, bạn cũng có thể thử tải lại trình duyệt hoặc xóa bộ nhớ cache và cookie.
3. Kiểm tra kết nối Internet
Outlook cần truy cập Internet để tải email mới và tải xuống tệp đính kèm. Nếu kết nối Internet của bạn yếu hoặc không ổn định, tệp đính kèm có thể không tải đúng cách, khiến không thể tải xuống chúng.
Để khắc phục, hãy đảm bảo thiết bị của bạn có kết nối ổn định với mạng Wi-Fi. Bạn cũng có thể thử ngắt kết nối và kết nối lại mạng Wi-Fi. Nếu bạn đang dùng thiết bị di động, hãy thử chuyển từ Wi-Fi sang dữ liệu di động (và ngược lại).
4. Xem trước tệp đính kèm email
Đôi khi, bạn có thể không thể xem hoặc tải xuống tệp đính kèm trực tiếp từ hộp thư đến. Trong trường hợp này, bạn có thể thử xem trước chúng trước (buộc chúng tải vào bộ nhớ cache) trước khi lưu vào thiết bị.
Để xem trước tệp đính kèm trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở email có tệp đính kèm trong ứng dụng Outlook.
- Nhấp chuột phải vào tệp đính kèm và chọn Preview (Xem trước) (hoặc chọn nút Preview).
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra với bản xem trước của tệp. Bản xem trước này sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại tệp và hệ điều hành của bạn.
- Nếu bạn muốn lưu tệp, chọn Download (Tải xuống).
5. Sử dụng chế độ Soạn thảo Pop-out
Bạn có thể muốn xem tệp đính kèm trong email trong khi đang soạn thảo trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng chế độ soạn thảo nội tuyến (inline compose), bạn sẽ không thể thấy email gốc và tệp đính kèm của nó. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng chế độ soạn thảo pop-out.
Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới cho câu trả lời của bạn, nơi bạn có thể thấy email gốc và bất kỳ tệp đính kèm nào của nó ở nền. Điều này hoạt động tốt nhất cho các email chứa hình ảnh dưới dạng tệp đính kèm, ví dụ, vì bạn sẽ có thể xem trước chúng đúng cách.
Để sử dụng chế độ soạn thảo pop-out, hãy làm theo các bước sau:
- Mở email có tệp đính kèm mà bạn muốn trả lời.
- Nhấp vào nút Reply (Trả lời) ở trên cùng của email.
- Trong hộp thoại Reply, tìm biểu tượng trông như một hộp có mũi tên chỉ ra ngoài — đây là biểu tượng pop-out. Nó có thể trông hơi khác hoặc nằm ở vị trí khác, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng pop-out — một cửa sổ mới sẽ mở ra cho câu trả lời của bạn.
Bây giờ bạn có thể xem tệp đính kèm trong email gốc trong khi soạn thảo câu trả lời.
6. Kéo thả tệp đính kèm khi soạn thảo email
Một cách khác để đính kèm tệp vào email là kéo thả chúng từ máy tính của bạn. Cách này có thể nhanh hơn và dễ dàng hơn so với các phương pháp khác để đính kèm tệp vào email.
Để kéo thả tệp đính kèm khi soạn thảo email, hãy làm theo các bước sau:
- Tìm tệp bạn muốn đính kèm trên máy tính bằng File Explorer (trên Windows) hoặc Finder (trên Mac).
- Chọn tệp và kéo nó bằng con trỏ chuột.
- Thả tệp vào hộp soạn thảo trong Outlook. Bạn có thể thấy thông báo "Drop files here" (Thả tệp vào đây) khi di chuột qua.
Tệp sẽ được đính kèm vào email của bạn. Bạn có thể lặp lại quy trình này cho nhiều tệp.
7. Xóa bộ nhớ cache Outlook
Outlook lưu trữ các tệp tạm thời trong thư mục cache để cải thiện hiệu suất và tốc độ. Tuy nhiên, đôi khi cache này có thể bị hỏng hoặc lỗi thời, khiến tệp đính kèm không hiển thị.
Để khắc phục, bạn có thể xóa bộ nhớ cache Outlook và buộc ứng dụng tải xuống các tệp mới từ máy chủ. Sau khi đã làm điều này, hãy khởi động lại Outlook và thử xem email chứa tệp đính kèm của bạn.
8. Đảm bảo Outlook không chặn định dạng tệp của bạn
Outlook có tính năng bảo mật chặn một số loại tệp không được đính kèm hoặc mở. Các tệp này thường là tệp thực thi có thể chứa virus hoặc phần mềm độc hại. Ví dụ, Outlook có thể chặn các tệp có phần mở rộng .exe, .bat, .js hoặc .vbs.
Nếu bạn đang cố gắng đính kèm hoặc mở tệp bị Outlook chặn, bạn sẽ thấy thông báo "Outlook blocked access to the following potentially unsafe attachments" (Outlook đã chặn quyền truy cập vào các tệp đính kèm không an toàn sau đây). Để khắc phục, người gửi ban đầu (dù là bạn hay người khác) có thể thay đổi phần mở rộng tệp trước khi đính kèm.
Để thay đổi phần mở rộng tệp, hãy làm theo các bước sau:
- Tìm tệp bạn muốn đính kèm trên thiết bị bằng File Explorer (trên Windows) hoặc Finder (trên Mac).
- Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Rename (Đổi tên).
- Thay đổi phần mở rộng thành thứ gì đó khác, chẳng hạn như .txt hoặc .docx.
- Xác nhận thay đổi và đính kèm tệp trong Outlook bằng các bước đã nêu.
Nếu cách này không hoạt động cho bạn, bạn sẽ cần liên hệ với quản trị viên mạng và giải thích tình huống. Họ có thể sửa đổi cài đặt ứng dụng trên thiết bị, mạng hoặc máy chủ Microsoft Exchange của bạn để bỏ chặn một số loại tệp (tạm thời hoặc vĩnh viễn).
Khắc phục tệp đính kèm trong Microsoft Outlook
Nếu tệp đính kèm của bạn không hiển thị trong Microsoft Outlook, các bước trên sẽ giúp bạn khắc phục sự cố. Bạn cũng có thể thử tải xuống tất cả tệp đính kèm Outlook từ email nếu bạn gặp khó khăn khi mở chúng. Nếu bạn có nhiều tệp đính kèm, bạn có thể thử đính kèm một thư mục vào email Outlook.
Đang tìm một trong những tệp đính kèm cũ của bạn? Bạn có thể tìm kiếm qua email Outlook bằng các tiêu chí tìm kiếm cụ thể (như người gửi).