Bạn có biết có thể xem và khôi phục các phiên bản trước của sổ làm việc bằng Lịch sử phiên bản trong Excel? Từ thay đổi của cộng sự đến lỗi bạn vô tình gây ra, bạn có thể cứu vãn bảng tính chỉ trong vài phút.
Trên Microsoft Excel cho Windows, Mac, Web cùng OneDrive và SharePoint, bạn có nhiều cách xem lịch sử phiên bản sổ làm việc. Có thể xem thay đổi, tìm lỗi hoặc khôi phục toàn bộ file chỉ trong vài phút.
Giới thiệu về Lịch sử phiên bản Microsoft Excel
Xem lịch sử phiên bản cho sổ làm việc Excel mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt khi cộng tác với người khác. Bạn có thể muốn xem ai đã thay đổi gì, khi nào chỉnh sửa lần cuối, hoặc khôi phục phiên bản trước.
Để sử dụng Lịch sử phiên bản trong Excel, hãy lưu ý:
- File phải lưu trên OneDrive hoặc SharePoint nếu dùng Microsoft 365 (Office 365).
- Tài khoản Microsoft cá nhân có thể truy xuất 25 phiên bản trước.
- Tài khoản công việc/giáo dục có thể truy xuất số phiên bản theo cấu hình thư viện SharePoint.
- Phải bật Lịch sử phiên bản trên SharePoint để truy xuất phiên bản cũ qua nền tảng này.
Mẹo: Nếu bạn thường lưu file Excel cục bộ, hãy cân nhắc chuyển sang tính năng AutoSave (Tự động lưu) qua OneDrive để lưu trữ an toàn.
Lịch sử phiên bản trong Excel trên Windows
Bạn có thể dễ dàng xem lịch sử phiên bản, thấy các chỉnh sửa và khôi phục phiên bản trước của file Excel trên Windows.
- Với sổ làm việc đang mở, chọn mũi tên xuống bên phải tên file ở đầu cửa sổ, chọn Version History (Lịch sử phiên bản).
- Sổ làm việc mới mở ra với thanh bên Lịch sử phiên bản bên phải. Bạn thấy tất cả các phiên bản kèm ngày, giờ và tên người dùng.
- Ở đầu thanh bên, bật công tắc Show edits (Hiện chỉnh sửa) để xem tất cả thay đổi. Sau đó dùng các nút mũi tên xuất hiện để di chuyển giữa các lần chỉnh sửa. Các thay đổi được highlight ngay trên các sheet.
- Để khôi phục phiên bản trước, chọn phiên bản đó trong thanh bên. Sau đó dùng nút Restore (Khôi phục) trên thanh vàng ở đầu sheet. Bạn có thể xác nhận ngày giờ phiên bản trên thanh này.
Khi xong, bạn chỉ cần đóng sheet lịch sử phiên bản như file Excel bình thường.
Mẹo: Gặp lỗi tải file? Xem cách khắc phục lỗi "Upload Blocked" cho OneDrive trên Windows.
Các phiên bản Excel khác trên Windows
Nếu bạn dùng Office 2016 đến 2021, truy cập Lịch sử phiên bản khác một chút. Với sổ làm việc mở, chọn File > History.
Nếu không thấy History trong menu File, có thể bạn dùng bản подпис Microsoft 365. Lúc này chọn File > Info rồi chọn Version History.
Lịch sử phiên bản trong Excel trên Mac
Xem lịch sử phiên bản file Excel trên Mac cũng dễ dàng như trên Windows.
- Với sổ làm việc mở, chọn mũi tên xuống bên phải tên file ở trên, chọn Browse Version History (Duyệt lịch sử phiên bản).
- Bạn thấy thanh bên Lịch sử phiên bản bên phải với tất cả phiên bản, ngày giờ và người thay đổi.
- Để xem hoặc khôi phục phiên bản trước, chọn Open Version (Mở phiên bản) trong thanh bên dưới phiên bản cần xem.
- Khi sổ làm việc mở ở cửa sổ mới, bạn kiểm tra sự khác biệt so với phiên bản hiện tại. Để khôi phục, chọn Restore bên phải thanh vàng ở trên.
Đóng thanh bên lịch sử phiên bản bằng dấu X góc trên bên phải khi xong.
Mẹo: Gặp sự cố đồng bộ OneDrive trên Mac? Xem các cách khắc phục.
Các phiên bản Excel khác trên Mac
Nếu dùng phiên bản Excel cũ hơn trên Mac, hoặc không phải Microsoft 365, chỉ cần chọn File > Browse Version History.
Lịch sử phiên bản trong Excel trên Web
Xem lịch sử phiên bản sổ làm việc trong Excel, OneDrive hoặc SharePoint trên Web tương tự như Windows và Mac. Khôi phục phiên bản trước cũng dễ dàng như nhau.
- Mở sổ làm việc, chọn mũi tên xuống bên phải tên file góc trên trái, chọn Version History. Hoặc chọn File > Info > Version History.
- Sổ làm việc làm mới với màn hình mới hiển thị Lịch sử phiên bản ở thanh bên phải. Lại thấy từng phiên bản, ngày giờ, tên người dùng.
- Để xem phiên bản cụ thể, dùng mũi tên bên trái để mở rộng mục, sau đó chọn phiên bản.
- Có thể bật công tắc Show Changes (Hiện thay đổi) ở đầu để xem chỉnh sửa được highlight trên sổ làm việc, dùng các mũi tên đầu sheet để di chuyển giữa các thay đổi.
- Để khôi phục phiên bản cũ, chọn phiên bản đó rồi chọn Restore ở đầu. Hoặc chọn Save a Copy (Lưu bản sao) để giữ bản sao mới của sổ làm việc.
Khi xong xem lịch sử phiên bản, chọn Back to document (Quay lại tài liệu) góc trên trái sheet.
Lịch sử phiên bản Excel - Cứu tinh cho bảng tính
Từ tài chính doanh nghiệp, quản lý kho đến ngân sách gia đình, chúng ta dùng Excel cho nhiều mục đích. Việc xem thay đổi của người khác hoặc khi mình mắc lỗi trên sheet rất quan trọng. May mắn thay, Lịch sử phiên bản Excel luôn sẵn sàng giúp xem và khôi phục phiên bản trước.
Bây giờ bạn đã biết cách xem lịch sử phiên bản trong Excel, hãy xem hướng dẫn tự động sao lưu file lên OneDrive hoặc Google Drive để bảo vệ dữ liệu.