Vấn đề lập chỉ mục Outlook 365 là một sự cố Windows xảy ra khi người dùng thử lập chỉ mục thủ công các tệp Outlook từ menu Tùy chọn nâng cao (Advanced Options). Vấn đề này phát sinh trong quá trình lập chỉ mục, vì tiện ích dường như tạm dừng không rõ lý do sau khi một số lượng nhất định tệp đã được lập chỉ mục. Sự cố này chỉ dành cho Windows 11.
Sửa lỗi lập chỉ mục Outlook 365 trên Windows 11
Vì Microsoft đã giải quyết vấn đề này, bạn có thể thấy hành vi này nếu thiếu một hoặc nhiều bản cập nhật cơ sở hạ tầng Windows.
Tuy nhiên, một nguyên nhân tiềm năng khác có thể là bạn đang chạy quá nhiều ứng dụng trên máy tính. Hãy thử đóng các ứng dụng không sử dụng và khởi động lại Windows Search để xóa tất cả các tệp bộ nhớ đệm đang ảnh hưởng đến nó.
Điều này cũng có thể xảy ra trên hệ thống của bạn nếu một mục nhập registry không cho phép quá trình lập chỉ mục hoạt động đúng cách. Bạn có thể khắc phục bằng cách bật mục nhập registry đúng.
Ngoài các tình huống đã đề cập, sự cố lập chỉ mục cũng có thể do hỏng tệp hệ thống.
Dưới đây là danh sách các phương pháp đã được xác nhận sẽ giúp bạn khắc phục sự cố.
Chạy trình khắc phục sự cố Tìm kiếm và Lập chỉ mục.
Vấn đề này có thể do lỗi hệ thống chung ảnh hưởng đến lập chỉ mục. Điều này có thể có nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng may mắn thay, có một bản sửa lỗi có thể áp dụng trong hầu hết các trường hợp. Nếu bạn chưa làm, hãy thử chạy Trình khắc phục sự cố Tìm kiếm và Lập chỉ mục (Search and Indexing Troubleshooter) để xác định vấn đề và tự động khắc phục.
Để làm điều này, bạn cần truy cập Cài đặt Windows (Windows Settings) và tìm phần trình khắc phục sự cố. Sau đó, chạy Trình khắc phục sự cố Tìm kiếm và Lập chỉ mục để xem nó có thể xác định vấn đề bằng cách tận dụng bất kỳ chiến lược sửa chữa tự động nào được bao gồm.
Các bước bạn cần làm theo:
- Mở hộp thoại Chạy (Run) bằng cách nhấn phím Windows + R.
- Trong thanh tìm kiếm, gõ 'ms-settings:' và nhấn Enter để mở Cài đặt Windows.
- Từ menu Hệ thống (System), cuộn xuống cho đến khi thấy phần Khắc phục sự cố (Troubleshoot). Truy cập khi tìm thấy.
- Chọn nút Các trình khắc phục sự cố khác (Other troubleshooters).
- Cuộn xuống qua danh sách trình khắc phục sự cố cho đến khi tìm thấy trình khắc phục sự cố Tìm kiếm và Lập chỉ mục (Search and Indexing).
- Nhấn vào nút Chạy (Run) khi thấy nó.
- Bây giờ chọn tất cả các vấn đề bạn gặp phải để giúp trình khắc phục sự cố khắc phục sự cố của bạn.
- Nhấn Tiếp theo (Next) khi bạn xong.
- Nếu muốn, bạn có thể nhập mô tả ngắn về lỗi. Chọn Tiếp theo khi xong.
- Chọn nút 'Thử khắc phục sự cố với tư cách Quản trị viên (Try Troubleshooting as an Administrator)' để cấp quyền quản trị.
- Bây giờ lặp lại quy trình từ bước 6 và 7 để xem trình khắc phục sự cố có phát hiện và khắc phục sự cố của bạn không.
Cài đặt các bản cập nhật Windows đang chờ.
Vấn đề này cũng có thể xuất hiện nếu bạn thiếu bản cập nhật cơ sở hạ tầng Windows quan trọng.
Để đảm bảo không phải trường hợp này, hãy đảm bảo Windows của bạn được cập nhật – sự cố này đã được giải quyết bằng một loạt bản sửa lỗi nóng (hotfix) mà Microsoft đã đẩy trên mọi kênh cập nhật (cả kênh công khai và insider).
Tất cả những gì bạn cần làm là đi đến màn hình Cập nhật Windows (Windows Updates) và kiểm tra xem có bản cập nhật nào không. Nếu có, hãy cài đặt tất cả.
- Nhấn phím Windows + R để mở hộp thoại Chạy.
- Gõ 'ms-settings:' vào thanh tìm kiếm và nhấn enter để mở Cài đặt Windows.
- Truy cập phần Cập nhật Windows (Windows Update) từ bên trái.
- Nếu có bản cập nhật chờ, chúng sẽ hiển thị và bạn cũng sẽ thấy nút 'Cài đặt ngay (Install Now)'. Nhấn vào nó để cài đặt.
- Sau khi cài đặt tất cả các bản cập nhật có sẵn, khởi động lại máy tính và chờ quá trình khởi động tiếp theo hoàn tất.
- Một khi máy tính đã khởi động hoàn toàn, hãy kiểm tra xem vấn đề lập chỉ mục Outlook 365 có còn xuất hiện không.
Khởi động lại dịch vụ Tìm kiếm Windows.
Một nguyên nhân khác cho vấn đề này có thể là một sự phụ thuộc liên quan (Windows Search) đang gặp vấn đề. Quy trình Windows Search là phương pháp chính để lập chỉ mục tệp trên cả Windows 10 và Windows 11, vì vậy việc cấu hình nó đúng cách là bắt buộc cho quá trình lập chỉ mục hoạt động.
Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn cần làm là khởi động lại quy trình Windows Search. Điều này có thể thực hiện từ Trình quản lý tác vụ (Task Manager). Đi đến phần Chi tiết (Details) và kết thúc quy trình SearchHost.
Các bước bạn cần làm theo:
- Nhấn đồng thời phím CTRL + Shift + ESC để mở Trình quản lý tác vụ.
- Bây giờ bạn cần chọn phần Chi tiết (Details) từ menu bên trái.
- Bạn cần tìm kiếm trong danh sách quy trình SearchHost.exe. Để tìm nhanh hơn, chỉ cần gõ vài chữ cái đầu, và nó sẽ xuất hiện.
- Nhấp chuột phải vào nó, chọn "Kết thúc tác vụ (End task)," sau đó nhấn "Kết thúc quy trình (End process)" lại để tắt quy trình.
- Để khởi động lại nó, bạn chỉ cần mở thanh tác vụ của máy tính.
- Bây giờ kiểm tra xem Vấn đề lập chỉ mục Outlook 365 đã được khắc phục chưa.
Xóa Outlook khỏi dịch vụ lập chỉ mục.
Các tệp cơ sở dữ liệu Outlook có thể không thể hoạt động đúng với dịch vụ lập chỉ mục do sự chồng chéo giữa chúng. Trong trường hợp này, bạn có thể thử xóa Outlook khỏi dịch vụ lập chỉ mục để sử dụng nó đúng cách.
Để làm điều này, bạn cần truy cập Tùy chọn lập chỉ mục (Indexing Options) và xóa vị trí cho Outlook.
Lưu ý: Vấn đề duy nhất của phương pháp này là chức năng tìm kiếm trong Outlook sẽ hoạt động chậm hơn một chút sau khi áp dụng bản sửa lỗi này. Do đó, nếu bạn cần hiệu suất tối ưu, bạn không cần làm theo thủ tục này.
Làm theo các bước sau để tìm hiểu cách xóa Outlook khỏi dịch vụ lập chỉ mục:
- Nhấn phím Windows + R để mở hộp thoại Chạy.
- Gõ 'control' vào thanh tìm kiếm và nhấn Enter để mở Bảng điều khiển (Control Panel).
- Bây giờ nhấp vào menu thả xuống bên cạnh nút Xem theo (View by) và chọn Biểu tượng lớn (Large icons).
- Trong danh sách cài đặt, tìm Tùy chọn lập chỉ mục (Indexing Options) và chọn chúng.
- Nhấn vào nút Sửa đổi (Modify) để có thể thay đổi vị trí lập chỉ mục.
- Ô bên cạnh vị trí Microsoft Outlook nên được tích. Hãy bỏ tích nó để xóa Outlook khỏi dịch vụ lập chỉ mục của bạn. Nhấn OK khi xong.
- Bây giờ kiểm tra xem bạn có thể sử dụng Outlook đúng cách không.
Đóng tất cả các ứng dụng đang sử dụng.
Vấn đề lập chỉ mục Outlook 365 cũng có thể do máy tính không thể cấp đủ tài nguyên cho dịch vụ lập chỉ mục. Máy tính của bạn có thể đang chạy chậm vì có quá nhiều ứng dụng chạy cùng lúc, điều này có thể dẫn đến việc lập chỉ mục tạm dừng hoặc chạy rất chậm.
Bạn có thể thử để máy tính tập trung vào quá trình lập chỉ mục bằng cách đóng tất cả các ứng dụng khác đang bật và bạn không sử dụng. Cách dễ nhất để làm điều này là qua Trình quản lý tác vụ.
Các bước bạn cần làm theo:
- Mở Trình quản lý tác vụ bằng cách nhấn phím CTRL + Shift + ESC cùng lúc.
- Chọn phần Tiến trình (Processes) và sắp xếp chúng để xem cái nào đang sử dụng nhiều tài nguyên nhất.
- Bây giờ nhấp chuột phải vào tiến trình bạn muốn tắt và nhấn Kết thúc tác vụ (End task).
- Lặp lại quy trình này với các ứng dụng còn lại bạn không sử dụng.
- Khi xong, đóng Trình quản lý tác vụ và kiểm tra xem việc lập chỉ mục có còn gây rắc rối không.
Bật mục nhập registry PreventIndexingOutlook.
Một nguyên nhân khác cho vấn đề lập chỉ mục của bạn có thể là Tìm kiếm máy tính để bàn Windows không hoạt động đúng, hoặc nó bị cấu hình sai bởi một khóa registry.
Bạn có thể khắc phục bằng cách buộc máy tính tắt Tìm kiếm máy tính để bàn Windows thông qua Trình chỉnh sửa Registry; như vậy, bạn sẽ khiến Outlook sử dụng tùy chọn tìm kiếm tích hợp sẵn.
Điều này có thể thực hiện bằng cách tạo một mục nhập registry trong Trình chỉnh sửa Registry. Bạn luôn có thể tắt nó nếu nó không giúp ích.
Dưới đây là hướng dẫn sẽ chỉ cho bạn cách tạo mục nhập registry bạn cần:
- Nhấn phím Windows + R để mở hộp thoại Chạy.
- Trong thanh tìm kiếm, gõ 'regedit' và nhấn Enter để mở Trình chỉnh sửa Registry (Registry Editor).
- Bạn sẽ được nhắc bởi Kiểm soát tài khoản người dùng (UAC). Nhấn Có (Yes) để cấp quyền quản trị.
- Bây giờ, sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên và tìm kiếm khóa con sau:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows
- Nhấp chuột phải vào nút Chỉnh sửa (Edit) và nhấp vào Mới (New), sau đó nhấp vào Khóa (Key).
- Đặt tên khóa là 'Windows Search' và nhấn Enter để lưu.
- Chọn khóa này, nhấp vào Chỉnh sửa và Mới, sau đó chọn Giá trị DWORD (32-bit).
- Bạn cần đặt tên Giá trị DWORD là 'PreventIndexingOutlook' và nhấn Enter để lưu.
- Nhấp chuột phải vào giá trị này và nhấp vào Sửa đổi (Modify).
- Bạn cần thay đổi dữ liệu giá trị (value data) thành 1 để bật tùy chọn này. Khi xong, nhấn 'OK' để lưu.
- Đóng Trình chỉnh sửa Registry và khởi động lại ứng dụng để xem vấn đề lập chỉ mục Outlook 365 đã được khắc phục chưa.
7. Sửa chữa, cài đặt lại hoặc cài đặt sạch Windows.
Nếu bạn đã đến đây mà không có bản sửa lỗi khả thi, sự cố Outlook này cũng có thể do một số tệp bị hỏng đang ảnh hưởng đến máy tính của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể giải quyết các vấn đề này bằng cách làm mới tất cả các tệp mà hệ thống của bạn sở hữu.
Dưới đây là hai cách khác nhau để làm điều này:
- Cài đặt sạch (Clean install) – Thủ tục này sẽ cài đặt lại Windows, thay thế mọi tệp bị hỏng bằng tệp khỏe mạnh tương đương. Các vấn đề hệ thống sẽ biến mất, nhưng hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ mất tất cả các tệp cá nhân hiện đang lưu trữ trên máy tính.
- Cài đặt sửa chữa (Repair Install) – Nếu bạn không muốn mất tất cả dữ liệu cá nhân lưu trữ trên máy tính, bạn nên chọn cài đặt sửa chữa. Thủ tục này sẽ sửa chữa tất cả các tệp bị hỏng trong hệ thống của bạn đồng thời bảo toàn dữ liệu bạn không muốn mất.
VỀ TÁC GIẢ
Kamil Anwar
Kamil là MCITP, CCNA (W), CCNA (S) được chứng nhận và cựu thành viên của Hiệp hội Máy tính Anh (British Computer Society) với hơn 9 năm kinh nghiệm Cấu hình, Triển khai và Quản lý Switch, Tường lửa và Domain Controller, cũng là một old-school vẫn hoạt động trên FreeNode.