Outlook có ba chế độ xem đặt trước cho thư mục Hộp thư đến:Nhỏ gọn, Đơn lẻ và Xem trước. Mỗi người trong số họ cung cấp một bố cục khác nhau và sắp xếp email của bạn theo cách riêng. Chế độ xem mặc định trong Outlook là Nhỏ gọn , người dùng có thể dễ dàng thay đổi thành Đơn hoặc Xem trước.
Hơn nữa, cũng có các tùy chọn để tùy chỉnh chế độ xem đã chọn. Bạn có thể thêm hoặc xóa cột, nhóm các mục, sắp xếp email theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, thay đổi định dạng của cột, v.v.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh mới. Hiện tại, Outlook có bảy loại chế độ xem hoặc bố cục mà bạn có thể chọn. Tôi sẽ bắt đầu với phần tổng quan ngắn gọn về ba chế độ xem đặt trước và sau đó chuyển sang quy trình thay đổi. Sau đó, chúng ta sẽ xem cách tùy chỉnh, tạo hoặc xóa chế độ xem trong Outlook.
Chế độ xem hiện tại trong Outlook.
Sau khi cài đặt Outlook, có ba chế độ xem chính mà bạn có thể áp dụng cho hộp thư đến của mình. Theo mặc định, Nhỏ gọn sẽ được đặt làm chế độ xem chính nhưng bạn luôn có thể thay đổi chế độ này. Sau đây là phần giới thiệu ngắn gọn về ba quan điểm.
1. Chế độ xem thu gọn (Mặc định).
Bố cục nhỏ gọn hiển thị danh sách email cùng với ngăn đọc. Trong bố cục này, mỗi email hiển thị bốn mục:tên người gửi, dòng chủ đề, văn bản xem trước ngắn gọn của email và ngày nhận.
2. Chế độ xem đơn lẻ.
Bố cục đơn thậm chí còn hiển thị nhiều thông tin hơn so với chế độ xem nhỏ gọn. Trong bố cục này, email được chia thành hai cột. Cái đầu tiên hiển thị tên, chủ đề, tệp đính kèm (nếu có), ngày nhận, kích thước, v.v. của người gửi. Tương tự, cột thứ hai cho phép bạn đọc bản xem trước của tin nhắn. Ngoài ra còn có khung đọc ở bên phải.
3. Xem trước chế độ xem.
Chế độ xem Xem trước giống như Chế độ xem đơn; tuy nhiên, nó hiển thị thông tin và bản xem trước trong các cột rộng hơn và không có ngăn đọc. Bố cục Đơn và Xem trước hoạt động tốt nếu bạn có màn hình rộng hơn.
Thay đổi chế độ xem trong Outlook thực sự đơn giản và chỉ cần ba bước đơn giản. Khi bạn thay đổi bố cục, Nhỏ gọn sẽ được chọn. Vì vậy, hãy đảm bảo chọn Xem trước hoặc bố cục đơn để nhận thấy sự thay đổi.
Dưới đây là cách thực hiện điều đó:
- Chọn tab Xem từ thanh menu trên cùng.
- Nhấp vào Thay đổi chế độ xem nằm ở đầu thanh menu tiếp theo.
- Bây giờ nhấp vào chế độ xem mà bạn muốn đặt.
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có một hộp thư đến có giao diện mới. Để chuyển về chế độ xem Nhỏ gọn, hãy làm theo các bước tương tự như trên.
Cách tùy chỉnh chế độ xem trong Outlook.
Outlook cho phép bạn tùy chỉnh các khía cạnh nhất định của chế độ xem. Vì vậy, nếu bạn không thích bố cục mặc định thì vẫn có các tùy chọn để điều chỉnh theo sở thích của mình.
Dưới đây là cách truy cập cài đặt tùy chỉnh:
- Chuyển đến tab Xem> Cài đặt xem .
- Từ Cài đặt chế độ xem nâng cao , hãy chọn bất kỳ tùy chọn tùy chỉnh có sẵn nào.
- Điều chỉnh chúng theo ý thích của bạn và lưu cài đặt .
Đây là tất cả các tùy chọn tùy chỉnh trong Outlook:
- Cột :Người dùng có thể thêm hoặc xóa cột cũng như sắp xếp lại chúng.
- Nhóm theo :Người dùng có thể nhóm các mục trong bất kỳ trường nào theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Sắp xếp: Người dùng có thể nhóm các mục trong bất kỳ trường nào theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Bộ lọc: Điều này cho phép bạn lọc các mục để tìm các email cụ thể mà bạn đang tìm kiếm.
- Cài đặt khác: Người dùng có thể thay đổi phông chữ và kích thước của nó cho cả cột và hàng. Ngoài ra, họ có thể chọn kiểu đường lưới, xem trước phông chữ, chọn vị trí của ngăn đọc và truy cập một số tùy chọn khác.
- Định dạng có điều kiện: Tính năng này cho phép bạn lọc email hiệu quả hơn. Ví dụ:nếu người dùng chỉ muốn xem các email đã hết hạn hoặc quá hạn, định dạng có điều kiện sẽ chỉ hiển thị những email đó. Ngoài ra, nó có thể cho phép bạn xem tất cả email từ một người gửi cụ thể.
- Cột định dạng: Người dùng có thể sửa đổi các cột bằng cách thay đổi màu sắc, phông chữ, độ rộng hoặc cách sắp xếp.
Cách tạo chế độ xem mới trong Outlook.
Ngoài việc thay đổi và tùy chỉnh các chế độ xem đặt trước trong Outlook, còn có một tùy chọn để tạo chế độ xem của riêng bạn từ đầu. Outlook cung cấp bảy bố cục dạng xem để bạn chọn.
Nhưng trước khi xem chúng, đây là cách tạo chế độ xem mới.
- Điều hướng đến Chế độ xem> Thay đổi chế độ xem .
- Nhấp vào Quản lý chế độ xem .
- Nhấp vào Mới trên màn hình sau.
- Chèn tên , hãy chọn loại chế độ xem mà bạn muốn và chọn nơi có thể sử dụng chế độ xem .
- Nhấp vào OK .
- Tiếp theo, sửa đổi chế độ xem của bạn trong Cài đặt chế độ xem nâng cao màn hình và nhấp vào OK .
- Cuối cùng, nhấp vào Áp dụng chế độ xem để sử dụng bố cục mới ngay lập tức.
Dưới đây là thông tin tóm tắt ngắn gọn về các loại bố cục mà bạn có thể chọn trong Outlook cho chế độ xem mới của mình:
- Bảng: Điều này sẽ hiển thị các email theo hàng và cột. Tất cả các chế độ xem đặt trước đều tuân theo bố cục này.
- Dòng thời gian: Nó hiển thị các mục đã được gửi hoặc nhận trong một khoảng thời gian cụ thể. Sẽ rất hữu ích nếu sắp xếp các email về một dự án cụ thể ở một nơi.
- Thẻ: Chế độ xem này hiển thị một số chi tiết về mặt hàng của bạn cùng với chủ đề của chúng.
- Danh thiếp: Chế độ này hiển thị nhiều thông tin hơn chế độ xem Thẻ. Bạn có thể xem tên, ảnh, email và các thông tin chi tiết khác về người liên hệ của mình.
- Mọi người: Chế độ này tương tự như chế độ xem Thẻ và Doanh nghiệp nhưng hiển thị ít chi tiết hơn. Tại đây, bạn sẽ chỉ nhìn thấy tên và ảnh của những người liên hệ của mình.
- Ngày/Tuần/Tháng: Định dạng này chủ yếu được sử dụng trong các thư mục lịch để hiển thị các mục trong lịch của bạn theo kiểu lưới. Ở chế độ xem này, bạn có thể dễ dàng quan sát các sự kiện sắp tới.
- Biểu tượng: Chế độ xem này chỉ hiển thị các mục cùng với biểu tượng và chủ đề của chúng.
Cách xóa chế độ xem tùy chỉnh trong Outlook.
Nếu bạn muốn xóa chế độ xem tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện, vui lòng làm theo các bước bên dưới.
- Chuyển tới tab Xem và điều hướng tới Thay đổi chế độ xem> Quản lý chế độ xem .
- Trong phần Quản lý tất cả chế độ xem hộp thoại, chọn chế độ xem bạn muốn xóa.
- Nhấp vào Xóa và xác nhận lại lựa chọn của bạn.
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ, hãy chọn chế độ xem bạn muốn sử dụng và nhấp vào Áp dụng chế độ xem .
GIỚI THIỆU TÁC GIẢ
Abdullah Iqbal
Abdullah là Kỹ thuật viên bộ phận trợ giúp CNTT được Google chứng nhận với nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng hệ thống. Anh ấy có thành tích đã được chứng minh trong việc giải quyết các vấn đề CNTT một cách hiệu quả và rất thành thạo khi làm việc với các công cụ như Jira và ZenDesk để quản lý phiếu hỗ trợ một cách hiệu quả. Abdullah cam kết luôn cập nhật những tiến bộ công nghệ mới nhất và không ngừng tìm cách nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình thông qua các cơ hội phát triển nghề nghiệp.