Outlook có ba chế độ xem được cài đặt sẵn cho thư mục Hộp thư đến: Compact (Gọn gàng), Single (Đơn) và Preview (Xem trước). Mỗi chế độ cung cấp một bố cục khác nhau và tổ chức email theo cách riêng. Chế độ xem mặc định trong Outlook là Compact, người dùng có thể dễ dàng thay đổi sang Single hoặc Preview.
Ngoài ra, còn có các tùy chọn để tùy chỉnh chế độ xem đã chọn. Bạn có thể thêm hoặc xóa cột, nhóm các mục, sắp xếp email theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, thay đổi định dạng cột, và nhiều hơn nữa.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh mới. Hiện tại, Outlook có bảy loại chế độ xem hoặc bố cục để bạn lựa chọn. Tôi sẽ bắt đầu với tổng quan ngắn gọn về ba chế độ xem được cài đặt sẵn, sau đó chuyển sang quy trình thay đổi. Sau đó, chúng ta sẽ xem cách tùy chỉnh, tạo hoặc xóa chế độ xem trong Outlook.
Các chế độ xem hiện có trong Outlook.
Sau khi cài đặt Outlook, có ba chế độ xem chính bạn có thể áp dụng cho hộp thư đến. Mặc định, Compact sẽ được đặt làm chế độ xem chính, nhưng bạn luôn có thể thay đổi nó. Dưới đây là giới thiệu ngắn gọn về ba chế độ xem.
1. Chế độ xem Compact (Mặc định).
Bố cục Compact hiển thị danh sách email cùng với khu vực đọc. Trong bố cục này, mỗi email hiển thị bốn mục: tên người gửi, dòng chủ đề, văn bản xem trước ngắn gọn của email và ngày nhận.
2. Chế độ xem Single.
Bố cục Single hiển thị nhiều thông tin hơn chế độ Compact. Trong bố cục này, email được chia thành hai cột. Cột đầu tiên hiển thị tên người gửi, chủ đề, tệp đính kèm (nếu có), ngày nhận, dung lượng, và nhiều hơn nữa. Tương tự, cột thứ hai cho phép bạn đọc bản xem trước của tin nhắn. Cũng có khu vực đọc ở bên phải.
3. Chế độ xem Preview.
Chế độ xem Preview giống với Single; tuy nhiên, nó hiển thị thông tin và bản xem trước trong các cột rộng hơn và không có khu vực đọc. Bố cục Single và Preview hoạt động tốt nếu bạn có màn hình rộng.
Thay đổi chế độ xem trong Outlook rất đơn giản và chỉ yêu cầu ba bước đơn giản. Khi bạn thay đổi bố cục, Compact sẽ được chọn. Vì vậy, hãy chắc chắn chọn chế độ Preview hoặc Single để nhận thấy sự thay đổi.
Cách thực hiện:
- Chọn thẻ Xem (View) từ thanh menu trên cùng.
- Nhấn vào Thay đổi chế độ xem (Change View) nằm ở đầu thanh menu tiếp theo.
- Bây giờ nhấn vào chế độ xem mà bạn muốn đặt.
Khi hoàn tất, bạn sẽ có một hộp thư đến với giao diện mới. Để quay lại chế độ Compact, hãy làm theo các bước như trên.
Cách tùy chỉnh chế độ xem trong Outlook.
Outlook cho phép bạn tùy chỉnh một số khía cạnh của chế độ xem. Do đó, nếu bạn không thích bố cục mặc định, có các tùy chọn để điều chỉnh theo sở thích của bạn.
Cách truy cập cài đặt tùy chỉnh:
- Đến Thẻ Xem > Cài đặt chế độ xem (View Settings).
- Từ Cài đặt chế độ xem nâng cao (Advanced View Settings), chọn bất kỳ tùy chọn tùy chỉnh nào có sẵn.
- Điều chỉnh theo ý thích và lưu cài đặt.
Đây là tất cả các tùy chọn tùy chỉnh trong Outlook:
- Cột (Columns): Người dùng có thể thêm hoặc xóa cột, cũng như sắp xếp lại chúng.
- Nhóm theo (Group By): Người dùng có thể nhóm các mục trong bất kỳ trường nào theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Sắp xếp (Sort): Người dùng có thể nhóm các mục trong bất kỳ trường nào theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Lọc (Filter): Cho phép bạn lọc các mục để tìm email cụ thể bạn đang tìm kiếm.
- Cài đặt khác (Other Settings): Người dùng có thể thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho cả cột và hàng. Ngoài ra, họ có thể chọn kiểu đường lưới, xem trước phông chữ, chọn vị trí khu vực đọc, và truy cập thêm các tùy chọn khác.
- Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting): Tính năng này cho phép bạn lọc email hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu người dùng muốn chỉ xem email hết hạn hoặc quá hạn, định dạng có điều kiện sẽ chỉ hiển thị những email đó. Ngoài ra, nó có thể cho phép bạn xem tất cả email từ một người gửi cụ thể.
- Định dạng cột (Format Columns): Người dùng có thể sửa đổi cột bằng cách thay đổi màu sắc, phông chữ, độ rộng hoặc căn chỉnh.
Cách tạo chế độ xem mới trong Outlook.
Ngoài việc thay đổi và tùy chỉnh các chế độ xem được cài đặt sẵn trong Outlook, còn có tùy chọn tạo chế độ xem của riêng bạn từ đầu. Outlook cung cấp bảy bố cục chế độ xem để lựa chọn.
Trước khi xem chúng, đây là cách tạo chế độ xem mới.
- Điều hướng đến Xem > Thay đổi chế độ xem.
- Nhấn vào Quản lý chế độ xem (Manage Views).
- Nhấn Mới (New) trên màn hình tiếp theo.
- Nhập tên, chọn loại chế độ xem bạn muốn, và chọn nơi chế độ xem có thể được sử dụng.
- Nhấn OK.
- Tiếp theo, sửa đổi chế độ xem trên màn hình Cài đặt chế độ xem nâng cao và nhấn OK.
- Cuối cùng, nhấn vào Áp dụng chế độ xem (Apply View) để sử dụng bố cục mới ngay lập tức.
Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về các loại bố cục bạn có thể chọn trong Outlook cho chế độ xem mới:
- Bảng (Table): Hiển thị email theo hàng và cột. Tất cả các chế độ xem được cài đặt sẵn đều tuân theo bố cục này.
- Dòng thời gian (Timeline): Hiển thị các mục được gửi hoặc nhận trong một khoảng thời gian cụ thể. Hữu ích để tổ chức email về một dự án cụ thể ở một nơi.
- Thẻ (Card): Chế độ xem này hiển thị một số chi tiết của các mục cùng với chủ đề của chúng.
- Thẻ doanh nghiệp (Business Card): Hiển thị nhiều thông tin hơn chế độ Card. Bạn có thể thấy tên, ảnh, email và các chi tiết khác của người liên hệ.
- Mọi người (People): Tương tự như chế độ Card và Business Card, nhưng hiển thị ít chi tiết hơn. Ở đây, bạn chỉ thấy tên và ảnh của người liên hệ.
- Ngày/Tuần/Tháng (Day/Week/Month): Định dạng này chủ yếu được sử dụng trong thư mục Lịch để hiển thị các mục trong lịch của bạn theo kiểu lưới. Trong chế độ xem này, bạn có thể dễ dàng quan sát các sự kiện sắp tới.
- Biểu tượng (Icon): Chế độ xem này chỉ hiển thị các mục cùng với biểu tượng và chủ đề của chúng.
Cách xóa chế độ xem tùy chỉnh trong Outlook.
Nếu bạn muốn xóa chế độ xem tùy chỉnh mà bạn đã tạo, vui lòng làm theo các bước dưới đây.
- Đến Thẻ Xem và điều hướng đến Thay đổi chế độ xem > Quản lý chế độ xem.
- Trong hộp thoại Quản lý tất cả chế độ xem (Manage All Views), chọn chế độ xem bạn muốn xóa.
- Nhấn vào Xóa (Delete) và xác nhận lựa chọn của bạn lần nữa.
- Nhấn OK.
- Bây giờ chọn chế độ xem bạn muốn sử dụng và nhấn Áp dụng chế độ xem (Apply View).
VỀ TÁC GIẢ
Abdullah Iqbal
Abdullah là Kỹ thuật viên Hỗ trợ Google IT được chứng nhận với kinh nghiệm rộng rãi trong việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng hệ thống. Anh có hồ sơ thành tích được chứng minh trong việc giải quyết hiệu quả các vấn đề CNTT, và thành thạo làm việc với các công cụ như Jira và ZenDesk để quản lý vé hỗ trợ hiệu quả. Abdullah cam kết cập nhật các tiến bộ công nghệ mới nhất và liên tục tìm cách cải thiện kỹ năng và kiến thức của mình thông qua các cơ hội phát triển chuyên nghiệp.