Google đã đạt được những bước tiến quan trọng liên quan đến cộng tác tại nơi làm việc, không chỉ trong các công cụ tìm kiếm. Công ty có một số ứng dụng và tính năng mà các nhóm có thể sử dụng để nâng cao quy trình làm việc của họ, nhiều ứng dụng và tính năng này dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác.
Hai trong số các nền tảng cộng tác nổi tiếng nhất của Google là Workspace và Spaces. Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai loại, vậy chúng khác nhau như thế nào? Hãy cùng xem.
Google Workspace là gì?
Google đã cung cấp tính năng Không gian làm việc cho tất cả mọi người — ngay cả những người dùng có gói miễn phí — vào tháng 6 năm 2021. Tóm lại, Không gian làm việc là tên chung cho tất cả các nền tảng phần mềm quản lý dự án của Google.
Chúng bao gồm:
- Gmail
- Google Drive
- Google Tài liệu
Hangouts và Meet cũng là một phần của Google Workspace, cũng như các ứng dụng khác.
Trước khi đổi thương hiệu thành Workspace, bạn có thể đã biết nền tảng toàn diện này là G Suite — ra mắt vào năm 2006. Google đã đổi tên vào năm 2020 vì họ muốn chuyển suy nghĩ về G Suite của người dùng từ tập hợp các ứng dụng sang giải pháp tích hợp.
Tại thời điểm viết bài vào tháng 8 năm 2021, Google Workspace không có một ứng dụng di động nào. Tuy nhiên, nó có một cái mà bạn có thể truy cập thông qua trình duyệt web của mình và bạn có thể truy cập các ứng dụng riêng lẻ — chẳng hạn như Gmail — từ điện thoại thông minh của bạn.
Google Spaces là gì?
Ban đầu, Google Spaces là một trong nhiều dự án tồn tại trong thời gian ngắn của Google. Ra mắt vào năm 2016, Google đã thiết kế Spaces để cung cấp cho các nhóm một nơi dễ dàng để chia sẻ các thư mục, liên kết và hơn thế nữa.
Nhưng nó không giống với Google Drive? Ồ không. Không có gì. Thay vì hoạt động như một nơi để lưu trữ các tệp và thư mục, ý định của Google với Spaces là cho phép các nhóm chia sẻ tài liệu cần thiết và trò chuyện với nhau.
Với Spaces, người dùng có thể tạo “Không gian” và mời người dùng tham gia cùng họ ở đó. Trong mỗi Không gian, người dùng sau đó có thể giao tiếp theo cách họ cần.
Google đã chọn ngừng cung cấp phiên bản gốc của Spaces một năm sau khi ra mắt.
Tuy nhiên, sự thật là phiên bản 2021 của Google Spaces không quá khác biệt so với tên gọi trước đó của nó. Trong phiên bản Spaces mới, bạn có thể tiếp tục tương tác trong thời gian thực với các đối tác dự án của mình. Hơn nữa, bạn có thể chia sẻ tệp và tạo tác vụ — đồng thời thực hiện nhiều tác vụ khác.
Google Workspace so với Google Spaces:Những điểm khác biệt chính
Vì vậy, bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về Google Workspace và Spaces là gì. Bạn cũng biết rằng mặc dù nhìn bên ngoài chúng có vẻ giống nhau, nhưng hai nền tảng có (hoặc có) cách sử dụng rất khác nhau.
Để xem chúng khác nhau như thế nào, hãy chia chúng thành các phần khác nhau — bạn sẽ tìm thấy bên dưới.
Đối tượng mục tiêu
Cả phiên bản Spaces mới và cũ đều tập trung vào giao tiếp nội bộ nhanh chóng. Trong không gian của họ, người dùng có thể chia sẻ mọi thứ để nhận được nhiều câu trả lời ngay lập tức, thay vì làm điều tương tự trong một chuỗi email.
Mặc dù ý định của Google với Workspace là một phần để giúp các nhóm cải thiện quy trình làm việc của họ trong nội bộ, đó không phải là mục đích duy nhất của nền tảng. Không gian làm việc giúp người dùng trở nên hiệu quả hơn trong tất cả các lĩnh vực làm việc và học tập, không bị giới hạn ở riêng Google.
Không gian làm việc phục vụ cho cả nhóm và cá nhân. Mặc dù một người dùng có thể sử dụng Google Drive để chia sẻ thư mục với người khác, nhưng người khác có thể muốn giữ tất cả tài liệu của họ ở cùng một nơi cho riêng họ.
Tích hợp ứng dụng
Điều quan trọng cần nhớ là bản thân Google Workspace là một nền tảng tất cả trong một để giữ tất cả các ứng dụng Google của bạn lại với nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tích hợp nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái này với các nền tảng của bên thứ ba ở những nơi khác.
Một ví dụ về giải pháp bạn có thể sử dụng kết hợp với Google Workspace là giải pháp quản lý dự án monday.com. Với hệ thống này, bạn có cơ hội tích hợp cả Google Drive và Lịch của mình.
Các nền tảng khác tích hợp ứng dụng từ Google Workspace bao gồm nền tảng theo dõi bán hàng phổ biến Salesforce và giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) HubSpot.
Mặt khác, Google Spaces giống với một tính năng gốc hơn. Nếu bạn nhận thấy rằng giao diện và ý tưởng tương tự với các dịch vụ nhắn tin như Slack và các dịch vụ nhắn tin tức thì khác, đó là vì đó là cách Google cạnh tranh với các giải pháp này.
Là một tính năng trong ứng dụng, Spaces tập trung nhiều hơn vào việc tích hợp các ứng dụng khác của Google. Bạn có thể thấy điều này theo cách bạn có thể chia sẻ các cuộc họp từ Lịch Google, tài liệu Trang tính, v.v. của mình.
Giao diện
Cho dù bạn sử dụng Google Workspace, Spaces hay cả hai, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn sẽ không gặp quá nhiều khó khăn khi sử dụng. Bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào ứng dụng Google trong thanh công cụ email của bạn để truy cập các ứng dụng của bạn. Bạn sẽ nhận thấy điều này bằng biểu tượng có chín chấm nằm rải rác trên ba hàng ba.
Đối với Spaces, Google đã bố trí giao diện khá tốt. Trên mỗi Không gian của mình, bạn có thể chọn xem bạn có muốn điều hướng giữa trò chuyện nhóm, tệp và tác vụ hay không. Khi mở một thư mục, bạn sẽ thấy phần này ở bên phải màn hình.
Mục đích
Có thể cho rằng sự khác biệt đáng kể nhất giữa Workspace và cả phiên bản cũ và mới của Spaces là lý do tại sao Google tạo ra chúng. Mặc dù cả hai đều tập trung vào sự cộng tác, mục đích đằng sau Workspace là tránh áp đảo và giúp các nhóm lưu giữ nhiều ứng dụng của họ ở một nơi nhất có thể.
Ở khía cạnh khác, Google Spaces là một phần của nền tảng nhắn tin tức thì và tập trung nhiều hơn vào cộng tác trong thời gian thực. Các nhóm sử dụng tính năng này để chia sẻ nhanh chóng các tài liệu quan trọng và trò chuyện về các chủ đề không cần quá dài dòng trên Gmail.
Một điểm khác biệt khác trong mục đích sử dụng Google Workspace và Spaces là Workspace tăng khả năng lưu trữ tài liệu và trỏ lại những thứ để tham khảo trong tương lai. Ví dụ:các nhóm có thể sử dụng Google Drive để tạo các tệp và thư mục có thể truy cập — trong khi bạn cũng có thể lưu trữ email.
Google Workspace và Spaces:Sử dụng cả hai với nhau
Vì vậy, chúng tôi đã có nó. Bây giờ, bạn đã biết sự khác biệt giữa Google Workspace và Google Spaces. Với Workspace, Google đã tinh chỉnh các dịch vụ G Suite của mình để tạo ra một cách thân thiện với người dùng để sử dụng các ứng dụng của mình mà ít gặp sự cố hơn.
Các nhóm có thể tăng năng suất mà không cần mở hàng chục tab và ứng dụng, đồng thời tích hợp các ứng dụng yêu thích của họ với các nền tảng khác.
Spaces chỉ là một tính năng trong một ứng dụng rộng lớn hơn, nhưng cũng có thể cung cấp một cách tuyệt vời để các nhóm chia sẻ tài liệu và thông tin một cách nhanh chóng. Cả Workspace và Spaces đều có các chức năng riêng lẻ và nếu bạn phân vân không biết nên sử dụng cái này hay cái kia, thì câu trả lời có thể là cả hai.