Google đã tiến bộ đáng kể về cộng tác nơi làm việc, không chỉ công cụ tìm kiếm. Công ty có vài ứng dụng và tính năng giúp nhóm nâng cao quy trình làm việc, nhiều trong số đó dễ tích hợp với app khác.
Hai nền tảng cộng tác nổi bật nhất của Google là Workspace và Spaces. Nhiều người thường nhầm lẫn hai cái này, vậy chúng khác nhau như thế nào? Hãy xem xét.
Google Workspace là gì?
Google cung cấp Workspace cho mọi người — kể cả gói miễn phí — từ tháng 6/2021. Tóm lại, Workspace là tên tập hợp cho tất cả nền tảng phần mềm quản lý dự án của Google.
Bao gồm:
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs
Hangouts và Meet cũng là một phần của Google Workspace, cùng nhiều app khác.
Trước khi đổi tên thành Workspace, bạn có thể biết nền tảng toàn diện này là G Suite — ra mắt 2006. Google đổi tên 2020 vì muốn chuyển tư duy người dùng từ tập hợp app sang giải pháp tích hợp.
Vào thời điểm viết bài (tháng 8/2021), Google Workspace không có ứng dụng di động đơn lẻ. Tuy nhiên, có thể truy cập qua trình duyệt web, và truy cập các app riêng lẻ — như Gmail — từ điện thoại.
Google Spaces là gì?
Ban đầu, Google Spaces là một trong nhiều dự án ngắn hạn của Google. Ra mắt 2016, Google thiết kế Spaces để cho nhóm nơi dễ dàng chia sẻ thư mục, liên kết, và hơn thế.
Nhưng đó không giống Google Drive à? Hoàn toàn không. Thay vì làm nơi lưu file và thư mục, ý định của Google với Spaces là cho nhóm chia sẻ tài liệu thiết yếu và trò chuyện với nhau.
Với Spaces, người dùng tạo "Không gian" (Space) và mời người khác tham gia. Trong mỗi Space, người dùng giao tiếp theo nhu cầu.
Google quyết định ngừng phiên bản gốc Spaces một năm sau ra mắt.
Thực tế, phiên bản Google Spaces 2021 không quá khác tên cũ. Trong phiên bản mới, bạn tiếp tục tương tác thời gian thực với đối tác dự án. Hơn nữa, chia sẻ file và tạo task — cộng với nhiều hành động khác.
Google Workspace vs. Google Spaces: Những khác biệt chính
Bây giờ bạn hiểu rõ hơn Google Workspace và Spaces là gì. Cũng biết dù nghe tương tự từ bên ngoài, hai nền tảng có (hoặc từng có) mục đích rất khác nhau.
Để xem chính xác khác biệt như thế nào, hãy chia thành các phần — bạn tìm thấy bên dưới.
Đối tượng mục tiêu
Cả phiên bản mới và cũ của Spaces tập trung vào giao tiếp nội bộ nhanh chóng. Trong Space, người dùng chia sẻ thứ gì đó để lấy câu trả lời tức thì, thay vì làm trong chuỗi email.
Mặc dù ý định Google với Workspace một phần giúp nhóm cải thiện quy trình làm việc nội bộ, đó không phải mục đích duy nhất. Workspace giúp người dùng năng suất hơn ở mọi lĩnh vực công việc và học tập, không giới hạn ở Google.
Workspace phục vụ cả nhóm và cá nhân. Trong khi một người dùng Google Drive chia sẻ thư mục với người khác, người khác có thể muốn giữ tất cả tài liệu ở một nơi cho riêng mình.
Tích hợp ứng dụng
Quan trọng nhớ Google Workspace bản thân là nền tảng all-in-one gom tất cả app Google lại với nhau. Tuy nhiên, cũng có thể tích hợp nhiều app trong hệ sinh thái này với nền tảng thứ ba khác.
Ví dụ giải pháp dùng cùng Google Workspace là công cụ quản lý dự án monday.com. Với hệ thống này, bạn có cơ hội tích hợp cả Google Drive và Calendar.
Nền tảng khác tích hợp app từ Google Workspace bao gồm nền tảng theo dõi bán hàng Salesforce và giải pháp CRM HubSpot.
Phía đối lập, Google Spaces là tính năng gốc (native) hơn. Nếu nhận ra giao diện và ý tưởng giống dịch vụ nhắn tin như Slack và dịch vụ nhắn tin tức thì khác, đó là cách Google cạnh tranh với các giải pháp đó.
Là tính năng trong app, Spaces tập trung tích hợp app khác của Google. Bạn thấy điều này qua cách chia sẻ cuộc họp từ Google Calendar, tài liệu Sheets, v.v.
Giao diện
Dù dùng Google Workspace, Spaces, hoặc cả hai, bạn nhận ra không gặp quá nhiều khó khăn dùng cái nào. Làm bằng cách nhấn tùy chọn Ứng dụng Google (Google apps) trên thanh công cụ email để truy cập app. Bạn nhận ra qua biểu tượng chín chấm rải trên ba hàng ba.
Đối với Spaces, Google trình bày giao diện khá tốt. Trên mỗi Space, bạn chọn điều hướng giữa trò chuyện nhóm, file, và task. Khi mở thư mục, bạn thấy nó bên phải màn hình.
Mục đích
Có lẽ khác biệt lớn nhất giữa Workspace và cả phiên bản cũ/lớn Spaces là lý do Google tạo chúng. Mặc dù cả hai tập trung cộng tác, ý định sau Workspace nhiều hơn là tránh quá tải và giúp nhóm giữ nhiều app nhất có thể ở một nơi.
Mặt khác, Google Spaces là một phần của nền tảng nhắn tin tức thì và tập trung hơn vào cộng tác thời gian thực. Nhóm dùng tính năng này chia sẻ nhanh tài liệu quan trọng và trò chuyện về chủ đề không cần chuỗi email dài trên Gmail.
Khác biệt khác về mục đích dùng Workspace và Spaces: Workspace tăng khả năng lưu tài liệu và truy xuất tham khảo sau này. Ví dụ, nhóm dùng Google Drive tạo file/thư mục dễ truy cập — trong khi bạn cũng lưu trữ email.
Google Workspace và Spaces: Dùng cả hai cùng nhau
Vậy là xong. Bây giờ bạn biết khác biệt giữa Google Workspace và Google Spaces. Với Workspace, Google tinh chỉnh G Suite tạo cách thân thiện dùng app với ít ma sát hơn.
Nhóm tăng năng suất không cần giữ hàng chục tab và app mở, cùng tích hợp app ưa thích với nền tảng khác.
Spaces chỉ là một tính năng trong app rộng hơn, nhưng cũng cung cách tuyệt vời cho nhóm chia sẻ tài liệu và thông tin nhanh. Cả Workspace và Spaces đều có chức năng riêng, và nếu bạn thắc mắc nên dùng cái nào, câu trả lời có lẽ là cả hai.