Được xuất bản vào ngày 12 tháng 1 năm 2026, 10:00 sáng giờ EST
Niềm đam mê của Tashreef với công nghệ tiêu dùng bắt đầu từ thư viện trường học khi anh tình cờ đọc được một tạp chí công nghệ, CHIP, tạp chí này cuối cùng đã truyền cảm hứng cho anh theo đuổi tấm bằng Khoa học Máy tính. Kể từ năm 2012, Tashreef là tác giả chuyên nghiệp của hơn một nghìn bài viết hướng dẫn, đóng góp cho Windows Report và How-To Geek. Anh hiện tập trung vào nội dung Microsoft Windows tại MakeUseOf mà anh đã sử dụng từ năm 2007.
Với kinh nghiệm thực tế khi xây dựng trang web và blog công nghệ, anh mang đến những hiểu biết thực tế dành cho nhà phát triển vào bài viết kỹ thuật của mình. Bạn có thể xem danh mục công việc hoàn chỉnh của anh ấy tại itashreef.com.
Bạn cũng có thể tình cờ xem được video giải thích cách thực hiện ngắn gọn của anh ấy, giúp đơn giản hóa các chủ đề phức tạp. Ngoài việc viết lách, Tashreef còn thích tạo các video giải thích ngắn, chơi trò chơi và khám phá các chương trình hoạt hình.
Sẽ không có gì ngạc nhiên khi tài khoản Gmail 15 tuổi của tôi luôn có cảnh báo sắp hết dung lượng và Google đã thúc ép tôi mua một trong các mức dung lượng trả phí của họ. Tuy nhiên, thật khó để biện minh cho việc trả tiền cho bộ nhớ đám mây khi tôi đã trả tiền cho gói Microsoft 365 cá nhân cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ. Và mặc dù đã thử nhiều tiện ích bổ sung của Gmail để quản lý hộp thư đến của tôi tốt hơn nhưng vấn đề về bộ nhớ vẫn tồn tại.
Thay vì trả tiền để có thêm dung lượng, tôi đã tìm ra cách giải phóng 15GB mà không cần xóa một email nào. Tất cả những gì tôi cần là một tài khoản Gmail mới và tính năng chuyển tiếp POP để chuyển tất cả email cũ của tôi sang một kho lưu trữ riêng. Bằng cách này, tôi đã giữ được những email cũ của mình và tạo khoảng trống cho giá trị của một thập kỷ nữa.
Cách thiết lập hoạt động
Đây là cách tốt nhất để xử lý email cũ của bạn
Nhà cung cấp dịch vụ: Tashreef Shareef / MakeUseOf Bạn luôn có tùy chọn xóa email cũ của mình theo cách thủ công. Gmail có một số công cụ tích hợp sẵn để giúp dọn dẹp hộp thư đến của bạn và bạn có thể sử dụng tính năng Quản lý đăng ký để nhanh chóng hủy đăng ký nhận các bản tin mà bạn không còn đọc nữa. Nhưng nếu bạn chưa kỷ luật với hộp thư đến của mình ngay từ đầu thì việc tìm kiếm vài trăm email quan trọng trong số hàng nghìn bản tin, biên nhận và tin nhắn quảng cáo là một điều khó khăn. Ngay cả khi bạn dành thời gian để sắp xếp mọi thứ, cuối cùng bạn vẫn có thể xóa đi thứ gì đó hữu ích nhưng dường như không quan trọng trong quá trình dọn dẹp.
Google cung cấp các bản nâng cấp bộ nhớ thông qua Google One, bắt đầu từ 1,99 USD mỗi tháng cho 100GB. Tuy nhiên, việc trả tiền cụ thể cho dung lượng lưu trữ email sẽ không có ý nghĩa gì trừ khi bạn cũng cần dung lượng cho các tệp và Ảnh trên Drive. Nếu đúng như vậy thì có thể bạn đã đăng ký rồi.
Chuyển email cũ của bạn sang tài khoản phụ sẽ giải quyết được cả hai vấn đề. Bạn giải phóng bộ nhớ trên tài khoản chính của mình trong khi vẫn giữ nguyên mọi thứ phòng trường hợp bạn cần truy cập sau.
Quá trình thiết lập sử dụng giao thức POP để cho phép một tài khoản email tìm nạp thư từ một tài khoản khác. Bạn bật POP trên tài khoản cũ của mình, tạo một tài khoản lưu trữ mới và yêu cầu tài khoản đó kéo mọi thứ qua. Tài khoản mới kết nối liên tục, sao chép tất cả thư và tùy ý xóa chúng khỏi hộp thư đến ban đầu sau khi được tìm nạp. Gmail tự động xử lý những công việc nặng nhọc.
Đang chuẩn bị chuyển email của bạn
Chuẩn bị sẵn bản sao lưu và thông tin xác thực của bạn
Nhà cung cấp dịch vụ: Tashreef Shareef / MakeUseOf Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy tạo bản sao lưu email của bạn bằng Google Takeout. Truy cập Google Takeout, chọn Gmail và tải kho lưu trữ của bạn xuống máy tính hoặc ổ đĩa ngoài. Điều này mang lại cho bạn sự an toàn nếu có sự cố xảy ra trong quá trình chuyển.
Bạn cũng cần tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng cho tài khoản Gmail cũ của mình. Cài đặt bảo mật của Google thường chặn quyền truy cập POP bằng mật khẩu thông thường của bạn. Đi tới Mật khẩu ứng dụng Google, tạo mật khẩu ứng dụng dùng một lần được gắn nhãn như Chuyển email và sao chép mã gồm 16 chữ số . Giữ nó tiện dụng cho các bước tiếp theo. Nếu bạn gặp lỗi, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập xác thực 2 yếu tố cho tài khoản email của mình và thử lại.
Tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng cho tài khoản email của bạn là một bước quan trọng trong quy trình này. Nếu không có điều này, bạn sẽ không thể hoàn tất quá trình chuyển vì máy chủ của Google sẽ từ chối xác thực bằng mật khẩu thông thường của bạn.
Nếu bạn chưa có tài khoản Gmail phụ, hãy tạo một tài khoản ngay bây giờ. Đây sẽ là tài khoản lưu trữ chuyên dụng của bạn, nơi chứa tất cả các email cũ của bạn.
Chuyển email của bạn
Hãy để Gmail thực hiện công việc nặng nhọc
Bắt đầu bằng cách bật POP trong tài khoản Gmail cũ của bạn. Mở Cài đặt , nhấp vào Xem tất cả cài đặt và đi tới phần Chuyển tiếp và POP/IMAP tab. Bật POP cho tất cả thư , sau đó trong Khi thư được truy cập bằng POP , chọn xóa bản sao của Gmail nếu bạn muốn xóa hộp thư đến cũ sau khi chuyển. Lưu các thay đổi của bạn.
Bây giờ chuyển sang tài khoản lưu trữ mới của bạn. Mở Cài đặt , đi tới Tài khoản và nhập và nhấp vào Thêm tài khoản email bên cạnh Kiểm tra thư từ các tài khoản khác . Nhập địa chỉ Gmail cũ của bạn và chọn Nhập email từ tài khoản khác của tôi (POP3) .
Trên màn hình tiếp theo, nhập mật khẩu ứng dụng bạn đã tạo trước đó, đặt cổng thành 995 và đánh dấu vào Luôn sử dụng kết nối an toàn (SSL) . Ngoài ra, hãy bật Gắn nhãn thư đến để bạn có thể dễ dàng xác định thư đã chuyển và Lưu trữ thư đến vì vậy họ bỏ qua hộp thư đến và đi thẳng tới Tất cả thư . Nhấp vào Thêm tài khoản để bắt đầu chuyển giao. Google sẽ gửi email có liên kết xác nhận đến địa chỉ email của bạn, vì vậy hãy mở tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào liên kết.
Gmail bây giờ sẽ bắt đầu tự động lấy tất cả thư từ tài khoản cũ của bạn. Đối với các hộp thư đến lớn, việc này có thể mất vài giờ hoặc thậm chí vài ngày. Tài khoản của tôi, với khoảng 50.000 tin nhắn, mất khoảng một ngày rưỡi để chuyển hoàn toàn.
Sau khi quá trình chuyển hoàn tất, hãy quay lại tài khoản cũ của bạn và dọn sạch Thùng rác để giải phóng không gian lưu trữ. Sau đó quay lại cài đặt tài khoản lưu trữ của bạn và xóa liên kết nhập thư trong Kiểm tra thư từ các tài khoản khác để dừng mọi hoạt động đồng bộ hóa tự động tiếp theo.
Những điều bạn cần biết
Việc chuyển nhượng có một số hạn chế
Nhà cung cấp: Tashreef Shareef / MakeUseOf Quá trình này không di chuyển tất cả mọi thứ. Thư mục Thư nháp và Thư rác không được bao gồm trong quá trình chuyển POP, vì vậy nếu bạn có các email quan trọng đang thực hiện công việc nằm trong Thư nháp, bạn sẽ cần chuyển tiếp hoặc sao chép chúng theo cách thủ công. Dù sao thì thư rác cũng tự động xóa sau 30 ngày nên điều đó không đáng lo ngại.
Quá trình chuyển có thể mất một lúc đối với các hộp thư đến lớn. Hàng chục nghìn email có thể cần vài ngày để di chuyển hoàn toàn. Ngay cả việc dọn sạch Thùng rác sau đó cũng có thể mất một giờ đối với các tài khoản lớn. Hãy lập kế hoạch cho việc này nếu bạn đang làm việc với lượng email tích lũy trong nhiều năm.
Đừng quên xóa mật khẩu ứng dụng bạn đã tạo sau khi hoàn tất. Để nó hoạt động là một rủi ro bảo mật không cần thiết. Và có lẽ quan trọng nhất, hãy đăng nhập vào tài khoản lưu trữ của bạn ít nhất hai năm một lần. Google xóa các tài khoản không hoạt động sau hai năm không hoạt động, điều này sẽ xóa toàn bộ lịch sử email của bạn.
Giải pháp đơn giản cho vấn đề lưu trữ của Gmail
Phương pháp này sẽ không hiệu quả với tất cả mọi người. Nếu bạn cần truy cập liên tục vào các email cũ của mình thì việc chuyển đổi giữa các tài khoản sẽ kém thuận tiện hơn. Nhưng nếu các email cũ của bạn chỉ nằm đó và chiếm dung lượng thì việc chuyển chúng sang tài khoản lưu trữ miễn phí sẽ hợp lý hơn là trả tiền hàng tháng cho Google cho dung lượng mà bạn hầu như không sử dụng.
Tôi đã chạy kho lưu trữ của mình được vài tháng rồi và tôi chưa cần phải tìm hiểu kỹ về nó một lần nào. Nhưng biết rằng những email đó vẫn có thể truy cập được nếu tôi cần biên nhận cũ hoặc cuộc trò chuyện thì tôi yên tâm hơn.