Với khởi đầu năm mới, bạn có thể đã suy nghĩ về những gì muốn làm khác biệt. Giữa công việc và gia đình, luôn có quá nhiều việc phải làm. Nhưng với công cụ và thói quen đúng, bạn có thể làm cho năm 2017 trở thành năm hiệu quả nhất của bạn.
Chúng tôi đã chuẩn bị chương trình 12 bước giúp bạn thay đổi thói quen hiệu suất. Bạn có thể chinh phục từng bước một, từ tháng 1 đến tháng 12.
Tháng 1: Giữ Lịch Trình
Không có cách tốt hơn để bắt đầu năm mới hơn là đúng giờ và tuân thủ lịch trình. Bạn có thể hứa với chính mình, nhưng nếu có công cụ tuyệt vời hỗ trợ, sẽ dễ dàng hơn.
Chọn lịch có nhắc nhở, sự kiện định kỳ, và truy cập đa nền tảng. Một trong những lựa chọn phổ biến và trực quan nhất là Google Calendar. Bạn có thể dùng trên web, Android hoặc iOS.
Bạn có thể thiết lập nhắc nhở cho mỗi sự kiện tạo ra và quyết định khi nào được thông báo. Bạn có thể thêm sự kiện định kỳ cho họp hàng tuần, chia sẻ lịch với người khác, và dùng tính năng Trang Hẹn để chặn thời gian.
Tháng 2: Đặt Mục Tiêu
Đặt mục tiêu rõ ràng và tập trung giúp bạn hoàn thành chúng. Bạn có thể bắt đầu đơn giản với mục tiêu mỗi ngày hoặc ngay lập tức đặt mục tiêu cho mỗi tuần, mỗi tháng, hoặc cả năm. Và đưa nó lên lịch.
Khi đặt mục tiêu cho bản thân, hãy cân nhắc phần thưởng khi hoàn thành. Điều này không chỉ giúp bạn thấy ánh sáng ở cuối đường hầm, mà còn tạo động lực hơn.
Ví dụ, khi hoàn thành tài liệu dài, khó khăn vào cuối tuần, hãy tự thưởng cho mình bữa trưa tại nhà hàng yêu thích.
Tháng 3: Sử Dụng Mẫu
Nói về tài liệu, hãy cân nhắc dùng (nhiều hơn) mẫu trong năm mới. Khi tạo tài liệu kinh doanh từ con số không, có thể tốn rất nhiều thời gian. Nhưng khi bắt đầu với mẫu, bạn dễ dàng giảm thiểu thời gian đó và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Bạn có thể dùng mẫu Microsoft Word cho thư và kế hoạch kinh doanh, mẫu Excel cho ngân sách và tài chính, mẫu PowerPoint cho bài thuyết trình.
Bạn cũng có thể xem mẫu cho OneNote, Evernote, và Google Docs. Tất cả làm cho việc tạo tài liệu đơn giản hơn.
Tháng 4: Phân Chia Dự Án Lớn
Quá nhiều lần chúng ta được giao một dự án hoặc tự tạo ra một dự án và muốn giải quyết nó cùng lúc. Nhưng điều này có thể适得其反. Bạn có thể tập trung rõ ràng hơn bằng cách chia dự án thành các phần nhỏ và xử lý các nhiệm vụ hiện tại trước khi tiếp tục.
Quản lý dự án dùng Cấu Trúc Phân Chia Công Việc (Work Breakdown Structure) để tách nhánh, yếu tố, và gói công việc riêng biệt của dự án.
Nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của dự án lớn quan trọng, tất nhiên. Nhưng nếu bạn tập trung vào từng nhiệm vụ một, bạn sẽ tổ chức tốt hơn, giữ tiến độ dễ dàng hơn, và đảm bảo dự án hoàn chỉnh hoàn toàn.
Tháng 5: Tạo Và Ưu Tiên Việc Cần Làm
Để hỗ trợ cho các dự án lớn hoặc chỉ công việc hàng ngày, hãy dùng danh sách việc cần làm và ưu tiên. Giống như lịch, bạn nên tìm công cụ cung cấp nhắc nhở, nhiệm vụ định kỳ, và truy cập đa nền tảng.
Wunderlist là trình quản lý danh sách nhiệm vụ tuyệt vời. Bạn có thể tạo nhiều danh sách với việc cần làm trong mỗi danh sách. Sau đó thêm nhắc nhở, đặt và sắp xếp theo ưu tiên, bao gồm ghi chú, và đính kèm tệp. Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ định kỳ và nhiệm vụ con.
Để giữ tiến độ và ưu tiên việc cần làm, ứng dụng miễn phí trên web, Android, iOS, và ứng dụng desktop Windows. Trên Windows 10, Wunderlist giờ cũng đồng bộ với Cortana.
Tháng 6: Ủy Quyền Nhiệm Vụ
Giữ bản thân trên đường ray với công cụ danh sách nhiệm vụ hiệu quả, nhưng thường ủy quyền cũng vậy. Nếu bạn ở vị trí chia sẻ gánh nặng, hãy tập thói quen làm điều đó. Bạn không phải làm mọi thứ mình. Và, dù ở công việc hay tại nhà, nếu có người giúp thì hãy để họ giúp.
Khi chia dự án thành nhiệm vụ, hãy để bản thân tập trung vào các phần ưu tiên cao, ví dụ. Sau đó giao nhiệm vụ ưu tiên thấp cho nhân viên hoặc nhóm. Điều này cho phép bạn lo phần quan trọng nhất, nhưng vẫn đảm bảo tất cả mục được hoàn thành.
Hãy để Ma Trận Eisenhower giúp bạn ưu tiên và ủy quyền nhiệm vụ. Khi xác định nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn nên ủy quyền nó.
Đây chỉ là một trong nhiều phương pháp ưu tiên nhiệm vụ.
Tháng 7: Quản Lý Thời Gian
Nhớ rằng ủy quyền là phần lớn của quản lý thời gian. Nhưng công cụ đúng cũng vậy. Để theo dõi thời gian, ghi lại cách nó được dùng, và tạo kế hoạch hàng ngày/tuần, hãy dùng ứng dụng tiện lợi.
Cho đến nay, bạn có lịch và trình quản lý nhiệm vụ. Giờ bạn cần công cụ theo dõi thời gian. Lựa chọn tuyệt vời là Toggl. Bạn có thể bắt đầu tính thời gian hoạt động chỉ với một nhấp (hoặc chạm trên ứng dụng di động). Thiết lập các dự án khác nhau để theo dõi, thêm thẻ để tổ chức, và xem báo cáo hàng tuần, tháng, năm.
Bạn có thể dùng Toggl trên web và Android, iOS. Ứng dụng cũng có sẵn cho Windows, Mac, Linux làm công cụ desktop.
Tháng 8: Dành Thời Gian Thư Giãn
Bạn có thể thắc mắc việc dành thời gian thư giãn giúp hiệu quả hơn như thế nào. Nhưng hãy coi đó là thời gian bước ra khỏi dự án/nhiệm vụ để xóa sạch tâm trí. Khi sẵn sàng quay lại, bạn làm với đôi mắt mới. Điều này thường giúp bạn thấy những gì trước đây không thấy.
Một số dùng phương pháp thư giãn như thiền hoặc bài tập thở đơn giản. Lại một lần, các trợ giúp này có thể giúp giảm căng thẳng, lo âu, và cho bạn nhìn nhận mới mẻ. Cuối ngày, thậm chí giữa ngày, hãy chắc chắn bạn dành thời gian để thư giãn.
Tháng 9: Duy Trì Hộp Thư
Tùy vào ứng dụng email bạn dùng, bạn luôn tìm được cách tốt hơn để quản lý nó. Nếu thích Microsoft Outlook, bạn có thể tận dụng thiết lập quy tắc. Quy tắc làm Outlook di chuyển email vào thư mục nhất định, gắn cờ, và phát âm thanh cảnh báo. Tương tự, bạn có thể thiết lập bộ lọc Gmail.
Trên thiết bị di động, bạn có thể dùng công cụ như Mailswipe [URL hỏng đã xóa] để xử lý email nhanh hơn. Bạn chỉ cần vuốt tin nhắn, hiển thị dưới dạng thẻ, để thực hiện hành động. Vì vậy bạn dễ dàng di chuyển email vào thùng rác hoặc lưu để đọc sau.
Ứng dụng miễn phí cho một tài khoản email trên Android [Không còn có sẵn] và iOS [Không còn có sẵn] với mua trong ứng dụng từ $2.99.
Tháng 10: Đi Dạo
Tương tự như dành thời gian thư giãn, lên lịch tập thể dục là ý tưởng tuyệt vời. Ngay cả khi bạn chỉ đi dạo ngắn, bạn sẽ làm tốt cho cả tâm trí và cơ thể. Các nghiên cứu khác nhau tiết lộ mối liên hệ giữa tập thể dục và hiệu suất.
Một nghiên cứu do nhà nghiên cứu tại Đại học Stockholm và Viện Karolinska cho thấy:
Những người tập thể dục cũng báo cáo cải thiện hiệu suất tự đánh giá -- họ cảm thấy làm được nhiều việc hơn ở nơi làm việc, có năng lực làm việc lớn hơn, và ốm đau ít hơn.
Vì vậy, dù bạn có thể rời bàn làm việc đi dạo ngắn hay thích tập thể dục đều vào cuối ngày, bạn có thể giữ tâm trí và cơ thể khỏe mạnh.
Tháng 11: Sử Dụng Bộ Hẹn Giờ
Một cách để chắc chắn đi dạo đó hoặc chỉ tận hưởng nghỉ ngắn, là dùng bộ hẹn giờ. Bạn có thể dùng tiện ích mở rộng trình duyệt tiện lợi nếu hầu hết công việc làm trực tuyến. Chỉ cần đặt hẹn giờ cho một khoảng thời gian cụ thể và khi báo thức vang, hãy đứng lên và đi. Xem 1-click-timer cho Chrome hoặc TimerFox [Không còn có sẵn] cho Firefox.
Nếu bạn thích không dùng tiện ích trình duyệt, cân nhắc dùng hẹn giờ trên thiết bị di động. Cả Android và iOS đều có hẹn giờ tích hợp. Trên cả hai thiết bị, chỉ cần mở ứng dụng Đồng hồ mặc định và dùng Hẹn giờ để đếm ngược hoặc đặt Báo thức cho thời gian cụ thể.
Tháng 12: Để Bản Thân Hiệu Quả
Bạn đã bao nhiêu lần nói với bản thân như, "Tôi có quá nhiều việc, không biết làm sao xong hết"? Hay, "Không cách nào tôi hoàn thành tất cả đó trước cuối tuần"? Hiểu được việc cảm thấy choáng ngợpsometimes.
Thay vì tự nói mình không hiệu quả, hãy tự nói mình hiệu quả. Thay vào đó, thử câu như, "Điều tôi cần làm để xong mọi việc là..." hoặc "Điều tôi sẽ sắp xếp lại để hoàn thành tuần này là..." Phần này của việc trở nên hiệu quả hơn giúp bạn tập trung và suy nghĩ tích cực.
Nói cách khác, hãy ngừng than vãn và bắt đầu suy nghĩ hiệu quả.
Bạn Sẵn Sàng Hiệu Quả Hơn Năm 2017?
Bạn có thể đã dùng một vài công cụ này hoặc tin tưởng vào một số thói quen. Nhưng nếu chưa, không có thời điểm tốt hơn để bắt đầu hơn năm mới.
Bạn có kế hoạch để hiệu quả hơn năm 2017? Nếu có gợi ý, chúng tôi rất muốn nghe!