Khi bắt đầu một năm mới khác, bạn có thể đã nghĩ về những gì bạn muốn làm khác đi. Giữa công việc và nhà, luôn có quá nhiều việc phải làm. Tuy nhiên, với các công cụ và thói quen phù hợp, bạn có thể biến năm 2017 thành năm hiệu quả nhất.
Chúng tôi đã chuẩn bị một chương trình gồm 12 bước sẽ giúp bạn chuyển đổi thói quen làm việc năng suất của mình. Bạn có thể chinh phục từng người một, từ tháng Giêng đến tháng Mười Hai.
Tháng 1:Đi đúng lịch trình
Không có cách nào tốt hơn để bắt đầu một năm mới bằng cách đúng giờ và tuân thủ lịch trình của bạn. Bạn chắc chắn có thể tự hứa với mình, nhưng nếu bạn có một công cụ tuyệt vời để trợ giúp bạn, điều đó thậm chí còn dễ dàng hơn.
Chọn lịch có lời nhắc, sự kiện lặp lại và quyền truy cập đa nền tảng. Một trong những tùy chọn trực quan và phổ biến nhất là Lịch Google. Bạn có thể sử dụng nó trên web và thiết bị Android hoặc iOS của mình.
Bạn có thể thiết lập lời nhắc cho mỗi sự kiện bạn tạo và quyết định thời điểm được thông báo. Bạn có thể thêm các sự kiện định kỳ cho các cuộc họp hàng tuần, chia sẻ lịch của mình với những người khác và sử dụng tính năng Trang Cuộc hẹn để chặn thời gian.
Tháng 2:Đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu rõ ràng và tập trung giúp bạn hoàn thành chúng. Bạn có thể bắt đầu đơn giản với mục tiêu cho mỗi ngày hoặc bắt đầu ngay lập tức và đặt mục tiêu cho mỗi tuần, mỗi tháng hoặc cả năm. Và, hãy ghi ngay vào lịch đó.
Khi bạn đặt ra những mục tiêu này cho mình, hãy xem xét phần thưởng khi bạn hoàn thành. Điều này không chỉ giúp bạn nhìn thấy ánh sáng cuối đường hầm mà còn giúp bạn có thêm động lực.
Ví dụ:khi bạn hoàn thành tài liệu khó và dài đó vào cuối tuần, hãy đãi bản thân đi ăn trưa tại nhà hàng yêu thích của bạn.
Tháng 3:Sử dụng Mẫu
Nói về tài liệu, hãy cân nhắc sử dụng (nhiều hơn) các mẫu trong năm mới. Khi bạn tạo một tài liệu kinh doanh từ đầu, có thể mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu với một mẫu, bạn có thể dễ dàng giảm thiểu thời gian đó và chuyển sang tác vụ tiếp theo.
Bạn có thể sử dụng các mẫu Microsoft Word cho các thư và kế hoạch kinh doanh, các mẫu Excel cho ngân sách và tài chính cũng như các mẫu PowerPoint cho các bản trình bày.
Bạn cũng có thể xem các mẫu cho OneNote, Evernote và Google Documents. Tất cả những điều này làm cho việc tạo tài liệu trở nên đơn giản hơn.
Tháng 4:Chia nhỏ các dự án lớn
Đã quá nhiều lần chúng ta được giao một dự án hoặc tự mình tạo ra một dự án và muốn giải quyết tất cả cùng một lúc. Nhưng, điều này có thể phản tác dụng. Bạn có thể tập trung rõ ràng hơn bằng cách chia nhỏ các dự án thành các phần nhỏ và thực hiện các nhiệm vụ trong tầm tay trước khi tiếp tục.
Người quản lý dự án sử dụng Cấu trúc phân chia công việc để xác định các nhánh, phần tử và gói công việc riêng biệt của một dự án.
Tất nhiên, nhìn thấy bức tranh lớn của một dự án lớn là điều quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn có thể tập trung vào từng nhiệm vụ một, bạn sẽ có thể tổ chức tốt hơn, đi đúng hướng dễ dàng hơn và đảm bảo một dự án hoàn thành hoàn chỉnh.
Có thể:Tạo và Ưu tiên Việc cần làm
Để hỗ trợ bạn với những dự án lớn đó hoặc chỉ những công việc hàng ngày của bạn, hãy sử dụng danh sách việc cần làm và ưu tiên. Cũng giống như lịch, bạn nên tìm kiếm một công cụ cung cấp lời nhắc, tác vụ định kỳ và quyền truy cập đa nền tảng.
Wunderlist là một trình quản lý danh sách nhiệm vụ tuyệt vời. Bạn có thể tạo nhiều danh sách với những việc cần làm trong mỗi danh sách. Sau đó, thêm lời nhắc, đặt và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, bao gồm ghi chú và đính kèm tệp. Bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ định kỳ và thêm các nhiệm vụ phụ.
Để luôn đi đúng hướng và ưu tiên những việc cần làm, ứng dụng này có sẵn miễn phí trên web, Android, iOS và dưới dạng ứng dụng dành cho máy tính để bàn Windows. Trong Windows 10, Wunderlist hiện cũng đồng bộ hóa với Cortana.
Tháng 6:Nhiệm vụ của Ủy viên
Giữ cho bản thân đi đúng hướng với một công cụ danh sách nhiệm vụ là hiệu quả, nhưng thường thì việc ủy quyền cũng vậy. Nếu bạn đang ở vị trí để chia sẻ tải, thì hãy tập thói quen làm việc đó. Bạn không cần phải tự mình làm mọi thứ. Và, dù là ở cơ quan hay ở nhà, nếu bạn có người giúp đỡ thì hãy để họ.
Ví dụ, khi bạn chia một dự án thành các nhiệm vụ, hãy để bản thân tập trung vào các phần có mức độ ưu tiên cao. Sau đó, giao các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn cho nhân viên hoặc nhóm của bạn. Điều này cho phép bạn xử lý những gì quan trọng nhất, nhưng vẫn đảm bảo rằng tất cả các mục đều được hoàn thành.
Hãy để Ma trận Eisenhower giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và ủy thác nhiệm vụ của mình. Khi bạn xác định một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn nên ủy thác nó.
Đây chỉ là một trong nhiều phương pháp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn.
Tháng 7:Quản lý thời gian của bạn
Hãy nhớ rằng ủy quyền là một phần quan trọng trong quản lý thời gian. Nhưng, các công cụ phù hợp cũng vậy. Để theo dõi thời gian của bạn, ghi lại cách sử dụng và lập kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tuần, hãy sử dụng các ứng dụng tiện dụng.
Cho đến nay, bạn đã có lịch và trình quản lý danh sách công việc của mình. Bây giờ bạn cần một công cụ theo dõi thời gian. Một lựa chọn tuyệt vời là Toggl. Bạn có thể bắt đầu tính thời gian cho một hoạt động bằng một cú nhấp chuột (hoặc nhấn vào ứng dụng dành cho thiết bị di động). Thiết lập các dự án khác nhau để theo dõi, thêm thẻ cho tổ chức và xem các báo cáo hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.
Bạn có thể sử dụng Toggl trên web và trên thiết bị Android hoặc iOS của mình. Ứng dụng này cũng có sẵn cho Windows, Mac và Linux như một công cụ dành cho máy tính để bàn.
Tháng 8:Dành thời gian để thư giãn
Bạn có thể tự hỏi làm thế nào dành thời gian để thư giãn có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, hãy nghĩ rằng đã đến lúc rời khỏi dự án hoặc nhiệm vụ để giải tỏa tâm trí. Khi bạn đã sẵn sàng để quay lại với nó, bạn có thể làm như vậy với đôi mắt tươi tắn. Điều này thường cho phép bạn nhìn thấy những thứ mà bạn chưa từng thấy trước đây.
Một số sử dụng các phương pháp thư giãn như thiền hoặc các bài tập thở đơn giản. Một lần nữa, những loại công cụ hỗ trợ này có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng, giảm thiểu lo lắng và mang lại cho bạn một triển vọng sảng khoái. Vào cuối ngày hoặc thậm chí vào giữa ngày, hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian để thư giãn.
Tháng 9:Duy trì Hộp thư đến của bạn
Tùy thuộc vào ứng dụng email bạn sử dụng, bạn luôn có thể tìm ra cách tốt hơn để quản lý ứng dụng đó. Nếu bạn thích Microsoft Outlook, bạn có thể tận dụng lợi thế của việc thiết lập các quy tắc. Các quy tắc làm cho Outlook di chuyển email đến các thư mục nhất định, gắn cờ chúng và phát âm thanh cảnh báo. Tương tự như vậy, bạn có thể thiết lập bộ lọc Gmail.
Trên thiết bị di động, bạn có thể sử dụng các công cụ như Mailswipe [Đã xóa URL bị hỏng] để xử lý email của mình nhanh hơn. Bạn chỉ cần vuốt các tin nhắn, được hiển thị dưới dạng thẻ, để thực hiện một hành động. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng chuyển email vào thùng rác hoặc lưu chúng để sử dụng sau.
Ứng dụng miễn phí cho một tài khoản email trên cả Android [Không còn khả dụng] và iOS [Không còn khả dụng] với giá mua trong ứng dụng bắt đầu từ $ 2,99.
Tháng 10:Đi dạo
Tương tự như dành thời gian để thư giãn, lên lịch cho một số bài tập thể dục là một ý tưởng tuyệt vời. Ngay cả khi bạn chỉ đi bộ một quãng ngắn, bạn sẽ làm tốt cả tinh thần và thể chất của mình. Nhiều nghiên cứu khác nhau đã tiết lộ mối liên hệ giữa tập thể dục và năng suất.
Một nghiên cứu như vậy được thực hiện bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Stockholm và Viện Karolinska cho thấy:
Những người tập thể dục cũng đã báo cáo những cải thiện về năng suất do tự đánh giá - họ nhận thấy rằng họ hoàn thành nhiều hơn trong công việc, có năng lực làm việc tốt hơn và ít ốm đau hơn.
Vì vậy, cho dù bạn có thể rời khỏi bàn làm việc để đi bộ đơn giản hay thích tập luyện thường xuyên vào cuối ngày, bạn có thể giữ cho tinh thần và thể chất của mình luôn cân đối.
Tháng 11:Sử dụng Bộ hẹn giờ
Một cách để đảm bảo thực hiện chuyến đi bộ đó hoặc chỉ tận hưởng kỳ nghỉ ngắn ngày là sử dụng đồng hồ hẹn giờ. Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng trình duyệt tiện dụng nếu hầu hết công việc của bạn được thực hiện trực tuyến. Chỉ cần đặt bộ hẹn giờ trong một khoảng thời gian cụ thể và khi cảnh báo phát ra, hãy đứng dậy và đi. Xem tính năng hẹn giờ 1 lần nhấp cho Chrome hoặc TimerFox [Không còn khả dụng] cho Firefox.
Nếu bạn không muốn sử dụng tiện ích mở rộng của trình duyệt, hãy cân nhắc sử dụng bộ hẹn giờ trên thiết bị di động của bạn. Cả thiết bị Android và iOS đều có bộ hẹn giờ tích hợp sẵn. Trên một trong hai thiết bị, chỉ cần mở ứng dụng Đồng hồ mặc định và sử dụng Bộ hẹn giờ để đếm ngược hoặc đặt Báo thức trong một thời gian nhất định.
Tháng 12:Hãy để bản thân trở nên năng suất
Đã bao nhiêu lần bạn tự nói với mình những điều như "Mình còn quá nhiều việc phải làm, mình không biết phải làm thế nào để hoàn thành hết"? Hoặc, "Không có cách nào tôi có thể hoàn thành tất cả những thứ đó vào cuối tuần"? Đôi khi cảm thấy quá tải là điều dễ hiểu.
Thay vì tự nói về cách làm việc hiệu quả, hãy tự nói với mình về vấn đề đó. Thay vào đó, hãy thử những câu như "Điều tôi cần làm để hoàn thành mọi việc là ..." hoặc "Điều tôi sẽ sắp xếp lại để hoàn thành việc này vào cuối tuần là ..." Phần này của việc trở nên năng suất hơn sẽ giúp bạn tập trung và suy nghĩ tích cực.
Nói cách khác, hãy ngừng phàn nàn và bắt đầu suy nghĩ một cách hiệu quả.
Bạn đã sẵn sàng để trở nên năng suất hơn trong năm 2017?
Bạn có thể đã sử dụng một vài trong số những công cụ này hoặc có một số thói quen. Nhưng nếu bạn không làm vậy, không có thời điểm nào tốt hơn để bắt đầu bằng một năm mới hoàn toàn.
Bạn có kế hoạch để làm việc hiệu quả hơn trong năm 2017 không? Nếu bạn có đề xuất, chúng tôi rất muốn nghe chúng!