Ứng dụng Contacts cung cấp thông tin cho ứng dụng Mail, Messages, và Calendar trên Mac, nên giữ nó chính xác có thể làm cuộc sống bạn dễ dàng hơn. Tổ chức cẩn thận và bản sao lưu an toàn giúp bạn giữ năng suất, trong khi đám mây giữ mọi thứ đồng bộ.
Đó là lý do tốt nhất để tổ chức danh bạ dùng Mac, và để iCloud đẩy thay đổi sang thiết bị iOS. Hôm nay chúng ta xem vài cách dọn dẹp và sao lưu danh bạ Mac, bao gồm khôi phục từ iCloud.
Xuất Kho Lưu Trữ Danh Bạ
Điều đầu tiên bạn cần làm là chắc chắn bạn có bản sao cục bộ danh bạ được sao lưu. Mặc dù iCloud giữ bản sao sửa đổi 30 ngày gần đây, lấy bản chụp nhanh trước khi bạn làm bất kỳ thay đổi nào là bản sao lưu đáng tin cậy nhất bạn có thể có.
Tất cả danh bạ của bạn xuất ra file gọi là Contacts Archive. File định dạng .ABBU và chứa tất cả dữ liệu danh bạ. Bước này đảm bảo mọi thay đổi chúng ta làm được sao lưu hoàn toàn cục bộ trên Mac.
Nếu bạn muốn chắc chắn danh bạ ở iCloud, duyệt qua nhóm All On My Mac, và kéo những cái bạn muốn di chuyển sang nhóm All iCloud. Sau đó, mỗi thay đổi bạn làm cho Contacts tạo điểm khôi phục trong iCloud được giữ 30 ngày.
Dọn Dẹp Trùng Lặp
Số lượng ứng dụng và dịch vụ bạn cho phép ghi vào danh bạ qua Mac OS và iOS có thể để lại nhiều mục danh bạ không cần. Bạn cũng có thể mang thông tin liên hệ qua thẻ SIM khi lần đầu mua iPhone, và giờ iCloud đã gộp tất cả chúng lại.
Bước đầu là tìm ra bạn bè Bob xuất hiện bao nhiêu lần trong điện thoại và xóa mục trùng lặp. Apple làm đơn giản nhiệm vụ này. Chỉ cần vào menu Card và chọn mục: Look For Duplicates. Trong menu bật lên, chọn Merge để gộp các mục trùng lặp.
Xem lại thay đổi, và chắc chắn quá trình chỉ gộp các mục trùng lặp thực sự. Khi đã xác nhận, chuyển sang bước tiếp theo.
Dọn Dép Nhanh
Duyệt qua và tìm thẻ cho người bạn không cần trong danh bạ nữa. Coi rằng Facebook và Gmail đều có thể nhập hàng loạt, có khả năng tốt bạn giờ có đám người trong Contacts mà bạn không bao giờ email, gọi hoặc nhắn tin.
Ít nhất bạn có thể có tất cả địa chỉ email chia sẻ kiểu Evernote từ thời kỳ trước extension của iOS. Xóa những cái này dễ dàng, chỉ cần chuột phải tên và chọn Delete.
Những lần xóa này ít nhất làm danh sách gọn gàng hơn, nhưng giờ chúng ta cần khảo sát dữ liệu lưu trong chính các thẻ liên hệ.
Chỉnh Sửa Thẻ
Với số di động có thể mang theo, không có khả năng bạn hoặc bạn bè phải đổi số điện thoại. Tuy nhiên, với liên hệ kinh doanh, số công ty, và email, bạn vẫn có thể kết thúc với nhiều dữ liệu thừa.
Nhấp qua từng liên hệ và xem lại thông tin. Khi tìm ai đó có dữ liệu thừa cần xóa, nhấp tab chỉnh sửa. Nếu muốn xóa trường, nhấp nút đỏ. Cảnh báo: không có xác nhận. Nó biến mất ngay lập tức, nên kiểm tra kỹ công việc trước khi nhấp Done.
Nếu bạn chỉ cần thêm thông tin, nhấp + bên trái thẻ và chọn trường bạn cần thêm. Bạn có thể muốn dùng thời gian này thêm phát âm ngữ âm cho bất kỳ ai bạn muốn gọi bằng Siri vì bạn đã ở đây kiểm tra từng mục.
Khôi Phục Từ Đám Mây
Nếu bạn vô tình làm thay đổi không muốn, bạn vẫn lấy lại dữ liệu. Hy vọng bạn làm theo bước trên tạo kho lưu trữ danh bạ, nhưng iCloud vẫn bảo vệ bạn cho thay đổi trong 30 ngày qua, dù dường như chỉ sao lưu một lần mỗi ngày, nên bất kỳ thay đổi bạn làm trong một ngày được lưu trong một bản sao lưu.
Bạn truy cập bản sao lưu bằng cách đăng nhập iCloud.com trên web. Trang khởi động nhấp Settings. Trang tiếp theo, cuộn xuống dưới. Dưới Advanced bạn sẽ thấy tùy chọn Restore Contacts.
Nhấp liên kết, và trong cửa sổ bật lên tiếp theo bạn sẽ thấy điểm khôi phục gắn nhãn theo ngày. Chọn ngày bạn muốn quay lại, và nhấp Restore. Có cửa sổ bật lên cảnh báo bạn sắp ghi đè tất cả danh bạ, nhưng danh bạ hiện tại sẽ được lưu trữ để khôi phục. Nhấp Restore để tiếp tục.
Khi Mac đồng bộ với iCloud lần sau, bạn sẽ thấy Contacts khôi phục về trạng thái trước.
Khôi Phục Từ Kho Lưu Trữ
Nếu bạn không dùng iCloud, kho lưu trữ Contacts tạo ở đầu vẫn cứu danh bạ của bạn. Trong menu File chọn Import. Tìm kho lưu trữ tạo trước đó, và mở nó.
Một cửa sổ bật lên hỏi xác nhận bạn muốn thay thế tất cả danh bạ hiện có bằng cái trong kho lưu trữ. Nhấp Replace All, và nó nhập tất cả danh bạ trở lại App.
Nếu bạn dùng iCloud, bạn có thể gặp vấn đề nó ghi đè nhập khẩu bằng lần đồng bộ cuối từ iCloud. Nếu bạn dùng iCloud đồng bộ danh bạ, tốt nhất dùng phương pháp bước trước để khôi phục danh bạ.
Bảo Trì Và Dọn Dẹp Định Kỳ
Tùy thuộc thời gian bạn dành làm việc với danh bạ, bạn có thể cần kiểm tra Contacts thường xuyên hơn. Dưới Preferences bạn có thể chỉnh sửa mẫu cơ bản cho Contacts mới, tiết kiệm thời gian khi thêm thẻ mới.
Contacts có thể hơi cũ kỹ, nhưng nó vẫn trung tâm quản lý Facetime, Mail, và Messages trên Mac.
Chương trình và tiện ích Mac nào khác bạn cảm thấy bị thấp đánh giá so với vai trò quan trọng chúng đóng trong quy trình làm việc của bạn? Cho chúng tôi biết trong bình luận.
Image Credits: apdesign/Shutterstock