Nếu bạn sử dụng Outlook, bạn đã biết đây là một chương trình hữu ích để quản lý email của bạn và bao gồm rất nhiều tính năng tuyệt vời. Hôm nay chúng ta sẽ đề cập đến một số tính năng Outlook ít được biết đến hơn có thể giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn.
1. Thay đổi Số dòng trong Bản xem trước Thư
Trong danh sách thư email, Outlook sẽ hiển thị bản xem trước của từng thư. Điều này bao gồm người gửi và dòng chủ đề trên dòng đầu tiên và sau đó là một dòng từ nội dung email bên dưới theo mặc định.
Bạn có thể thay đổi số dòng từ thư hiển thị trong danh sách thư.
Đi tới Chế độ xem và nhấp vào tab Xem trước tin nhắn cái nút. Sau đó, chọn 1 Dòng (mặc định), 2 dòng hoặc 3 dòng . Hoặc chọn Tắt nếu bạn không muốn bất kỳ thông báo email nào được hiển thị trong danh sách.
Bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn chỉ áp dụng cài đặt này cho Thư mục này không hoặc Tất cả hộp thư .
Số dòng bạn chọn không bao gồm người gửi và dòng chủ đề. Vì vậy, nếu bạn chọn 2 dòng , bạn sẽ thấy tổng cộng ba dòng:người gửi và chủ đề trên dòng đầu tiên và sau đó là hai dòng của nội dung email bên dưới dòng đó.
2. Chọn Thư mục Hiển thị khi Khởi chạy Outlook
Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook, bạn có thể chọn hộp thư đến của tài khoản email mà bạn muốn hiển thị theo mặc định khi bạn mở Outlook. Hoặc bạn có thể chọn một thư mục khác ngoài hộp thư đến nếu bạn muốn.
Đi tới Tệp> Tùy chọn và nhấp vào Nâng cao trong ngăn bên trái trên Tùy chọn Outlook hộp thoại.
Trong Khởi động và thoát khỏi Outlook , nhấp vào Duyệt qua . Trên Chọn thư mục hộp thoại, tìm tài khoản bạn muốn và chọn Hộp thư đến hoặc thư mục khác mà bạn muốn khởi động Outlook.
Chúng tôi nhận thấy rằng cài đặt này không phải lúc nào cũng phù hợp. Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu nó phù hợp với bạn.
3. Tạo Thư mục Tìm kiếm Outlook
Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm các từ và cụm từ giống nhau trong Outlook, bạn có thể thiết lập Thư mục Tìm kiếm ảo hiển thị cho bạn danh sách tất cả các mục phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm nhất định. Outlook cung cấp một số mẫu cho Thư mục Tìm kiếm hoặc bạn có thể tạo mẫu của riêng mình.
Ví dụ: Thư chưa đọc Thư mục Tìm kiếm hiển thị cho bạn tất cả thư chưa đọc của bạn trong một thư mục, ngay cả khi chúng nằm trong các thư mục khác nhau trong tài khoản email của bạn. Các thư không được chuyển đến Thư mục Tìm kiếm, chúng chỉ được hiển thị ở đó. Các thư gốc vẫn còn trong các thư mục tương ứng của chúng.
Để tạo Thư mục tìm kiếm mới , nhấp vào Thư mục tìm kiếm mới trong Mới trên Thư mục chuyển hướng. Chọn mẫu Thư mục Tìm kiếm được tạo sẵn từ danh sách hoặc chọn Tạo Thư mục Tìm kiếm tùy chỉnh trong Tùy chỉnh ở cuối danh sách.
Nếu bạn đang tạo Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh, hãy nhấp vào Chọn trên Thư mục Tìm kiếm Mới hộp thoại.
Sau đó, nhập Tên cho Thư mục Tìm kiếm trên Thư mục Tìm kiếm Tuỳ chỉnh hộp thoại. Nhấp vào Tiêu chí và chỉ định chi tiết của tìm kiếm trên Tiêu chí thư mục tìm kiếm hộp thoại.
Nếu điều này không hiệu quả với bạn, chúng tôi có một số phương pháp mà bạn có thể sử dụng để sửa lỗi Tìm kiếm trong Outlook.
4. Dọn dẹp Thư mục Outlook
Tính năng Thư mục Dọn dẹp của Outlook loại bỏ các thư thừa trong một chuỗi hoặc thư mục. Các tin nhắn dự phòng là các tin nhắn trước đó trong một chuỗi cũng được trích dẫn trong các câu trả lời. Các chuỗi email dài có thể kết thúc với một số bản sao của các thư trước đó được trích dẫn trong mỗi lần trả lời.
Thư mục Dọn dẹp lệnh di chuyển các thư thừa trong thư mục đã chọn và các thư mục con của nó đến Các mục đã xóa thư mục theo mặc định.
Để sử dụng lệnh này, hãy nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn dọn dẹp và chọn Dọn dẹp thư mục .
Bạn có thể đặt các tùy chọn cho Thư mục Dọn dẹp bằng cách đi tới Tệp> Tùy chọn> Thư> Dọn dẹp Cuộc trò chuyện . Chọn thư mục bạn muốn chuyển các mục đã dọn dẹp đến và bật hoặc tắt bất kỳ tùy chọn dọn dẹp nào khác mà bạn muốn.
5. Gửi Email vào một ngày trong tương lai
Đôi khi bạn cần viết một email nhưng mãi đến một thời gian sau mới gửi được. Tính năng Phân phối trễ của Outlook cho phép bạn dễ dàng thực hiện việc này.
Đầu tiên, hãy viết email mới của bạn hoặc trả lời email. Sau đó, nhấp vào Giao hàng trễ trong Tùy chọn khác trên phần Tùy chọn trong cửa sổ tin nhắn.
Trong Tùy chọn phân phối , chọn hộp kiểm Không giao hàng trước và chọn ngày giờ.
Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác bạn muốn và nhấp vào Đóng .
Outlook lưu trữ các thư email đã lên lịch trong Hộp thư đi của bạn cho đến khi chúng được gửi khi chúng được chuyển đến Đã gửi của bạn thư mục.
Nếu bạn thay đổi ý định và cần hủy giao hàng bị trì hoãn hoặc thay đổi nó sang một ngày và giờ khác, hãy chuyển đến Hộp thư đi của bạn và mở tin nhắn email. Nhấp vào Giao hàng trễ trên Tùy chọn một lần nữa và thay đổi ngày và giờ cho tab Không phân phối trước hoặc bỏ chọn hộp để vô hiệu hóa việc phân phối chậm trễ.
6. Sử dụng các Bước Nhanh
Các bước nhanh phần Trang chủ tab trong Outlook cung cấp quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột vào các tác vụ phổ biến. Microsoft cung cấp một số Bước nhanh ban đầu để bắt đầu, nhưng bạn cũng có thể tạo bước của riêng mình.
Để tạo Bước nhanh tùy chỉnh, hãy nhấp vào Tạo mới trong Các bước nhanh tiết diện. Trên Bước chỉnh sửa nhanh hộp thoại, Tên Bước nhanh của bạn.
Sau đó, chọn một hành động từ danh sách thả xuống và nhấp vào Thêm hành động . Tiếp tục thêm các hành động khác mà bạn muốn thực hiện trong cùng một Bước nhanh, nhấp vào Thêm hành động sau mỗi cái.
Ví dụ:bạn có thể thiết lập Bước nhanh để đánh dấu các thư email đã chọn là đã đọc và sau đó di chuyển chúng vào một thư mục nhất định. Để có công cụ tương tự, hãy xem cách tạo nhóm email và danh sách phân phối.
7. Mở nhiều Outlook Windows
Nếu bạn sử dụng Outlook cho email, lập lịch và tác vụ, bạn có thể muốn mở nhiều cửa sổ Outlook. Điều đó cho phép bạn xem email, lịch và công việc của mình cùng một lúc thay vì sử dụng các nút điều hướng để tiếp tục chuyển đổi chế độ xem.
Để mở một cửa sổ Outlook khác, nhấp chuột phải vào biểu tượng Outlook trên Thanh tác vụ và chọn Outlook 2016 . Định vị các cửa sổ theo cách bạn muốn.
Khi bạn đóng Outlook, đi tới Tệp> Thoát trên bất kỳ cửa sổ nào đang mở. Không nhấp vào X ở góc trên bên phải của bất kỳ cửa sổ nào. Outlook sẽ mở vào lần tiếp theo với cùng số lượng cửa sổ và ở cùng vị trí mà chúng đã ở khi bạn thoát khỏi Outlook.
8. Tạo và quản lý các quy tắc
Không phải lúc nào bạn cũng thích chơi theo luật, nhưng các quy tắc trong Outlook có thể rất hữu ích. Chúng cho phép bạn thiết lập các sự kiện cụ thể để xảy ra tự động dựa trên các hành động xảy ra.
Ví dụ:bạn có thể muốn chuyển các thư có các từ cụ thể trong dòng chủ đề hoặc từ một người cụ thể vào một thư mục và đánh dấu các thư là đã đọc cùng một lúc. Bạn có thể tạo quy tắc để thực hiện tất cả điều đó cùng một lúc khi nhận được tin nhắn.
Để tạo hoặc quản lý các quy tắc, hãy nhấp vào Quy tắc trong Di chuyển trên Trang chủ và chọn Quản lý quy tắc &cảnh báo . Quy tắc và cảnh báo hộp thoại cho phép bạn tạo, thay đổi và chạy các quy tắc theo cách thủ công.
Nhấp vào Quy tắc mới để tạo quy tắc và sau đó làm theo các bước trong Trình hướng dẫn quy tắc .
Một tính năng còn thiếu trong Outlook là khả năng tự động BCC trên email. Nhưng bạn có thể khắc phục hạn chế này bằng cách sử dụng các quy tắc.
9. Thay đổi Tên Tài khoản Outlook của bạn
Khi bạn thêm tài khoản email vào Outlook, tên mặc định cho tài khoản là địa chỉ email của bạn, tên này sẽ hiển thị trong ngăn bên trái. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tên tài khoản thành một tên mô tả hơn sẽ giúp phát hiện tài khoản bạn đang tìm kiếm nhanh hơn. Hữu ích nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook.
Để thay đổi tên tài khoản, hãy nhấp chuột phải vào tên tài khoản hiện tại trong ngăn bên trái (không phải Hộp thư đến cho tài khoản) và chọn Thuộc tính tài khoản . Hoặc đi tới Tệp> Thông tin ( Thông tin tài khoản màn hình).
Sau đó, đi tới Cài đặt tài khoản> Cài đặt tài khoản và đảm bảo rằng Email đang hoạt động trên Cài đặt tài khoản hộp thoại. Nó phải được đặt theo mặc định.
Chọn tài khoản trong danh sách mà bạn muốn đổi tên (nếu tài khoản đó chưa được chọn), sau đó nhấp vào Thay đổi .
Thay đổi Tên tài khoản trong Cài đặt chung trên Cài đặt tài khoản hộp thoại. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó nhấp vào Hoàn tất .
10. Sử dụng Công tắc dòng lệnh trong Outlook
Outlook cung cấp các công tắc dòng lệnh cho phép bạn thực hiện các hoạt động khác nhau. Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn là chuột, bạn có thể tăng tốc các thao tác trong Outlook bằng cách sử dụng công tắc dòng lệnh. Họ cũng có thể giúp bạn khắc phục sự cố trong Outlook.
Chúng tôi đã đề cập đến 25 công tắc dòng lệnh trong Outlook 2016 mà bạn nên biết.
Ví dụ:bạn có thể tạo một email mới với người nhận bằng cách mở nút Chạy hộp thoại ( Phím Windows + R ) và nhập lệnh sau vào nút Mở , thay thế địa chỉ email bằng địa chỉ người nhận của bạn.
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected]
Công cụ để làm cho Outlook hữu ích hơn nữa
Đó là tất cả các tính năng nâng cao, cả những tính năng phổ biến và ít được biết đến hơn, làm cho Outlook trở nên mạnh mẽ hơn rất nhiều so với Mail và các ứng dụng email trên máy tính để bàn khác. Những tính năng này là không đủ cho bạn? Không vấn đề gì. Chúng tôi đã đề cập đến một số công cụ Outlook của bên thứ ba hữu ích bổ sung chức năng cho Outlook, cải thiện các tính năng hiện có hoặc thực hiện một số tác vụ tốt hơn Outlook, chẳng hạn như hợp nhất nhiều tệp Microsoft Outlook PST.
Đừng quên rằng bên cạnh các tính năng tuyệt vời, có rất nhiều phím tắt Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian!