Nếu bạn dùng Outlook, bạn đã biết nó là chương trình hữu ích để quản lý email và bao gồm nhiều tính năng tuyệt vời. Hôm nay chúng ta sẽ bao gồm một số tính năng Outlook ít được biết đến có thể giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn.
1. Thay Đổi Số Dòng Trong Xem Trước Tin Nhắn
Trong danh sách email, Outlook hiển thị bản xem trước của từng tin nhắn. Điều này bao gồm người gửi và dòng chủ đề trên dòng đầu tiên và sau đó một dòng từ thân email bên dưới theo mặc định.
Bạn có thể thay đổi số dòng từ tin nhắn hiển thị trong danh sách tin nhắn.
Đi đến tab Xem (View) và nhấp nút Xem Trước Tin Nhắn (Message Preview). Sau đó, chọn 1 Dòng (mặc định), 2 Dòng, hoặc 3 Dòng. Hoặc chọn Tắt (Off) nếu bạn không muốn bất kỳ phần nào của email hiển thị trong danh sách.
Bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn áp dụng cài đặt này chỉ cho Thư mục này (This folder) hoặc Tất cả hộp thư (All mailboxes).
Số dòng bạn chọn không bao gồm người gửi và dòng chủ đề. Vì vậy nếu bạn chọn 2 Dòng, bạn sẽ thấy tổng cộng ba dòng: người gửi và chủ đề trên dòng đầu tiên và sau đó hai dòng thân email bên dưới đó.
2. Chọn Thư Mục Hiển Thị Khi Khởi Động Outlook
Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook, bạn có thể chọn hộp thư đến của tài khoản email nào bạn muốn hiển thị mặc định khi mở Outlook. Hoặc bạn có thể chọn thư mục khác ngoài hộp thư đến nếu muốn.
Đi đến Tệp > Tùy chọn (File > Options) và nhấp Nâng cao (Advanced) ở khung bên trái trên hộp thoại Tùy chọn Outlook.
Trong phần Khởi động và thoát Outlook (Outlook start and exit), nhấp Duyệt (Browse). Trên hộp thoại Chọn Thư Mục (Select Folder), tìm tài khoản bạn muốn và chọn Hộp thư đến, hoặc thư mục khác bạn muốn khởi động Outlook.
Chúng tôi thấy cài đặt này không luôn được lưu. Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận nếu nó hoạt động cho bạn.
3. Tạo Thư Mục Tìm Kiếm Outlook
Nếu bạn thường tìm kiếm cùng từ và cụm từ trong Outlook, bạn có thể thiết lập thư mục Tìm kiếm ảo (Search Folder) hiển thị danh sách tất cả mục khớp với tiêu chí tìm kiếm nhất định. Outlook cung cấp một số mẫu cho Thư mục Tìm kiếm hoặc bạn có thể tạo của riêng mình.
Ví dụ, Thư mục Tìm kiếm Thư Chưa Đọc (Unread Mail) hiển thị tất cả thư chưa đọc của bạn trong một thư mục, ngay cả khi chúng ở trong các thư mục khác trong tài khoản email. Tin nhắn không được di chuyển đến Thư mục Tìm kiếm, chúng chỉ được hiển thị đó. Tin nhắn gốc vẫn ở trong các thư mục tương ứng.
Để tạo Thư Mục Tìm Kiếm mới, nhấp Thư Mục Tìm Kiếm Mới (New Search Folder) trong phần Mới (New) trên tab Thư Mục (Folder). Chọn mẫu Thư Mục Tìm Kiếm có sẵn từ danh sách hoặc chọn Tạo Thư Mục Tìm Kiếm Tùy Chỉnh (Create a custom Search Folder) dưới Tùy Chỉnh (Custom) ở dưới cùng danh sách.
Nếu bạn tạo Thư Mục Tìm Kiếm tùy chỉnh, nhấp Chọn (Choose) trên hộp thoại Thư Mục Tìm Kiếm Mới.
Sau đó, nhập Tên cho Thư Mục Tìm Kiếm trên hộp thoại Thư Mục Tìm Kiếm Tùy Chỉnh. Nhấp Tiêu Chí (Criteria) và chỉ định chi tiết tìm kiếm trên hộp thoại Tiêu Chí Thư Mục Tìm Kiếm.
Nếu điều này không hoạt động cho bạn, chúng tôi có một số phương pháp bạn có thể dùng sửa tìm kiếm Outlook.
4. Dọn Dẹp Thư Mục Outlook
Tính năng Dọn Dẹp Thư Mục (Clean Up Folder) của Outlook loại bỏ tin nhắn thừa trong một chuỗi hoặc thư mục. Tin nhắn thừa là tin nhắn trước đó trong chuỗi cũng được trích dẫn trong các trả lời. Các chuỗi email dài có thể kết thúc với vài bản sao của tin nhắn trước được trích dẫn trong mỗi trả lời.
Lệnh Dọn Dẹp Thư Mục di chuyển tin nhắn thừa trong thư mục đã chọn và thư mục con của nó đến thư mục Mục Đã Xóa (Deleted Items) theo mặc định.
Để dùng lệnh này, chuột phải vào thư mục bạn muốn dọn dẹp và chọn Dọn Dẹp Thư Mục.
Bạn có thể đặt tùy chọn cho lệnh Dọn Dẹp Thư Mục bằng cách đi đến Tệp > Tùy chọn > Thư > Dọn Dẹp Cuộc Trò Chuyện (Conversation Clean Up). Chọn thư mục bạn muốn các mục đã dọn dẹp được di chuyển đến và bật hoặc tắt bất kỳ tùy chọn dọn dẹp nào bạn muốn.
5. Gửi Email Tại Ngày Tương Lai
Đôi khi bạn cần viết email nhưng không gửi cho đến lúc sau. Tính năng Trì Hoãn Giao Hàng (Delayed Delivery) của Outlook cho phép bạn dễ dàng làm điều này.
Trước tiên, viết email mới hoặc trả lời email. Sau đó, nhấp Trì Hoãn Giao Hàng (Delay Delivery) trong phần Tùy Chọn Khác (More Options) trên tab Tùy Chọn (Options) trong cửa sổ tin nhắn.
Dưới Tùy chọn giao hàng (Delivery options), tích hộp Không giao trước (Do not deliver before) và chọn ngày và giờ.
Chọn bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn và nhấp Đóng (Close).
Outlook lưu trữ email đã lên lịch trong Hộp Đi (Outbox) cho đến khi chúng được gửi, khi đó chúng được di chuyển đến thư mục Đã Gửi (Sent).
Nếu bạn thay đổi ý và cần hủy giao hàng trì hoãn hoặc thay đổi sang ngày và giờ khác, vào Hộp Đi và mở tin nhắn email. Nhấp Trì Hoãn Giao Hàng trên tab Tùy Chọn lại và thay đổi ngày và giờ cho tùy chọn Không giao trước hoặc bỏ tích hộp để vô hiệu hóa giao hàng trì hoãn.
6. Sử Dụng Quick Steps (Các Bước Nhanh)
Phần Quick Steps của tab Trang Chủ (Home) trong Outlook cung cấp truy cập một cú nhấp chuột vào các hành động phổ biến. Microsoft cung cấp một số Quick Steps ban đầu để bắt đầu, nhưng bạn cũng có thể tạo của riêng mình.
Để tạo Quick Steps tùy chỉnh, nhấp Tạo Mới (Create New) trong phần Quick Steps. Trên hộp thoại Chỉnh Sửa Quick Step, Đặt Tên (Name) Quick Step của bạn.
Sau đó, chọn một hành động từ danh sách thả xuống và nhấp Thêm Hành Động (Add Action). Tiếp tục thêm các hành động khác bạn muốn thực hiện trong cùng Quick Step, nhấp Thêm Hành Động sau mỗi cái.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập Quick Step để đánh dấu email đã chọn là đã đọc và sau đó di chuyển chúng đến thư mục nhất định. Để công cụ tương tự, xem cách tạo nhóm email và danh sách phân phối.
7. Mở Nhiều Cửa Sổ Outlook
Nếu bạn dùng Outlook cho email, lịch, và tác vụ, bạn có thể muốn mở nhiều cửa sổ Outlook. Điều đó cho phép bạn thấy email, lịch, và tác vụ cùng lúc thay vì dùng nút điều hướng để liên tục chuyển đổi xem.
Để mở cửa sổ Outlook khác, chuột phải vào biểu tượng Outlook trên Thanh tác vụ (Taskbar) và chọn Outlook 2016. Định vị cửa sổ như bạn muốn.
Khi bạn đóng Outlook, đi đến Tệp > Thoát trên bất kỳ cửa sổ mở nào. Đừng nhấp X ở góc trên bên phải của bất kỳ cửa sổ nào. Outlook sẽ mở lần sau với cùng số lượng cửa sổ và ở cùng vị trí chúng đã ở khi bạn thoát Outlook.
8. Tạo Và Quản Lý Quy Tắc
Bạn có thể không luôn thích chơi theo quy tắc, nhưng quy tắc trong Outlook có thể rất hữu ích. Chúng cho phép bạn thiết lập các sự kiện cụ thể xảy ra tự động dựa trên hành động xảy ra.
Ví dụ, bạn có thể muốn di chuyển tin nhắn có từ cụ thể trong dòng chủ đề hoặc từ người cụ thể đến thư mục và đánh dấu tin nhắn là đã đọc cùng lúc. Bạn có thể tạo quy tắc làm tất cả đó cùng lúc khi nhận tin nhắn.
Để tạo hoặc quản lý quy tắc, nhấp Quy Tắc (Rules) trong phần Di Chuyển (Move) trên tab Trang Chủ và chọn Quản Lý Quy Tắc & Cảnh Báo (Manage Rules & Alerts). Hộp thoại Quy Tắc và Cảnh Báo cho phép bạn tạo, thay đổi, và chạy thủ công quy tắc.
Nhấp Quy Tắc Mới (New Rule) để tạo quy tắc và làm theo các bước trong Trình Thiết Lập Quy Tắc (Rules Wizard).
Một tính năng thiếu trong Outlook là khả năng tự động BCC cho chính bạn trên email. Nhưng bạn có thể vượt qua hạn chế này bằng quy tắc.
9. Thay Đổi Tên Tài Khoản Outlook Của Bạn
Khi bạn thêm tài khoản email vào Outlook, tên mặc định cho tài khoản là địa chỉ email của bạn, hiển thị ở khung bên trái. Nhưng bạn có thể thay đổi tên tài khoản thành tên mô tả hơn để nhanh hơn tìm thấy tài khoản bạn đang tìm. Hữu ích nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook.
Để thay đổi tên tài khoản, chuột phải vào tên tài khoản hiện tại ở khung bên trái (không phải Hộp thư đến cho tài khoản) và chọn Thuộc Tính Tài Khoản (Account Properties). Hoặc đi đến Tệp > Thông Tin (màn hình Thông Tin Tài Khoản).
Sau đó, đi đến Cài Đặt Tài Khoản > Cài Đặt Tài Khoản (Account Settings > Account Settings) và đảm bảo tab Email đang hoạt động trên hộp thoại Cài Đặt Tài Khoản. Nó nên mặc định.
Chọn tài khoản trong danh sách bạn muốn thay đổi tên (nếu chưa được chọn) và sau đó nhấp Thay Đổi (Change).
Thay đổi Tên tài khoản (Account name) dưới Cài Đặt Chung (General Settings) trên hộp thoại Cài Đặt Tài Khoản. Nhấp Tiếp Theo (Next) và sau đó nhấp Xong (Done).
10. Sử Dụng Các Tham Số Dòng Lệnh Outlook
Outlook cung cấp các tham số dòng lệnh cho phép bạn thực hiện các hoạt động khác nhau. Nếu bạn thích dùng bàn phím hơn chuột, bạn có thể tăng tốc hoạt động trong Outlook bằng các tham số dòng lệnh. Chúng cũng có thể giúp bạn khắc phục sự cố trong Outlook.
Chúng tôi đã bao gồm 25 tham số dòng lệnh Outlook 2016 bạn nên biết.
Ví dụ, bạn có thể tạo tin nhắn email mới với người nhận bằng cách mở hộp thoại Chạy (Run) (Phím Windows + R) và nhập lệnh sau trong hộp Mở (Open), thay thế địa chỉ email bằng địa chỉ người nhận.
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
Công Cụ Làm Cho Outlook Hơn Nữa Hữu Ích
Đó là tất cả các tính năng nâng cao, cả phổ biến và ít được biết đến, làm cho Outlook mạnh mẽ hơn nhiều so với Mail và các ứng dụng email máy tính để bàn khác. Những tính năng này chưa đủ cho bạn? Không vấn đề. Chúng tôi đã bao gồm một số công cụ Outlook bên thứ ba hữu ích thêm chức năng cho Outlook, cải thiện tính năng hiện có, hoặc thực hiện một số tác vụ tốt hơn Outlook, như hợp nhất nhiều file PST của Microsoft Outlook.
Đừng quên bên cạnh các tính năng tuyệt vời, có nhiều phím tắt Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian!