Tài khoản Gmail nhạy cảm. Bên cạnh thông tin quan trọng như ngân hàng, còn chứa thư từ cá nhân, ký ức…
Rất tiếc, nhiều người không có kế hoạch cho email khi qua đời, người thân không biết xử lý sao. Vậy điều gì xảy ra với Gmail khi bạn qua đời?
Điều gì xảy ra với Gmail khi bạn qua đời?
Google không biết bạn qua đời, nhưng biết khi bạn không đăng nhập lâu dài. Google thường phân loại tài khoản người qua đời là tài khoản không hoạt động (inactive).
Trước đây, Google tự động xóa Gmail không đăng nhập 9 tháng. Tuy nhiên, từ tháng 6/2021, Google cập nhật chính sách: xóa nội dung tài khoản không hoạt động thay vì xóa tài khoản.
Tài khoản không đăng nhập > 24 tháng → coi là không hoạt động. Google xóa nội dung: email, file, ảnh…
Cách chuẩn bị Gmail trước khi qua đời
May mắn là có cách quản lý Gmail và nội dung trước/sau khi qua đời. Để dễ dàng cho người thừa kế, các bước sau:
1. Sắp xếp tài khoản Gmail
Không thể làm hộp thư hoàn hảo, nhưng quan trọng: tách thông tin then chốt quản lý di sản, tài chính, chi tiết cá nhân.
Sắp xếp hộp thư, tạo thư mục (label) cho tài liệu bất ly thân mà người sau sẽ cần: tài khoản ngân hàng, nợ nần, đầu tư, thư tình chưa gửi…
2. Để lại Di chúc (Last Will)
Vì đời sống online phân tán, nhiều người có nhiều email với mục đích khác. Nên để lại di chúc chứa:
- Truy cập trình quản lý mật khẩu (nếu có)
- Thông tin đăng nhập từng email
- Thông tin 2FA (Xác thực 2 yếu tố)
- Ai được phép truy cập từng email
- Mong muốn xử lý từng email (xóa vĩnh viễn, sắp xếp…)
- Thời điểm chính xác muốn trao quyền truy cập cho người thân
Với di chúc, người thân/luật sư có cơ sở tốt hơn thương lượng trạng thái tài khoản với Google nếu cần.
3. Thiết lập Inactive Account Manager (Trình quản lý tài khoản không hoạt động) trên Google
Khi Google xác định tài khoản không hoạt động, sẽ thử liên hệ qua mọi thông tin dự phòng. Bạn được chọn tối đa 10 người giám hộ (trustees) với các mức quyền truy cập khác nhau.
Cách chỉ định Inactive Account Manager:
- Mở cài đặt Google Account: myaccount.google.com.
- Chọn Dữ liệu và Quyền riêng tư → kéo xuống Tùy chọn khác → Lập kế hoạch cho di sản số.
- Trang Inactive Account Manager: tùy chỉnh cài đặt di sản bằng 1 trong 3 tùy chọn.
- Chọn Inactive Account Manager → thêm email (không bắt buộc Gmail).
- Chọn mức độ truy cập họ được phép. Thêm tin nhắn cá nhân tùy chọn.
- Có thể đặt auto-reply báo cho người email bạn rằng bạn không còn trả lời. Bước này không bắt buộc.
Thay vào đó, bạn có thể quyết định xóa tài khoản Google. Bao gồm cả thông tin công khai như video YouTube.
Tùy khoảng thời gian chọn, Google xóa toàn bộ tài khoản trong 3-18 tháng sau khi thông báo cho Inactive Account Manager. Cách này xóa vĩnh viễn thông tin cá nhân bạn không thoải chia sẻ, ngay cả với người thân nhất.
Người khác có thể làm gì với Gmail sau khi bạn qua đời?
Nếu qua đời không để hướng dẫn rõ ràng, Google có tùy chọn cho người thân kế tiếp hoặc đại diện pháp lý giải quyết phù hợp. Nếu quên chuẩn bị, đây là các lựa chọn họ có thể thử:
Đóng tài khoản (Close Account)
Google không cho xóa vĩnh viễn chỉ địa chỉ email, nhưng cho xóa toàn bộ tài khoản. Nếu gia đình/luật sư muốn "bàn tay sạch" sau khi bạn qua đời, họ có thể yêu cầu đóng tài khoản.
Để yêu cầu Google xóa tài khoản (kể cả Gmail): điền form. Dưới Yêu cầu của tôi về sản phẩm, chọn Google Account. Điền:
- Họ tên người qua đời
- Địa chỉ Gmail
- Họ tên người thân/luật sư
- Email người thân/luật sư
- Mối quan hệ (người thân gần, luật sư, người thực thi di chúc)
- Quốc gia và mã bưu chính
- Ngày qua chết và giấy chứng tử
- Scan CMND/CCCD hoặc bằng lái của người yêu cầu
Có thể đính kèm: bản sao ủy quyền và yêu cầu xóa tài khoản. Nên cung cấp bản dịch tiếng Anh công chứng, dịch bởi chuyên gia.
Lấy dữ liệu từ tài khoản (Obtain Data)
Nếu bạn có thông tin quan trọng mang tính công cộng hoặc pháp lý yêu cầu, người thân/luật sư có thể yêu cầu dữ liệu từ Gmail. Điền form yêu cầu dữ liệu.
Nhập thông tin tương tự đóng tài khoản, nhưng bắt buộc có lệnh tòa án (court order) tại Mỹ.
Bên cạnh lệnh tòa, có thể đính kèm: bài báo, chứng minh quan hệ, ủy quyền. Google sẽ liên hệ nếu cần thêm thông tin.
Gmail của bạn – Quy tắc của bạn
Chúng ta không kiểm soát ngày mai. May mắn Gmail giúp có chút kiểm soát đối với email sau khi chết.
Bạn quyết định: cho người thân/bạn bè/người thực thi di chúc biết mật khẩu, hoặc dùng tính năng Inactive Account Manager của Google.
Thay vào đó, Google cho người thân yêu cầu xóa vĩnh viễn Gmail hoặc yêu cầu dữ liệu bên trong, nếu cần thiết.