Thành Thạo Nhập Liệu Excel: Cơ Bản, Form & Xử Lý Lỗi

Trong bài viết này, chúng ta sẽ học về nhập liệu trong Excel. Chúng ta sẽ học về cơ bản nhập liệu, tạo form và xử lý lỗi.

Nhập liệu là đơn giản việc nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Điều này quan trọng nếu chúng ta cần theo dõi dữ liệu đúng cách và muốn quản lý dữ liệu hiệu quả.

Form nhập liệu là một bước tiến vượt bậc về mặt này. Form này làm cho tác vụ nhập liệu trơn tru như bơ và thêm các chức năng hữu ích như thêm, sửa hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính theo cách có tổ chức.

Tải File Thực Hành

Cách Nhập Văn Bản Hoặc Số Trong Excel

• Nhấp vào ô B12 để nhập dữ liệu kiểu số.

• Gõ số trong ô B12 và nhấn phím Tab để chuyển sang ô C12.

• Gõ dữ liệu kiểu văn bản trong ô C12.

• Dữ liệu kiểu văn bản được chèn vào ô C12.

• Tương tự, nhập dữ liệu vào các ô B12:F12.

• Nhấn ENTER để chuyển sang ô B13.

• Kết quả, B13 là ô đang hoạt động.

• Chúng ta cần giữ ID cũ trên dòng mới trong ô B13.

• Nhấn phím ALT + ENTER cùng lúc để thêm dòng mới trong ô B13.

• Gõ ID cũ vào dòng mới vừa chèn trong ô B13.

Cách Nhập Số Với Dấu Thập Phân Cố Định Trong Excel

• Nhấp vào File.

• Điều hướng đến Trang Chủ >> Tùy Chọn.

• Trong menu Nâng Cao, kiểm tra cài đặt như hình ảnh sau.

• Nếu chúng ta nhập số bất kỳ trong bảng tính bây giờ, dấu thập phân sẽ theo sau 2 chữ số cuối.
• Gõ 17568 trong ô F12 và nhấn ENTER.

• Kết quả, chúng ta thấy ô F12 chứa số 175.68.

• Nếu thay 2 bằng -2, hai số 0 sẽ tự động thêm sau số chúng ta gõ trong bảng tính.
• Làm theo như hình sau để kiểm tra tính năng này.

• Bây giờ gõ 1 trong ô F13 và nhấn ENTER.

• Như chúng ta thấy, có hai số 0 sau 1, do đó số trở thành 100.

Cách Nhập Ngày Hoặc Giờ Trong Excel

• Mặc định, định dạng ngày trong Excel là MM/DD/YYYY. Chúng ta cần dùng dấu "/" làm dấu phân cách.
• Gõ 6/6/2023 trong ô D13 và nhấn ENTER. Chúng ta thấy ngày được thêm vào ô.

• Chúng ta cần gõ a cho SA và p cho CH ở cuối 12 giờ dựa trên định dạng GG:MM trong Excel.
• Gõ 9:10 a trong ô E13 và nhấn ENTER.

• Kết quả, chúng ta thấy giờ là 9:10 SA trong ô E13.

Cách Nhập Dữ Liệu Đồng Thời Vào Nhiều Ô

• Chúng ta có thể nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều ô.
• Ví dụ, chúng ta cần nhập 100 vào ô F12 và F13 đồng thời.

• Chọn ô F12 trước, nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào ô F13 để chọn cả hai ô.

• Gõ 100 trong ô F13 và nhấn Ctrl + ENTER cùng lúc.

• Kết quả, 100 được nhập đồng thời vào ô F12 và F13.

Cách Nhập Dữ Liệu Đồng Thời Vào Nhiều Sheet

• Chúng ta cũng có thể nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet.
• Ví dụ, Backup2 và Backup3 là hai bản sao của sheet tên Multiple Worksheets và chúng ta cần nhập dữ liệu đồng thời vào các sheet này.

• Khi Multiple Worksheets là sheet đang hoạt động, nhấn giữ phím Ctrl và chọn sheet tên Backup2 và Backup3.

• Kết quả, cả ba sheet được chọn.

• Gõ 175 trong ô F13 của sheet Multiple Worksheets và nhấn ENTER để nhập giá trị đồng thời vào các sheet đã chọn.

• Khi đã xong nhập giá trị đồng thời vào các sheet đã chọn, chúng ta có thể bỏ nhóm các ô đã chọn.
• Chuột phải vào sheet tên Multiple Worksheets và chọn Bỏ Nhóm Sheet để làm vậy.

• Bây giờ chúng ta có thể kiểm tra sheet tên Backup2 và thấy ô F13 có 175. Tương tự cho sheet Backup3.

Cách Thay Đổi Cài Đặt Sheet Và Định Dạng Ô Trong Excel

Chúng ta cần thay đổi cài đặt sheet mặc định và định dạng ô theo trường hợp sử dụng. Điều này bao gồm thay đổi hướng phím ENTER và thay đổi độ rộng ô. Cũng cần wrap text và định dạng số thỉnh thoảng.

1. Thay Đổi Hướng Cho Phím ENTER

• Chọn File.

• Đi đến Tùy Chọn.

• Đi đến Nâng Cao, nhấp vào tùy chọn thả xuống, và chọn hướng phím ENTER tương ứng.
• Cuối cùng, nhấp vào OK.

2. Thay Đổi Độ Rộng Cột

• Giá trị hiển thị là "####" trong ô nơi độ rộng ô không đủ hiển thị nội dung. Ô F13 là ví dụ.

• Chúng ta cần áp dụng Tự Động Chỉnh Rộng Cột để hiển thị đầy đủ nội dung ô.
• Chọn ô F13, điều hướng đến Trang Chủ >> Định Dạng và chọn Tự Động Chỉnh Rộng Cột.

• Ô F13 hiển thị đầy đủ nội dung vì độ rộng cột được tự động chỉnh.

3. Wrap Text Trong Ô

• Chúng ta cần wrap text để hiển thị đầy đủ văn bản trong ô khi văn bản dài hơn kích thước ô.
• Chúng ta sẽ dùng tính năng này ở ô F13.

• Chọn ô C13 và chọn Wrap Text.

• Kết quả, chúng ta thấy tên đầy đủ trong ô C13.

4. Định Dạng Số Thành Văn Bản

• Đôi khi chúng ta cần định dạng số thành văn bản. Trong trường hợp sau, Mã Nhân Viên của chúng ta nên được coi như văn bản dù trông như số.
• Chọn ô B13 và nhấp vào menu thả xuống như hình sau.

• Chọn Văn Bản làm kiểu dữ liệu.

• Bây giờ nếu gõ 1009 trong ô B13, nó sẽ được định dạng thành văn bản.

Cách Tạo Form Nhập Liệu Excel

Chúng ta cần dùng form nhập liệu cho trải nghiệm nhập liệu mượt mà. Điều này cho phép nhập liệu nhanh hơn và giảm đáng kể thời gian nhập liệu, đặc biệt nếu làm việc với tập dữ liệu lớn.

Form Nhập Liệu Excel Là Gì?

Form nhập liệu là loại form Excel tự động tạo ra để dễ dàng cho tác vụ nhập liệu. Chúng ta có thể tự động hóa nhập liệu trong Excel để tăng năng suất. Trong trường hợp này, tất cả tiêu đề cột xuất hiện làm nhãn trong một hộp thoại đơn lẻ. Chúng ta sẽ học quy trình từng bước ở đây.

1. Thêm Form Nhập Liệu Excel Vào Thanh Truy Cập Nhanh

• Nếu form nhập liệu chưa thêm vào thanh truy cập nhanh, chúng ta cần nhấp vào Tùy Chỉnh Thanh Truy Cập Nhanh và chọn Nhiều Lệnh Hơn.

• Thêm Form vào Thanh Truy Cập Nhanh như hình sau và nhấp OK.

• Kết quả, form nhập liệu được thêm vào Thanh Truy Cập Nhanh.

2. Tạo Form Nhập Liệu

• Để tạo form nhập liệu, chúng ta cần tạo bảng trước. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu (B12 trong trường hợp này).

• Nhấp OK khi cửa sổ Tạo Bảng hiện ra.

• Kết quả, một bảng sẽ được tạo.

• Nhấp vào bất kỳ ô nào của bảng (ô B12 trong trường hợp này) và nhấp vào biểu tượng Form như hình sau.

• Kết quả, form nhập liệu sẽ được tạo với tiêu đề cột làm nhãn của form.

3. Thêm, Tìm Kiếm, Cập Nhật, Hoặc Khôi Phục Bản Ghi Trong Excel

• Nhấp vào Mới trong form nhập liệu để thêm mục mới.

• Gõ thông tin cần thiết vào các trường phù hợp và cuối cùng nhấn ENTER để thêm bản ghi mới vào bảng tính.

• Chúng ta thấy, bản ghi mới được thêm vào bảng tính bằng form nhập liệu.

• Chúng ta có thể tìm kiếm trong bảng tính bằng form nhập liệu.
• Nhấp vào Tiêu Chí để mở trường tìm kiếm mới.

• Gõ từ khóa tìm kiếm (1007 trong trường hợp này) và nhấp Tìm Tiếp.

• Kết quả, chúng ta thấy kết quả tìm kiếm trong form dữ liệu khớp chính xác với tập dữ liệu bảng tính.

• Chúng ta có thể cập nhật giá trị ô của bảng tính bằng form nhập liệu.
• Ví dụ, chúng ta cần cập nhật giá trị Tổng Doanh Số đối với Mã Nhân Viên 1007.

• Chọn giá trị cũ, gõ giá trị mới và nhấn ENTER để cập nhật giá trị trong bảng tính.
• Chúng ta thấy giá trị được cập nhật trong bảng tính.

• Chúng ta cũng có thể khôi phục giá trị trước nếu cần trừ khi đã nhấn phím ENTER.

• Nhấp vào Khôi Phục để khôi phục giá trị ban đầu.

• Kết quả, giá trị ban đầu được khôi phục.

4. Xác Thực Dữ Liệu Trong Form Nhập Liệu

Chúng ta có thể dùng xác thực dữ liệu trong form nhập liệu. Nhưng để làm vậy, cần thêm xác thực dữ liệu trước khi biến tập dữ liệu thành bảng.

• Chọn cột cần thêm xác thực dữ liệu (cột D trong trường hợp này), điều hướng đến Dữ Liệu, và chọn Xác Thực Dữ Liệu như hình sau.

• Chúng ta cần giới hạn ngày chỉ năm 2023.
• Vì vậy, chọn Cài Đặt tương ứng như hình sau, và cuối cùng điều hướng đến Thông Báo Nhập.

• Gõ Tiêu Đề và Thông Báo Nhập đúng cách và đi đến Cảnh Báo Lỗi.

• Gõ Tiêu Đề và Thông Báo Lỗi ở đây và nhấp OK để thêm xác thực dữ liệu.

• Bây giờ tạo form nhập liệu theo các bước đã mô tả trước.
• Sau đó, để kiểm tra xác thực dữ liệu có hoạt động hay không, thay đổi năm của bản ghi thành 2022 và nhấn ENTER.

• Vì năm không phải 2023, nên thông báo lỗi hiện ra.
• Điều này nghĩa là xác thực dữ liệu hoạt động đúng.

5. Công Thức Trong Form Nhập Liệu

Chúng ta có thể dùng công thức trong form nhập liệu. Ví dụ, mục tiêu bán hàng lớn hơn 100 và chúng ta muốn kiểm tra nhân viên có đạt mục tiêu hay không.

• Gõ công thức sau trong ô G5 và nhấn ENTER.

=IF([@[Total Sales]]>100,"Có","Không")

• Kết quả, toàn bộ cột "Đạt Mục Tiêu" sẽ có cùng công thức.

• Bây giờ chọn ô B12 và nhấp Form để mở form nhập liệu.

• Nhấp Mới để chèn dữ liệu mới.

• Gõ dữ liệu cho mục mới và nhấn ENTER.

• Kết quả, dữ liệu mới được chèn vào bảng tính, và Đạt Mục Tiêu được tính tự động bằng công thức.

6. Mở Form Nhập Liệu Bằng Nút Bấm

Để mở form nhập liệu, chúng ta cần nhấp vào bất kỳ ô nào của tập dữ liệu rồi chọn tùy chọn Form. Quy trình này hoạt động, nhưng sẽ tiện hơn nếu gán một nút để mỗi khi nhấp vào nút đó, form nhập liệu mở ra.

• Chuột phải vào sheet tên Button và chọn Xem Mã để mở cửa sổ mã.

• Gõ mã sau vào cửa sổ mã để mở form nhập liệu.

Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub

• Lưu ý macro này hoạt động khi gán Database làm namedRange.
• Bây giờ đi đến Chèn >> Hình Dạng và chọn hình dạng như hình sau để chèn hình dạng vào bảng tính.

• Chuột phải vào hình dạng và chọn Gán Macro.

• Chọn tên macro và nhấp OK để mỗi khi nhấp vào hình dạng, form nhập liệu mở ra.

• Nhấp vào hình dạng bây giờ để kiểm tra hoạt động đúng không.
• Chúng ta thấy từ hình sau rằng nó hoạt động hoàn hảo và form nhập liệu mở ra.

7. Vấn Đề Liên Quan Đến Form Nhập Liệu

Có một số vấn đề liên quan đến form nhập liệu. Chúng ta sẽ thảo luận cách kiểm tra lỗi nhập liệu và cách khắc phục ở đây.

• Quá Nhiều Trường Trong Form Dữ Liệu

Nếu có hơn 32 tiêu đề cột trong tập dữ liệu, khi thử thêm form nhập liệu, thông báo lỗi này hiện ra.

Giải Pháp: Chúng ta có thể dùng tập dữ liệu tối đa 32 tiêu đề cột để khắc phục vấn đề này.

• Không Thể Mở Rộng Bảng Hoặc Cơ Sở Dữ Liệu

Nếu có dữ liệu ngay tại nơi bảng kết thúc, và nếu thử thêm dữ liệu mới bằng form nhập liệu, thông báo lỗi này xuất hiện.

Giải Pháp: Cần giữ ít nhất một hàng trống sau khi bảng kết thúc để khắc phục vấn đề này.

• Vị Trí Con Trỏ Sai

Nếu chọn ô ngoài bảng và nhấp Form, lỗi này xảy ra.

Giải Pháp: Cần chọn ô của bảng rồi nhấp Form để tránh lỗi này.

• Phạm Vi Bảng Hoặc Cơ Sở Dữ Liệu Không Hợp Lệ

Lỗi này xảy ra nếu có phạm vi đặt tên trong workbook tên database.

Giải Pháp: Cần đổi tên phạm vi đặt tên thành bất kỳ thứ gì trừ database để sửa lỗi này.

Cách Tạo Microsoft Forms

Chúng ta có thể tạo Microsoft Forms cho trải nghiệm nhập liệu liền mạch. Nếu cần thu thập dữ liệu từ một nhóm người, chúng ta có thể tạo Microsoft Form và chia sẻ liên kết form với nhóm người đó.

• Trong OneDrive, đi đến Mới >> Forms survey.

• Nhấp vào Thêm Mới để thêm trường.

• Tạo form tương ứng. Form trông như thế này.

• Nhấp vào tùy chọn Thu Thập Phản Hồi và Sao Chép Liên Kết để sao chép liên kết để chia sẻ với nhóm người liên quan.

• Nhấp vào Phản Hồi để xem phản hồi.

• Chúng ta thấy chi tiết phản hồi. Nhấp Mở Trong Excel để mở phản hồi trong file Excel.

• Chúng ta thấy phản hồi thu thập được trong file Excel.

Theo cách này, chúng ta có thể tạo và dùng Microsoft Forms cho mục đích nhập liệu.

Điều Cần Nhớ

• Tạo bảng bao gồm tất cả tiêu đề cột của tập dữ liệu.
• Áp dụng công thức trước khi tạo bảng.
• Dùng "database" hoặc "Database" làm phạm vi đặt tên trong mã VBA.

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Các loại nhập liệu trong Excel là gì?
Có bốn loại nhập liệu trong Excel. Chúng là văn bản, số, logic và lỗi.
2. Có bao nhiêu mục nhập trong Excel?
Bạn có thể dùng hàm COUNT để lấy số lượng mục nhập trong tập dữ liệu.
3. Có bao nhiêu ô trong Excel?
Có 17,179,869,184 ô mỗi sheet trong Excel.

Kết Luận

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận mọi thứ về nhập liệu trong Excel. Chúng ta đã bao gồm các kiểu dữ liệu phổ biến và nhiều loại định dạng. Chúng ta cũng thảo luận chi tiết về Form Nhập Liệu ở đây. Thảo luận cũng bao gồm các cách khắc phục sự cố với form nhập liệu. Với một chút thực hành, chúng tôi tin rằng bạn có thể thành thạo nhập liệu trong Excel nếu đã làm theo đúng bài viết này. Nếu gặp khó khăn khi triển khai, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Đội Ngũ Exceldemy sẽ ở đó để giúp bạn. Chúc bạn một ngày tốt lành!

Nhập Liệu Trong Excel: Trung Tâm Kiến Thức

• Cách Tự Động Chèn Dấu Thời Gian Nhập Liệu Trong Excel
• Cách Tạo Nhật Ký Dữ Liệu Trong Excel
• Cách Ghi Thời Gian Nhập Liệu Trong Excel

<< Quay Lại Học Excel

Nhận Miễn Phí Bài Tập Excel Nâng Cao Kèm Giải Pháp!