Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về cách nhập dữ liệu trong Excel. Chúng ta sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về nhập dữ liệu, tạo biểu mẫu và xử lý lỗi.
Nhập dữ liệu là viết tắt của việc nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Điều này rất quan trọng nếu chúng ta cần theo dõi dữ liệu đúng cách và muốn quản lý dữ liệu của mình một cách hiệu quả.
Biểu mẫu nhập dữ liệu là một yếu tố thay đổi cuộc chơi về mặt này. Biểu mẫu này giúp công việc nhập dữ liệu trở nên suôn sẻ và bổ sung các chức năng hữu ích như thêm, chỉnh sửa hoặc tìm kiếm dữ liệu trong trang tính một cách có tổ chức.
Tải xuống sổ tay thực hành
Cách nhập văn bản hoặc số trong Excel
- Nhấp vào ô B12 để gõ dữ liệu kiểu số.
- Nhập số vào ô B12 và nhấn phím Tab để di chuyển đến ô C12 .
- Nhập dữ liệu loại văn bản vào ô C12 .
- Dữ liệu loại văn bản được chèn vào ô C12 .
- Tương tự, nhập dữ liệu vào ô B12:F12 .
- Nhấn ENTER để di chuyển tới ô B13 .
- Kết quả là B13 bây giờ là ô hiện hoạt.
- Chúng ta cần giữ ID cũ trên một dòng mới trong ô B13 .
- Nhấn nút ALT + NHẬP các phím lại với nhau để thêm dòng mới vào ô B13 .
- Nhập ID cũ vào dòng mới được chèn vào ô B13 .
Cách nhập số có dấu thập phân cố định trong Excel
- Nhấp vào Tệp .
- Điều hướng đến Trang chủ >> Tùy chọn .
- Trong Nâng cao menu, hãy kiểm tra cài đặt như minh họa trong hình ảnh sau.
- Nếu bây giờ chúng ta nhập một số ở bất kỳ đâu trong trang tính, thì hai chữ số cuối sẽ theo sau dấu thập phân.
- Nhập 17568 vào ô F12 và nhấn ENTER .
- Kết quả chúng ta thấy ô đó F12 chứa số 175,68.
- Nếu chúng ta thay thế 2 bằng -2, hai số 0 sẽ tự động được thêm vào sau số chúng ta sẽ nhập vào bảng tính.
- Thực hiện tương tự như trong hình ảnh sau để kiểm tra tính năng này.
- Bây giờ gõ 1 vào ô F13 và nhấn ENTER .
- Như chúng ta thấy, có hai số 0 sau 1, do đó số này trở thành 100.
Cách nhập ngày, giờ trong Excel
- Theo mặc định, định dạng ngày trong Excel là MM/DD/YYYY. Chúng ta cần sử dụng “/ ” ký làm dấu phân cách.
- Nhập 6/6/2023 vào ô D13 và nhấn ENTER . Chúng ta có thể thấy ngày được thêm vào ô.
- Chúng ta cần nhập a cho AM và p cho PM vào cuối 12 giờ dựa trên định dạng thời gian HH:MM trong Excel.
- Nhập 9:10 a trong ô E13 và nhấn ENTER .
- Kết quả là chúng ta có thể xem thời gian là 9:10 sáng trong ô E13 .
Cách nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều ô
- Chúng ta có thể nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều ô.
- Ví dụ:chúng ta cần nhập đồng thời 100 vào các ô F12 và F13.
- Chọn ô F12 đầu tiên, nhấn và giữ Ctrl và nhấp vào ô F13 để chọn cả hai ô.
- Nhập 100 vào ô F13 và nhấn Ctrl + NHẬP cùng nhau.
- Kết quả là 100 được nhập đồng thời vào các ô F12 và F13 .
Cách nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều trang tính
- Chúng ta cũng có thể nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều trang tính.
- Ví dụ:Sao lưu2 và Sao lưu3 là hai bản sao lưu của trang tính có tên Nhiều trang tính và chúng ta cần nhập dữ liệu đồng thời vào các bảng tính này.
- Khi Nhiều bảng tính là bảng tính đang hoạt động, nhấn và giữ Ctrl và chọn bảng tính có tên Backup2 và Sao lưu3 .
- Kết quả là cả ba trang tính đều được chọn.
- Nhập 175 vào ô F13 của trang tính Nhiều trang tính và nhấn ENTER để nhập giá trị đồng thời vào các trang tính đã chọn.
- Sau khi nhập xong giá trị đồng thời vào các trang tính đã chọn, giờ đây chúng ta có thể rã nhóm các ô đã chọn.
- Nhấp chuột phải vào trang tính có tên Nhiều trang tính và chọn Rã nhóm các trang tính để làm như vậy.
- Bây giờ chúng ta có thể kiểm tra bảng tính có tên Backup2 và xem ô đó F13 có 175. Điều tương tự cũng xảy ra với Backup3 bảng tính.
Cách thay đổi cài đặt bảng tính và định dạng ô trong Excel
Chúng ta cần thay đổi cài đặt trang tính mặc định và định dạng ô tùy theo trường hợp sử dụng của chúng ta. Điều này bao gồm việc thay đổi hướng của ENTER phím và thay đổi độ rộng của ô. Ngoài ra, đôi khi chúng ta cần ngắt dòng văn bản và định dạng số.
1. Thay đổi hướng cho phím ENTER
- Chọn Tệp .
- Đi tới Tùy chọn .
- Đi tới Nâng cao , nhấp vào tùy chọn thả xuống và chọn hướng ENTER khóa tương ứng.
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
2. Thay đổi độ rộng của cột
- Các giá trị được hiển thị dưới dạng “#### ” trong các ô mà chiều rộng của ô không đủ để hiển thị nội dung của ô. Ô F13 là một ví dụ như vậy.
- Chúng ta cần áp dụng Tự động điều chỉnh độ rộng cột để hiển thị toàn bộ nội dung của ô.
- Chọn ô F13 , điều hướng đến Trang chủ >> Định dạng và chọn Tự động điều chỉnh độ rộng cột .
- Ô F13 hiển thị toàn bộ nội dung khi chiều rộng cột được tự động điều chỉnh.
3. Ngắt dòng văn bản trong một ô
- Chúng ta cần ngắt dòng văn bản để hiển thị toàn bộ văn bản trong ô khi văn bản dài hơn kích thước ô.
- Chúng tôi sẽ sử dụng tính năng này trong ô F13 .
- Chọn ô C13 và chọn Ngắt dòng .
- Kết quả chúng ta thấy tên đầy đủ ở ô C13 .
4. Định dạng số dưới dạng văn bản
- Đôi khi chúng ta cần định dạng số dưới dạng văn bản. Trong trường hợp sau, ID nhân viên của chúng tôi nên được coi là văn bản mặc dù nó trông giống như một con số.
- Chọn ô B13 và nhấp vào trình đơn thả xuống như minh họa trong hình ảnh sau đây.
- Chọn Văn bản làm kiểu dữ liệu.
- Bây giờ nếu chúng ta nhập 1009 vào ô B13 , nó sẽ được định dạng dưới dạng văn bản.
Cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu Excel
Chúng ta cần sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu để trải nghiệm nhập dữ liệu được suôn sẻ. Điều này cho phép nhập dữ liệu nhanh hơn và giảm đáng kể thời gian nhập dữ liệu, đặc biệt nếu chúng tôi đang làm việc với một tập dữ liệu lớn.
Biểu mẫu nhập dữ liệu Excel là gì?
Biểu mẫu nhập dữ liệu là một loại biểu mẫu mà Excel tự động tạo ra để thuận tiện cho công việc nhập dữ liệu. Chúng ta có thể tự động hóa việc nhập dữ liệu trong Excel để tăng năng suất. Trong trường hợp này, tất cả các tiêu đề cột xuất hiện dưới dạng nhãn trong một hộp thoại. Chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình từng bước tại đây.
1. Thêm biểu mẫu nhập dữ liệu Excel vào thanh công cụ truy cập nhanh
- Nếu biểu mẫu nhập dữ liệu không được thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh, chúng ta cần nhấp vào Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh và chọn Lệnh khác .
- Thêm Biểu mẫu tới Thanh công cụ truy cập nhanh như minh họa trong hình ảnh sau đây và nhấp vào OK .
- Kết quả là một biểu mẫu nhập dữ liệu được thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh .
2. Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu
- Để tạo biểu mẫu nhập dữ liệu, trước tiên chúng ta cần tạo bảng. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu (B12 trong trường hợp này).
- Nhấp vào OK dưới dạng Tạo bảng cửa sổ bật lên.
- Kết quả là một bảng sẽ được tạo.
- Nhấp vào bất kỳ ô nào của bảng (ô B12 trong trường hợp này) và nhấp vào Biểu mẫu biểu tượng như trong hình ảnh sau đây.
- Kết quả là một biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ được tạo với các tiêu đề cột làm nhãn của biểu mẫu.
3. Thêm, tìm kiếm, cập nhật hoặc khôi phục bản ghi trong Excel
- Nhấp vào Mới vào biểu mẫu nhập dữ liệu để thêm mục nhập mới.
- Nhập thông tin cần thiết vào các trường thích hợp và cuối cùng nhấn ENTER để thêm bản ghi mới vào bảng tính.
- Chúng ta có thể thấy, bản ghi mới được thêm vào trang tính bằng biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Chúng ta có thể tìm kiếm trong trang tính bằng biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Nhấp vào Tiêu chí để mở một trường tìm kiếm mới.
- Nhập từ khóa tìm kiếm (trong trường hợp này là 1007) và nhấp vào Tìm tiếp .
- Kết quả là chúng ta có thể thấy kết quả tìm kiếm ở dạng dữ liệu khớp chính xác với tập dữ liệu trong trang tính.
- Chúng ta có thể cập nhật giá trị ô của trang tính bằng biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Ví dụ:chúng tôi cần cập nhật giá trị Tổng doanh số theo ID nhân viên 1007 .
- Chọn giá trị cũ, nhập giá trị mới và nhấn ENTER để cập nhật giá trị trong bảng tính.
- Chúng ta có thể thấy rằng giá trị được cập nhật trong trang tính.
- Chúng tôi cũng có thể khôi phục giá trị trước đó nếu cần trừ khi chúng tôi nhấn ENTER chìa khóa.
- Nhấp vào Khôi phục để khôi phục lại giá trị ban đầu.
- Kết quả là giá trị ban đầu được khôi phục.
4. Xác thực dữ liệu trong biểu mẫu nhập dữ liệu
Chúng ta có thể sử dụng xác thực dữ liệu trong biểu mẫu nhập dữ liệu. Nhưng để làm như vậy, chúng ta cần thêm xác thực dữ liệu trước khi chuyển tập dữ liệu thành bảng.
- Chọn cột nơi chúng tôi cần thêm xác thực dữ liệu (cột D trong trường hợp này), hãy điều hướng đến Dữ liệu, và chọn Xác thực dữ liệu như thể hiện trong hình ảnh sau đây.
- Chúng tôi chỉ cần giới hạn ngày đến năm 2023.
- Vì vậy, hãy chọn Cài đặt tương ứng như minh họa trong hình ảnh sau đây và cuối cùng điều hướng đến Nhập tin nhắn .
- Nhập Tiêu đề và Thông báo đầu vào đúng cách và đi tới Cảnh báo lỗi .
- Nhập Tiêu đề và Thông báo lỗi ở đây nữa và nhấp vào OK để thêm xác thực dữ liệu.
- Bây giờ hãy tạo biểu mẫu nhập dữ liệu theo các bước chúng tôi đã mô tả trước đó.
- Sau đó, để kiểm tra xem quá trình xác thực dữ liệu có hoạt động hay không, hãy thay đổi năm của bản ghi thành 2022 và nhấn ENTER.
- Vì năm không phải là 2023 nên thông báo lỗi xuất hiện.
- Điều này có nghĩa là quá trình xác thực dữ liệu đang hoạt động bình thường.
5. Các công thức trong Form nhập dữ liệu
Chúng ta có thể sử dụng các công thức trong biểu mẫu nhập dữ liệu. Ví dụ:mục tiêu bán hàng lớn hơn 100 và chúng tôi muốn kiểm tra xem nhân viên có đạt được mục tiêu bán hàng hay không.
- Nhập công thức sau vào ô G5 và nhấn ENTER .
=IF([@[Total Sales]]>100,"Yes","No")
- Kết quả là toàn bộ “Đã đạt được mục tiêu Cột ” sẽ có cùng công thức.
- Bây giờ hãy chọn ô B12 và nhấp vào Biểu mẫu để mở biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Nhấp vào Mới để chúng tôi có thể chèn dữ liệu mới.
- Nhập dữ liệu cho mục nhập mới và nhấn ENTER .
- Kết quả là dữ liệu mới được chèn vào trang tính và Đã đạt được mục tiêu được tính toán tự động bằng công thức.
6. Mở biểu mẫu nhập dữ liệu bằng nút
Để mở biểu mẫu nhập dữ liệu, chúng ta cần nhấp vào bất kỳ ô nào của tập dữ liệu rồi chọn Biểu mẫu tùy chọn. Quá trình này hoạt động nhưng sẽ thuận tiện hơn nếu chúng ta gán một nút để mỗi khi nhấp vào nút đó, biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ mở ra.
- Nhấp chuột phải vào bảng tính có tên Nút và chọn Xem mã để mở cửa sổ mã.
- Nhập mã sau vào cửa sổ mã để mở biểu mẫu nhập dữ liệu.
Sub DataEntryFormOpening()
Dim namedRange As Range
Dim nameObj As Name
Set namedRange = Range("B4").CurrentRegion
ThisWorkbook.Names.Add Name:="Database", RefersTo:=namedRange
ActiveSheet.ShowDataForm
For Each nameObj In ThisWorkbook.Names
If nameObj.Name = "Database" Then
nameObj.Delete
Exit For
End If
Next nameObj
End Sub
- Lưu ý macro này hoạt động khi chúng tôi gán Cơ sở dữ liệu dưới dạng namedRange .
- Bây giờ hãy đi tới Chèn >> Hình dạng và chọn một hình như minh họa trong hình ảnh sau đây để chèn hình vào trang tính.
- Nhấp chuột phải vào hình và chọn Gán Macro .
- Chọn tên macro và nhấp vào OK để bất cứ khi nào chúng ta nhấp vào hình, biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ mở ra.
- Nhấp vào hình ngay bây giờ để kiểm tra xem nó có hoạt động đúng không.
- Chúng ta có thể thấy từ hình ảnh sau đây rằng nó đang hoạt động hoàn hảo và biểu mẫu nhập dữ liệu đã được mở.
7. Các vấn đề về form nhập liệu
Có một số vấn đề liên quan đến biểu mẫu nhập dữ liệu. Chúng ta sẽ thảo luận cách kiểm tra lỗi nhập dữ liệu và cách khắc phục tại đây.
- Quá nhiều trường trong biểu mẫu dữ liệu
Nếu có nhiều hơn 32 tiêu đề cột trong tập dữ liệu thì khi chúng tôi cố gắng thêm biểu mẫu nhập dữ liệu, thông báo lỗi này sẽ bật lên.
Giải pháp :Chúng tôi có thể sử dụng tập dữ liệu có tối đa 32 tiêu đề cột để khắc phục sự cố này.
- Không thể mở rộng bảng hoặc cơ sở dữ liệu
Nếu có dữ liệu ngay tại vị trí kết thúc bảng và nếu chúng tôi cố gắng thêm dữ liệu mới bằng biểu mẫu nhập dữ liệu thì thông báo lỗi này sẽ hiển thị.
Giải pháp :Chúng ta cần giữ ít nhất một hàng trống sau khi bảng kết thúc để khắc phục vấn đề này.
- Định vị con trỏ sai
Nếu chúng ta chọn một ô bên ngoài bảng và nhấp vào Biểu mẫu , thì lỗi này sẽ xảy ra.
Giải pháp :Chúng ta cần chọn một ô của bảng rồi nhấp vào Biểu mẫu để tránh lỗi này.
- Cơ sở dữ liệu hoặc Phạm vi bảng không hợp lệ
Lỗi này xảy ra nếu có một dải ô được đặt tên trong sổ làm việc có tên là cơ sở dữ liệu .
Giải pháp :Chúng ta cần thay đổi tên dải ô được đặt tên thành bất kỳ tên nào ngoại trừ cơ sở dữ liệu để sửa lỗi này.
Cách tạo biểu mẫu Microsoft
Chúng ta có thể tạo Microsoft Forms để có trải nghiệm nhập dữ liệu liền mạch. Nếu cần thu thập dữ liệu từ một nhóm người, chúng tôi có thể tạo Microsoft Form và chia sẻ liên kết biểu mẫu với nhóm người đó.
- Trong OneDrive , đi tới Mới >> Biểu mẫu khảo sát .
- Nhấp vào Thêm mới để thêm các trường.
- Tạo các biểu mẫu phù hợp. Biểu mẫu trông như thế này.
- Nhấp vào Thu thập phản hồi tùy chọn và Sao chép liên kết sao chép liên kết để bạn có thể chia sẻ chúng với nhóm người có liên quan.
- Nhấp vào Phản hồi để xem câu trả lời.
- Chúng ta có thể xem chi tiết phản hồi. Nhấp vào Mở bằng Excel để mở câu trả lời trong tệp Excel.
- Chúng ta có thể xem phản hồi được thu thập trong tệp Excel.
Bằng cách này, chúng ta có thể tạo và sử dụng Microsoft Forms cho mục đích nhập dữ liệu.
Những điều cần nhớ
- Tạo bảng bao gồm tất cả tiêu đề cột của tập dữ liệu.
- Áp dụng công thức trước khi tạo bảng.
- Sử dụng “cơ sở dữ liệu” hoặc “Cơ sở dữ liệu” làm phạm vi được đặt tên trong mã VBA.
Câu hỏi thường gặp
1. Các loại mục trong Excel là gì?
Có bốn kiểu nhập dữ liệu trong Excel. Chúng là văn bản, số, logic và lỗi.
2. Có bao nhiêu mục trong Excel?
Bạn có thể sử dụng COUNT để lấy số lượng mục trong tập dữ liệu.
3. Có bao nhiêu ô trong Excel?
Có 17.179.869.184 ô trên mỗi trang tính trong Excel.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận mọi thứ về nhập dữ liệu trong Excel. Chúng tôi đã đề cập đến các loại dữ liệu phổ biến và các loại định dạng khác nhau. Chúng tôi cũng đã thảo luận chi tiết về Biểu mẫu nhập dữ liệu tại đây. Cuộc thảo luận cũng bao gồm việc khắc phục các vấn đề với biểu mẫu nhập dữ liệu. Chúng tôi tin rằng với một chút luyện tập, bạn có thể thành thạo việc nhập dữ liệu trong Excel nếu làm theo đúng bài viết này. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi thực hiện việc này, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Đội xuất sắc sẽ ở đó để giúp bạn. Chúc một ngày tốt lành!
Nhập dữ liệu trong Excel:Trung tâm kiến thức
- Cách tự động chèn mục nhập dữ liệu dấu thời gian trong Excel\
- Cách tạo nhật ký dữ liệu trong Excel
- Cách ghi thời gian nhập dữ liệu trong Excel
<