Trang tính Excel không phải lúc nào cũng có công thức và tính năng; điều quan trọng là phải cấu trúc trang tính để mang lại cái nhìn chuyên nghiệp. Một trang tính được định dạng tốt sẽ dễ hiểu và dễ sử dụng hơn. Có các thủ thuật để chuyển đổi bảng tính của bạn từ nghiệp dư sang chuyên nghiệp bằng các kỹ thuật định dạng Excel mạnh mẽ này.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê 5 thủ thuật định dạng giúp trang tính Excel của bạn trông chuyên nghiệp ngay lập tức. Những thủ thuật này sẽ giúp dữ liệu của bạn dễ đọc hơn, hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh và mang lại cho tác phẩm của bạn vẻ ngoài bóng bẩy, đậm chất công ty.
1. Sử dụng Chủ đề tích hợp hoặc Đặt chủ đề
Việc sử dụng các chủ đề tích hợp sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn. Những chủ đề này được thiết kế để mang lại cái nhìn chuyên nghiệp và độ tương phản màu sắc. Chủ đề này tự động cung cấp một cặp phông chữ và bảng màu nhất quán trên tất cả các trang tính, biểu đồ và hình dạng, nên không có gì trông có vẻ ngẫu nhiên.
Các bước thực hiện:
- Đi tới Bố cục trang tab>> chọn Chủ đề .
- Chọn chủ đề tích hợp sẵn mà bạn thích (thử “Office” hoặc “Ion”).
- Nhấp vào Màu sắc >> chọn bất kỳ Màu nào hoặc bạn có thể Tùy chỉnh màu sắc…
- Chọn một Dấu màu sắc.
- Chọn màu thương hiệu của bạn cộng với màu trung tính cho đường viền/màu nền.
- Nhấp vào Phông chữ >> chọn Tùy chỉnh phông chữ…
- ví dụ:Tiêu đề:Segoe UI, Nội dung:Calibri 11.
- Nhấp vào Chủ đề >> chọn Lưu chủ đề hiện tại để sử dụng lại trong các tập tin sau này.
- Bây giờ hãy sử dụng kiểu ô để áp dụng chủ đề trong bảng tính Excel.
- Đi tới Trang chủ >> chọn kiểu ô .
- Chọn Tiêu đề , Tiêu đề 1 , Tiêu đề 2 để có tiêu đề nhất quán.
Mẹo: Chủ đề tự động thiết lập màu chữ, kích thước phông chữ dựa trên yêu cầu của bạn. Không cần định dạng ô thủ công.
Sử dụng phông chữ và kích thước nhất quán với màu sắc và kiểu chữ mang tính chiến lược
Nếu bạn không thoải mái với các chủ đề tích hợp sẵn hoặc bạn muốn bảng tính Excel chuyên nghiệp được tùy chỉnh của riêng mình. Bạn có thể sử dụng phông chữ, kích thước, màu sắc và kiểu chữ nhất quán một cách có chiến lược.
Phông chữ:
- Chọn phạm vi (hoặc nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ trang tính).
- Truy cập Trang chủ tab>> đặt phông chữ rõ ràng như Calibri , Arial hoặc Giao diện người dùng Segoe .
Cách phối màu:
- Sử dụng nền tối (xanh nước biển, xám than) với văn bản màu trắng.
- Hoặc sử dụng nền trắng và văn bản màu xanh đậm để có diện mạo công ty gọn gàng.
Kiểu chữ:
- Tạo đậm tiêu đề.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Đậm hoặc nhấn Ctrl + B .
- Sử dụng 10–12 pt cho văn bản thông thường và 14–16 pt cho tiêu đề.
- Tăng kích thước phông chữ lên 11-12pt (lớn hơn một kích thước so với dữ liệu).
2. Áp dụng kiểu bảng để đánh bóng tức thì và mã màu
Tính năng Kiểu bảng tích hợp của Excel rất mạnh mẽ. Nó mang lại cái nhìn bóng bẩy cho dữ liệu của bạn bằng cách áp dụng chủ đề màu đồng nhất và làm cho dữ liệu trở nên hấp dẫn về mặt trực quan. Các tính năng của bảng biến đổi dữ liệu lộn xộn thành các bảng trông chuyên nghiệp chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Các bước thực hiện:
- Chọn dữ liệu của bạn (tiêu đề ở hàng đầu tiên).
- Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng hoặc nhấn Ctrl+T .
- Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề .
- Nhấp vào OK .
- Nhấp vào bất kỳ đâu trên bảng.
- Đi tới Thiết kế bảng tab>> chọn kiểu bảng để chọn một giao diện có dải rõ ràng.
- Bật Tổng hàng và chọn Tổng , Trung bình , v.v. từ danh sách thả xuống.
Tùy chọn chuyên nghiệp:
- Phong cách bảng trung bình 2 (tiêu đề màu xanh lam, các hàng màu trắng/xanh nhạt xen kẽ).
- Đèn kiểu để bàn 9 (tiêu đề màu xám tinh tế, giao diện rõ ràng).
- Phong cách bảng tối 1 (dành cho bảng tính có chủ đề tối).
Mẹo: Đổi tên bảng trong Thiết kế bảng → Tên bảng . Công thức của bạn sẽ đọc tốt hơn và tự động cập nhật khi dữ liệu tăng lên.
3. Sử dụng định dạng số để kể một câu chuyện
Bảng tính Excel nổi tiếng vì tính toán dễ dàng; nhất thiết phải biết cách xử lý các con số. Định dạng số rõ ràng, nhất quán giúp giảm tải nhận thức. Không có gì có vẻ “nghiệp dư” như việc định dạng số không nhất quán. Nắm vững các định dạng này để có được độ tin cậy tức thì.
Các bước thực hiện:
- Chọn ô.
- Truy cập Trang chủ tab>> từ Số nhóm>> mở rộng trình đơn thả xuống.
- Áp dụng định dạng phù hợp cho Số, Tiền tệ, Kế toán, Dữ liệu ngắn, Tỷ lệ phần trăm, v.v.
Dữ liệu tiền tệ và tài chính:
- Chọn ô có dữ liệu tiền tệ.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Tiền tệ hoặc Kế toán từ Số nhóm.
- Đặt vị trí thập phân thành 2.
- Chọn ký hiệu tiền tệ của bạn.
Định dạng kế toán so với định dạng tiền tệ:
- Kế toán :Căn chỉnh các ký hiệu tiền tệ và dấu thập phân một cách hoàn hảo (sử dụng cho báo cáo tài chính).
- Tiền tệ :Đặt ký hiệu ngay cạnh số (dùng cho bảng giá).
Số lớn có dấu phân cách hàng nghìn:
- Chọn số.
- Nhấp chuột phải>> chọn Định dạng ô>> chọn Số>> chọn Số .
- Kiểm tra Dùng dấu phân cách 1000 (,) .
- Đặt vị trí thập phân thích hợp (thường là 0 cho số nguyên).
Định dạng “K/M” tùy chỉnh (không có công thức):
- Chọn số.
- Nhấp chuột phải>> chọn Định dạng ô>> chọn Số>> chọn Tùy chỉnh .
- Chèn định dạng tùy chỉnh sau.
- Nhấp vào OK .
[>=1000000]0.0,,"M";[>=1000]0,"K";0
Điều này hiển thị 429.600 là 429K và 2339960 là 2M . Sử dụng hai chữ số thập phân từ nhóm Số.
Mẹo: Hãy nhớ áp dụng định dạng chuyên nghiệp, chẳng hạn như định dạng ngày nào dễ đọc hơn, số quốc gia bạn đang đại diện, trong khi sử dụng dấu phân cách, v.v.
4. Tạo hệ thống phân cấp trực quan với khoảng cách và căn chỉnh
Khoảng trắng và các đường viền tinh tế cũng như sự căn chỉnh hoàn hảo hướng dẫn mắt. Những đường lưới dày đặc ở khắp mọi nơi làm cho các tờ giấy có cảm giác bận rộn và rẻ tiền. Bảng tính chuyên nghiệp có không gian thoáng đãng và cách tổ chức hợp lý.
Kích thước hàng và cột
Chiều cao hàng tối ưu:
- Tiêu đề :20-25 pixel.
- Các hàng dữ liệu: 15-18 pixel.
- Sử dụng Ngắt dòng trên tiêu đề nhiều dòng và tăng chiều cao hàng một chút.
- Chừa lại một khoảng trắng; các phòng giam chật chội trông thiếu chuyên nghiệp.
Tự động điều chỉnh cột:
- Chọn tất cả các cột.
- Nhấp đúp vào bất kỳ cạnh tiêu đề cột nào hoặc nhấn Shift + Ctrl + Right .
- Điều chỉnh theo cách thủ công nếu bất kỳ cột nào quá rộng hoặc quá hẹp.
Các phương pháp hay nhất về căn chỉnh ô
Quy tắc căn chỉnh văn bản:
- Tiêu đề :Căn giữa
- Dữ liệu văn bản :Căn trái
- Số :Căn phải
- Ngày :Căn giữa hoặc căn phải
Nhịp điệu hình ảnh đó thể hiện sự “chuyên nghiệp”.
Áp dụng căn chỉnh:
- Chọn ô.
- Sử dụng các nút căn chỉnh trong Trang chủ ruy băng.
- Để tránh Hợp nhất .
- Nhấp chuột phải>> chọn Định dạng ô>> chọn Căn chỉnh>> chọn Ngang:Căn giữa trên toàn vùng chọn .
- Nhấp vào OK .
Phân cấp đường viền: Sử dụng đường viền mỏng, màu xám nhạt để biết chi tiết và đường viền trên dày chỉ dành cho tổng/tổng phụ. Tránh đấm bốc mọi tế bào.
Mẹo: Cố định hàng tiêu đề của bạn (Xem → Cố định ngăn → Cố định hàng trên cùng ) nên phần hoàn trả định dạng vẫn hiển thị khi cuộn.
5. Định dạng có điều kiện chính để trực quan hóa dữ liệu
Định dạng có điều kiện tự động làm nổi bật các ô dựa trên các giá trị, làm cho các mẫu và các ngoại lệ hiển thị ngay lập tức. Hãy tối giản nhưng đầy ý nghĩa, lạm dụng nó sẽ trông kỳ dị.
Các bước thực hiện:
- Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện>> chọn tùy chọn đánh dấu cần thiết.
- Để phân tích dữ liệu nhanh>> chọn Thang màu .
- Chọn bảng màu (đỏ-vàng-xanh phù hợp với dữ liệu hiệu suất).
Sử dụng thông minh:
Thanh dữ liệu để so sánh trực quan: Điều này tạo ra các biểu đồ thanh nhỏ trong các ô của bạn, hoàn hảo để so sánh các giá trị ngay lập tức.
- Chọn dữ liệu số của bạn.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện>> chọn Thanh dữ liệu .
- Chọn “Solid Fill” để có giao diện rõ ràng hơn.
Đánh dấu các giá trị trên/dưới: Làm nổi bật các giá trị trên và dưới. Các ngoại lệ nổi bật (10% cao nhất, Dưới mức trung bình)
- Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện>> chọn Quy tắc trên/dưới .
- Chọn “10% trên cùng” hoặc “10% dưới cùng” và áp dụng định dạng đậm với nền màu.
Quy tắc dựa trên công thức: Bạn có thể sử dụng nó để làm nổi bật phẫu thuật:
- Chọn hàng dữ liệu của bạn (ví dụ:A2:H200).
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện>> chọn Quy tắc mới .
- Chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng .
- Thích đánh dấu các mục quá hạn trong đó Ngày đến hạn
=AND($L2
- Chọn màu tô sáng; tránh những đèn đỏ lớn trừ khi chúng thực sự báo hiệu rủi ro.
- Nhấp vào OK .
Mẹo: Mở Định dạng có điều kiện >> chọn Quản lý quy tắc , đặt Dừng nếu đúng để biết các quy tắc ưu tiên và giữ phạm vi “Áp dụng cho” được gắn với cột Bảng của bạn vì vậy các điểm nổi bật sẽ mở rộng với các hàng mới.
Lưu ý: Chúng tôi đã áp dụng tất cả các thủ thuật trong một báo cáo chỉ để hiển thị cách sử dụng. Bạn sẽ không cần áp dụng tất cả thủ thuật trong một bảng tính Excel; hãy sử dụng chúng khi cần thiết, đừng lạm dụng nó.
Trước khi bạn chia sẻ hoặc in
- Xóa đường lưới để có giao diện rõ ràng.
- Đi tới Xem tab>> bỏ chọn Đường lưới để có bản in rõ ràng hơn nhưng vẫn giữ đường viền ở những nơi cần thiết.
- Luôn kiểm tra Xem trước khi in để đảm bảo định dạng của bạn được dịch tốt sang giấy hoặc PDF.
- Đi tới Bố cục trang>> chọn In tiêu đề (lặp lại hàng tiêu đề).
- Lợi nhuận: Thu hẹp
- Điều chỉnh tỷ lệ cho vừa:rộng 1 trang nếu thích hợp
- Thêm Đầu trang/Chân trang kèm theo số trang và tên file để truy xuất nguồn gốc.
Kết thúc
Việc thực hiện năm thủ thuật định dạng này sẽ ngay lập tức biến các trang tính Excel của bạn từ các kho dữ liệu cơ bản trở thành các tài liệu kinh doanh chuyên nghiệp, dễ đọc, thu hút sự tôn trọng và chú ý. Luôn nhớ điều quan trọng là tính nhất quán, bất kể bạn áp dụng định dạng nào, nhưng hãy chọn một kiểu định dạng và tuân thủ nó một cách nhất quán trong toàn bộ bảng tính của bạn. Định dạng phù hợp sẽ làm cho trang tính Excel của bạn trông chuyên nghiệp và định dạng tốt sẽ giúp dữ liệu của bạn kể câu chuyện một cách hiệu quả hơn.
Hãy nhớ rằng, khi khán giả có thể nhanh chóng hiểu và điều hướng bảng tính, điều đó có nghĩa là bạn đã thành công trong việc tạo tác phẩm Excel thực sự chuyên nghiệp.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!