Khởi chạy Power BI &Power Automate từ các nút Excel:Hướng dẫn từng bước

Excel là một nền tảng mạnh mẽ và luôn hơn cả một công cụ bảng tính. Với sức mạnh của Power Automate và Power BI, giờ đây bạn có thể làm cho Excel hoạt động như một công cụ khởi động quy trình làm việc, trong đó việc bấm vào nút có thể làm mới báo cáo, gửi email, cập nhật danh sách SharePoint hoặc thậm chí kích hoạt quy trình phê duyệt.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách kích hoạt các hành động Power BI hoặc Power Automate từ các nút Excel.

Tại sao kích hoạt Power BI hoặc Power Automate từ Excel?

• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trực tiếp từ bảng tính của bạn.
• Làm mới bảng thông tin Power BI theo yêu cầu.
• Gửi dữ liệu Excel tới Teams, Outlook hoặc SharePoint ngay lập tức.
• Khởi chạy quy trình phê duyệt mà không cần rời khỏi Excel.
• Biến Excel thành một “ứng dụng” gọn nhẹ với các nút quy trình làm việc.

Những gì bạn cần (Điều kiện tiên quyết)

• Tài khoản Microsoft 365 với Excel dành cho web (dành cho Tập lệnh Office).
• Quyền truy cập vào Power Automate (có trong Microsoft 365).
• Dịch vụ Power BI (miễn phí hoặc Pro, tùy thuộc vào nhu cầu chia sẻ tập dữ liệu của bạn).

Phương pháp 1:Sử dụng nút Excel Online với tập lệnh Office (Thông thường)

Phương pháp này hoạt động trên phiên bản tiêu chuẩn của Power Automate (không yêu cầu Premium).

Bước 1:Tạo tập lệnh Office trong Excel

• Mở sổ làm việc của bạn trong Excel dành cho web.
• Đi tới Tự động hóa tab>> chọn Tập lệnh mới .
• Thay thế tập lệnh hiện có bằng tập lệnh sau:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    console.log("Excel button clicked! Triggering Power Automate...");
}

• Lưu dưới dạng TriggerFlow .

Bước 2:Thêm nút trong Excel

• Bạn có thể thêm nút từ Trình chỉnh sửa mã .
• Nhấp vào Tùy chọn khác (…)>> chọn Thêm vào sổ làm việc .

Bây giờ, nhấp vào nút này sẽ chạy tập lệnh của bạn.

Bước 3:Kết nối tập lệnh với Power Automate

• Tự động hóa các tác vụ từ Trình chỉnh sửa mã .
• Nhấp vào Tùy chọn khác (…)>> chọn Tự động hóa tác vụ .

• Nó sẽ điều hướng đến Power Automate trang web.
• Nhấp vào Tiếp tục .

• Trong Chạy tập lệnh>> chọn Thông số
  • Vị trí: Chọn Excel trực tuyến (Doanh nghiệp)
  • Thư viện tài liệu: Chọn Tài liệu
  • Tệp: Chọn tệp Excel của bạn
  • Kịch bản: Chọn TriggerFlow

• Nhấp vào Dấu cộng (+) biểu tượng để thêm hành động.
• Chọn Power BI .

• Bạn sẽ thấy một số hành động đối với Power BI.
• Chọn Làm mới tập dữ liệu .

• Trong Thông số
  • Không gian làm việc: Chọn Không gian làm việc của tôi
  • Tập dữ liệu: Chọn tập dữ liệu của bạn

• Bạn có thể thêm các hành động khác vào quy trình.
  • Outlook → Gửi email
  • Nhóm → Đăng tin nhắn
  • SharePoint → Thêm mục danh sách mới

• Sau khi bạn hoàn tất, hãy lưu quy trình.
• Nhấp vào Lưu .

Bước 4:Kiểm tra quy trình tự động hóa nguồn

• Nhấp vào Kiểm tra .

• Chọn Thủ công để kiểm tra dòng chảy.
• Nhấp vào Kiểm tra .

• Nhấp vào Chạy luồng .

• Bài kiểm tra sẽ chạy, hiển thị thời lượng và thông báo thành công sau khi hoàn thành.

• Quay lại Excel dành cho web.
• Nhấp vào TriggerFlow của bạn nút.
• Tập lệnh chạy → Power Automate được kích hoạt → Hành động được thực thi.
• Khi chúng tôi thêm tính năng làm mới tập dữ liệu Power BI, báo cáo của chúng tôi sẽ cập nhật ngay lập tức.

Trường hợp sử dụng:

• Làm mới bảng thông tin Power BI chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Gửi yêu cầu phê duyệt trực tiếp từ trang tính Excel.
• Đăng cập nhật trạng thái lên Nhóm khi dữ liệu thay đổi.
• Gửi email báo cáo đã lọc từ Excel tới người quản lý của bạn.
• Ghi dữ liệu đơn hàng vào danh sách SharePoint.

Phương pháp 2:Nguồn kích hoạt Tự động hóa luồng từ các nút Excel (Cao cấp)

Bước 1:Tạo quy trình Power Automate

• Truy cập Power Automate .
• Chọn Tạo >> chọn Luồng đám mây tức thì .

• Đặt tên cho luồng:Kích hoạt từ nút Excel .
• Chọn Khi nhận được yêu cầu HTTP làm yếu tố kích hoạt.
• Nhấp vào Tạo .

• Nhấp vào Dấu cộng (+) biểu tượng để thêm hành động:
  • Chọn Power BI >> Chọn Làm mới tập dữ liệu .

• Trong Thông số
  • Chọn Không gian làm việc
  • Chọn Tập dữ liệu .

• Thêm hành động khác:
  • Gửi email (V2)
• Trong Thông số
  • Chèn Vào
  • Loại Chủ đề
  • Loại Nội dung

• Bây giờ Lưu dòng chảy.

Lấy URL của luồng (Trình kích hoạt HTTP):

• Sau khi lưu luồng, bước 'Khi nhận được yêu cầu HTTP' sẽ tạo một URL duy nhất.
• Sao chép URL này để sử dụng trong mã VBA của bạn.

Bước 2:Tạo nút trong Excel

• Mở Excel.
• Đi tới Nhà phát triển tab>> chọn Chèn >> chọn Nút (Điều khiển biểu mẫu) .
• Vẽ nút trên trang tính của bạn.

• Nhấp chuột phải>> chọn Gán Macro .

Bước 3:Thêm mã VBA để gọi luồng

• Dán mã VBA này (thay thế bằng URL luồng của bạn):

Sub TriggerFlow()
    Dim objHTTP As Object
    Dim URL As String
    
    URL = "Insert URL from your Flow"
    
    Set objHTTP = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    objHTTP.Open "POST", URL, False
    objHTTP.Send
    
    MsgBox "Flow Triggered Successfully!"
End Sub

• Nhấp vào nút 'Kích hoạt Power Automate' để gọi quy trình Power Automate của bạn.
• Thông báo thành công sẽ xuất hiện khi quy trình được kích hoạt thành công.

Kết luận

Bằng cách làm theo các phương pháp trên, bạn có thể kích hoạt các hành động Power BI hoặc Power Automate từ các nút Excel, cho dù bạn có phiên bản thông thường hay phiên bản cao cấp. Với các nút Excel dành cho web, Tập lệnh Office và phiên bản tiêu chuẩn của Power Automate, bạn đã có thể kích hoạt làm mới Power BI, gửi email hoặc bắt đầu dòng công việc trực tiếp từ bảng tính của mình. Nếu tổ chức của bạn có giấy phép Premium, bạn có thể mở khóa các tích hợp nâng cao hơn nữa (như trình kích hoạt VBA + HTTP hoặc API tùy chỉnh). Nhưng ngay cả với phiên bản tiêu chuẩn, Excel vẫn có thể hoạt động như một công cụ khởi động quy trình làm việc mạnh mẽ cho các công việc hàng ngày của bạn.

Bắt đầu bằng những hành động nhỏ, xây dựng nút làm mới tập dữ liệu Power BI của bạn. Sau khi thấy nó hoạt động, bạn có thể mở rộng ý tưởng sang phê duyệt, thông báo qua email hoặc thông báo cho nhóm.