Khởi Chạy Power BI & Power Automate Từ Nút Bấm Excel: Hướng Dẫn Bước Đi

Excel là nền tảng mạnh mẽ và luôn không chỉ là công cụ bảng tính. Với sức mạnh của Power Automate và Power BI, bạn có thể biến Excel thành trình khởi chạy quy trình, nơi click một nút có thể làm mới báo cáo, gửi email, cập nhật danh sách SharePoint, thậm chí kích hoạt quy trình phê duyệt.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách kích hoạt hành động Power BI hoặc Power Automate từ nút bấm Excel.

Tại Sao Kích Hoạt Power BI Hoặc Power Automate Từ Excel?

• Tự động hóa tác vụ lặp lại trực tiếp từ spreadsheet.
• Làm mới dashboard Power BI theo yêu cầu.
• Gửi dữ liệu Excel đến Teams, Outlook, hoặc SharePoint ngay lập tức.
• Khởi chạy quy trình phê duyệt không rời Excel.
• Biến Excel thành "app" nhẹ với nút quy trình.

Điều Bạn Cần (Điều Kiện Tiên Quyết)

• Tài khoản Microsoft 365 với Excel for the web (cho Office Scripts).
• Truy cập Power Automate (đi kèm Microsoft 365).
• Power BI Service (miễn phí hoặc Pro, tùy nhu cầu chia sẻ dataset).

Phương Pháp 1: Dùng Nút Excel Online Với Office Scripts (Phiên Bản Thường)

Phương pháp này hoạt động trên phiên bản tiêu chuẩn của Power Automate (không cần Premium).

Bước 1: Tạo Office Script Trong Excel

• Mở workbook trong Excel for the web.
• Vào tab Automate >> chọn New Script.
• Thay thế script hiện tại bằng script sau:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    console.log("Excel button clicked! Triggering Power Automate...");
}

• Lưu nó dưới tên TriggerFlow.

Bước 2: Thêm Nút Trong Excel

• Bạn có thể thêm nút từ Code Editor.
• Click vào More Options (…) >> chọn Add in Workbook.

Bây giờ, click nút này sẽ chạy script của bạn.

Bước 3: Kết Nối Script Với Power Automate

• Tự động hóa tác vụ từ Code Editor.
• Click vào More Options (…) >> chọn Automate a Task.

• Nó sẽ điều hướng đến trang web Power Automate.
• Click Continue.

• Trong Run Script >> chọn Parameters
  • Location: Chọn Excel Online (Business)
  • Document Library: Chọn Documents
  • File: Chọn file Excel của bạn
  • Script: Chọn TriggerFlow

• Click vào biểu tượng Plus (+) để thêm hành động.
• Chọn Power BI.

• Bạn sẽ thấy một số hành động cho Power BI.
• Chọn Refresh a dataset.

• Trong Parameters
  • Workspace: Chọn My workspace
  • Dataset: Chọn dataset của bạn

• Bạn có thể thêm hành động khác trong flow.
  • Outlook → Send an email
  • Teams → Post a message
  • SharePoint → Add a new list item

• Khi bạn xong, lưu flow.
• Click vào Save.

Bước 4: Test Power Automate Flow

• Click vào Test.

• Chọn Manually để test flow.
• Click Test.

• Click Run flow.

• Test sẽ chạy, hiển thị thời lượng và thông báo thành công khi hoàn thành.

• Quay lại Excel for the web.
• Click nút TriggerFlow của bạn.
• Script chạy → Power Automate được kích hoạt → Hành động thực thi.
• Vì chúng ta thêm làm mới dataset Power BI, báo cáo của chúng ta cập nhật ngay lập tức.

Trường Hợp Sử Dụng:

• Làm mới dashboard Power BI một click.
• Gửi yêu cầu phê duyệt trực tiếp từ sheet Excel.
• Đăng cập nhật trạng thái lên Teams khi dữ liệu thay đổi.
• Email báo cáo đã lọc từ Excel cho quản lý.
• Ghi dữ liệu đơn hàng vào danh sách SharePoint.

Phương Pháp 2: Kích Hoạt Power Automate Flow Từ Nút Excel (Premium)

Bước 1: Tạo Power Automate Flow

• Vào Power Automate.
• Chọn Create >> chọn Instant Cloud Flow.

• Đặt tên flow: Trigger from Excel Button.
• Chọn When an HTTP request is received làm trigger.
• Click Create.

• Click vào biểu tượng Plus (+) để thêm hành động:
  • Chọn Power BI >> Chọn Refresh a dataset.

• Trong Parameters
  • Chọn Workspace
  • Chọn Dataset.

• Thêm hành động khác:
  • Send an email (V2)
• Trong Parameters
  • Chèn To
  • Gõ Subject
  • Gõ Body

• Bây giờ Save flow.

Lấy URL Của Flow (HTTP Trigger):

• Sau khi lưu flow, bước 'When an HTTP request is received' sẽ tạo URL duy nhất.
• Sao chép URL này để dùng trong code VBA.

Bước 2: Tạo Nút Trong Excel

• Mở Excel.
• Vào tab Developer >> chọn Insert >> chọn Button (Form Control).
• Vẽ nút trên sheet.

• Click chuột phải >> chọn Assign Macro.

Bước 3: Thêm Code VBA Gọi Flow

• Dán code VBA này (thay bằng URL Flow của bạn):

Sub TriggerFlow()
    Dim objHTTP As Object
    Dim URL As String
    URL = "Insert URL from your Flow"
    Set objHTTP = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    objHTTP.Open "POST", URL, False
    objHTTP.Send
    MsgBox "Flow Triggered Successfully!"
End Sub

• Click nút 'Trigger Power Automate' để gọi Power Automate flow của bạn.
• Thông báo thành công sẽ xuất hiện khi flow được kích hoạt thành công.

Kết Luận

Bằng cách làm theo các phương pháp trên, bạn có thể kích hoạt hành động Power BI hoặc Power Automate từ nút bấm Excel, dù bạn có phiên bản thường hay premium. Với nút Excel for the web, Office Scripts, và phiên bản tiêu chuẩn Power Automate, bạn đã có thể kích hoạt làm mới Power BI, gửi email, hoặc bắt đầu quy trình trực tiếp từ spreadsheet. Nếu tổ chức bạn có license Premium, bạn có thể mở khóa tích hợp nâng cao hơn (như VBA + HTTP trigger hoặc custom API). Nhưng ngay cả với phiên bản tiêu chuẩn, Excel có thể đóng vai trò trình khởi chạy quy trình mạnh mẽ cho tác vụ hàng ngày.

Hãy bắt đầu với hành động nhỏ, xây dựng nút làm mới dataset Power BI. Khi bạn thấy nó hoạt động, bạn có thể mở rộng ý tưởng sang phê duyệt, cảnh báo email, hoặc thông báo nhóm.

Nhận MIỄN PHÍ Bài Tập Excel Nâng Cao Có Giải Pháp!