Dữ liệu lộn xộn hiếm khi bị hủy hoại bởi một lỗi lớn. Thông thường, nó là một tập hợp các cái nhỏ:tên được nhập theo các kiểu khác nhau, ngày được nhập ở định dạng hỗn hợp, dấu cách thừa, hàng trùng lặp và văn bản được phân chia một cách lúng túng giữa các cột. Microsoft 365 Copilot trong Excel giúp việc dọn dẹp dữ liệu nhanh hơn đáng kể so với các công thức thủ công, Tìm &Thay thế hoặc Power Query. Tính năng Dữ liệu sạch chuyên dụng cung cấp cho bạn các đề xuất AI chỉ bằng một cú nhấp chuột cho các vấn đề phổ biến như khoảng trắng thừa, cách viết hoa không nhất quán và định dạng số. Để kiểm soát chính xác và làm sạch cụ thể, bạn có thể chọn ngăn Copilot.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xóa dữ liệu lộn xộn trong Excel bằng Copilot. Chúng tôi sẽ giải quyết 7 vấn đề thường gặp khi sử dụng song song cả hai phương pháp với lời nhắc sẵn sàng sử dụng.
Điều kiện tiên quyết
Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 có bật Copilot.
Copilot của Excel hiện trợ giúp theo hai cách khác nhau:
- Dữ liệu sạch tính năng quét các vấn đề như khoảng cách, định dạng, chính tả, văn bản không nhất quán và các vấn đề về định dạng số. Hãy nhớ rằng, đôi khi nó có thể không xuất hiện do vấn đề về phiên bản.
- Trong Phi công phụ ngăn, hãy sử dụng lời nhắc bằng tiếng Anh đơn giản để dọn dẹp, chuẩn hóa, phân tách, kết hợp hoặc gắn cờ dữ liệu theo những cách linh hoạt hơn.
- Copilot chỉ hoạt động khi tệp có Tự động lưu đã bật.
Chuẩn bị dữ liệu cho phi công phụ
Định dạng dữ liệu của bạn thành các bảng Excel. Microsoft khuyên bạn nên sử dụng bảng hoặc phạm vi được hỗ trợ để Copilot có thể hiểu và làm việc chính xác với tập dữ liệu.
- Chọn dữ liệu của bạn
- Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng hoặc nhấn Ctrl + T
- Kiểm tra “Bảng của tôi có tiêu đề”
- Nhấp vào OK
- Đi tới Thiết kế bảng tab>> chọn Hộp tên bảng>> đặt tên cho bảng SalesData
- Đảm bảo Tự động lưu đang bật (góc trên bên trái)
Ngăn Copilot trong Excel có thể hoạt động với bảng của bạn, phản hồi các hướng dẫn bằng tiếng Anh đơn giản và giúp tạo công thức, chỉnh sửa, sắp xếp, lọc và chuyển đổi dữ liệu. Các bản cập nhật Excel mới hơn cũng đã cải thiện khả năng của Copilot trong việc suy ra bảng hoặc phạm vi có liên quan từ yêu cầu của bạn.
1. Rogue Spaces (Dẫn đầu, Theo sau, Bổ sung)
Phương pháp làm sạch dữ liệu:
- Chọn bảng
- Đi tới Dữ liệu tab>> nhấp vào Làm sạch dữ liệu
- Phi công phụ sẽ ngay lập tức gắn cờ “Đã phát hiện khoảng trắng thừa” và hiển thị thẻ đề xuất
- Nhấp vào Áp dụng cho các cột bị ảnh hưởng (hoặc tất cả)
- Tất cả khoảng trắng ở đầu, cuối và thừa sẽ tự động bị xóa
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
Nếu bạn muốn làm sạch cụ thể hơn, bạn có thể sử dụng ngăn Copilot.
- Truy cập Trang chủ tab>> chọn Phi công phụ
- Bạn có thể nhập hoặc sao chép-dán lời nhắc sau
"Remove all leading, trailing, and repeated spaces in the SalesData table without changing the meaning of the text."
- Xem lại nội dung chỉnh sửa và nhấp vào Xong
- Copilot sẽ tự động cập nhật bảng SalesData
Mẹo bổ sung: Nếu Copilot chèn một cột trợ giúp thay vì thay thế trực tiếp các giá trị thì điều đó vẫn hữu ích. Xem lại cột mới đã được làm sạch, sau đó thay thế cột ban đầu khi bạn hài lòng.
2. Viết hoa không nhất quán
Phương pháp làm sạch dữ liệu:
- Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Dữ liệu sạch
- Copilot phát hiện cách viết hoa văn bản không nhất quán (ví dụ:“new york” so với “New York”) và đưa ra “Chuẩn hóa thành cách viết hoa tiêu đề” hoặc “Cách viết hoa phù hợp”.
- Xem lại bản xem trước trước/sau>> nhấp vào Áp dụng
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
- Nhập dòng nhắc sau:
"Standardize capitalization in the SalesData table. Make customer names, cities, products, and sales rep names use proper capitalization, but keep email addresses lowercase."
Lời nhắc này được kiểm soát chặt chẽ hơn yêu cầu "sửa viết hoa" chung chung. Nó cho Copilot biết trường nào cần chuẩn hóa và trường nào không thay đổi. Nó cũng tiêu chuẩn hóa các chữ viết tắt của các trạng thái mặc dù không đề cập đến chúng trong lời nhắc — Copilot tự động phát hiện vấn đề này và giải quyết nó.
3. Định dạng ngày hỗn hợp
Dữ liệu sạch không tự động sửa ngày (nó tập trung vào văn bản, số và dấu cách). Hãy sử dụng ngăn Copilot vì các ngày hỗn hợp thường cần diễn giải và chuẩn hóa trên toàn bộ cột.
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
"Standardize the Order Date column in the SalesData table to one Excel date format: dd-mmm-yyyy. Convert text dates into real Excel dates where possible."
Copilot chuyển đổi văn bản giống ngày tháng thành ngày thực tế và sau đó áp dụng một định dạng hiển thị cho toàn bộ cột. Các hàng như 02/01/2026 có thể không rõ ràng tùy thuộc vào ngôn ngữ. Sau khi Copilot trợ giúp, hãy kiểm tra tại chỗ theo cách thủ công một vài ngày đã chuyển đổi để đảm bảo ngày và tháng được diễn giải chính xác.
4. Mục trùng lặp
Tính năng Dữ liệu sạch tích hợp tập trung vào các vấn đề về định dạng và tính nhất quán. Các nội dung trùng lặp sẽ được xử lý tốt hơn bằng lời nhắc trực tiếp.
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
"Find potential duplicate rows in the SalesData table based on Customer Name, Email, Order Date, Product, Qty, and Unit Price. Highlight them and create a separate list of suspected duplicates."
Lời nhắc này yêu cầu Copilot xác định các mục trùng lặp trước thay vì xóa chúng ngay lập tức, sau đó tạo một trang tính mới chứa các mục trùng lặp. Điều này cung cấp cho bạn một bản kiểm tra trước khi xóa bất cứ thứ gì.
Điều đó an toàn hơn vì một số đơn hàng gần như trùng lặp có thể là đơn đặt hàng lặp lại hợp pháp. Cách tiếp cận này tốt hơn phương pháp Xóa nội dung trùng lặp được tích hợp sẵn tính năng này, vì bạn có thể xem xét và loại bỏ các bản sao một cách có ý thức.
5. Tên tách biệt (hoặc Tên có định dạng kém)
Một vấn đề phổ biến:tên trong một cột, đôi khi là “First Last”, đôi khi là “Last, First”, đôi khi có thêm dấu cách. Đây là lúc lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên trở nên hữu ích hơn việc dọn dẹp bằng một cú nhấp chuột.
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
"Create separate First Name and Last Name columns from Customer Name in the SalesData table. If a name is written as Last Name, First Name, rearrange it correctly. If only one name exists, keep it in First Name and leave Last Name blank."
Copilot sẽ chèn các cột và điền chúng một cách chính xác. Sau khi tách tên, bạn có thể sắp xếp, lọc, cá nhân hóa email và phát hiện các tên trùng lặp chính xác hơn nhiều.
6. Định dạng số/tiền tệ không nhất quán
Dữ liệu sạch có thể phát hiện ra một số điểm không nhất quán về định dạng số vì Microsoft liệt kê các vấn đề về định dạng số dưới dạng loại đề xuất được hỗ trợ. Để có toàn quyền kiểm soát, hãy sử dụng ngăn Copilot.
Phương pháp làm sạch dữ liệu:
- Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Dữ liệu sạch
- Nó sẽ gắn cờ “Định dạng số không nhất quán” (ví dụ:“$150,50”, “150”, “200 USD”)
- Đề xuất thường đưa ra “Chuyển đổi tất cả sang Tiền tệ có 2 chữ số thập phân”
- Nhấp vào Áp dụng
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
"Make Unit Price a consistent currency format in US dollars with two decimal places, and make Qty a whole number format."
Lời nhắc tiếp theo:
"Add a Total column that multiplies Qty by Unit Price for each row."
Điều đó mang lại cho bạn cả cột giá rõ ràng và trường được tính toán sẵn sàng để phân tích.
7. Không nhất quán về chính tả/viết tắt
Dữ liệu lộn xộn thường chứa các nhãn hoặc danh mục không nhất quán như ny, NY, ca, CA, tx, TX hoặc chuột không dây, Bàn phím, webcam, ghế văn phòng.
Sử dụng Dữ liệu sạch để sửa lỗi không nhất quán trong văn bản đơn giản, sau đó sử dụng ngăn Copilot để có các quy tắc tiêu chuẩn hóa chặt chẽ hơn. Microsoft lưu ý rằng Dữ liệu sạch được thiết kế để phát hiện các vấn đề về văn bản không nhất quán.
Phương pháp làm sạch dữ liệu:
- Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Dữ liệu sạch
- Đôi khi, nó phát hiện được các biến thể chính tả rõ ràng trong phần “Văn bản không nhất quán”.
- Nhấp vào Áp dụng nếu được hiển thị
Lời nhắc ngăn phi công phụ:
"Standardize the State column to two-letter uppercase abbreviations and standardize Product names to consistent title case across the SalesData table."
Phiên bản mạnh hơn:
"If similar product names appear with different capitalization or spacing, keep only one standardized version."
Điều này đặc biệt hữu ích khi xây dựng PivotTable hoặc tóm tắt sau này. Dữ liệu của bạn giờ đây sạch sẽ, nhất quán và sẵn sàng phân tích trong vài phút thay vì hàng giờ. Bạn chỉ có thể sao chép-dán các lời nhắc đã cho.
Phần thưởng:Kết hợp nhiều cách sửa lỗi trong một lời nhắc
Thay vì giải quyết từng vấn đề một, bạn có thể nói:
"Clean this dataset by removing duplicates, fixing capitalization, trimming spaces, and standardizing dates."
Đây là lúc Copilot trở nên mạnh mẽ — nó có thể thực hiện việc dọn dẹp nhiều bước trong một lần và chỉnh sửa trực tiếp tập dữ liệu, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Lời khuyên cuối cùng để thành công
- Luôn chọn bảng của bạn trước khi sử dụng Dữ liệu sạch hoặc nhắc nhở
- Dữ liệu sạch hoạt động tốt nhất trên 50.000 hàng và 100 cột
- Lời nhắc trong bảng điều khiển phụ thậm chí còn hoạt động tốt hơn khi bạn tham chiếu đến tên cột (ví dụ:“cột Ngày đặt hàng”)
- Sau khi dọn dẹp, hãy sử dụng Xóa bản sao làm mạng an toàn
- Luôn xem lại bản xem trước — Copilot hữu ích nhưng không hoàn hảo
Kết luận
Bằng cách làm theo các phương pháp trên, bạn có thể xóa dữ liệu lộn xộn trong Excel bằng Copilot. Cách tiếp cận thông minh nhất là không chỉ dựa vào một tính năng. Để dọn dẹp nhanh chóng, ít rủi ro — chẳng hạn như xử lý cách viết hoa không nhất quán, dấu cách gian lận và định dạng số hoặc tiền tệ — tính năng Dữ liệu sạch hoạt động tốt nhất. Để có các cách khắc phục thông minh hơn như đánh giá trùng lặp, chia tách cột và chuẩn hóa dữ liệu, hãy sử dụng ngăn Copilot. Sự kết hợp đó biến quá trình nhập lộn xộn thành dữ liệu sẵn sàng phân tích.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!