Đôi khi, những việc tưởng chừng như sỏ vặt có thể đáng sợ. Giả sử bạn đang viết tài liệu trong Microsoft Word. Giả sử bạn dùng heading (tiêu đề, heading 1, heading 2, v.v.), và sau đó bạn muốn tạo mục lục (table of contents). Nhưng rồi bạn nhận ra bạn chưa thực sự đánh số heading. Bạn muốn làm điều này ngược lại (retrospectively), và nhận ra đây không phải nhiệm vụ dễ.
Trong hướng dẫn này, tôi muốn chỉ cho bạn cách tạo danh sách nhiều cấp thông minh, linh hoạt với số thứ tự và bullet, để bạn có thể định dạng heading tài liệu với độ chính xác. Điều này cũng giúp bạn tạo tài liệu chuyên nghiệp hơn và mục lục đẹp hơn. Hãy làm đi.
Sửa đổi Style (Modify styles)
Tạo tài liệu. Viết một đống thứ. Định dạng các yếu tố khác nhau. Ví dụ, trang mẫu đơn giản nhưng hóm hỉnh của tôi có sáu dòng văn bản, bao gồm title, ba cấp heading và một vài đoạn văn thường.
Chú ý câu đùa hay nhất thế giới: Cái gì tốt hơn Docker? Dockest.
Có nhiều cách để thử đánh số heading. Trong giao diện Ribbon, dưới Home, trong phần Paragraph, bạn có ba tùy chọn thả xuống, bao gồm bullet, số và danh sách (lists). Cái cuối cùng là thứ cho phép bạn định dạng heading. Lựa chọn tự động đi kèm vài mẫu, nhưng nó không thực sự hoạt động sau fatto (after the fact) - nếu không bạn sẽ không đọc bài này. Thay vào đó, chúng ta sẽ thử cái khác.
Nếu sidebar Styles đầy đủ không mở, hãy mở rộng bằng cách nhấp vào góc dưới phải của phần Styles trong tab Home trên Ribbon. Sau đó, cho mỗi style liên quan, chuột phải > Modify. Một cửa sổ sẽ mở. Nhấp nút thả xuống Format ở góc dưới phải và chọn Numbering...
Bạn sẽ có vài mẫu có sẵn, nhưng đó không phải thứ chúng ta cần. Nhưng chúng ta muốn một cái tùy chỉnh mới. Nhấp Define New Number Format...
Khi cửa sổ mới mở, định dạng số, style và font. Nếu đây là heading cấp cao nhất, bạn không cần chỉ định separator. Nếu đây là heading 3 hoặc heading 4, bạn sẽ cần định nghĩa Word nên hiểu phân cấp số như thế nào. Bạn có thể dùng bất kỳ separator phi số nào.
Bạn cần lặp lại điều này cho mỗi heading. Sau đó, bạn có thể nhận ra số bị thụt lề khác với mặc định. Bạn có thể muốn thay đổi. Lại một lần, chúng ta cần sửa đổi từng style liên quan. Lần này, chúng ta muốn Format > Paragraph. Cụ thể, chúng ta cần thay đổi indentation before text (thụt lề trước văn bản) và Special: Hanging value. Ví dụ, nếu bạn muốn mọi thứ flush left (hàng trái), dùng giá trị 0.
Điều này sẽ hoạt động tốt. Nhưng, rồi có thể bạn nhận ra không có auto-restart numbering khi bạn lên một cấp. Nói cách khác, bạn có thể thấy 1.1, 1.2, 1.3, 2.4. Nếu nó hoạt động tốt, bạn xong, việc hoàn tất. Nếu không, chúng ta sẽ cần làm điều khác.
Tạo danh sách nhiều cấp mới (Create a new multilevel list)
Trong giao diện Ribbon, nhấp vào nút danh sách (list button) rồi chọn Define New Multilevel List...
Điều này sẽ mở một wizard hơi phức tạp. Với mỗi cấp được chọn, bạn cần nhấp vào số bên trái. Sau đó, bạn cần link level to style (liên kết cấp với style). Ví dụ cấp 2 với Heading 2. Có định dạng thông thường tiếp theo. Bạn có thể định nghĩa danh sách bắt đầu từ số gì (thường là 1), quan trọng hơn, bạn nên tick hộp Restart list after: (Khởi động lại danh sách sau:) và chọn cấp trên một bậc. Nói chung, Word sẽ tự chọn cấp phân cấp lên một, vậy bạn không cần lo. Cuối cùng, chúng ta có indent và alignment (thụt lề và căn chỉnh). Bạn có thể đặt tất cả về 0, nếu thích.
Và xong! Tất cả tốt bây giờ. Ngày vui vẻ.
Kết luận
Đôi khi, bộ văn phòng và word processor có thể khá khó khăn, và điều khiến chúng càng đáng sợ là chúng trở nên khá lập trình (programmatic), không khác gì ngôn ngữ markup. Về vấn đề đó, bạn có thể dùng HTML hoặc LaTeX. Nhưng rồi, viết tài liệu tốt không phải chuyện đơn giản, và nếu bạn muốn định dạng nhất quán, bạn cần làm việc chăm chỉ với styles.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích. Đánh số heading không luôn đơn giản, nên gợi ý của tôi là định nghĩa thứ bạn cần trước (upfront). Điều này tiết kiệm thời gian chỉnh sửa sau. Nhưng bạn luôn có thể định nghĩa multilevel list, và có nhiều tùy chọn. Và đó kết thúc bài học hôm nay. Vâng, vậy, chúc viết vui vẻ. Hẹn gặp lại.
Chúc các bạn thành công.