Dù bạn mới bắt đầu hành trình Excel hay đã dùng một thời gian, có một vài kỹ năng thiết yếu bạn nên biết về Excel: cách tốt nhất làm việc, cạm bẫy tránh, điều khiến người khác ấn tượng (đặc biệt sếp).
Trong bài này, tôi nói về 28 kỹ năng thiết yếu cần biết về Excel, bao gồm một số mẹo và thủ thuật hay nhất để bạn bắt đầu như người mới – hoặc làm bạn hiệu quả hơn như người đã có kinh nghiệm.
28 Kỹ Năng Excel Thiết Yếu Cần Thành Thạo
Trong Microsoft Excel, bạn có nhiều kỹ năng có thể học. Nhưng ở đây, thảo luận 28 kỹ năng Excel thiết yếu giúp ích cho cuộc sống hàng ngày. Chúng mang lại giá trị lớn khi xử lý các vấn đề khác nhau. Hãy theo dõi kỹ 28 kỹ năng Excel thiết yếu.
1. Chuyển Đổi Sang PDF
Bạn có thể thường gửi bảng tính hoặc báo cáo Excel cho khách hàng – nhưng bạn có muốn họ xem toàn bộ dữ liệu và công thức? Có lẽ không.
Mặc dù có nhiều cách ngăn người khác xem và thay đổi thứ trên bảng tính (có thể ẩn, bảo vệ, hoặc giấu giá trị bằng định dạng), với chút kiến thức, mọi phương pháp này đều có thể vượt qua.
Giống mọi thứ, thường con đường đơn giản nhất là tốt nhất. Nếu muốn ngăn người khác thay đổi dữ liệu, chỉ cần chuyển bảng tính sang PDF và gửi file đó. Chuyển tài liệu Excel sang file PDF đơn giản và tất cả phiên bản Excel hiện tại đều làm được mà không cần phần mềm thêm.
Nếu cần giúp đỡ về việc này (hoặc tìm mẹo tương tự), Activia Training đã ra mắt phần mới trên web có hướng dẫn và video hay.
Đọc Thêm: 102 Công Thức Excel Hữu Ích Cheat Sheet PDF (Tải Miễn Phí)
2. Sử Dụng Hàm Fill (Điền)
Giả sử cần giữ 12 tháng tài khoản phức tạp trong một workbook. Bạn tạo 12 sheet đặt tên Tháng 1 đến Tháng 12, trình bày và định dạng sheet Tháng 1, rồi copy paste sang 11 sheet khác.
Cách này tẻ nhạt và nếu paste sai dữ liệu, có thể ngăn tạo sheet tóm tắt nhanh sau này. Thực tế, cách tốt nhất là dùng công cụ "Fill Across Sheets" (Điền qua các sheet) của Excel. Dùng hàm Fill cho phép nhân bản một sheet sang nhiều sheet khác nhanh và chính xác.
Nếu cần giúp thêm về tính năng này, Tom có hướng dẫn bước بخط trên blog.
Đọc Thêm: Cách Hiện Công Thức Trong Ô Excel Thay Vì Giá Trị (6 Cách)
3. Sử Dụng Named Ranges (Phạm Vi Đặt Tên)
Tôi có công thức ở đây tính tổng ba phạm vi khác nhau trên ba sheet riêng:
=SUM('Jan Sales'!$D$10:$L$10, 'Feb Sales'!$D$10:$L$10, 'Mar Sales'!$D$10:$L$10)
Và công thức khác làm cùng việc:
=SUM(JanTotal, FebTotal, MarTotal)
Thành Thạo Công Thức & Hàm Excel Chỉ Trong 3.5 Giờ!
với KHÓA HỌC MIỄN PHÍ tại Udemy.
Công Thức Và Hàm Excel Với Cheat Sheet Công Thức Excel!
Bạn thích cái nào? Tôi thích cái hai, vì dễ hiểu và dễ tạo hơn – không bao giờ phải qua sheet khác chọn phạm vi dữ liệu.
Công thức hai dùng sogenannten named ranges (phạm vi đặt tên). Named ranges (hoặc defined names) áp dụng cho một ô hoặc phạm vi ô và, như thấy trong công thức, dùng thay thế trực tiếp địa chỉ ô hoặc phạm vi.
Named ranges cũng bản chất là tuyệt đối, nên không cần ký hiệu $ neo tham chiếu. Named ranges cũng mặc định là toàn cục – nên khi tạo named range trên sheet này, bạn dùng tên đó trên sheet khác và nó luôn tham chiếu về vị trí gốc.
4. Định Dạng Bộ Dữ Liệu
Khi tạo xong bảng tính, bạn sẽ làm một trong hai: nhập dữ liệu hoặc xem xét dữ liệu. Cả hai không được giúp ích bởi sự rải rác font, cỡ, màu.
Để bảng tính dễ hiểu, hãy chọn một font và kiên trì. Dùng nhấn mạnh (in đậm hoặc nghiêng) phân biệt tiêu đề và dữ liệu, và dùng màu ô nhạt đánh dấu hàng tóm tắt và công thức.
Cuối cùng, để định dạng cuối cùng. Bảng tính hoạt động không định dạng có thể không đẹp, nhưng nó chạy. Bảng tính chưa xong trông tuyệt vời thì vô dụng.
5. Chọn Bố Cục Đúng
Có vẻ hiển nhiên nhưng nhiều người chỉ mở Excel, gõ lung tung, và hy vọng may mắn. Tuy nhiên, bạn cần lập kế hoạch một chút trước khi lao vào tạo bảng tính. Thông thường, chúng ta hiểu dữ liệu cần đưa vào bảng tính, nhưng ít suy nghĩ về những gì thực sự muốn ra từ nó.
Hãy suy nghĩ kỹ những gì hy vọng từ bảng tính và đảm bảo bố cục sao cho đạt được điều đó.
6. Bảo Vệ Công Việc
Bạn đã trải qua nhiều khó khăn thiết kế bảng tính hoàn hảo, nên điều cuối cùng cần là ai đó mở và vô tình ghi đè công thức, hoặc thay đổi thứ không nên thay đổi. Và đây là lúc bảo vệ xuất hiện.
Excel có công cụ tuyệt vời bảo vệ công việc và kiểm soát người dùng có thể thay đổi gì. Bạn có thể bảo vệ ô công thức ngăn không cho thay đổi, ngăn cột/hàng thay đổi kích thước, hoặc ngăn người dùng thay đổi cấu trúc workbook bằng thêm/xóa sheet. Ở mức nâng cao, thậm chí cho phép chỉ user nhất định chỉnh sửa vùng nhất định.
7. Dùng Phím Tắt Bàn Phím
Hầu hết mọi người chỉ伸手 chuột khi muốn hành động trong Excel, nhưng với vài phím tắt, bạn tăng tốc công việc và tiết kiệm nhiều thời gian. Đây là vài cái để bắt đầu:
| Phím Tắt | Chức Năng |
|---|---|
| Ctrl + * | Chọn vùng dữ liệu hiện tại |
| Ctrl + Space | Chọn toàn bộ cột hiện tại |
| Shift + Space | Chọn toàn bộ hàng hiện tại |
| Ctrl + 0 | Ẩn cột hiện tại |
| Ctrl + 9 | Ẩn hàng hiện tại |
| F4 | Áp dụng tham chiếu tuyệt đối (trong công thức) |
| F3 | Hiện hộp tên (trong công thức) |
| Ctrl + : | Nhập ngày hiện tại |
| Alt + = | Tự động cộng dữ liệu liền kề |
8. Tiết Kiệm Thời Gian Với Auto-fill (Tự Điền)
Vừa nhập xong công thức và cần dùng cùng thứ ở ô liền kề? Thay vì gõ lại công thức, bạn dùng auto-fill. Auto-fill cho phép nhanh chóng copy giá trị từ một ô sang nhiều ô liền kề, dọc hoặc ngang.
Và nó không chỉ làm việc với công thức, bạn dùng auto-fill tạo nhanh danh sách ngày, tháng, hoặc thậm chí tạo danh sách riêng. Auto-fill cũng tự động tăng ngày và số, tiết kiệm nhiều thời gian.
9. Phân Tích Tập Dữ Liệu Lớn
Một nhiệm vụ chính của Excel là tổ chức dữ liệu, và với Excel mới xử lý hơn triệu hàng, bạn có thể có rất nhiều dữ liệu. Khi cần trả lời câu hỏi phức tạp từ dữ liệu này, Excel có tất cả công cụ cần.
Pivot table (Bảng xoay) có thể khủng khiếp người mới, nhưng khi hiểu cách hoạt động, bạn nhanh thấy chúng dễ dàng và hữu ích khi tóm tắt và tổ chức dữ liệu. Và tất cả chỉ với vài nhấp chuột!
10. Tùy Chỉnh Ribbon (Dây Thanh Công Cụ)
Tôi thích ribbon, nhưng hơi khó chịu phải chuyển tab này sang tab kia tìm lệnh muốn dùng. Tin tốt là từ Excel 2010 chúng ta có thể tùy chỉnh ribbon. Bạn thêm tab tùy chỉnh và thả vào đó các lệnh dùng thường xuyên nhất, thậm chí bao gồm macro.
11. Tạo Biểu Đồ
Sếp không muốn xem bảng đầy dữ liệu doanh số năm qua, họ muốn thấy xu hướng, số sản phẩm bán mỗi tháng, hoặc kết quả đánh giá trung bình khách hàng dạng đồ họa.
Biểu đồ có thể phức tạp nếu muốn, nhưng biểu đồ cơ bản tạo được chỉ trong vài nhấp chuột, và Excel mới làm rất dễ thử biểu đồ và định dạng khác nhau.
12. Dùng Công Thức Mảng (Array Formulas)
Nếu cần tính toán trên nhiều phạm vi và không muốn thêm cột dư thừa, công thức mảng là câu trả lời. Chúng có thể phức tạp và khó hiểu, nhưng cũng tiết kiệm thời gian và, như thêm, gây ấn tượng đồng nghiệp.
13. Dùng Custom Views (Tùy Chỉnh Xem)
Bao nhiêu lần bạn cài đặt in ấn cẩn thận, canh lỗ trang chuẩn, scale đúng, thêm header footer, rồi phải làm lại toàn bộ để in vùng khác? Việc cài đặt in ấn lại và lại rất khó chịu, và đây là nơi custom views giúp.
Custom view ghi lại tất cả cài đặt in ấn hiện tại và cho phép áp dụng lại ngay lập tức sau. Ngoài cài đặt in, chúng cũng ghi bộ lọc và hàng/cột ẩn.
14. Nhóm Và Dàn Trình (Grouping and Outlining)
Nếu bảng tính có nhiều cột/hàng, cuộn trái phải hoặc lên xuống liên tục để đến điểm cần, rồi quay lại điểm đầu là phiền toái. Nhóm và dàn trình giúp bằng cách cho phép nhanh chóng mở rộng và thu gọn số hàng/cột. Nó như siêu ẩn/hiện và khi hiểu thì rất dễ áp dụng.
15. Khóa Tiêu Đề (Locking Headers)
Bao nhiêu lần bạn ở hàng 987 bảng tính mới nhận ra không nhớ giá trị cột là gì? Vấn đề phổ biến, đặc biệt khi làm nhiều cột giá trị tương tự.
Câu trả lời là khóa hoặc đóng băng (freeze) hàng tiêu đề hoặc cột. Excel làm rất dễ 'đóng băng' hàng đầu hoặc cột đầu bảng tính, nên khi cuộn, tiêu đề luôn hiển thị.
16. Tự Động Hóa Nhiệm Vụ Phức Tạp Với Macro
Macro là công cụ hữu ích và mạnh mẽ không thể thiếu trong Excel. Với macro, bạn khiến Excel làm điều nó chưa làm được, hoặc những việc tốn giờ làm xong trong vài giây.
Mặc dù macro có thể rất phức tạp và lập trình mất thời gian học, vẫn có thể tạo macro hữu ích tiết kiệm thời gian không cần biết lập trình. Nếu muốn thử, có hướng dẫn chi tiết trên blog How-To Geek. Hoặc dùng hướng dẫn từng bước hoàn chỉnh về Excel VBA của ExcelDemy.com.
17. Tự Động Hóa Tính Toán Phụ (Sub-totals)
Một nhiệm vụ phổ biến nhất trong Excel là thêm tổng phụ cho cột giá trị, ví dụ, nếu sheet đầy dữ liệu bán hàng và muốn biết mỗi sản phẩm bán bao nhiêu. Trong trường hợp này, bạn chèn hàng mới sau nhóm sản phẩm rồi cộng giá trị trên, lặp lại cho mỗi sản phẩm.
Tôi gặp người dành hàng giờ mỗi tháng chỉ làm việc đó, lãng phí thời gian khổng lồ. Công cụ Sub-totals làm cùng việc trong giây lát và, khi xong, cũng xóa tổng phụ nhanh như vậy, để bảng tính y nguyên.
18. Lọc Dữ Liệu (Filtering Data)
Lọc dữ liệu là một trong 30 kỹ năng Excel thiết yếu. Khi xử lý tập dữ liệu lớn, thường chỉ cần xem tập con cụ thể. Thay vì tìm dữ liệu cuộn lên xuống, giải pháp thông minh là lọc cơ sở dữ liệu.
Lọc dùng auto-filter nhanh và dễ dàng cho phép lấy dữ liệu quan tâm hiệu quả. Excel mới cũng có nhiều bộ lọc sẵn để nhanh tìm văn bản, số, và khoảng ngày.
19. Sắp Xếp Dữ Liệu (Data Sorting)
Trong Microsoft Excel, bạn sắp xếp bộ dữ liệu theo thứ tự. Dùng quá trình sắp xếp, bạn sắp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần. Khi sắp xếp, cần kiểm tra sắp xếp đúng hay không. Để sắp xếp, vào tab Data trên ribbon. Sau đó, từ nhóm Sort & Filter, lấy tùy chọn Sort. Cho sắp xếp cơ bản, dùng A đến Z nghĩa là thấp đến cao, và Z đến A nghĩa là cao đến thấp.
Sau khi nhấp Sort, bạn thấy ba tùy chọn sau.
- Sort by: đề cập cột làm cơ sở sắp xếp.
- Sort On: Phần này cung cấp bốn tùy chọn: giá trị ô, màu ô, màu font, và biểu tượng định dạng có điều kiện.
- Order: Ở đây, có ba tùy chọn: thứ tự tăng dần, giảm dần, và danh sách tùy chỉnh.
Khi dùng thứ tự tăng dần, kết quả dữ liệu sắp từ A đến Z.
Khi dùng thứ tự giảm dần, kết quả dữ liệu sắp từ Z đến A.
20. Sử Dụng Pivot Table (Bảng Xoay)
Pivot table là tài sản quý giá nhất trong Excel. Nó minh họa cách tốt nhất phân tích dữ liệu. Dùng pivot table, bạn chuẩn bị tóm tắt tập dữ liệu lớn.
Để tạo pivot table, chọn phạm vi ô. Sau đó, vào tab Insert trên ribbon. Sau đó, từ nhóm Tables, chọn Pivot Table.
Kết quả, hộp thoại PivotTable from table or range hiện ra, chọn phạm vi ô hoặc phạm vi tự động hiện nếu chọn trước. Sau đó, chọn nơi đặt pivot table. Cuối cùng, nhấp OK áp dụng.
Sau đó, PivotTable Fields hiện ra nơi chọn trường để tạo pivot table.
Cuối cùng, bạn nhận pivot table cần thiết tóm tắt tập dữ liệu lớn và cung cấp tóm tắt đẹp. Đó là lý do pivot table là kỹ năng Excel quý giá nhất hàng ngày.
21. Học Dùng Hàm SUMIF/SUMIFS
Về tính tổng một số con số đôi khi cần áp dụng điều kiện hoặc tiêu chí. MS Excel giúp loại vấn đề này bằng hàm mạnh SUMIF. Nhưng khi muốn tính tổng phạm vi ô dưới nhiều điều kiện, cần dùng hàm SUMIFS thay hàm SUMIF. Cả hai giúp lấy tổng phạm vi ô cho trước.
22. Học Dùng Hàm COUNTIF/COUNTIFS
Trong Microsoft Excel, hàm COUNTIF dùng rộng rãi đếm ô với điều kiện hoặc tiêu chí cho trước. Hàm này cần định nghĩa phạm vi và tiêu chí. Dùng đầu vào này, hàm trả về tổng số ô thỏa tiêu chí. Trong khi, bạn dùng hàm COUNTIFS đếm số ô thỏa một hoặc nhiều tiêu chí từ bất kỳ phạm vi ô nào trong Excel. Hàm trả về tổng số giá trị trong mảng giữ tất cả tiêu chí cho trước.
23. Xác Thực Dữ Liệu (Data Validation)
Khi muốn giới hạn nhập vào ô hoặc phạm vi, dùng Data Validation. Tính năng này hữu ích nhất thời thu thập dữ liệu. Nó đảm bảo dữ liệu không lỗi. Ví dụ, nếu muốn ghi tuổi học sinh trong phạm vi ô, đặt Data Validation chỉ nhận giá trị số. Hơn nữa, đặt giới hạn trên/dưới cho loại dữ liệu đặc thù và nó không nhận giá trị vượt quá. Thêm vào, Excel cho phép nhập hàm tùy chỉnh đạt điều kiện phức tạp dùng tính năng này.
Để mở data validation, vào tab Data trên ribbon. Sau đó, chọn Data Validation từ nhóm Data Tools.
Kết quả, hộp thoại data validation hiện ra nơi thêm tiêu chí xác thực.
24. Chuyển Cột Sang Hàng (Moving Columns to Rows)
Kỹ năng Excel quan trọng khác là chuyển cột sang hàng. Đôi khi, dữ liệu ở cột cần xoay sang hàng. Lúc đó, dùng tính năng transpose (chuyển vị).
Sau đó, copy tiêu đề cột ô C4 sang ô F4. Sau đó, chọn ô mới muốn paste dạng chuyển vị. Nhấp chuột phải ô và Context Menu hiện ra. Từ đó, nhấp tùy chọn transpose.
Cuối cùng, sau sửa đổi, nhận kết quả sau. Xem ảnh chụp.
25. Công Thức IF
Trong Microsoft Excel, hàm IF dùng kiểm tra điều kiện có thỏa mãn không và câu lệnh định nghĩa sẽ hiển thị dựa trên điều kiện. Ngược lại, hiển thị trống hoặc false. Dùng IF, bạn dễ dàng đặt tiêu chí, nếu thỏa thì trả giá trị nhất định. Ngược lại, trả giá trị khác. Ví dụ, bộ dữ liệu có cột mục tiêu bán hàng và doanh số thực tế. Dùng IF, đặt tiêu chí nếu doanh số > mục tiêu thì trả "đạt". Ngược lại, "không đạt". Hàm này là kỹ năng Excel thiết yếu hàng ngày.
26. Áp Dụng Định DORMAT Có Điều Kiện
Khi định dạng ô hoặc nhiều ô dựa trên điều kiện, đó là conditional formatting. Ví dụ, bộ dữ liệu Excel có số trong vài ô. Cần định dạng ô nền đỏ có giá trị < 0. Phần điều kiện: nếu số < 0 và phần định dạng: tô nền đỏ các ô đó. Bạn làm thủ công, tìm ô giá trị < 0 làm nền đỏ. Nếu sheet có 10-15 số, thủ công không tệ, ngược lại, dùng conditional formatting của Excel. Để làm conditional formatting, vào tab Home trên ribbon. Từ nhóm Styles, chọn menu thả xuống Conditional Formatting.
Sau đó, nhận vài tùy chọn conditional formatting từ menu thả xuống. Chọn tùy chọn ưng ý làm conditional formatting.
27. Tùy Chọn Tìm Và Thay Thế (Find and Replace Option)
Tùy chọn Find and Replace là kỹ năng thiết yếu khác trong Microsoft Excel nơi bạn tìm giá trị hoặc văn bản nhất định và thay thế bằng giá trị/văn bản khác trên tất cả sheet. Kỹ năng này tiết kiệm thời gian vì không cần tìm thủ công. Trước, vào tab Home trên ribbon. Sau đó, chọn menu thả xuống Find & Select từ nhóm Editing.
Sau đó, chọn Replace từ menu thả xuống Find & Select.
Kết quả, hộp thoại Find and Replace hiện ra. Trước, viết gì muốn tìm và thay thế bằng gì. Sau, đặt tìm kiếm theo sheet hoặc workbook.
28. Tùy Chọn Paste Special (Paste Special Option)
Tùy chọn Paste Special là phần của 30 kỹ năng Excel thiết yếu. Tùy chọn này giúp bạn kiểm soát hoàn toàn cách paste giá trị. Giả sử có giá trị ô đã áp công thức trước. Nhưng bây giờ, muốn paste như giá trị. Lúc đó, Paste Special giải quyết. Trước, copy giá trị ô trong dữ liệu. Sau, vào tab Home trên ribbon. Sau đó, chọn menu thả xuống Paste từ nhóm Clipboard.
Kết quả, hộp thoại Paste Special hiện ra. Ở đây, nhận vài tùy chọn paste và phép toán. Để chỉ paste giá trị, chọn Values từ hộp thoại.
Kỹ Năng Excel Thiết Yếu Cho Kế Toán
Về mặt ngành kế toán, kỹ năng Excel là phần quan trọng của tính toán. Để thành kế toán giỏi, cần một số kỹ năng Excel cơ bản. Cần biết tất cả 28 kỹ năng Excel thiết yếu trước. Bên cạnh 28 kỹ năng đó, cần thành thạo thêm vài kỹ năng để làm kế toán.
1. Phân Tích What-If (What If Analysis)
Phân tích What-if là quy trình thấy kết quả bằng thay đổi ô bất kỳ trong dữ liệu. Dùng what-if analysis trong Excel, bạn dùng vài tập giá trị và nhận kết quả mong muốn. Ví dụ, trong what-if analysis, tính tổng chi phí vài ngôi nhà và cuối chọn nhà ưng ý. Nghĩa là, dùng what-if analysis, thiết lập tổng quan đúng mọi thứ và biểu diễn phản ứng tương lai.
Mục đích chính what-if analysis trong Excel là xác định kết quả theo thống kê và đánh giá rủi ro. Lợi ích chính dùng what-if analysis trong Excel là không cần tạo sheet mới mà vẫn nhận kết quả cuối cho các đầu vào khác. Có ba loại what-if analysis trong Excel: Scenario (Kịch bản), Goal Seek (Tìm mục tiêu) và Data Table (Bảng dữ liệu). Scenario và data table lấy giá trị đầu vào và cung cấp kết quả có thể dùng các đầu vào này. Để lấy What-If Analysis trong Excel, vào tab Data trên ribbon. Sau đó, từ nhóm Forecast, chọn menu thả xuống What-If Analysis.
2. Kiểm Toán Công Thức (Auditing Formulas)
Kế toán làm việc với tập dữ liệu lớn áp dụng vài công thức lấy kết quả mong muốn. Nhưng trong dữ liệu lớn, kiểm tra tất cả lỗi rất khó và tốn thời gian. Lúc đó, dùng cách kiểm toán công thức kiểm tra công thức toàn bộ dữ liệu. Với dữ liệu nhỏ, cũng dùng formula auditing. Kiểm toán công thức là kỹ năng thiết yếu kế toán lâu dài. Để làm formula auditing, trước, vào tab Formulas trên ribbon. Sau đó, chọn Error Checking từ nhóm Formula Auditing.
3. Biểu Đồ Sparkline (Sparkline Charts)
Biểu đồ sparkline giúp nhúng biểu đồ trong ô. Nó cung cấp khả năng gộp lượng dữ liệu lớn vào một bảng tính. Biểu đồ sparkline hữu ích cho phân tích dữ liệu và kế toán tạo bảng tính tốt với thông tin quý giá. Biểu đồ sparkline có ba loại: Line (Đường), Column (Cột), và Win/Loss (Thắng/Thua). Để dùng sparkline, chọn phạm vi số. Sau đó, vào tab Insert trên ribbon. Sau đó, chọn menu thả xuống Sparklines. Từ đó, chọn bất kỳ tùy chọn biểu đồ nào.
Kỹ Năng Excel Thiết Yếu Cho Phân Tích Dữ Liệu (Data Analyst)
Để thành data analyst, cần kỹ năng Excel thiết yếu đặc thù để làm việc. Trước khi làm gì, cần bao phủ tất cả kỹ năng Excel đã thảo luận trước. Những kỹ năng đó cũng quý giá cho data analyst. Sau đó, cần bao phủ các kỹ năng sau.
1. Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP có thể tài sản quý giá cho data analyst. Trong hàm, giá trị lookup có thể là giá trị đơn hoặc mảng giá trị. Nếu nhập mảng giá trị, hàm tìm từng giá trị ở cột trái nhất và trả giá trị cùng hàng từ cột chỉ định. Trong phân tích dữ liệu, cần lấy giá trị từ bảng khác, VLOOKUP giúp làm điều này.
2. Hàm FORMULATEXT
Việc dùng hàm FORMULATEXT có thể kỹ năng hữu ích khác, bạn cần học như data analyst. Như data analyst, làm việc nhiều dữ liệu dùng nhiều công thức. Sau xong việc kiểm tra công thức ô nhất định, lúc đó công thức văn bản rất quan trọng.
3. Hàm TRIM
Khi xử lý nhiều dữ liệu, đôi khi gặp vấn đề khoảng trắng thừa. Lúc đó, dùng hàm TRIM. Hàm TRIM Excel thuộc loại hàm TEXT. Nó xóa khoảng trắng thừa từ chuỗi văn bản. Tiết kiệm thời gian quý giá. Nếu không, phải làm thủ công. Vì khoảng trắng thừa, tính toán có thể khác. Vì vậy, TRIM thiết yếu cho data analyst.
4. Hàm CONCATENATE
Trong phân tích dữ liệu, cần tách giá trị từ ô này sang ô khác. Sau xong, nếu muốn gộp giá trị đó thành một giá trị văn bản, hàm CONCATENATE giúp làm vậy. Nó nối hai hoặc nhiều giá trị văn bản/số thành một giá trị văn bản đơn. Đó là lý do dùng hàm Excel này thiết yếu cho data analyst.
5. Hàm LEN
Khi cần đếm ký tự trong ô, dùng hàm LEN. Hàm này trả về số ký tự trong chuỗi văn bản. Nếu data analyst cần đếm ký tự một ô hoặc nhiều ô, cần dùng LEN hiệu quả.
6. Hàm LEFT/RIGHT
Khi lấy dữ liệu từ nguồn khác, dữ liệu này không sẵn sàng phân tích. Data analyst dành hầu hết thời gian làm sạch dữ liệu. Mặc định, Excel tính công thức trái sang phải. Hàm LEFT giúp kéo tập số từ trái và hàm RIGHT làm ngược lại.
7. Thêm Slicer Vào Pivot Table
Slicer giúp lọc pivot table và tạo báo cáo xuất sắc. Data analyst dùng vài slicer lọc vài pivot table và cuối cung cấp đầu ra có nghĩa. Slicer giúp đưa dữ liệu lên cấp cao hơn qua chức năng độc đáo. Đó là lý do nó là kỹ năng Excel thiết yếu cho data analyst.
8. Hàm IFERROR
Data analyst dùng hàm IFERROR xử lý và loại bỏ lỗi từ công thức cho trước. IFERROR thuộc nhóm hàm Logical trong Excel. Nó trả giá trị thay thế nếu công thức ra lỗi. Nó giúp data analyst các vấn đề khi xử lý tập dữ liệu lớn.
Kỹ Năng Excel Thiết Yếu Cho Phân Tích Kinh Doanh (Business Analyst)
Để thành business analyst, cần vài kỹ năng Excel liên quan để làm việc đúng. Cần thích ứng tất cả kỹ năng Excel có thể đã thảo luận. Sau đó, tập trung vào các kỹ năng Excel thiết yếu sau.
1. Định Dạng File Excel (Excel File Format)
Khi dùng file Excel, có thể gặp vấn đề định dạng file. Một số công cụ chỉ nhận file CSV. Khách hàng có thể không nhận workbook có macro. Lúc đó, cần cẩn thận định dạng file Excel nào ưu tiên hơn. Ngược lại, có thể hiểu lầm với khách hàng.
2. Trực Quan Hóa Mẫu Trong Dữ Liệu (Visualize Pattern in Data)
Một vai trò lớn nhất của business analyst là trực quan hóa mẫu trong dữ liệu. Sau đó, đưa ra quyết định tối ưu tốt cho cả khách hàng và doanh nghiệp mình. Để trực quan hóa mẫu, cần kiến thức sâu về lệnh và hàm Excel. Tất cả kết hợp làm bạn business analyst tốt hơn và giúp quyết định đúng.
3. Hiểu Chức Năng Đặc Thù Ngành (Understand Industry Specific Functionalities)
Để thành business analyst nổi tiếng, cần hiểu chức năng đặc thù ngành như NPV, PMT, IRR, v.v. trong Excel. Ngược lại, không biết làm gì ở điều kiện đặc thù. Business analyst phải dùng hàm phân phối thống kê. Khả năng hiểu tổng thể tất cả hàm này làm họ business analyst tốt hơn.
Kết Luận
Ở đây, chúng tôi đã chỉ 28 kỹ năng Excel thiết yếu để thành chuyên gia Excel chuyên nghiệp. Tất cả khá dễ dùng và thân thiện. Những kỹ năng này giải quyết nhiều vấn đề hàng ngày. Trong bài, cũng thảo luận kỹ năng Excel cho business analyst, data analyst, và kế toán. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết thú vị. Nếu có câu hỏi thêm, thoải mái hỏi trong hộp bình luận. Đừng quên ghé trang Exceldemy.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cheat Sheet Ký Hiệu Công Thức Excel (13 Mẹo Hay)
- 40+ Khóa Học Excel Trực Tuyến Miễn Phí Có Chứng Chỉ
- Top 20 Hạn Chế Excel Có Thể Làm Bạn Phiền!
- Cách Dùng Excel – Tạo Workbook Đầu Tiên Trong Microsoft Excel