Các kỹ năng Excel cơ bản sẽ giúp bạn trở thành chuyên gia Excel

Cho dù bạn mới bắt đầu hành trình sử dụng Excel hay đã sử dụng nó một thời gian, có một số kỹ năng cần thiết bạn nên biết về Excel:những cách tốt nhất để thực hiện công việc, những cạm bẫy nhất định cần tránh, những điều sẽ gây ấn tượng với người khác (đặc biệt là sếp của bạn).

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về 28 kỹ năng cần thiết bạn cần biết về Excel, bao gồm một số gợi ý và mẹo hay nhất mà tôi có thể nghĩ ra để giúp bạn bắt đầu khi mới bắt đầu - hoặc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với tư cách là một người dùng có kinh nghiệm.

28 Kỹ năng Excel cơ bản bạn cần thành thạo

Trong Microsoft Excel, bạn sẽ có được nhiều kỹ năng mà bạn có thể học. Tuy nhiên, ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về 30 kỹ năng Excel cần thiết có thể hữu ích cho cuộc sống hàng ngày của bạn. Nó mang lại giá trị lớn trong khi giải quyết các vấn đề khác nhau. Hãy tuân thủ tất cả 30 kỹ năng Excel cần thiết một cách cẩn thận.

1. Chuyển đổi sang PDF

Bạn có thể cần phải gửi một bảng tính Excel hoặc báo cáo cho khách hàng khá thường xuyên - nhưng bạn có muốn họ xem tất cả dữ liệu và công thức của bạn không? Có lẽ là không.

Mặc dù có một số cách để ngăn mọi người xem và thay đổi mọi thứ trên bảng tính của bạn (bạn có thể ẩn mọi thứ, bảo vệ mọi thứ hoặc ngụy trang giá trị bằng định dạng), nhưng với một chút bí quyết, tất cả những phương pháp này đều có thể bị phá vỡ .

Như với mọi thứ khác, thường thì con đường đơn giản nhất là tốt nhất. Nếu bạn muốn ngăn người khác thay đổi dữ liệu của mình, chỉ cần chuyển đổi bảng tính của bạn sang PDF và gửi đi. Việc chuyển đổi tài liệu Excel sang tệp PDF rất đơn giản và tất cả các phiên bản Excel hiện tại đều có thể thực hiện được mà không cần phần mềm bổ sung.

Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề này (hoặc nếu bạn đang tìm kiếm các mẹo và thủ thuật tương tự), Activia Training đã ra mắt một phần mới trên trang web của họ, phần này có một số video hướng dẫn và cách thực hiện tuyệt vời.

Đọc thêm: 102 Trang tính Cheat Công thức Excel Hữu ích PDF (Trang tính Tải xuống Miễn phí)

2. Sử dụng hàm điền

Giả sử bạn cần giữ 12 tháng các tài khoản phức tạp trong một sổ làm việc. Bạn đã tạo 12 trang tính và đặt tên cho chúng từ tháng 1 đến tháng 12, sắp xếp và định dạng trang tính tháng 1, sau đó tiến hành sao chép và dán bảng tính vào 11 trang tính khác.

Đây là một phương pháp tẻ nhạt và nếu dữ liệu được dán không chính xác, nó thậm chí có thể khiến bạn không thể nhanh chóng tạo một bảng tóm tắt sau này. Trên thực tế, phương pháp tốt nhất để làm điều này là sử dụng công cụ “Điền trên các Trang tính” của Excel. Sử dụng chức năng Điền sẽ cho phép bạn sao chép một trang tính trên nhiều trang tính khác một cách nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn cần thêm trợ giúp khi sử dụng tính năng này, Tom có ​​một hướng dẫn từng bước tuyệt vời trên blog của anh ấy.

Đọc thêm:Cách hiển thị công thức trong ô Excel thay vì giá trị (6 cách)

3. Sử dụng Dãy đã Đặt tên

Tôi có một công thức ở đây tính tổng của ba phạm vi khác nhau trên ba trang tính riêng biệt:

Và một cái khác cũng làm điều tương tự:

Thành thạo Công thức &Chức năng Excel Chỉ trong 3,5 giờ!

với KHÓA HỌC MIỄN PHÍ của tôi tại Udemy.

Công thức và Hàm Excel với Trang tính Cheat Công thức Excel!

Bạn thích cái nào hơn? Cá nhân tôi thích cái thứ hai vì nó dễ hiểu hơn nhiều và cũng dễ tạo hơn nhiều - tôi không bao giờ phải chuyển đến các trang tính khác để chọn phạm vi dữ liệu.

Công thức thứ hai sử dụng cái gọi là phạm vi được đặt tên. Dải ô được đặt tên (hoặc tên đã xác định) áp dụng cho một ô hoặc một dải ô và như bạn có thể thấy trong công thức, có thể được sử dụng như một sự thay thế trực tiếp cho địa chỉ ô hoặc dải ô.

Các phạm vi được đặt tên về bản chất cũng là tuyệt đối, vì vậy không cần ký hiệu đô la để neo các số tham chiếu. Theo mặc định, phạm vi được đặt tên cũng là phạm vi toàn cầu - vì vậy khi bạn tạo phạm vi đã đặt tên trên một trang tính, bạn có thể sử dụng tên đó trên bất kỳ trang tính nào khác và tên đó luôn quay trở lại vị trí ban đầu của nó.

4. Định dạng tập dữ liệu

Khi bạn đã tạo bảng tính của mình, bạn sẽ thực hiện một trong hai việc:nhập dữ liệu hoặc xem xét dữ liệu. Cả hai điều này đều không được giúp đỡ bởi sự gia tăng của phông chữ, kích thước và màu sắc.

Để làm cho bảng tính của bạn dễ hiểu hơn, hãy cố gắng chọn một phông chữ và gắn bó với nó. Sử dụng cách nhấn mạnh (in đậm hoặc in nghiêng) để làm nổi bật sự khác biệt giữa tiêu đề và dữ liệu, đồng thời sử dụng màu ô sáng để chọn các hàng và công thức tóm tắt.

Cuối cùng, để lại tất cả các định dạng cho đến cuối cùng. Một bảng tính đang hoạt động không có định dạng có thể trông không đẹp, nhưng nó hoạt động. Tuy nhiên, một bảng tính chưa hoàn thành trông tuyệt vời nhưng lại vô dụng.

5. Chọn bố cục phù hợp

Nó có vẻ hiển nhiên nhưng rất nhiều người chỉ mở Excel, bắt đầu nhập và hy vọng điều tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cần lập kế hoạch một chút trước khi đi sâu vào và bắt đầu tạo bảng tính. Nói chung, chúng ta có xu hướng hiểu dữ liệu mà chúng ta cần để đưa vào bảng tính, nhưng ít suy nghĩ về những gì chúng ta thực sự muốn lấy ra từ nó.

Suy nghĩ kỹ về những gì bạn hy vọng thoát ra khỏi bảng tính và đảm bảo rằng bạn sắp xếp bảng tính của mình theo cách sẽ đạt được điều này.

6. Bảo vệ công việc của bạn

Bạn đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc thiết kế một bảng tính hoàn hảo, vì vậy điều cuối cùng bạn cần là ai đó mở nó ra và vô tình ghi đè lên một công thức hoặc thay đổi một cái gì đó mà họ không được phép thay đổi. Và đây là lúc sự bảo vệ xuất hiện.

Excel có một số công cụ tuyệt vời để bảo vệ công việc của bạn và kiểm soát những gì người dùng của bạn có thể thay đổi. Bạn có thể bảo vệ các ô công thức để ngăn chúng bị thay đổi, ngăn thay đổi kích thước cột hoặc hàng hoặc thậm chí ngăn người dùng thay đổi cấu trúc của sổ làm việc bằng cách thêm hoặc xóa trang tính. Ở cấp độ nâng cao, bạn thậm chí có thể chỉ cho phép một số người dùng nhất định chỉnh sửa các vùng cụ thể.

7. Sử dụng phím tắt

Hầu hết mọi người chỉ với chuột khi họ muốn thực hiện một hành động trong Excel, nhưng với một vài phím tắt, bạn có thể tăng tốc công việc của mình và tiết kiệm rất nhiều thời gian . Dưới đây là một số cách giúp bạn bắt đầu:

8. Tiết kiệm thời gian với Tự động điền

Chỉ cần nhập một công thức và cần sử dụng điều tương tự trong các ô liền kề? Thay vì nhập lại công thức, bạn có thể sử dụng tính năng tự động điền. Tự động điền cho phép bạn nhanh chóng sao chép các giá trị từ một ô sang nhiều ô liền kề, theo chiều dọc hoặc chiều ngang.

Và nó không chỉ hoạt động với các công thức, bạn có thể sử dụng tính năng tự động điền để nhanh chóng tạo danh sách ngày, tháng hoặc thậm chí tạo danh sách của riêng bạn. Tự động điền cũng sẽ tự động tăng ngày và số cho bạn, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình này.

9. Phân tích tập dữ liệu lớn

Một trong những nhiệm vụ chính của Excel là sắp xếp dữ liệu và với các phiên bản Excel mới có thể xử lý hơn một triệu hàng, bạn có thể có nhiều lô Dữ liệu. Và khi bạn cần tìm câu trả lời cho những câu hỏi phức tạp từ dữ liệu này, nó có tất cả các công cụ bạn cần.

Pivot tables can be scary beasts to the uninitiated, but once you understand how they work, you will quickly see how easy they can be and how useful they are at summarizing and organizing data. And all this with just a few clicks!

10. Customizing Ribbon

I love the ribbon, but it can be a bit irritating having to switch from one tab to the other to find the commands you want to use. The good news is that since Excel 2010 we have been able to customize the ribbon. You can add your own custom tabs and then drop onto it a selection of the commands that you use the most frequently, which could even include macros.

11. Creating Charts

Your boss doesn’t want to see a table full of data for the past year’s sales, they want to see trends, the number of products sold each month, or the average customer evaluation results in graphical form.

Graphs and charts can be quite complex if you want them to be, but a basic chart can be produced in literally a couple of clicks, and the latest versions of Excel make it very easy to try out different charts and formats as well.

12. Using Array Formulas

If you need to do calculations on multiple ranges and don’t want to go to the trouble of adding lots of redundant columns, array formulas are the answer. They can be quite complex and impenetrable, but they can also save you lots of time and, as a bonus, impress your colleagues.

13. Using Custom Views

How often have you carefully set up a spreadsheet for printing, got the page breaks just right, scaled it correctly, added headers and footers, and then had to change it all again to print out a different region?  It can be really frustrating to set up a spreadsheet for printing time and time again, and this is where custom views can help.

A custom view will record all of your current print settings and allow you to re-apply them instantly at a later stage. As well as print settings, they can record filters and hidden rows and columns.

14. Grouping and Outlining

If you have a lot of columns or rows on your spreadsheet, it can be a bit of a chore constantly scrolling left and right or up and down to get to the point where you want to be, only to then have to go back to where you started. Grouping and outlining can help with this by allowing you to quickly expand and collapse a number of rows or columns instantly. It’s like a super hide/unhide feature and once you understand it, it’s very easy to apply.

15. Locking Headers

How often have you found yourself on row 987 of your spreadsheet only to realize that you can’t remember what the values in the columns are? This is a common problem, especially when you have to work with a number of columns with similar values.

The answer to this problem is to lock or freeze your header row or columns. Excel makes it very easy to ‘freeze’ the top rows or first column of your spreadsheet, so as you scroll, the headers will always be visible.

16. Automating Complex Tasks with Macros

Macros are an incredibly useful and powerful tool in Excel. With macros, you can make Excel do things that it can’t do already, or take those tasks that take you an hour to complete and do them in a couple of seconds.

Although macros can be very complex and the programming side can take a bit of learning, it is possible to create useful and time-saving macros without knowing anything about programming. If you want to give it a try, there’s a more detailed guide on the How-To Geek blog. Or you can use ExcelDemy.com’s complete step-by-step guide on Excel VBA .

17. Automating Sub-totals

One of the most common tasks in Excel is to add subtotals to a column of values, for example, if you have a sheet full of sales data and you want to show how much of each product was sold. In this case, you could insert new rows after a group of products and then sum the values above, and then repeat the process for each product.

I have come across people who spend hours each month doing just that, which is a huge time-waster. The sub-totals tool will do the same job in seconds and, when you’re finished, it can also remove the totals just as quickly, leaving your spreadsheet exactly as it was.

18. Filtering Data

Filtering is one of the 30 essential Excel skills. When you are dealing with large sets of data, you often only need to look at a particular subset of that data. Rather than searching for the data by scrolling up and down, the smart solution is to filter your database.

Filtering using auto-filter is quick and easy and will allow you to get the data you are interested in inefficiently. Recent versions of Excel also have lots of pre-set filters to quickly find text, numbers, and date ranges.

19. Data Sorting

In Microsoft Excel, you can sort your dataset into order. Using the sorting process, you can sort your data in ascending or descending order. While sorting, we need to check whether the sorting is correct or not. To sort the data, we need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Sort &Filter group, you will get the Sort quyền mua. For basic sorting, we can use the A to Z sorting which means lowest to highest, and Z to A sorting which means highest to lowest.

After clicking the Sort option, you will see the following three options.

• Sort by: it denotes the column which is the base of sorting.
• Sort On :This section provides you with four different options:cell values, cell color, font color, and conditional formatting icon.
• Order: In this section, you can get three options:ascending order, descending order, and custom list.

When you utilize the ascending order, then, you will get the following result where the data is sorted from A to Z.

When you utilize the descending order, then, you will get the following result where the data is sorted from Z to A.

20. Using Pivot Table

The pivot table is one of the most valuable assets in Excel. This illustrates the best possible ways to analyze data. By using the pivot table, you can prepare a summary of a large dataset.

To create a pivot table, select the range of cells. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, from the Tables group, select the Pivot Table .

As a result, you will get the PivotTable from table or range dialog box where you need to select the range of cells or the range of cells may appear automatically if you select it before applying the pivot table. Then, choose the place where you want to put your pivot table. Finally, click on OK to apply.

After that, the PivotTable Fields will appear where you can select the fields through which you want to create the pivot table.

Finally, you will get the required pivot table that summarizes the large dataset and provides a well-established summary. That’s why the pivot table is one of the most valuable Excel skills in your day-to-day life.

21. Learn to Use SUMIF/SUMIFS Functions

In terms of calculating the summation of some numbers sometimes we may need to apply conditions or criteria. MS Excel helps us with these kinds of problems by providing another powerful function named SUMIF hàm số. But when you want to evaluate the sum of the range of cells under multiple conditions, you need to use the SUMIFS function instead of the SUMIF function . Both of these functions help you to get the sum of a given range of cells.

22. Learn to Use COUNTIF/COUNTIFS Functions

In Microsoft Excel, the COUNTIF function is widely used to count cells with a given condition or criterion. In this function, you need to define the range and criterion. Using these inputs, the function returns the output of the total number of cells that meets the criterion. Whereas, you can use the COUNTIFS function to count the number of cells satisfying one or more criteria from any range of cells in Excel. This function Returns the total number of values in the array that maintain all the given criteria

23. Data Validation

When we want to limit input to a cell or a range, then we use Data Validation. This feature is most useful in times of data collection. This ensures the data is error-free. For example, if we want to record the age of Students in a cell range, then we can set the Data Validation to be numerical values only. Moreover, we can set upper and lower limits for a particular type of data and it will not accept any values beyond that. Additionally, Excel allows us to enter custom functions to achieve complex conditions using this feature.

To open data validation, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, select the Data Validation option from the Data Tools nhóm.

As a result, the data validation dialog box will appear where you can add validation criteria.

24. Moving Columns to Rows

Another important Excel skill is to move the column to rows. Sometimes, you have data in columns that need to be rotated in rows. In that case, you can use the transpose feature.

Then, copy the column headers cell C4 to cell F4 . After that, select a new cell where you want to paste it as a transposed format. Right-click on a cell and a Context Menu will appear. From there, click on the transpose option.

Finally, after doing some modifications, we get the following result. See the screenshot.

25. IF Formula

In Microsoft Excel, the IF function is used to check if a condition is met and then the defined statements will be shown based on the given condition. Otherwise, it will show blank or false. Using the IF formula, you can easily set the criterion, if it meets the criterion then it returns a certain value. Otherwise, it returns another value. For example, you have a dataset that includes the sales target and sales achieved column. By using the IF function, you can set a criterion if the sales achieved are greater than the sales target then, it returns achieved. Otherwise, it returns not achieved. This function is one of the most essential Excel skills in our day-to-day life.

26. Apply Conditional Formatting

When you format a cell or more than one cell based on some conditions, that is conditional formatting. For example, you have a dataset in Excel. The dataset has some numbers in some cells. You need to format the cells with a Red background color that has values less than zero. Here the condition part is:if the numbers are less than zero and the format part is:fill those cells with the Red background color. You can do it manually, find out the cells that have values that are less than zero and make their background color Red. If your worksheet has 10-15 numbers, manual formatting is not the worst job, otherwise, you will use Excel’s conditional formatting feature. To do the conditional formatting, go to the Home tab on the ribbon. From the Styles group, select the Conditional Formatting drop-down option.

Then, you will get several conditional formatting options from the drop-down option. Select your preferred option to do conditional formatting.

27. Find and Replace Option

The find and Replace option is another essential skill in Microsoft Excel where you can find a certain value or text and replace it with a certain value or text on all other worksheets. This skill saves a lot of time because you don’t need to find value manually. First, go to the Home tab on the ribbon. Then, select Find &Select drop-down option from the Editing nhóm.

After that, select Replace from the Find &Select drop-down.

As a result, the Find and Replace dialog box will appear. First, write what you want to find and what you want to replace it with. Then, set the search with a sheet or workbook.

28. Paste Special Option

The paste special option is a part of 30 essential Excel skills. This option helps you to get total command of how you want to paste your values. Let’s say you have cell values where you applied formulas previously. But now, you want to paste it as a value. In that case, the paste special option helps you to solve this issue. First, copy the cell values in your dataset. Then, go to the Home tab on the ribbon. Then, select the Paste drop-down option from the Clipboard nhóm.

As a result, the Paste Special dialog box will appear. Here, you get several paste options and operations. To paste only values, you need to select Values from this dialog box.

Essential Excel Skills for Accountants

While in terms of the accounting sector, Excel skills can be a vital part of the calculation. To be a well-known accountant, you need to have some basic Excel skills. You need to know all the previous 28 Excel-related essential skills. Besides those 28 skills, you need to master a few more skills to be an accountant.

1. What If Analysis

What-if analysis is a process through which you can see the outcome by changing any cell in the dataset. By using the what-if analysis in Excel, you can use several sets of values and get the desired outcome. For example, in the what-if analysis, you can calculate the total expenses of several houses and finally select your preferred house. That means, using the what-if analysis, you can establish a proper overview of all types of things and also denotes how it reacts in the future.

The main purpose of the what-if analysis in Excel is to determine the outcome in a statistical mood and do the risk assessment. The main advantage to use what-if analysis in Excel is that there is no need to create a new worksheet but we can get the final results for different inputs. There are three types of what-if analysis in Excel:Scenario , Goal Seek and Data Table . The scenario and data table take the input values and provide the possible outcome using these inputs. To get the What-If Analysis in Excel, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Forecast group, select the What-If Analysis drop-down option.

2. Auditing Formulas

Accountants need to work with a large dataset where they apply several formulas to get the desired results. But in a large dataset, it is tough and time-consuming to check all the possible errors. In that case, you can use the formula auditing approach through which you can check whole dataset formulas. For small datasets, you can also use formula auditing. Formula auditing is an essential skill for accountants in the long run. To do formula auditing, first, go to the Formulas tab on the ribbon. Then, select the Error Checking option from the Formula Auditing nhóm.

3. Sparkline Charts

The sparkline chart helps you to embed charts in a cell. It provides the ability to consolidate a large amount of data into a single spreadsheet. The sparkline charts can be useful for data analysts and accountants to create a better spreadsheet with valuable information. The sparkline charts can be three different types:Line, Column, and Win/Loss. To use the sparkline charts, you need to select the range of numbers. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, select the Sparklines drop-down option. From there, you can select any of the chart options.

Essential Excel Skills for Data Analyst

To become a data analyst, you have to have some specific Excel-related essential skills through which you can do the job. Before doing anything, you need to cover all the Excel skills that were discussed previously. Those skills are also valuable for a data analyst. After that, you need to cover the following skills also.

1. VLOOKUP Function

The VLOOKUP function can be a valuable asset for the data analyst. In the function, the lookup value can be a single value or an array of values. If you enter an array of values, the function will look for each of the values in the leftmost column and return the same row’s values from the specified column. In the case of data analysis, you need to take values from another table, the VLOOKUP function helps to do this.

2. FORMULATEXT Function

The use of the FORMULATEXT function can be another useful skill, you need to learn as a data analyst. As a data analyst, you need to work with lots of data where you have to utilize numerous formulas. After finishing the task to check the formula of a certain cell, in that case, the text formulas can be vital.

3. TRIM Function

While dealing with lots of data, sometimes you may face problems with having extra space. In that case, you have to use the TRIM function . The Excel TRIM function is categorized under the TEXT functions. It removes the extra spaces from a text string. It saves valuable time. Otherwise, you need to do it manually. Because of this extra space, the calculation can be different. So, the TRIM function is vital for a data analyst.

4. CONCATENATE Function

In data analysis, you need to split values from one cell to another cell. After completing the task, if you want to combine those values into one text value, the CONCATENATE function helps you to do so. It joins two or more text values or numbers into one single text value. That is why using this Excel function is essential for any data analyst.

5. LEN Function

When you need to count the character in cells, you need to utilize the LEN function . This function returns a number of characters in a text string. If any data analyst needs to count the character in one cell or multiple cells, he/she needs to use the LEN function effectively.

6. LEFT/RIGHT Function

When you take data from different sources, these data aren’t ready for analysis. The data analysts spend most of their time clearing data. By default, Excel calculates formulas from left to right. The LEFT function helps to pull a set of numbers from the left and the RIGHT function does the opposite.

7. Add Slicer in Pivot Table

The slicer helps to filter the pivot table and makes an excellent report. The data analysts use several slicers to filter several pivot tables and finally, provide a meaningful output. Slicers help to take your dataset to the next level through their unique functioning. That is why it is an essential Excel skill for data analysts.

8. IFERROR Function

Data analysts use the IFERROR function to handle and eliminate errors from the given formulas. IFERROR is categorized under the Logical functions in Excel. It returns an alternate value if a formula results in an error. It helps data analysts with various problems while dealing with a big dataset.

Essential Excel Skills for Business Analyst

To become a business analyst, you need to have several Excel-related skills through which you can do the job properly. You need to adapt all the possible Excel skills that we discussed previously. After that, you can focus on the following essential Excel skills.

1. Excel File Format

While using the Excel file, you may experience some file format-related issues. Some tools only take CSV files. Some clients may not accept macros Excel workbooks. In that, you need to be careful about the Excel file format which is one more preferable compared to others. Otherwise, you may face misunderstandings with customers.

2. Visualize Pattern in Data

One of the biggest roles of a business analyst is to visualize patterns in data. Then, provide an optimum decision that is good for both customer and their own business. To visualize patterns in the data, you need to have profound knowledge of Excel commands and Excel functions. All of these combine with you a better business analyst and help you to make correct decisions.

3. Understand Industry Specific Functionalities

To become a well-known business analyst, you need to understand industry-specific functionalities such as NPV, PMT, IRR, etc in Excel.  Otherwise, you can’t figure out what you need to do in some specific condition. The business analyst should be capable of using statistical distribution functions. The overall ability to understand all of these functions will make them better business analysts.

Kết luận

Here, we have shown 28 essential Excel skills to become a professional Excel expert. All of these are fairly easy to use and user-friendly. These skills can solve lots of problems in your day-to-day life. In this article, we also discussed the possible Excel skills for business analysts, data analysts, and accountants. I hope you found this article exciting. If you have any further questions, feel free to ask in the comment box. Don’t forget to visit our Exceldemy trang.

Related Articles

• Excel Formula Symbols Cheat Sheet (13 Cool Tips)
• 40+ Free Online Excel Courses with Certificates
• Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
• How to Use Excel – Create Your First Workbook in Microsoft Excel