22 Hạn Chế Của Excel Có Thể Làm Bạn Phiền Toái – Giải Pháp & Cách Khắc Phục

Excel rõ ràng là một trong những sản phẩm quan trọng nhất trên thế giới. Nó rất hữu ích trong việc quản lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, cũng có những vấn đề có thể khiến chúng ta cảm thấy bực bội khi sử dụng Excel. Hôm nay, tôi muốn chia sẻ với bạn một số vấn đề khó chịu thường gặp và cách giải quyết chúng.

22 Hạn Chế Của Excel Có Thể Gây Rắc Rối Cho Bạn

Mặc dù Microsoft Excel là một phần mềm hiệu quả và hữu ích trong các hoạt động hiện đại, nhưng nó vẫn có những hạn chế mà bạn có thể gặp phải khi làm việc.

1. Hiển Thị Ngày Theo Định Dạng Mặc Định

Giả sử bạn muốn nhập 2-1 đại diện cho 1/2 (ngày 1 tháng 2) vào Excel, kết quả sẽ như thế nào? Thật không may, bạn sẽ nhận được 1-Feb như hình minh họa. Lúc này, bạn có thể nghĩ đến việc định dạng ô. Nhưng nếu mở hộp thoại Format Cells và chọn Date, bạn sẽ thấy tất cả các định dạng có sẵn trong trường Type đều không phù hợp. Làm sao để khắc phục?
May mắn thay, Excel cung cấp hàm TEXT linh hoạt hơn hộp thoại Format Cells. Bảng bên trái trong hình dưới đây minh họa cách sửa lỗi trên bằng hàm TEXT. Nó đưa ra ba ví dụ và kết quả trả về của hàm TEXT với bốn định dạng khác nhau. Nếu số chữ số ít hơn số chữ số kỳ vọng, Excel sẽ thêm số 0 đứng trước (leading zero). Ví dụ: TEXT($C7,"M-D") trả về 5-23 trong khi TEXT($C7,"MM-DD") trả về 05-23. Bạn hãy quan sát kỹ hình dưới để hiểu cơ chế hoạt động.

Hộp thoại Format Cells trông như sau.

Tóm lại, hàm TEXT là lựa chọn tốt để định dạng giá trị. Ví dụ, bạn cũng có thể dùng định dạng YYYY-MM-DD để hiển thị 2015-05-23.

2. Mất Số 0 Đứng Trước (Leading Zeros)

Khi nhập số an sinh xã hội, số điện thoại, số thẻ tín dụng hoặc mã bưu chính vào bảng tính, Excel xử lý chúng như số và áp dụng định dạng số chung. Kết quả là các số 0 đứng trước bị loại bỏ. Hạn chế này xảy ra thường xuyên. Ví dụ: nhập 000123 vào ô B5 sẽ ra 123. Tương tự, 001234 ở ô B6 thành 1234. Rõ ràng đây không phải ý muốn. Giá trị ở các ô B5 đến B7 mới là đúng. Làm sao để khắc phục?
Giống như vấn đề trên, ta dùng hàm TEXT để thêm số 0 đứng trước.
Cách khác: đặt dấu nháy đơn (') trước chuỗi số.
Bạn nhập hàm TEXT tại ô D5 như sau:

=TEXT($C5,"000000")

Kết quả sau khi nhấn ENTER và dùng Fill Handle (kéo thả) như hình:

3. Số Lớn Bị Chuyển Sang Ký Hiệu Khoa Học (Scientific Notation)

Bất kỳ số lớn nào nhập vào Excel đều được lưu trữ dưới dạng số và tự động chuyển sang ký hiệu khoa học. Đây là hạn chế phổ biến. Giả sử nhập số dài 12409003888123 vào ô B2, Excel sẽ hiển thị 1.2409E+13. Có cách nào ngăn chặn không?
Cách đơn giản nhất: chuột phải vào ô B2, chọn Format Cells. Trong hộp thoại, chọn tab Number, đặt số chữ số thập phân là 0. Lúc này số lớn sẽ hiển thị đầy đủ thay vì ký hiệu khoa học.

4. VLOOKUP Với Khớp Xấp Xỉ (Approximate Match) Cho Kết Quả Không Mong Muốn

Nhiều người phàn nàn không chắc chắn VLOOKUP xử lý khớp xấp xỉ như thế nào. Trong hình dưới, giá trị tra cứu là chun, Excel trả về $93,500. So sánh với bảng dữ liệu trong khoảng B5:E12, giá trị này không đúng. Theo trực giác, giá trị đúng nên là $151,200 vì chun tương tự Chung.

Thực tế, VLOOKUP khớp xấp xỉ không hoạt động như ta nghĩ. Nó duyệt qua bảng tra cứu hàng bởi hàng và dừng lại tại hàng mà giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tra cứu, khi giá trị hàng tiếp theo lớn hơn giá trị tra cứu.
Xem lại ví dụ: Bueller < chun mà Chung > chun, nên Excel dừng ở hàng 6 và trả về $93,500 ở Cột C. Tương tự, với giá trị $89,450, Excel dừng ở hàng 5 (giá trị $71,900 < $89,450 và hàng sau lớn hơn), giao điểm hàng 5 và Cột D cho tỷ lệ hoa hồng 6%.

Xem thêm: Cách Tạo Excel Add-in [Hướng Dẫn Có Ví Dụ]

Tuy nhiên, nhìn kỹ bảng dữ liệu, tỷ lệ hoa hồng cho $89,450 là 7%, khác với 6% vừa tìm được. Có lỗi gì? Vâng, cần sắp xếp bảng tra cứu theo thứ tự tăng dần trước khi dùng khớp xấp xỉ, vì VLOOKUP duyệt từ trên xuống.
Hình dưới minh họa bảng tra cứu trong B5:E12 đã sắp xếp theo Doanh số (Sales) tăng dần. Bây giờ tỷ lệ hoa hồng cho $89,450 đã chính xác.

Lưu ý lại: Luôn sắp xếp vùng tra cứu tăng dần trước khi dùng VLOOKUP khớp xấp xỉ. Nếu không, sẽ bị sai kết quả.

5. VLOOKUP Không Phân Biệt Chữ Hoa/Thường (Case-Insensitive)

Hạn chế khác: nhiều người không biết VLOOKUP không phân biệt chữ hoa/thường, dẫn đến sai sót. Xem hình: giá trị tra cứu Marie khớp với marie (thường), Excel trả về 14 ở ô F5. Thực tế giá trị mong muốn là 23 ở ô C6 (Marie viết hoa). Cách khắc phục?

Kết hợp INDEX, MATCH, EXACT để lấy chính xác 23. Công thức ở vùng G5:G7:

=INDEX($B$4:$C$12,MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0),2)

Trong đó, MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0) là chìa khóa: trả về tham chiếu hàng có khớp chính xác (Marie). Hãy tự thử.

Cách đơn giản hơn: dùng OFFSET kết hợp MATCH. Công thức tại ô F15:

=OFFSET($B$4,MATCH($E15,$B$4:$B$12,0),1)

Kết quả 23 sau khi nhấn ENTER, kéo Fill Handle để áp dụng cho các ô còn lại.

6. VLOOKUP Chỉ Tra Cứu Trái Sang Phải (Left-to-Right)

VLOOKUP chỉ cho phép tra cứu từ trái sang phải. Nhưng nếu đã đọc bài viết khuyến nghị ở Mục 5, bạn biết OFFSET/MATCH cho phép bắt đầu tìm kiếm từ bất kỳ cột/hàng nào. Ví dụ dưới: giá trị ô C10 thay đổi khi thay đổi C9 và B10.

7. VLOOKUP Không Tự Động Điều Chỉnh Chỉ Số Cột Khi Xóa Cột

Giả sử vùng tra cứu từ C5:E12, làm VLOOKUP khớp xấp xỉ tại G4:I6. Công thức ô H5 tra tỷ lệ hoa hồng xấp xỉ cho chun:

=VLOOKUP(G5,B5:E12,3,TRUE)

Sau khi xóa Cột C, công thức tự thành:

=VLOOKUP(O3,K3:M10,3,TRUE)

Vùng tra cứu và ô tham chiếu giá trị tra cứu (G5→F5) đều cập nhật tự động. Tuy nhiên, chỉ số cột (column index) vẫn là 3, trong khi cột hoa hồng giờ nằm ở cột thứ 2 của vùng tra cứu mới.

8. Khó Xem Nội Dung Dài Của Ô

Hình dưới minh họa: sao chép công thức =COUNTIFS($C3:$C10,"="&$F3) từ G3 sang G4 thành =COUNTIFS($C4:$C11,"="&$F4), trả về 4. Nhưng dữ liệu thực tế ở B2:D10 cho thấy số nam sinh viên là 5. Sai sót do dùng tham chiếu tương đối $C3:$C10 thay vì tuyệt đối. Cách đúng: dùng $C4:$C11 như vùng F7:H9. Cẩn thận khi dán công thức để tránh lỗi.

9. Khó Quan Sát Toàn Bộ Nội Dung Ô Quá Dài

Để minh họa, copy một đoạn văn vào ô B6. Chỉ hiển thị một dòng, khó xem toàn bộ.

Thêm ngắt dòng trong ô bằng ALT + ENTER, kết quả hiển thị 11 dòng.

10. Không Làm Việc Mượt Mà Với Microsoft Word

Excel tách một hàng chứa ký tự xuống dòng (carriage return) thành nhiều hàng khi copy bảng từ Word sang Excel. Ví dụ: file Word có bảng với ô "Last Date for Receiving of

filled in Application Form

Giải pháp: dùng VBA macro để trích xuất bảng từ Word vào Excel. Code sau lấy dữ liệu từ tất cả bảng trong tài liệu Word:

Sub Import_Table() Dim wdDoc As Object Dim wdFileName As Variant Dim tableNo As Integer 'table number in Word Dim iRow As Long 'row index in Excel Dim iCol As Integer 'column index in Excel Dim resultRow As Long Dim tableStart As Integer Dim tableTot As Integer On Error Resume Next ActiveSheet.Range("A:AZ").ClearContents wdFileName = Application.GetOpenFilename("Word files (*.docx),*.docx", , _ "Browse for file containing table to be imported") If wdFileName = False Then Exit Sub '(user canceled import file browser) Set wdDoc = GetObject(wdFileName) 'open Word file With wdDoc tableNo = wdDoc.tables.Count tableTot = wdDoc.tables.Count If tableNo = 0 Then MsgBox "This document contains no tables", _ vbExclamation, "Import Word Table" ElseIf tableNo > 1 Then tableNo = InputBox("This Word document contains " & tableNo & " tables." & vbCrLf & _ "Enter the table to start from", "Import Word Table", "1") End If resultRow = 1 For tableStart = 1 To tableTot With .tables(tableStart) 'copy cell contents from Word table cells to Excel cells For iRow = 1 To .Rows.Count For iCol = 1 To .Columns.Count ThisWorkbook.Worksheets("Import_Table").Cells(resultRow, iCol) = WorksheetFunction.Clean(.cell(iRow, iCol).Range.Text) Next iCol resultRow = resultRow + 1 Next iRow End With resultRow = resultRow + 1 Next tableStart End With End Sub

Sau khi chạy macro, bảng nhập vào không bị tách hàng (Hình 10.2).

11. Tính Toán Lại (Recalculation) Mất Quá Nhiều Thời Gian

Excel tính lại công thức khi mở file hoặc thay đổi dữ liệu lớn. Tốt nhưng đôi khi rất chậm. Hai cách kiểm soát để tiết kiệm thời gian:

♦ Tắt Tính Toán Tự Động

1. Tab File → Options.
2. Chọn nhóm Formulas.
3. Trong Calculation options, mục Workbook Calculation:
- Automatic: tính lại mỗi lần thay đổi.
- Automatic except for data tables: trừ bảng dữ liệu.
- Manual: tắt tự động.

Cách khác: Tab Formulas → nhóm Calculation → Calculation Options, chọn Manual.

• Automatic
• Automatic Except for Data Tables
• Manual

Khi tắt tự động, bấm Calculate Now (tính tất cả sheet mở) hoặc Calculate Sheet (chỉ sheet hiện tại và biểu đồ liên kết).

♦ Thay Đổi Số Lần Lặp Công Thức (Iterative Calculation)

Chọn Enable iterative calculation trước khi đặt Maximum Iterations và Maximum Change. Số lần lặp càng nhiều, thời gian tính càng lâu. Sai số cho phép càng nhỏ, kết quả càng chính xác nhưng càng tốn thời gian.

12. Không Có Cách Dễ Dàng Đổi Tên Nhiều Sheet

Cần chèn nhiều sheet và đổi tên hàng loạt? Dùng lệnh Rename thủ công từng cái? Nếu 100 sheet thì mất nhiều thời gian. Dùng VBA để đổi tên hàng loạt. Code mẫu chèn và đổi tên:

Sub rename_tab() Application.DisplayAlerts = False 'Define variable Dim wbk As Workbook Dim ws As Worksheet 'Open workbookFile Set fnm = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(1, 2) Set wbk = Workbooks.Open(fnm) 'Set workbook as active workbook wbk.Activate For i = 2 To ThisWorkbook.Worksheets(2).UsedRange.Rows.Count 'Return number of all worksheet in the active workbook n = Worksheets.Count 'Add worksheet after the last worksheet Set ws = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count)) 'Give the newly added worksheet a name ws.Name = ThisWorkbook.Worksheets(2).Cells(i, 2) Next i 'Close and save active workbook wbk.Close Savechanges:=True End Sub

Hình minh họa thiết kế và chạy macro. File Insert and Rename Multiple Tabs.xlsm có 2 tab: tab 1 nhập đường dẫn file cần chèn tab (ô B1), tab 2 liệt kê tên các tab mới.

Ảnh chụp màn hình WS.xlsx trước và sau khi chạy VBA:

13. PivotTable Không Có Hàm Trung Vị (Median)

PivotTable là công cụ mạnh để tóm tắt, phân tích dữ liệu. Ví dụ: dữ liệu chiều cao, cân nặng, giới tính, tuổi học sinh (khoảng B5:F23). Tạo PivotTable, kéo SEX, AGE vào Row Labels, WEIGHT vào Values. Kết quả: tổng cân nặng nam 11 tuổi = 57.5, nữ 13 tuổi = 121.8.

Chuột phải PivotTable → Value Field Settings → chọn loại tính toán: Count, Average, Max, Min... nhưng không có Median. Cách khắc phục: dùng hàm MEDIAN thường.

Trước khi dùng MEDIAN, sắp xếp dữ liệu theo SEX và AGE.

Công thức ô J5 tính trung vị cân nặng nữ:

=MEDIAN(E27:E35)

Kết quả 62.5 kg.

Tương tự nam: =MEDIAN(E14:E23) → 64.15.

14. PivotTable Không Đếm Giá Trị Duy Nhất (Unique Values)

Muốn biết bao nhiêu giá trị duy nhất trong cột có trùng lặp? PivotTable không đếm được. Hình dưới: 2 học sinh 11 tuổi, 5 học sinh 12 tuổi. Muốn biết phân bố độ tuổi (số độ tuổi khác nhau) phải đếm tay.
1. Tạo PivotTable với Row Labels và Sum of AGE.
2. Dùng hàm ROWS đếm số hàng vùng tham chiếu. Công thức: =ROWS(H5:H10) → kết quả 6 (6 độ tuổi khác nhau).

Đếm theo nhóm giới tính: nữ dùng =ROWS(B6:B10) → 5; nam dùng =ROWS(B12:B17) → 6.

15. Không Có Tương Đương SUMIF/COUNTIF/AVERAGEIF Cho Max, Median

SUMIFS cộng nhiều điều kiện, SUMIF chỉ một điều kiện. Cú pháp: Sum_range (vùng cộng), cặp Criteria_range và criteria. Ví dụ ô I5:
=SUMIFS($E$5:$E$23,$C$5:$C$23,"=F",$D$5:$D$23,11) → tổng cân nặng nữ 11 tuổi = 51.3 kg.

AVERAGEIFS cú pháp tương tự.

COUNTIFS khác: chỉ có cặp criteria_range và criteria, không có sum_range.

Nhưng không có MEDIANIFS hay MAXIFS (trước Excel 2019/365).

16. Tính Năng Trên Excel Windows Mà Mac Không Có

Một số tính năng báo cáo không hoạt động trên Excel for Mac, cũng như nhiều tính năng khác chỉ có trên Windows. Ví dụ:
- Windows: đặt vị trí lưu mặc định, tự động lưu bản nháp, tùy chỉnh Quick Access Toolbar. Mac không hỗ trợ.
- Xem trước in: Windows có 3 chế độ (Normal, Page Layout, Page Break), Mac chỉ 2 (Normal, Page Layout).
- Print Preview: Windows xem lớn, zoom được; Mac chỉ xem nhỏ, không zoom.
- View Side by Side (so sánh 2 file) và Synchronous Scrolling (cuộn đồng bộ) chỉ có Windows.

17. Khó Truy Cập Nhanh Bảng Trong Hộp Thoại Excel Options

Hộp thoại Excel Options có 10 tab, mỗi tab chục cài đặt. Tìm một thiết lập cụ thể tốn nhiều thời gian.

18. Giới Hạn Thông Số Kỹ Thuật Của Excel

Excel có giới hạn: bộ nhớ và tài nguyên hệ thống quyết định mở được file hay không. Tối đa 1,048,576 hàng và 16,384 cột. Giới hạn đáng chú ý: độ chính xác số tối đa 15 chữ số. Nhập 12345678901234567890 → thành 12345678901234500000 (chữ số sau vị trí 15 biến thành 0).

19. Không Có Kiểm Tra Chính Tả Tự Động

Microsoft Word có kiểm tra chính tả/ngữ pháp tự động, highlight lỗi. Excel không highlight tự động. Dùng Review > Proofing > Spelling để kiểm tra thủ công.

20. Excel Dễ Bị Sập (Crash) Khi Chạy Macro

Excel thường crash khi chạy VBA macro với vòng lặp DO WHILE hoặc FOR NEXT lặp nhiều lần (1.000 - 10.000). Tác giả từng cào dữ liệu 10.000+ công ty, chạy gần 24h. Ban đầu crash sau 1-2h do mạng kém, mất toàn bộ tiến trình. Giải pháp: thêm lệnh ThisWorkbook.Save ở cuối mỗi vòng lặp. Kể từ đó không bao giờ mất dữ liệu do crash.

21. Vấn Đề Liên Quan File CSV

Excel gặp lỗi định dạng CSV. Người dùng Excel 2013/2016 với ngôn ngữ khu vực khác nhau mở file CSV từ ứng dụng US bằng double-click, Excel không định dạng đúng, hiển thị chế độ CSV (phân cách bằng dấu phẩy) mặc định. Excel dùng ký tự List Separator (dấu phẩy, chấm phẩy...) theo khu vực. Giải pháp:
- Chọn khu vực dùng dấu phẩy làm phân cách (USA, Canada...).
- Mở và tạo file CSV trong Excel, lưu lại dạng worksheet.
- Khôi phục cài đặt khu vực gốc.

22. Hạn Chế Của Excel Trong Phân Tích Dữ Liệu

Khi phân tích dữ liệu trong Excel, gặp khó khăn do:
- Giới hạn khả năng quan sát khi xây dựng mô hình phức tạp.
- Hạn chế khiến cộng tác trở nên khó khăn hơn.
- Kém hiệu quả trong quản lý mẫu (template) và nhập liệu.
- Khó theo dõi nhiều bảng tính.

Kết Luận

Bài viết tập trung vào một số hạn chế quan trọng khi làm việc với Excel. Có thể còn hạn chế khác. Hãy truy cập nền tảng học Excel chính thức ExcelDemy để tìm hiểu thêm.

Bài Viết Liên Quan

• Sử Dụng Hàm Offset Trong Excel [Offset – Match Combo, Dynamic Range]
• Một Hàm VBA Excel Với Một Tham Số
• Hàm VLOOKUP Trong Excel: Học Qua Ví Dụ
• Cách Tách Ô Trong Excel (Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất)