22 Hạn chế của Excel Có thể khiến bạn thất vọng

Excel rõ ràng là một trong những sản phẩm quan trọng nhất trên thế giới. Nó rất hữu ích trong việc quản lý, phân tích dữ liệu. Nhưng cũng có điều gì đó có thể khiến chúng ta nản lòng khi sử dụng Excel. Hôm nay, tôi muốn chia sẻ với bạn một số vấn đề khó chịu và cách giải quyết chúng.

22 Hạn chế của Excel khiến bạn gặp rắc rối

Mặc dù Microsoft Excel là một phần mềm hữu ích và hiệu quả trong các hoạt động của thế giới hiện đại, nhưng nó có một số hạn chế mà bạn có thể gặp phải khi làm việc trong đó.

1. Hiển thị Ngày ở Định dạng Mặc định

Giả sử rằng bạn muốn hiển thị 2-1 đại diện cho 1 ^st Tháng 2 trong Excel, bạn sẽ nhận được gì sau khi nhập 2-1 vào Excel? Rất tiếc, bạn sẽ nhận được 1-Tháng 2 như trong hình bên dưới. Tại thời điểm này, phương pháp định dạng ô có thể xuất hiện trong tâm trí chúng ta. Nhưng nếu chúng tôi thực sự mở Định dạng ô hộp thoại và nhấp vào Ngày , bạn sẽ thấy rằng tất cả các định dạng có sẵn trong Loại trường vô dụng trong trường hợp của chúng tôi. Chúng ta nên làm gì?
May mắn thay, Excel cung cấp cho chúng ta hàm TEXT linh hoạt hơn nhiều so với Định dạng ô hộp thoại. Bảng điều khiển bên trái trong hình bên dưới cho bạn biết cách khắc phục sự cố trên bằng cách sử dụng chức năng TEXT . Nó trình bày ba ví dụ và chức năng TEXT là gì sẽ trở lại với mỗi định dạng trong số bốn định dạng. Nếu số chữ số ít hơn số chữ số dự kiến, EXCEL sẽ đặt số 0 ở đầu trước con số thực tế. Ví dụ: TEXT ($ C7, ”M-D”) sẽ trả về 5-23 trong khi TEXT ($ C7, ”MM-DD”) trả về 05-23 . Bạn có thể quan sát kỹ hình bên dưới và tìm hiểu những gì đang diễn ra ở hậu trường.

Và Định dạng ô là như thế này.

Tóm lại, chức năng TEXT là một lựa chọn tốt để bạn định dạng các giá trị của mình. Ví dụ:bạn cũng có thể sử dụng định dạng YYYY-MM-DD để hiển thị 2015-05-23 .

2. Bỏ rơi Zeros hàng đầu

Nếu bạn nhập số an sinh xã hội, số điện thoại, số thẻ tín dụng hoặc mã bưu điện vào sổ làm việc, Excel sẽ coi chúng là số và áp dụng định dạng số chung cho chúng. Kết quả là số 0 ở đầu bị xóa khỏi các mã số đó. Giới hạn Excel này luôn xảy ra. Ví dụ:bạn sẽ nhận được 123 nếu bạn nhập 000123 vào ô B5 của hình bên dưới .. Tương tự, Excel sẽ hiển thị 1234 nếu bạn đặt 001234 vào ô B6 . Rõ ràng, đây không phải là điều bạn muốn. Giá trị trong các ô từ B5 thông qua B7 là những gì bạn muốn. Sau đó, bạn nên làm gì?
Tương tự như vấn đề trên, chúng ta có thể áp dụng chức năng TEXT vào đây để chèn mã số bằng số 0 ở đầu .
Một cách khác để thêm các số 0 ở đầu là đặt một dấu ngoặc kép ở đầu (‘) trước mã số.
Bạn có thể thêm chức năng TEXT trong D5 ô như thế này.

=TEXT($C5,"000000")

Đầu ra sau khi nhấn ENTER và sử dụng Fill Handle là như thế này.

3. Định dạng số lớn dưới dạng ký hiệu khoa học

Bất kỳ số lớn nào được nhập vào Excel đều được lưu trữ dưới dạng số và được viết tắt trong ký hiệu khoa học. Đó là một Giới hạn Excel phổ biến. Giả sử rằng bạn đặt một số dài như 12409003888123 trong ô B2 . Excel sẽ áp dụng một số chung cho nó và 12409003888123 sẽ được trình bày dưới dạng ký hiệu khoa học là 1.2409E + 13 . Có thể ngăn Excel làm điều này không?
Cách đơn giản nhất là nhấp chuột phải trên ô B2 . Sau đó chọn Định dạng ô để mở Định dạng ô hộp thoại. Trong Định dạng ô được nhắc hộp thoại, chọn Số và đặt số vị trí thập phân là 0 . Cho đến nay, số dài sẽ được hiển thị thay vì ký hiệu khoa học.

4. Sử dụng hàm VLOOKUP để đối sánh gần đúng

Giới hạn Excel phổ biến mà nhiều người phàn nàn rằng bạn không bao giờ chắc chắn VLOOKUP là gì làm với một đối sánh gần đúng . Trong hình bên dưới, nếu giá trị tra cứu của bạn là chun , Excel sẽ trả về $ 93.500 . Khi so sánh với bảng dữ liệu trong phạm vi B5:E12 , bạn sẽ thấy rằng giá trị này không như chúng ta mong muốn. Theo ấn tượng của chúng tôi, giá trị chính xác phải là $ 151,200 as chun tương tự như Chung .

Chà, đối sánh gần đúng VLOOKUP không hoạt động theo cách mà chúng ta nghĩ. Nó di chuyển qua từng hàng của bảng tra cứu và cuối cùng dừng lại trên hàng có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tra cứu khi giá trị trong hàng tiếp theo lớn hơn giá trị tra cứu.
Hãy xem lại ví dụ trên. Bueller nhỏ hơn chun trong khi Chung lớn hơn chun và do đó Excel đã dừng vào ngày 6 hàng và trả về giá trị $ 93.500 trong Cột C . Tương tự, Excel đã dừng vào ngày 5 hàng sau khi nó đạt đến giá trị $ 71,900 thấp hơn $ 89.450 và giá trị trong hàng tiếp theo lớn hơn $ 89.450 . Giao điểm của đường thứ 5 hàng và Cột D cung cấp cho bạn tỷ lệ hoa hồng là 6% .

Đọc thêm: Cách tạo phần bổ trợ Excel [Được tường thuật bằng ví dụ]

Tuy nhiên, nếu bạn xem xét kỹ phạm vi dữ liệu, bạn sẽ thấy rằng tỷ lệ hoa hồng cho $ 89.450 là% 7. Điều này khác với% 6 mà chúng ta vừa có được từ Hình 4.1. Có gì sai không? Có, trước tiên chúng ta cần sắp xếp bảng tra cứu tăng dần trước khi sử dụng đối sánh gần đúng vì hàm VLOOKUP đi xuống từng hàng của bảng tra cứu.
Hình bên dưới cho thấy một bảng tra cứu khác trong phạm vi B5:E12 . Bảng này được sắp xếp theo Bán hàng trong tăng dần sự phối hợp. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng tỷ lệ hoa hồng là $ 89.450 bây giờ là chính xác.

Cuối cùng, chúng tôi cần nhắc bạn một lần nữa. Vui lòng sắp xếp phạm vi tra cứu theo thứ tự tăng dần trước khi sử dụng đối sánh gần đúng VLOOKUP . Nếu không, bạn sẽ gặp lỗi.

5. Hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường

Một hạn chế khác của Excel mà nhiều người không biết là VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường và điều này có thể khiến bạn mắc sai lầm. Hãy xem hình bên dưới. marie sẽ được so khớp khi VLOOKUP giá trị là Marie và do đó Excel trả về 14 trong ô F5 . Trên thực tế, 23 trong ô C6 là những gì chúng tôi thực sự muốn. Làm thế nào để ngăn chặn loại sai lầm này xảy ra?

Sự kết hợp của INDEX, MATCH, và EXACT có thể sử dụng các hàm tại đây để lấy đúng số 23 . Phạm vi G5:G7 cung cấp cho bạn công thức trả về các số trong phạm vi F5:F7 . Công thức như thế này.

=INDEX($B$4:$C$12,MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0),2)

Đây, MATCH (TRUE, INDEX (EXACT ($ E5, $ B $ 4:$ B $ 12), 0), 0) là chìa khóa để giải quyết vấn đề. Nó cung cấp cho bạn tham chiếu hàng trong đó đối sánh chính xác ( Marie trong trường hợp của chúng tôi) tồn tại. Hãy tự mình thử.

Một cách tiếp cận khác dễ dàng hơn là sử dụng kết hợp OFFSET và hàm MATCH . Bạn có thể viết công thức trong F15 ô như thế này.

=OFFSET($B$4,MATCH($E15,$B$4:$B$12,0),1)

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả đầu ra là 23 sau khi nhấn ENTER . Đồng thời, bạn sẽ nhận được tất cả các kết quả đầu ra bằng cách sử dụng Điền Xử lý .

6. Không thể bắt đầu từ một cột hoặc hàng tùy ý với hàm VLOOKUP

Thật khó chịu khi chúng tôi chỉ có thể thực hiện tra cứu từ trái sang phải với hàm VLOOKUP . Nhưng nếu bạn đã đọc bài viết được đề xuất trong Phần 5 , bạn sẽ biết rằng the Chức năng OFFSET / MATCH có thể cho phép bạn bắt đầu tìm kiếm từ bất kỳ cột hoặc hàng nào. Trong ví dụ sau, giá trị trong ô C10 sẽ thay đổi khi bạn thay đổi giá trị trong ô C9 và B10 .

7. Hàm VLOOKUP không điều chỉnh chênh lệch cột khi xóa cột

Giả sử rằng chúng tôi có phạm vi tra cứu bắt đầu từ C5 thông qua E12 . Và chúng tôi thực hiện đối sánh gần đúng VLOOKUP trong phạm vi G4:I6 . Hãy lấy công thức trong ô H5 như một ví dụ. Công thức sẽ là nếu chúng tôi muốn truy xuất tỷ lệ hoa hồng gần đúng cho chun .

=VLOOKUP(G5,B5:E12,3,TRUE)

Sau khi xóa cột C , bạn sẽ thấy rằng công thức trên sẽ được thay thế bằng công thức sau.

=VLOOKUP(O3,K3:M10,3,TRUE)

Cuối cùng, Bảng tra cứu đã được thay đổi tự động. Ngay cả tham chiếu ô cho giá trị tra cứu cũng được thay đổi từ “ G5 ”Thành“ F5 ”. Tất cả những điều này đều đúng. Nhưng độ lệch cột vẫn là 3 . Trên thực tế, nó phải là 2 vì tỷ lệ hoa hồng hiện nằm trong cột thứ hai của bảng tra cứu.

8. Khó khăn khi xem nội dung dài của ô

Trong hình bên dưới, bạn sẽ thấy rằng các tham chiếu ô sẽ thay đổi sau khi bạn sao chép công thức =COUNTIFS ($ C3:$ C10, ”=” &$ F3) từ ô G3 đến ô G4 . Công thức là =COUNTIFS ($ C4:$ C11, ”=” &$ F4) trong ô G4 và công thức này trả về 4 . Nhưng nếu bạn nhìn vào phạm vi B2:D10 chặt chẽ, bạn sẽ thấy rằng số học sinh nam phải là 5 thay vì 4 . Chúng tôi có một sai lầm ở đây. Lý do là bạn áp dụng tham chiếu tương đối - $ C3:$ C10 và nó có thể thay đổi sau khi bạn sao chép nó vào một ô khác. Cách phù hợp ở đây là áp dụng tham chiếu tuyệt đối và thay thế “$ C3:$ C10” với “$ C4:$ C11” . Giống như những gì chúng tôi đã làm trong phạm vi F7:H9 . Rất dễ mắc lỗi khi dán công thức và bạn nên cẩn thận.

9. Không dễ dàng để xem toàn bộ nội dung nếu nội dung của ô quá dài

Để minh họa vấn đề này, tôi chỉ sao chép một đoạn từ bài viết này vào ô B6 . Hình dưới đây cho bạn thấy rằng chỉ có một dòng trong trang tính và rất khó để xem toàn bộ nội dung.

Sau khi thêm dấu ngắt dòng bên trong ô B6 bằng cách nhấn ALT + ENTER , chúng ta có thể nhận được một cái gì đó như thế được hiển thị trong hình dưới đây. Có 11 dòng ngay bây giờ.

10. Không thể làm việc liền mạch với Microsoft Word

Excel tách một hàng chứa ký tự xuống dòng thành nhiều hàng khi sao chép bảng từ word vào excel. Giả sử rằng có một tệp doc - Sao chép bảng từ từ sang excel.docx - chứa bảng dưới đây.

Nếu chúng tôi sao chép bảng này vào một trang tính bằng cách sử dụng CTRL + C và CTRL + V , chúng ta sẽ nhận được một cái gì đó giống như trong hình 10.1. Bạn có thể thấy rằng Ngày cuối cùng để nhận đơn đăng ký đã điền được chia thành hai hàng. Đây hoàn toàn không phải là những gì chúng tôi muốn.

Để ngăn điều này xảy ra, chúng tôi có thể sử dụng macro VBA để trích xuất bảng từ tệp Word sang tệp Excel. Mã trong bảng sau có thể truy xuất dữ liệu từ tất cả các bảng trong tài liệu word vào tệp Excel.

Sub Import_Table()
Dim wdDoc As Object
Dim wdFileName As Variant
Dim tableNo As Integer 'table number in Word
Dim iRow As Long 'row index in Excel
Dim iCol As Integer 'column index in Excel
Dim resultRow As Long
Dim tableStart As Integer
Dim tableTot As Integer
On Error Resume Next
ActiveSheet.Range("A:AZ").ClearContents
wdFileName = Application.GetOpenFilename("Word files (*.docx),*.docx", , _
"Browse for file containing table to be imported")
If wdFileName = False Then Exit Sub '(user canceled import file browser)
Set wdDoc = GetObject(wdFileName) 'open Word file
With wdDoc
tableNo = wdDoc.tables.Count
tableTot = wdDoc.tables.Count
If tableNo = 0 Then
MsgBox "This document contains no tables", _
vbExclamation, "Import Word Table"
ElseIf tableNo > 1 Then
tableNo = InputBox("This Word document contains " & tableNo & " tables." & vbCrLf & _
"Enter the table to start from", "Import Word Table", "1")
End If
resultRow = 1
For tableStart = 1 To tableTot
With .tables(tableStart)
'copy cell contents from Word table cells to Excel cells
For iRow = 1 To .Rows.Count
For iCol = 1 To .Columns.Count
ThisWorkbook.Worksheets("Import_Table").Cells(resultRow, iCol) = WorksheetFunction.Clean(.cell(iRow, iCol).Range.Text)
Next iCol
resultRow = resultRow + 1
Next iRow
End With
resultRow = resultRow + 1
Next tableStart
End With
End Sub

Sau khi nhấp vào nút Nhập bảng, chúng ta sẽ nhận được một bảng tương tự như trong Hình 10.2. Tôi đã thay đổi chiều rộng cột ở đây theo cách thủ công để chứng minh rằng “Ngày cuối cùng nhận đơn đăng ký đã điền” không được chia thành hai hàng.

11. Đôi khi mất nhiều thời gian trong khi tính toán lại các công thức

Excel sẽ tính toán lại các công thức của sổ làm việc của bạn khi bạn mở sổ làm việc hoặc khi bạn thực hiện các thay đổi quan trọng. Tính năng này tốt nhưng việc tính toán lại có thể mất nhiều thời gian. Nó không phải là quá tốt từ quan điểm này. Dưới đây là hai cách tiếp cận để bạn kiểm soát việc tính toán và tiết kiệm thời gian của mình.

♦ Tắt tính toán lại tự động

Trước tiên, hãy nhấp vào Tệp tab -> Tùy chọn .

Thứ hai, nhấp vào Công thức danh mục.

Bạn sẽ nhận được Tùy chọn Excel hộp thoại như trong hình bên dưới. Tự động trong Tính toán sổ làm việc trong Tùy chọn tính toán nghĩa là Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức phụ thuộc mỗi khi bạn thực hiện thay đổi đối với giá trị, công thức hoặc tên. Tự động ngoại trừ bảng dữ liệu có nghĩa là Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức phụ thuộc ngoại trừ các bảng dữ liệu. Lựa chọn cuối cùng Thủ công có thể cho phép bạn tắt tính toán lại tự động.

Hình dưới đây trình bày một phương pháp khác để tắt tính toán lại tự động. Ngoài ra còn có ba tùy chọn để bạn chọn.

• Tự động ,
• Tự động Ngoại trừ Bảng Dữ liệu, và
• Thủ công .

Cuối cùng, sau khi tắt tính toán lại tự động, bạn có thể nhấp vào nút Tính toán ngay bây giờ trong Nhóm tính toán trên Công thức chuyển hướng. Phương pháp này. có thể cho phép Excel tính toán lại tất cả các trang tính đang mở. Một tùy chọn khác - Tính toán trang tính nút - có thể làm cho Excel tính toán lại các trang tính đang hoạt động và bất kỳ biểu đồ / trang biểu đồ nào được liên kết với trang tính này.

♦ Thay đổi số lần Excel lặp lại một công thức

Hãy đảm bảo rằng Bật tính toán lặp lại hộp kiểm đã được chọn trước khi bạn đặt số lần lặp lại tối đa và thay đổi tối đa. Số lần lặp càng cao, Excel sẽ cần nhiều thời gian hơn để tính toán lại một trang tính. Lượng thay đổi tối đa càng nhỏ, kết quả càng chính xác và Excel cần nhiều thời gian hơn để tính toán lại một trang tính.

12. Không có cách nào dễ dàng để đổi tên nhiều trang tính

Đôi khi, chúng ta cần phải chèn nhiều trang tính. Bạn sẽ làm gì để đổi tên tất cả các trang tính đó? Sử dụng lệnh Rename để đổi tên từng cái một? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn phải đổi tên 100 trang tính? Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. May mắn thay, chúng tôi có thể sử dụng mã VBA để đổi tên nhiều trang tính.
Đây là mã để chèn và đổi tên nhiều trang tính.

Sub rename_tab()
Application.DisplayAlerts = False
'Define variable
Dim wbk As Workbook
Dim ws As Worksheet
'Open workbookFile
Set fnm = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(1, 2)
Set wbk = Workbooks.Open(fnm)
'Set workbook as active workbook
wbk.Activate
For i = 2 To ThisWorkbook.Worksheets(2).UsedRange.Rows.Count
'Return number of all worksheet in the active workbook
n = Worksheets.Count
'Add worksheet after the last worksheet
Set ws = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count))
'Give the newly added worksheet a name
ws.Name = ThisWorkbook.Worksheets(2).Cells(i, 2)
Next i
'Close and save active workbook
wbk.Close Savechanges:=True
End Sub

Hình minh họa cho bạn cách thiết kế và sử dụng macro này. Giả sử rằng macro đã được lưu trong Chèn và Đổi tên Nhiều Tab.xlsm các tập tin. Có hai tab trong xlsm này tập tin. Cách đầu tiên là bao gồm một tệp mà bạn muốn chèn các tab. Bạn cần nhập tên đường dẫn tệp vào ô B1 . Macro sẽ mở tệp được liệt kê trong ô B1 ( WS.xlsx trong trường hợp của chúng ta). Trang tính thứ hai (bảng điều khiển bên phải của hình) cung cấp các tên tab sẽ được VBA macro sử dụng . Bạn có thể thêm bao nhiêu tên tab vào trang tính thứ hai.

Hình dưới đây trình bày các ảnh chụp màn hình cho WS.xlsx trước và sau khi chạy VBA ở trên mã.

13. PivotTables không có trung vị

A PivotTable là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất. Nó cho phép bạn tóm tắt, phân tích, khám phá và trình bày dữ liệu của mình. Nó giúp bạn trích xuất thông tin chi tiết và thông tin chi tiết quan trọng.
Bảng điều khiển bên trái trong hình bên dưới chứa dữ liệu được phân tích trong trường hợp của chúng tôi. Bạn có thể thấy rằng chúng tôi có chiều cao và cân nặng cho các học sinh khác nhau cũng như giới tính và độ tuổi của các em.
Trước tiên, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong phạm vi B5:F23 .
Thứ hai, trên Chèn , nhấp vào PivotTable .

Thứ ba, chọn vị trí mặc định trong Tạo PivotTable được nhắc hộp thoại. Bạn có thể thấy rằng phạm vi này được chọn trong bảng điều khiển ở giữa của hình.

Trong danh sách trường PivotTable đã xuất hiện hộp thoại (bảng điều khiển bên phải của hình bên dưới), kéo SEX và AGE vào Nhãn hàng diện tích. Sau đó kéo TRỌNG LƯỢNG vào Giá trị diện tích. Cuối cùng, PivotTable bao gồm các ô từ H5 thông qua I19 đã được tạo.

Cuối cùng, từ bảng tổng hợp, tổng trọng lượng của học sinh nam 11 là ai là 57,5 ​​ . Và tổng trọng lượng của học sinh nữ 13 là ai là 121,8 .
Ngoài ra, thống kê tổng, chúng tôi cũng có thể đếm số học sinh 13 hoặc tính trọng lượng trung bình. Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng tổng hợp (phạm vi H5:I19 ) và sau đó chọn Cài đặt trường giá trị . Trong Trường giá trị Hộp thoại Cài đặt (bảng bên phải của hình), bạn có thể chọn kiểu tính toán mà bạn quan tâm.
Quan trọng là loại tính toán bao gồm Đếm, Trung bình, Tối đa, Tối thiểu , v.v. Nếu bạn đọc qua tất cả các loại tính toán, bạn sẽ nhận thấy rằng EXCEL không cung cấp Trung vị thống kê trong PivotTable . Sau đó, chúng tôi nên làm gì nếu chúng tôi thực sự muốn tính toán Trung vị số liệu thống kê? A MEDIAN chức năng là một lựa chọn tốt.

Trước khi sử dụng chức năng MEDIAN , tốt hơn nên sắp xếp dữ liệu theo SEX và AGE . Ở đây, chúng tôi đã sắp xếp tập dữ liệu theo SEX và AGE .

Bây giờ, hãy sử dụng chức năng MEDIAN để tính toán Trung vị cho mỗi nhóm con. Công thức trong ô J5 là như thế này.

=MEDIAN(E27:E35)

Đây, E27:E35 đề cập đến TRỌNG LƯỢNG của sinh viên nữ .

Cuối cùng, sau khi nhấn ENTER nó trả về 62,5 . Nó cho biết rằng TRỌNG LƯỢNG TRUNG BÌNH dành cho sinh viên f emale có độ tuổi từ 11 và 15 là 62,5 kg .

Tương tự, bạn cần viết công thức dưới đây với trường hợp là học sinh nam.

=MEDIAN(E14:E23)

Đây, E14:E23 đề cập đến TRỌNG LƯỢNG của sinh viên nam .

Lặp lại, nếu bạn nhấn ENTER bạn sẽ tìm thấy đầu ra là 64.15 .

14. PivotTables không thể đếm các giá trị duy nhất

Đôi khi, chúng tôi có thể muốn tìm hiểu có bao nhiêu giá trị duy nhất tồn tại trong một phạm vi có chứa các giá trị trùng lặp. Nhưng PivotTables không tính các giá trị duy nhất. Hình dưới đây minh họa điều này. Bạn có thể thấy rằng có 2 học sinh 11 tuổi và 5 học sinh 12 tuổi. Nhưng nếu bạn muốn biết phạm vi phân bố độ tuổi, bạn phải đếm từng người một theo cách thủ công.
Trước tiên, bạn phải tạo PivotTable . Giả sử PivotTable là với Mức hàng và Tổng TUỔI .

Thứ hai, bạn có thể sử dụng chức năng ROWS có thể trả về số hàng trong phạm vi tham chiếu. Bạn cần viết công thức như thế này.

=ROWS(H5:H10)

Đây, H5:H10 đề cập đến Mức hàng.

Cuối cùng, nhấn ENTER để nhận đầu ra là 6 .

Và đây Hình dưới đây cho bạn thấy cách đếm các giá trị duy nhất cho các nhóm giới tính khác nhau. Những gì chúng tôi đã làm ở đây là áp dụng chức năng ROWS cho mỗi nhóm con. Đối với nhóm nữ , hãy nhập công thức như thế này vào ô D5 .

=ROWS(B6:B10)

Tương tự, nhấn ENTER để được đếm là 5 .

Và đối với nhóm nam , nhập công thức vào D11 ô như thế này.

=ROWS(B12:B17)

Cuối cùng, nó sẽ trả về 6 .

15. Không có SUMIF / COUNTIF / AVERAGEIF tương đương cho các chức năng như Max hoặc Median

Hàm SUMIFS có thể tính tổng các ô đáp ứng nhiều tiêu chí. Hàm SUMIF chỉ có thể áp dụng một tiêu chí trong khi hàm SUMIFS có thể được áp dụng cho nhiều bộ tiêu chí với nhiều hơn một phạm vi.

Sum_range đối số trong hàm có nghĩa là phạm vi được tính tổng. Criteria_range và tiêu chí được cung cấp theo cặp.
Chủ yếu, công thức cho I5 ô là.

=SUMIFS($E$5:$E$23,$C$5:$C$23,"F=")

Phạm vi tổng cho ô I5 là E5:E23 . Tiêu chí đầu tiên là C5:C23, ”=F” trong khi tiêu chí thứ hai là E5:D23, =11 . Tổng trọng lượng của học sinh nữ là 11 tuổi là 51,3 kg .

Nói chung, chức năng AVERAGEIFS có cú pháp tương tự như SUMIFS . Hình bên dưới cho bạn thấy cách sử dụng hàm AVERAGEIFS .

Ngoài ra, hàm COUNTIFS hơi khác so với hàm SUMIFS và hàm AVERAGEIFs .
Quan trọng là, cú pháp chỉ bao gồm các cặp khác nhau của phạm vi tiêu chí và tiêu chí . Phạm vi như sum_range hoặc average_range cần được loại bỏ. Hình bên dưới cho bạn thấy cách áp dụng hàm COUNTIFs .

Cuối cùng, các chức năng này rất hữu ích, phải không? Tuy nhiên, không có chức năng tương đương như chức năng MEDIANIFs .

16. Các tính năng có sẵn trong Excel cho Windows Không có trong Excel cho Mac

Một số tính năng báo cáo hữu ích không hoạt động trong Excel cho Mac và do đó bạn không thể sử dụng chúng khi tạo báo cáo cho khách hàng sử dụng Mac . Bên cạnh các tính năng báo cáo này, còn có các tính năng khác được tích hợp vào phiên bản Windows của Excel nhưng không được bao gồm trong phiên bản Excel dành cho Mac .
Ví dụ: Excel dành cho Windows cho phép bạn đặt vị trí mặc định để lưu tệp. Nó có thể tự động lưu bản nháp bản sao của sổ làm việc của bạn khi bạn làm việc để giảm thiểu mất mát của bạn nếu Excel bị treo đột ngột. Phiên bản Windows của Excel cũng có thể cho phép bạn tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh . Tất cả ba tính năng này không được hỗ trợ bởi Excel for Mac.
Nói chung, với Excel dành cho Windows , bạn có thể xem trước sổ làm việc ở ba chế độ.

• Bình thường
• Bố cục Trang và
• Ngắt trang.

Cuối cùng, với Excel cho Mac , bạn chỉ có thể sử dụng Bình thường và Bố cục trang chế độ xem trước. Đối với Xem trước khi in , bạn có thể xem bản xem trước in lớn của sổ làm việc và phóng to hoặc thu nhỏ trong phiên bản windows của Excel . Nhưng đối với Excel trên Mac , bạn chỉ có thể thấy một Bản xem trước khi in nhỏ mà không thể được thu phóng. Xem song song tính năng cho phép bạn dễ dàng so sánh hai sổ làm việc chỉ có sẵn trong phiên bản Windows của Excel . Và Cuộn đồng bộ cho phép bạn cuộn qua hai sổ làm việc cùng lúc cũng bị thiếu trong Excel for Mac .
Ngoài ra, có rất nhiều tính năng mà tôi không thể bao gồm tất cả. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể đọc bài viết này.

17. Không thể truy cập nhanh vào các bảng trong Hộp thoại Tùy chọn Excel

Nếu bạn mở Tùy chọn Excel hộp thoại, bạn sẽ thấy rằng có 10 tab và mỗi người trong số họ có hàng tá cài đặt. Việc xác định vị trí cụ thể có thể lãng phí thời gian đáng kể.

18. Giới hạn đặc điểm kỹ thuật của Excel

Ai cũng biết rằng Excel có giới hạn. Ví dụ, liệu sổ làm việc có thể mở được hay không sẽ bị giới hạn bởi bộ nhớ khả dụng và tài nguyên hệ thống. Tối đa số hàng là 1.048.576 và tối đa số cột là 16, 384 . Dưới đây là tóm tắt về tất cả các giới hạn của Excel.
Nhưng một số hạn chế là khó chịu. Ví dụ: tối đa độ chính xác số là 15 . Có nghĩa là số chữ số mà một ô có thể chứa chỉ là 15 . Excel sẽ thay thế các chữ số (sau ký tự 15 chữ số) với các số không. Nếu bạn nhập 12345678901234567890 vào một ô, bạn sẽ nhận được 12345678901234500000 thay vào đó.

19. Không có kiểm tra chính tả tự động trong Excel

Microsoft Word cung cấp tính năng kiểm tra chính tả tự động có thể kiểm tra chính tả và ngữ pháp của các tệp của bạn. Nó có thể làm nổi bật những sai lầm. Tuy nhiên, Excel không tự động làm nổi bật lỗi. Nhưng bằng cách sử dụng Đánh giá> Soát lỗi> Chính tả , bạn có thể kiểm tra lỗi với các tệp Excel của mình.

20. Excel nghiền nát một cách dễ dàng khi chạy macro

Có lẽ bạn có cùng trải nghiệm rằng Excel chỉ gặp sự cố khi bạn đang chạy macro VBA , đặc biệt khi bạn sử dụng DO WHILE vòng lặp hoặc CHO TIẾP THEO vòng lặp phải lặp lại nhiều lần (như 1000 hoặc 10.000 lần). Tôi đã từng thu thập dữ liệu từ internet để trích xuất tên và thông tin liên hệ của hơn 10.000 các công ty. Tổng cộng tôi đã mất gần 24 giờ để hoàn thành công việc. Ban đầu, nó bị lỗi sau khi chạy macro trong 1 hoặc 2 giờ do điều kiện internet không tốt. Đột nhiên, tất cả công việc biến mất. Tôi đã rất thất vọng sau khi nó bị rơi lần thứ hai. Tôi chợt nhận ra rằng tôi có thể lưu sổ làm việc sau khi kết thúc một vòng lặp. Sau khi thêm một câu lệnh “ ThisWorkbook.Save ”Ở cuối mỗi vòng lặp, tôi chưa bao giờ bị mất bất kỳ công việc nào do excel bị lỗi không đúng lúc.

21. CSV File Related Excel Issue

Excel has CSV file format issues. Sometimes, users using Excel 2013 and 2016 with language variation try to open a CSV file generated from a US application by double clicking on it. But Excel doesn’t format the file and shows it in CSV mode (comma separate) by default. Excel employs the List Separator character (such as a comma, semicolon, etc.) for regions. The solution to this may be.

• Select a region that uses a comma as a list separator (i.e. USA, Canada, etc.)
• Open and Create the CSV file in Excel and save it as a worksheet.
• Return the regional settings back to the original state.

22. Excel Limitations for Data Analytics

While data analysis in Excel you will face difficulties because of the issues.

• Excel limits visibility when creating complex models.
• Excel limitations make collaboration more challenging
• Excel is inefficient in managing templates and data entry
• Limitations of Excel make keeping track of multiple spreadsheets challenging.

Kết luận

The purpose of this article is to focus on some important limitations while working with Excel. There may be some other limitations too. Please feel free to visit our official Excel learning platform ExcelDemy for further queries.

Read More

• Use of Offset Function in Excel [Offset – Match Combo, Dynamic Range]
• An Excel VBA function with one argument
• VLOOKUP Function in Excel:Learn with Examples
• How to Split Cells in Excel (The Ultimate Guide)