Đồng ý hay không, nhưng từ khi bắt đầu dùng Google Docs, MS Office dường như trở thành kỷ niệm cũ. Và tại sao không? Nó cung cấp hàng loạt tính năng hữu ích giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhiều. Từ truy cập ngoại tuyến đến lưu trữ đám mây - nó vẫn là bộ văn phòng dễ dùng, dùng được mọi lúc, mọi nơi!
Google Docs không chỉ cung cấp chức năng cơ bản của MS Office; nó còn có những tính năng khá hữu ích mà bạn có thể chưa khám phá.
Vậy đây là 10 mẹo và thủ thuật hay nhất让使用 Google Docs dễ dàng hơn nhiều.
- Truy Cập Ngoại Tuyến (Offline Access)
Bạn có biết Google Docs cũng cung cấp truy cập ngoại tuyến? Bạn có thể tạo tài liệu mới, chỉnh sửa tài liệu hiện tại, thậm chí chỉ xem tài liệu khi không có kết nối Internet. Để thiết lập, mở trang web Google Drive, nhấn nút bánh răng góc trên bên phải, chọn Settings. Trên tab General, bật "Đồng bộ công việc của bạn với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến" và nhấn Done. Xong!
Xem thêm: Lừa Đảo Google Doc Lan Nhanh. Đây Là Tất Cả Bạn Cần Biết
- Đề Xuất Chỉnh Sửa (Suggest Edits)
Đây là tùy chọn tuyệt vời đặc biệt khi cộng tác nhóm. Bạn có thể ghi chú chỉnh sửa đề xuất, tác giả sau đó có thể chấp nhận hoặc từ chối tùy ý. Để làm vậy, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bút chì góc trên bên phải rồi chọn "Đề Xuất (Suggesting)". Từ bây giờ mọi chỉnh sửa trong chế độ này sẽ hiển thị như bình luận bên phải tài liệu. Người khác (hoặc bạn) có thể trả lời đề xuất, để phản hồi, hoặc dùng dấu tích/chéo để chấp nhận/từ chối.
- Chèn Hình Ảnh (Insert Images)
Google Docs có giải pháp tuyệt vời cho việc này bằng tính năng "Khám Phá (Explore)" tiện dụng. Chỉ cần highlight từ/ngữ từ trong tài liệu muốn tìm ảnh, sau đó nhấn "Công Cụ (Tools) -> Khám Phá (Explore)".
Thao tác này sẽ mở ngăn bên phải tài liệu hiển thị hàng loạt thông tin từ Web liên quan đến văn bản bạn highlight.
- Thêm Từ Vào Từ Điển Cá Nhân (Add Words to Dictionary)
Chán những gạch đỏ phiền toái dưới cụm từ yêu thích? Nếu có, hãy nhấn Công Cụ (Tools) rồi chọn Từ Điển Cá Nhân (Personal Dictionary) để Google Docs bỏ qua nó trong tương lai.
- Hợp Tác Thời Gian Thực (Real Time Collaboration)
Làm việc nhóm rất vui, đúng không? Tính năng Chia Sẻ (Share) của Google Doc cho phép chia sẻ tài liệu với một hoặc nhiều người để họ xem và chỉnh sửa. Nhấn File > Chia Sẻ (Share) để bắt đầu. Bạn cũng có thể mời từng người bằng cách nhập email và cấp quyền chỉnh sửa.
- Gắn Thẻ Ai Đó Trong Bình Luận (Tag Someone in a Comment)
Thêm bình luận rất tốt nhưng làm sao chắc chắn người khác đã thấy? Nếu bạn gõ dấu cộng ("+") trong bình luận, theo sau là địa chỉ email, người đó sẽ nhận cảnh báo báo họ được gắn thẻ.
Xem thêm: Những Việc Bạn Có Thể Làm Để Sử Dụng Google Drive Tốt Hơn
- Thêm Bookmark (Add Bookmarks)
Google Docs cho phép thêm bookmark để dễ dàng di chuyển trong file lớn. Chỉ cần nhấn menu Chèn (Insert) rồi chọn Bookmark để đặt và lấy link đến nó. Dùng Chèn (Insert) và Liên Kết (Link) để liên kết đến bookmark của bạn.
- Xuất Bản Tài Liệu (Publish a Document)
Google Docs cho phép bạn nhanh chóng phân phối báo cáo trên web. Chỉ cần nhấn File > Xuất Bản Ra Web (Publish to the Web) và nhấn nút Bắt Đầu Xuất Bản (Start Publishing). Bạn sẽ nhận được link công khai để chia sẻ ngay cho người khác. Tuyệt vời phải không? Bây giờ bạn không cần host tài liệu trên máy chủ.
- Web Clipboard
Để dùng tính năng này, chọn một số văn bản, nhấn Chỉnh Sửa (Edit), dùng menu Web Clipboard. Cách này bạn có thể sao chép một số loại dữ liệu, như bản vẽ, giữa các loại tài liệu Google khác nhau.
Xem thêm: Top 11 Công Cụ Lưu Trữ Đám Mây Cho Big Data
- Cài Đặt Tiện Ích Mở Rộng (Install Add-ons)
Add-ons là cách tuyệt vời để đưa phần mềm bên thứ ba vào tài liệu. Bạn có thể cài đặt nhanh bằng cách nhấn Công Cụ (Tools) > Quản Lý Add-ons (Manage Add-ons). Sau đó dễ dàng truy cập từ menu Add-ons.
Đây là 10 mẹo và thủ thuật thiết yếu của Google Docs giúp cuộc sống bạn dễ dàng hơn. Google Docs không ngừng cải tiến và chứng minh nó làm được những việc mà ngay cả Word lớn cũng không thể! Nếu bạn biết thủ thuật hay nào khác có thể thú vị cho độc giả, hãy bình luận chia sẻ nhé.