Email vẫn là hình thức giao tiếp tốt nhất cho công việc và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề phổ biến nhất người dùng email gặp phải là hộp thư đến lộn xộn đầy tin nhắn chưa đọc. Điều này có thể thành vấn đề nếu bạn có dự án gấp và phải đào bới qua tin nhắn không liên quan để tìm thông tin bạn cần.
May mắn thay, Apple Mail cung cấp tính năng gọi là Smart Mailbox (Hộp Thư Thông Minh) giúp bạn nhanh chóng tổ chức tin nhắn email và tìm tất cả email quan trọng trong một hộp thư đơn lẻ. Đây là cách bạn có thể thiết lập và dùng tính năng này.
Smart Mailbox Là Gì?
Ứng dụng Mail mặc định trên Mac cho phép bạn tổ chức hộp thư bằng cách áp dụng quy tắc tự động thực hiện hành động cụ thể cho email, bao gồm gắn cờ, di chuyển, chuyển tiếp, và xóa tin nhắn.
Smart Mailbox trong Mail dùng quy tắc giúp bạn tổ chức email trên tất cả tài khoản.
Điều đặc biệt hữu ích về tính năng này là tất cả email vẫn ở hộp thư tương ứng, đồng thời được thu gom và xem được trong Smart Mailbox chuyên dụng. Nó lý tưởng để gom nhóm tin nhắn cho nhóm, dự án, chủ đề, và cuộc trò chuyện cụ thể.
Ví dụ, bạn có thể tạo Smart Mailbox tên "tệp dự án trường" để tổ chức email liên quan đến dự án sắp tới và chỉ bao gồm tin nhắn nhắc đến "trường" và có đính kèm.
Cách Tạo Smart Mailbox Trên Mac
Bạn có thể chưa nhận ra, nhưng bạn sẽ có một Smart Mailbox trên thanh bên theo mặc định. Today (Hôm Nay) là Smart Mailbox chứa mọi email bạn đã xem hôm nay. Nếu không thấy, nhấp mũi tên bên cạnh Smart Mailbox để hiện nó.
Nếu bạn sẵn sàng tạo Smart Mailbox tùy chỉnh riêng, chỉ cần di chuột qua Smart Mailboxes và nhấp nút Add (+) (Thêm) xuất hiện bên cạnh. Sau đó:
- Thêm tên cho Smart Mailbox mới.
- Bạn có thể đặt phạm vi điều kiện và chọn yêu cầu any (bất kỳ) hoặc all (tất cả) điều kiện được đáp ứng để email được bao gồm.
- Nhấp menu thả xuống bên trái nhất để đặt điều kiện đầu tiên. Tùy chọn ở trường thứ hai và thứ ba sẽ thay đổi tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn cho menu thả xuống đầu.
- Thêm hoặc xóa điều kiện bằng cách nhấp nút Add (+) hoặc Remove (–) bên phải mỗi điều kiện.
- Tích chọn ô bên cạnh Include messages from Trash (Bao gồm tin nhắn từ Thùng Rác) và Include messages from Sent (Bao gồm tin nhắn từ Đã Gửi) nếu muốn bao gồm email đã gửi và đã xóa.
- Nhấp OK để tạo Smart Mailbox.
Truy cập Smart Mailbox bạn tùy chỉnh để xem tất cả email khớp tiêu chí bạn đặt. Các tin nhắn này cũng xuất hiện ở vị trí gốc trong ứng dụng Mail.
Cách Quản Lý Smart Mailbox
Bạn có thể chỉnh sửa, đổi tên, xuất, và xóa Smart Mailbox bất cứ lúc nào bằng cách nhấp đúp vào Smart Mailbox hoặc Control-click (chuột phải) nó trong thanh bên và chọn tùy chọn từ menu ngữ cảnh.
Bạn cũng có thể Favorite (Yêu Thích) Smart Mailbox cụ thể, để chúng xuất hiện ở đầu thanh bên, cho phép truy cập nhanh hơn. Chỉ Control-click vào Smart Mailbox chọn, sau đó chọn Add to Favorites (Thêm Vào Yêu Thích).
Để xóa khỏi yêu thích, vào phần Favorites trong thanh bên, Control-click Smart Mailbox, và chọn Remove from Favorites (Xóa Khỏi Yêu Thích).
Lưu ý bất kỳ thay đổi bạn làm cho email khi xem trong Smart Mailbox — bao gồm đánh dấu chưa đọc, di chuyển, gắn cờ, hoặc xóa — sẽ phản ánh trong hộp thư nơi email gốc được lưu.
Hơn nữa, nếu bạn dùng iCloud Drive, Smart Mailbox của bạn cũng sẽ có sẵn trên bất kỳ Mac khác bạn đăng nhập, nếu các thiết bị đó cũng dùng iCloud Drive với Mail được tích trong tùy chọn.
Cách Nhân Bản Smart Mailbox Tồn Tại
Đôi khi, bạn có thể muốn sao chép quy tắc từ Smart Mailbox hiện có để chỉnh sửa, thay vì tạo từ đầu. Nhân bản mailbox hiện có sẽ tiết kiệm thời gian. Bạn chỉ cần chỉnh sửa bản sao để mailbox phù hợp nhu cầu hiện tại.
Để nhân bản Smart Mailbox:
- Chọn Smart Mailbox bạn muốn sao chép.
- Control-click Smart Mailbox, sau đó chọn Duplicate Smart Mailbox (Nhân Bản Smart Mailbox). Bạn sẽ thấy Smart Mailbox khác xuất hiện trên thanh bên.
Bỏ Qua Lộn Xộn
Email cực kỳ hữu ích. Tuy nhiên, với quá nhiều quảng cáo, bản tin, và spam, có thể tốn nhiều công sức quét lượng lớn email để tìm cái quan trọng và cần xử lý gấp.
Dùng Smart Mailboxes trong Mail trên Mac để xử lý ưu tiên mà không bị phân tâm và choáng ngợp.