Email vẫn là hình thức giao tiếp tốt nhất để sử dụng trong kinh doanh và nghề nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề phổ biến nhất mà người dùng email gặp phải là một hộp thư đến lộn xộn chứa đầy các thư chưa đọc. Đây có thể là một vấn đề nếu bạn có một dự án đang triển khai và cần tìm hiểu các thông báo không liên quan để tìm thông tin bạn đang theo dõi.
May mắn thay, Apple Mail cung cấp một tính năng được gọi là Hộp thư thông minh để giúp bạn nhanh chóng sắp xếp các thư email của mình và tìm tất cả các email quan trọng của bạn trong một hộp thư duy nhất. Đây là cách bạn có thể thiết lập và sử dụng tính năng này.
Hộp thư Thông minh là gì?
Ứng dụng Thư mặc định trên Mac cho phép bạn tổ chức hộp thư của mình bằng cách áp dụng các quy tắc tự động thực hiện các hành động cụ thể đối với email của bạn, bao gồm gắn cờ, di chuyển, chuyển tiếp và xóa thư.
Hộp thư thông minh trong Mail sử dụng các quy tắc để giúp bạn sắp xếp email trên tất cả các tài khoản của mình.
Điều đặc biệt hữu ích về tính năng này là tất cả email của bạn vẫn ở trong hộp thư tương ứng, đồng thời được đối chiếu và có thể xem được trong Hộp thư thông minh chuyên dụng. Đó là lý tưởng để nhóm các tin nhắn cho các nhóm, dự án, chủ đề và cuộc trò chuyện cụ thể.
Ví dụ:bạn có thể tạo Hộp thư thông minh có tên “tệp dự án trường học” để sắp xếp các email liên quan đến dự án trường học sắp tới và chỉ bao gồm các thư đề cập đến “trường học” và có tệp đính kèm.
Cách tạo Hộp thư Thông minh trên Mac
Có thể bạn không nhận thấy, nhưng bạn sẽ có một Hộp thư Thông minh trên thanh bên của mình theo mặc định. Hôm nay là Hộp thư thông minh chứa mọi email bạn đã xem hôm nay. Nếu bạn không thể nhìn thấy nó, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Hộp thư thông minh để hiển thị nó.
Nếu bạn đã sẵn sàng tạo Hộp thư thông minh tùy chỉnh của riêng mình, chỉ cần di con trỏ qua Hộp thư thông minh và nhấp vào nút Thêm (+) nút sẽ xuất hiện bên cạnh nó. Sau đó:
- Thêm tên cho Hộp thư Thông minh mới của bạn.
- Bạn có thể đặt phạm vi điều kiện của mình và chọn yêu cầu bất kỳ hoặc tất cả các điều kiện cần được đáp ứng để một email được đưa vào hộp thư.
- Nhấp vào trình đơn thả xuống ngoài cùng bên trái để đặt điều kiện đầu tiên của bạn. Các tùy chọn trong trường thứ hai và thứ ba sẽ khác nhau tùy thuộc vào tùy chọn bạn đã chọn cho menu thả xuống đầu tiên.
- Thêm hoặc xóa một điều kiện bằng cách nhấp vào nút Thêm (+) hoặc Xóa (-) ở bên phải của mỗi điều kiện.
- Đánh dấu vào hộp bên cạnh Bao gồm các thư từ Thùng rác và Bao gồm các thư từ Đã gửi nếu bạn muốn bao gồm các email bạn đã gửi và xóa.
- Nhấp vào OK để tạo Hộp thư thông minh.
Truy cập Hộp thư thông minh mà bạn đã tùy chỉnh để xem tất cả các email phù hợp với tiêu chí bạn đặt cho nó. Những thư này cũng sẽ xuất hiện ở vị trí ban đầu của chúng trong ứng dụng Thư.
Cách quản lý Hộp thư thông minh
Bạn có thể chỉnh sửa, đổi tên, xuất và xóa Hộp thư thông minh của mình bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp đúp vào Hộp thư thông minh hoặc Control khi nhấp vào hộp thư đó trong thanh bên và chọn một tùy chọn từ trình đơn ngữ cảnh.
Bạn cũng có thể Yêu thích Hộp thư thông minh cụ thể, vì vậy chúng xuất hiện ở đầu thanh bên, cho phép truy cập nhanh hơn. Chỉ cần Control khi nhấp vào Hộp thư thông minh đã chọn của bạn, sau đó chọn Thêm vào Mục ưa thích .
Để xóa nó khỏi mục yêu thích của bạn, hãy đi tới Mục yêu thích trong thanh bên, giữ Control khi nhấp vào Hộp thư thông minh và chọn Xóa khỏi Mục ưa thích .
Lưu ý rằng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với email khi xem nó trong Hộp thư thông minh — bao gồm đánh dấu nó là chưa đọc, di chuyển nó, gắn cờ hoặc xóa nó — sẽ được phản ánh trong hộp thư nơi email được lưu trữ ban đầu.
Hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng iCloud Drive, Hộp thư thông minh của bạn cũng sẽ khả dụng trên bất kỳ máy Mac nào khác mà bạn đăng nhập, nếu các thiết bị này cũng đang sử dụng iCloud Drive với Thư được đánh dấu trong tùy chọn.
Cách Sao chép Hộp thư Thông minh Hiện có
Đôi khi, bạn có thể muốn sao chép các quy tắc từ Hộp thư thông minh hiện có để chỉnh sửa, thay vì tạo quy tắc từ đầu. Nhân bản một hộp thư hiện có sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian với việc này. Bạn có thể chỉ cần chỉnh sửa một bản sao để hộp thư của bạn phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn.
Để nhân bản Hộp thư thông minh:
- Chọn Hộp thư Thông minh bạn muốn sao chép.
- Control khi nhấp vào Hộp thư Thông minh, sau đó chọn Sao chép Hộp thư Thông minh . Bạn sẽ thấy một Hộp thư Thông minh khác xuất hiện trên thanh bên.
Bỏ qua sự lộn xộn
Email vô cùng hữu ích. Tuy nhiên, với quá nhiều quảng cáo, bản tin và thư rác, có thể tốn rất nhiều công sức khi quét một lượng lớn email để tìm ra những email quan trọng và cần được chú ý khẩn cấp.
Sử dụng Hộp thư thông minh trong Mail trên máy Mac của bạn để thực hiện các ưu tiên của bạn mà không bị lệch và quá tải.