Đây là bài viết được tài trợ bởi Taskworld. Nội dung và quan điểm thực tế là quan điểm duy nhất của tác giả, người duy trì độc lập biên tập, ngay cả khi bài viết được tài trợ.
Bạn đã bao giờ làm dự án nhóm mà mọi thứ lộn xộn và không ai cùng trang? Cái đó hơi khó để giữ bình tĩnh, phải không? Khi làm việc với nhóm (lớn hay nhỏ) và tổ chức, một trong những điều tốt nhất để làm cho mọi thứ dễ dàng và giữ mọi thứ có tổ chức là tìm giải pháp quản lý dự án hiệu quả như Taskworld.
Có nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường, nhưng không phải ai cũng có cùng nhu cầu hoặc sở thích. Vì vậy, nếu bạn thích thử và sai trước khi chọn giải pháp hoàn hảo, Taskworld nên ở đầu danh sách công cụ cần thử. Đây là cái nhìn về những gì trình quản lý dự án nâng cao này cung cấp.
Thiết lập tài khoản
Chỉ nhìn sơ bộ, tôi đã vui thấy có thể dùng tài khoản Google (qua đăng nhập Google) để đăng ký. Bạn có thể dùng email nếu thích, nhưng cá nhân tôi không cần thêm đăng nhập nào nữa.
Bạn cũng có thể chọn ngôn ngữ ưa thích sau khi đăng ký, rất hay nếu bạn nói Thái, Pháp, Hà Lan, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc Nhật Bản. Thấy họ hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như vậy thật tốt.
Khởi động và chạy với Taskworld
Taskworld nhận ra không phải ai cũng thích tự mò, nên họ thêm hướng dẫn rất tiện lợi để bắt đầu. Tất nhiên, bạn có thể bỏ qua nếu muốn, nhưng chỉ mất vài phút và đáng để theo dõi.
Có một Dự án Mẫu để bạn thử nghiệm trước khi tự tạo. Bên trong bạn sẽ tìm thấy "Danh sách nhiệm vụ" và Nhiệm vụ mẫu. Tất cả có thể xóa nhưng rất có ích cho người mới.
Hướng dẫn thực sự cho bạn cảm giác tốt về cách mọi thứ hoạt động và bạn có thể tổ chức nhóm của mình đến mức nào. Sau khi hoàn thành, tôi khá hào hứng để bắt đầu.
Tạo dự án mới
Sau khi học quy tắc, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo Dự án mới và thêm Danh sách nhiệm vụ và Nhiệm vụ vào chúng. Việc này rất dễ vì có nút "Dự án mới" ở góc trên bên phải trang web.
Tôi thích việc bạn có quyền kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư của Dự án. Bạn có thể chọn Công khai (có sẵn cho toàn bộ không gian làm việc) hoặc Riêng tư (có sẵn cho thành viên bạn chỉ định).
Một trong những tính năng yêu thích của tôi là Mẫu dự án. Bạn có thể chọn một cho mỗi Dự án bạn tạo. Bên cạnh việc làm theo cách của mình với mẫu "Trống", bạn cũng có thể chọn:
- Ngày trong tuần – Cho bạn Danh sách nhiệm vụ cho mỗi ngày trong tuần
- Đội đơn lẻ – Cho mỗi thành viên đội nhóm Danh sách nhiệm vụ riêng
- Phòng ban – Cho mỗi phòng ban Danh sách nhiệm vụ riêng (ví dụ: Kinh doanh, Thiết kế, Tài chính)
- Kanban – Cho bạn Danh sách nhiệm vụ Cần làm, Đang làm, và Hoàn thành (yêu thích cá nhân của tôi)
Tạo và quản lý Nhiệm vụ
Thêm Nhiệm vụ vào Danh sách nhiệm vụ và quản lý chúng cũng dễ dàng như tạo Dự án. Dấu "+" ở vị trí hoàn hảo (bên cạnh tiêu đề mỗi Danh sách nhiệm vụ) để bạn nhanh chóng thêm Nhiệm vụ mới khi cần.
Cũng rất hay là tiêu đề Danh sách nhiệm vụ không cố định. Bạn có thể đổi tên thành thứ phù hợp hoặc truyền cảm hứng hơn.
Khi nói đến Thẻ (Tags), đã có những thẻ có sẵn để chọn. Bạn cũng có thể thêm của riêng mình.
Cũng rất tiện lợi là bạn có thể tìm kiếm qua các thẻ của mình bằng thanh tìm kiếm. Không cần cuộn qua danh sách để tìm cái bạn cần.
Tôi ngạc nhiên dễ chịu về các tùy chọn bổ sung xuất hiện khi click vào Nhiệm vụ hiện tại. Có thể đổi màu nhãn rất quan trọng với tôi vì tôi thích dùng màu để thể hiện độ khẩn cấp và quan trọng. Tính năng danh sách kiểm tra (checklist) cũng chắc chắn sẽ tiện dụng, đặc biệt cho danh sách mua sắm và vật tư cần cho dự án.
Điều Taskworld làm rất tốt là tích hợp cuộc trò chuyện trong nhiệm vụ. Thực tế họ đã tạo hệ thống chat riêng thay vì tích hợp công cụ khác. Click vào "Bình luận" cho phép bạn để lại bình luận và thậm chí thêm định dạng cơ bản. Tương tự, mọi người khác thấy nhiệm vụ đó cũng có thể thêm bình luận. Nó chắc chắn giúp giải phóng hộp thư đến email của bạn.
Bạn cũng có thể gửi tin nhắn riêng cho thành viên đội bằng cách click vào "Đầu chat" của họ trong bảng bên trái; tối đa năm thành viên có thể được ghim ở đây để truy cập dễ dàng. Lại một lần, nó giảm bớt email và là phương pháp giao tiếp cực kỳ hiệu quả với thành viên đội.
Vì tôi thường thích đính kèm hình ảnh và liên kết vào nhiệm vụ, tôi vui có phần "Tệp & Liên kết" để làm vậy.
Tốt nhất của tất cả, bạn có thể tải tệp từ máy tính hoặc thêm từ Đám mây (Box, Dropbox, Google Drive). Hầu hết mọi người dùng ít nhất một trong những dịch vụ đó.
Các tính năng khác
Một trong những tính năng cool nhất của Taskworld là Timeline cuộn ngang cho Dự án; hiện đang ở Beta. Nó cho phép bạn nhìn nhận khác về Nhiệm vụ; bạn có thể thấy mọi thứ trong một cái nhìn. Có Chú thích giải thích ý nghĩa mọi thứ để bạn không cảm thấy chỉ nhìn một đống hình dạng và màu sắc.
Tôi chưa thấy điều này với bất kỳ công cụ tương tự nào tôi đã dùng. Tôi cũng muốn chỉ ra rằng đây bổ sung cho chế độ xem Lịch (cũng có sẵn) chứa Nhiệm vụ cho TẤT CẢ Dự án của bạn. Bạn có Timeline cho TỪNG Dự án. Tôi thấy dễ dàng hơn để thấy mọi thứ tại một chỗ ở đây.
Một trong những tính năng giá trị nhất cho TỪNG Dự án là Phân tích (Analytics). Nó cho phép bạn thấy ai đang làm gì, ai đang lười, và bao nhiêu thời gian hiệu quả so với không hiệu quả. Thậm chí có biểu đồ "Burn Up" so sánh phạm vi dự án với tổng công việc đã làm để giúp đoán tốc độ đội nhóm.
Cũng tốt khi biết bạn không cần Dự án để thêm nhiệm vụ cho chính mình. Với "Nhiệm vụ trực tiếp" (Direct Tasks) bạn có thể thêm nhiệm vụ vào Hộp thư đến cá nhân. Những nhiệm vụ này không liên kết với bất kỳ Dự án nào và chỉ dành cho mắt bạn.
Điều này tuyệt vời cho việc cá nhân và gia đình – đặc biệt vì bạn có thể có nhiệm vụ lặp lại.
Tóm lại
Nếu bạn quen với Trello, bạn sẽ nhận ra Taskworld được thiết lập và hoạt động rất tương tự. Thực tế, Taskworld thậm chí có trang so sánh cho thấy tất cả tính năng họ cung cấp mà Trello không có. Bạn thậm chí có thể nhập nhiệm vụ từ Trello sang Taskworld chỉ trong một bước (tải lên tệp JSON Trello, và xong).
Là người đã dùng cả Trello và Taskworld, tôi chắc chắn đồng ý rằng có nhiều tính năng hơn ở đây. Một vài công cụ tương tự khác là Asana, MeisterTask, và Teamwork. Tôi đã thử tất cả nhưng ấn tượng nhất với Taskworld.
Nếu bạn đang tìm Trình quản lý Dự án mới, tôi hoàn toàn tin rằng Taskworld sẽ chinh phục bạn. Nó có giao diện thân thiện, rất nhiều tính năng bạn thực sự sẽ dùng, và đường cong học tập rất nhỏ.