Đây là một bài báo được tài trợ và được thực hiện bởi Taskworld. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm duy nhất của tác giả, người duy trì tính độc lập biên tập, ngay cả khi bài đăng được tài trợ.
Bạn đã bao giờ thực hiện một dự án nhóm mà mọi thứ đều vô tổ chức và không có ai trên cùng một trang? Hơi khó để giữ được sự tỉnh táo của bạn, phải không? Khi làm việc với các nhóm (lớn hay nhỏ) và các tổ chức, một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn và giữ mọi thứ ngăn nắp là tìm một giải pháp quản lý dự án hiệu quả như Taskworld.
Có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường, nhưng không phải ai cũng có nhu cầu hoặc sở thích giống nhau. Vì vậy, nếu bạn thích thử và sai trước khi chọn giải pháp hoàn hảo, Taskworld nên nằm đầu danh sách các công cụ để bạn thử. Dưới đây là những gì mà người quản lý dự án tiên tiến này phải cung cấp.
Thiết lập tài khoản
Ngay từ cái nhìn đầu tiên, tôi đã rất vui khi thấy rằng tôi có thể sử dụng tài khoản Google của mình (thông qua đăng nhập Google) để đăng ký. Bạn có thể sử dụng email của mình nếu muốn, nhưng về mặt cá nhân, tôi chưa cần một thông tin đăng nhập nào khác.
Bạn cũng có thể chọn ngôn ngữ ưa thích của mình sau khi đăng ký, điều này thật tuyệt nếu bạn nói tiếng Thái, Pháp, Hà Lan, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc Nhật Bản. Thật vui khi thấy rằng họ có hỗ trợ cho nhiều loại ngôn ngữ như vậy.
Lên và chạy với Taskworld
Taskworld nhận ra rằng không phải ai cũng thích tự mình tìm hiểu mọi thứ, vì vậy họ đã thêm một hướng dẫn thực sự hữu ích để giúp bạn bắt đầu. Tất nhiên, bạn có thể bỏ qua nếu muốn, nhưng chỉ mất vài phút và rất đáng để theo dõi.
Có một Dự án mẫu để bạn thử trước khi tạo một Dự án của riêng mình. Bên trong, bạn sẽ tìm thấy “Danh sách công việc” và các Công việc mẫu. Tất cả điều này có thể bị xóa nhưng rất có lợi cho người mới bắt đầu.
Hướng dẫn thực sự mang lại cho bạn cảm giác tốt về cách mọi thứ hoạt động và cách bạn có thể tổ chức nhóm của mình. Sau khi hoàn thành, tôi rất háo hức bắt đầu.
Tạo dự án mới
Sau khi tìm hiểu các nguyên tắc, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo các Dự án mới và thêm Danh sách công việc và Nhiệm vụ cho chúng. Thực hiện điều này rất dễ dàng vì có nút “Dự án mới” ở trên cùng bên phải của trang web.
Tôi thích rằng bạn có toàn quyền kiểm soát quyền riêng tư của các Dự án của bạn. Bạn có thể chọn đặt chúng ở chế độ Công khai (có sẵn cho toàn bộ không gian làm việc của bạn) hoặc Riêng tư (có sẵn cho các thành viên mà bạn chỉ định).
Một trong những tính năng yêu thích của tôi là các mẫu Dự án. Bạn có thể chọn một cho mỗi Dự án mà bạn tạo. Cùng với việc làm mọi việc theo cách riêng của bạn bằng cách sử dụng mẫu “Trống”, bạn cũng có thể chọn:
- Ngày trong tuần mẫu - Cung cấp cho bạn một Danh sách công việc cho mỗi ngày trong tuần
- Nhóm đơn mẫu - Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm Danh sách nhiệm vụ riêng của họ
- Phòng ban mẫu - Cung cấp cho mỗi bộ phận Danh sách công việc của riêng họ (ví dụ:Bán hàng, Thiết kế, Tài chính)
- Kanban mẫu - Cung cấp cho bạn Danh sách công việc cần làm, đang làm và đã hoàn thành (yêu thích của cá nhân tôi)
Tạo và Quản lý Công việc
Thêm Công việc vào Danh sách công việc của bạn và quản lý chúng cũng dễ dàng như tạo Dự án. Dấu “+” ở vị trí hoàn hảo (bên cạnh mỗi tiêu đề của Danh sách công việc) để bạn có thể nhanh chóng thêm Công việc mới nếu cần.
Điều tuyệt vời nữa là các tiêu đề của Tasklist đó không được đặt sẵn. Bạn có thể đổi tên chúng thành một cái gì đó phù hợp hơn hoặc có động lực hơn.
Khi nói đến Thẻ, có những thẻ đã được tạo sẵn mà bạn có thể chọn. Bạn cũng có thể thêm của riêng bạn.
Điều cũng thực sự thuận tiện là bạn có thể tìm kiếm thông qua các thẻ của mình bằng thanh tìm kiếm. Không cần phải cuộn qua danh sách để tìm (các) danh sách bạn cần.
Tôi rất ngạc nhiên bởi các tùy chọn bổ sung bật lên khi nhấp vào Tác vụ hiện tại. Có thể thay đổi màu nhãn thực sự quan trọng đối với tôi vì tôi thích sử dụng màu sắc để thể hiện sự khẩn cấp và quan trọng. Tính năng danh sách kiểm tra chắc chắn cũng rất hữu ích, đặc biệt là đối với danh sách mua sắm và nguồn cung cấp cần thiết cho một dự án.
Một cái gì đó mà Taskworld cũng làm rất tốt là kết hợp các cuộc trò chuyện trong các nhiệm vụ. Họ thực sự đã tạo hệ thống trò chuyện của riêng mình thay vì tích hợp một công cụ khác. Nhấp vào “Nhận xét” cho phép bạn để lại nhận xét và thậm chí thêm một số định dạng cơ bản. Tương tự như vậy, những người khác có thể xem nhiệm vụ đó cũng có thể thêm nhận xét. Nó chắc chắn giúp giải phóng Hộp thư đến email của bạn.
Bạn cũng có thể gửi tin nhắn riêng cho các thành viên trong nhóm của mình bằng cách nhấp vào “Chat Head” của họ trong bảng điều khiển bên trái; có thể ghim tối đa năm thành viên trong nhóm tại đây để dễ dàng truy cập. Một lần nữa, nó cắt giảm lượng email và là một phương pháp giao tiếp cực kỳ hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
Vì tôi thường thích đính kèm hình ảnh và liên kết tới các công việc, nên tôi rất vui khi có phần “Tệp và liên kết” để làm như vậy.
Hơn hết, bạn có thể tải tệp lên từ máy tính của mình hoặc thêm tệp từ Đám mây (Box, Dropbox, Google Drive). Hầu hết mọi người sử dụng, ít nhất, một trong những dịch vụ đó.
Các tính năng khác
Một trong những tính năng thú vị nhất của Taskworld là tính năng Dòng thời gian cuộn theo chiều ngang cho các Dự án; nó hiện đang ở giai đoạn Beta. Nó cho phép bạn có một cái nhìn khác về các Nhiệm vụ của mình; bạn có thể nhìn thấy mọi thứ trong nháy mắt. Có một Truyền thuyết giải thích mọi thứ có ý nghĩa như thế nào để bạn không cảm thấy như mình đang chỉ nhìn vào một loạt các hình dạng và màu sắc.
Tôi chưa thấy điều này với bất kỳ công cụ tương tự nào khác mà tôi đã sử dụng. Tôi cũng muốn chỉ ra rằng điều này ngoài chế độ xem Lịch (cũng có sẵn), có chứa Nhiệm vụ cho tất cả trong số các Dự án của bạn. Bạn nhận được Dòng thời gian cho mỗi Dự định. Tôi thấy dễ dàng hơn để xem nhanh mọi thứ ở đây.
Một trong những tính năng vô giá nhất cho từng Dự án là Phân tích. Nó cho phép bạn xem ai đang làm gì, ai đang chán nản và bao nhiêu thời gian là hiệu quả so với không hiệu quả. Thậm chí còn có một biểu đồ “Đốt cháy” so sánh phạm vi của một dự án với tổng công việc đã thực hiện để giúp đo tốc độ của nhóm của bạn.
Cũng rất vui khi biết rằng bạn không cần phải có Dự án để thêm các nhiệm vụ cho chính mình. Với “Công việc trực tiếp”, bạn có thể thêm công việc vào Hộp thư đến cá nhân của mình. Những điều này không liên quan đến bất kỳ Dự án nào và chỉ dành cho bạn.
Điều này rất tốt cho những việc cá nhân và gia đình - đặc biệt là vì bạn có thể có những công việc lặp đi lặp lại.
Lời kết
Nếu bạn đã quen thuộc với Trello, bạn sẽ nhận thấy rằng Taskworld được thiết lập và hoạt động rất giống nhau. Trên thực tế, Taskworld thậm chí còn có một trang so sánh sẽ cho bạn thấy tất cả các tính năng mà họ cung cấp mà Trello không có. Bạn thậm chí có thể nhập các nhiệm vụ của mình từ Trello sang Taskworld chỉ trong một bước (tải lên tệp Trello JSON của bạn và bạn đã hoàn tất).
Là một người đã sử dụng cả Trello và Taskworld, tôi chắc chắn có thể đồng ý rằng có nhiều tính năng hơn ở đây. Một vài công cụ tương tự khác là Asana, MeisterTask và Teamwork. Tôi đã thử tất cả nhưng ấn tượng nhất với Taskworld.
Nếu bạn đang tìm kiếm một Người quản lý dự án mới, tôi hoàn toàn nghĩ rằng Taskworld sẽ thu phục được bạn. Nó có giao diện thân thiện với người dùng, rất nhiều tính năng mà bạn sẽ thực sự sử dụng và một đường cong học tập rất nhỏ.