Đã có sự gia tăng ổn định các công ty cho phép nhân viên của họ làm việc tại nhà hoặc các địa điểm khác. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản về các công cụ trực tuyến tốt nhất vào năm 2020 dành cho các nhóm làm việc từ xa. Bất kể nhân viên của bạn làm việc ở đâu, những ứng dụng này sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn ngay cả khi ở bên ngoài văn phòng.
Hội nghị trên web
1. GoToMeeting
Cho dù bạn cần gặp các thành viên trong nhóm của mình một cách thường xuyên hay thực hiện hội thảo trên web trực tuyến, bạn sẽ cần một phần mềm hội nghị trên web. GoToMeeting là một trình tổ chức cuộc họp âm thanh / video rất phổ biến. Sau khi bạn lên lịch cuộc họp, tất cả những người tham dự có thể quay số bằng điện thoại văn phòng của họ hoặc kết nối từ máy tính xách tay và ứng dụng Android / iOS của họ.
Từ việc chia sẻ không gian màn hình đến tắt tiếng người tham dự và vẽ qua các trang trình bày, một phòng họp ảo trong GoToMeeting có cảm giác rất gần với một cuộc họp tại văn phòng. Bạn có thể ghi biên bản cuộc họp trên đám mây. Một tính năng liên quan, GoToWebinar, giúp bạn thiết kế hội thảo trên web cho khách hàng tiềm năng.
Lựa chọn thay thế :Ngoài GoToMeeting, Cisco Webex và Zoom đều là những lựa chọn thay thế tốt và phổ biến cho hội nghị trên web. Cả Cisco Webex và Zoom đều cung cấp các gói miễn phí cho 100 người tham gia dưới 40 phút. Về tính năng, chúng cung cấp giá trị tương tự như GoToMeeting.
Điều khiển / Truy cập từ xa
2. TeamViewer
Một công cụ truy cập từ xa tốt là điều cần thiết để giám sát các nhóm tại chỗ và cung cấp hỗ trợ an toàn. TeamViewer là một trong những ví dụ điển hình. Từ bảo dưỡng máy tính xách tay của công ty bạn đến khắc phục các sự cố phần mềm. các thành viên trong nhóm hỗ trợ có thể dễ dàng khắc phục sự cố từ bất kỳ đâu.
TeamViewer cũng có một tính năng thực tế tăng cường tuyệt vời được gọi là "thí điểm", rất phù hợp cho các nhóm tại chỗ muốn cộng tác với một chuyên gia từ xa. Sử dụng ID đối tác, chuyên gia từ xa có được hình dung tốt hơn về các sự cố tại chỗ.
Lựa chọn thay thế :các lựa chọn thay thế phù hợp cho TeamViewer để hỗ trợ từ xa bao gồm VNC Connect và Zoho Assist.
Trò chuyện nhóm
3. Chần chừ
Nếu nhân viên của bạn ở khắp nơi trên thế giới và bạn phải đối phó với các múi giờ khác nhau, bạn sẽ cần một công cụ trò chuyện nhóm hiệu quả để quản lý tất cả các tương tác của họ. Slack, ứng dụng trò chuyện nhóm số một, là một lựa chọn rất phổ biến. Nó cũng rất thuận tiện cho những người làm việc tự do đang thực hiện nhiều công việc từ xa, vì họ có thể tham gia các nơi làm việc Slack khác nhau và giữ chúng riêng biệt.
Slack tích hợp với Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello và nhiều công cụ khác. Hầu như không có việc học nào được tham gia, vì một người mới chỉ phải tham gia không gian làm việc do quản trị viên nhóm tạo ra. Slack vẫn miễn phí cho tối đa 10.000 tin nhắn mới nhất.
Lựa chọn thay thế :Mattermost và Rocketchat là một số lựa chọn thay thế Slack tự lưu trữ tốt nhất. Cả hai đều là mã nguồn mở và có thể được mở rộng để đáp ứng số lượng người dùng ngày càng tăng trong nhóm của bạn. Các ứng dụng khác đang trở nên phổ biến làm công cụ trò chuyện nhóm bao gồm Microsoft Teams, Discord và Wire.
Quản lý dự án
4. Basecamp
Bạn có nhiều dự án chồng chéo và các nhóm chức năng chéo? Sau đó, bạn cần một công cụ quản lý dự án như Basecamp để thống nhất chúng. Với tư cách là quản trị viên từ xa, tất cả những gì bạn phải làm là mời mọi người kết nối với trang Basecamp của công ty bạn và chỉ định họ cho một hoặc nhiều dự án và nhóm. Thế là xong!
Mỗi dự án và mỗi đội đều có bảng tin riêng, lửa trại để trò chuyện thông thường, trao đổi tài liệu, danh sách việc cần làm và tự động đăng ký tham dự.
Lựa chọn thay thế :Với các khách hàng doanh nghiệp mạnh như Google và NASA, Asana cung cấp giải pháp quản lý dự án tiên tiến hơn so với sự đơn giản của Basecamp. Tại đây, bạn có thể làm việc với biểu đồ Gantt, biểu đồ Kanban, biểu mẫu và tích hợp với nhiều ứng dụng hơn. Trello là một sự thay thế phù hợp khác cho Basecamp và thường được sử dụng bởi các nhóm nghiên cứu thị trường và các tổ chức sáng tạo muốn làm việc với các mẫu trang nhã.
Ứng dụng cộng tác tài liệu
5. Dropbox Business
Nhóm của bạn có thường xuyên cộng tác qua việc trao đổi tài liệu không? Sau đó, bạn cần một công cụ chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu thích hợp như Dropbox Business có thể giúp bạn theo dõi các thay đổi phiên bản từ xa. Nó cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cùng với các thành viên khác trong nhóm.
Các gói cao cấp của Dropbox đi kèm với 5 TB dung lượng đám mây, rất phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó có một cách tiếp cận rất đơn giản, rõ ràng, lý tưởng cho việc chỉnh sửa tác vụ nặng.
Lựa chọn thay thế :Nếu bạn thích các sản phẩm của Google, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn khi cộng tác trên GSuite của Google với Google Drive, Hangouts, Biểu mẫu, Tài liệu và hơn thế nữa. Đối với các nhóm dựa nhiều hơn vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook, v.v., có Office 365 for Business, bộ cộng tác của Microsoft. Giải pháp Nextcloud tự lưu trữ cũng là một giải pháp thay thế để bạn cộng tác với nhóm của mình.
Quản lý nhà phát triển từ xa
6. GitHub
Nhóm của bạn có nhiều lập trình viên và nhà phát triển không? Trong trường hợp đó, họ có thể cộng tác tự do trên GitHub. Nó cho phép các nhóm làm việc trên mã của họ một cách độc lập, thêm ảnh chụp màn hình và đoạn mã, rồi hợp nhất chúng với nhau ngược dòng. Bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết tại đây. GitHub được sử dụng miễn phí cho các dự án mã nguồn mở, nhưng có các kế hoạch dành cho doanh nghiệp và chuyên nghiệp.
Lựa chọn thay thế :Kiểm tra danh sách các lựa chọn thay thế tự lưu trữ của chúng tôi cho GitHub.
Các công cụ khác để cộng tác từ xa
Bạn có muốn tương tác với các nhóm qua email không? Sau đó, bạn có thể muốn thử Groove, một công cụ cộng tác hơi giống với máy tính Outlook quen thuộc. Twiddla là một công cụ bảng trắng trực tuyến thậm chí không yêu cầu tài khoản để bắt đầu công việc của bạn.
Cuộc sống không phải là tất cả về công việc. Bạn cũng có thể xem video cùng nhau với bạn bè trực tuyến, xem bạn bè chơi trò chơi steam hoặc thậm chí chơi trò chơi nhiều người chơi tại địa phương của bạn trực tuyến với bạn bè. Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy buồn chán khi ở nhà.