Đã có sự gia tăng đều đặn trong việc các công ty cho phép nhân viên làm việc từ nhà hoặc các địa điểm khác. Đây là hướng dẫn không rườm rà đến các công cụ trực tuyến tốt nhất năm 2020 cho các đội nhóm làm việc từ xa. Dù nhân viên của bạn ở đâu, những ứng dụng này sẽ giúp họ trở nên hiệu quả hơn ngay cả khi không ở văn phòng.
Họp trực tuyến (Web Conferencing)
1. GoToMeeting
Dù bạn cần gặp thành viên đội nhóm thường xuyên hay tổ chức webinar trực tuyến, bạn sẽ cần phần mềm họp trực tuyến. GoToMeeting là một trình tổ chức họp âm thanh/video rất phổ biến. Sau khi bạn lên lịch họp, tất cả người tham dự có thể gọi vào bằng điện thoại văn phòng hoặc kết nối từ laptop và ứng dụng Android/iOS của họ.
Từ chia sẻ màn hình đến tắt tiếng người tham dự và vẽ trên slide trình bày, một phòng họp ảo trong GoToMeeting cảm thấy rất gần với cuộc họp tại văn phòng. Bạn có thể ghi chép biên bản họp lên đám mây. Một tính năng liên quan, GoToWebinar, giúp bạn thiết kế webinar cho khách hàng tiềm năng.
Lựa chọn thay thế: Ngoài GoToMeeting, Cisco Webex và Zoom đều là lựa chọn thay thế tốt và phổ biến cho họp trực tuyến. Cả Cisco Webex và Zoom đều cung cấp gói miễn phí cho 100 người tham dự dưới 40 phút. Về tính năng, chúng cung cấp giá trị tương tự GoToMeeting.
Điều khiển/Truy cập từ xa (Remote Control/Access)
2. TeamViewer
Một công cụ truy cập từ xa tốt là cần thiết để giám sát đội ngũ tại chỗ và cung cấp hỗ trợ an toàn. TeamViewer là một trong những ví dụ tốt. Từ dịch vụ laptop công ty đến sửa lỗi phần mềm, thành viên đội hỗ trợ có thể dễ dàng khắc phục sự cố từ bất kỳ đâu.
TeamViewer cũng có một tính năng thực tế tăng cường (augmented reality) tuyệt vời gọi là "pilot", rất tốt cho các đội tại chỗ muốn hợp tác với chuyên gia từ xa. Sử dụng partner ID, chuyên gia từ xa có được hình dung tốt hơn về vấn đề tại chỗ.
Lựa chọn thay thế: các lựa chọn thay thế tốt cho TeamViewer cho hỗ trợ từ xa bao gồm VNC Connect và Zoho Assist.
Trò chuyện nhóm (Team Chat)
3. Slack
Nếu nhân viên của bạn phân tán khắp thế giới và bạn phải đối mặt với các múi giờ khác nhau, bạn sẽ cần một công cụ trò chuyện nhóm hiệu quả để quản lý tất cả tương tác của họ. Slack, ứng dụng trò chuyện nhóm số một, là một lựa chọn rất phổ biến. Nó cũng rất tiện lợi cho người làm tự do (freelancer) đang xử lý nhiều công việc từ xa, vì họ có thể tham gia nhiều không gian làm việc (workspace) Slack khác nhau và giữ chúng tách biệt.
Slack tích hợp với Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, và nhiều công cụ khác. Gần như không cần học hỏi, vì người mới chỉ phải tham gia workspace do quản lý đội tạo ra. Slack vẫn miễn phí cho đến 10.000 tin nhắn mới nhất.
Lựa chọn thay thế: Mattermost và Rocketchat là một số lựa chọn thay thế tự host (self-hosted) tốt nhất cho Slack. Cả hai đều mã nguồn mở và có thể mở rộng để đáp ứng số lượng người dùng tăng lên trong đội của bạn. Các ứng dụng khác đang trở nên phổ biến như công cụ trò chuyện nhóm bao gồm Microsoft Teams, Discord và Wire.
Quản lý dự án (Project Management)
4. Basecamp
Bạn có nhiều dự án chồng chéo và đội chức năng chéo? Bạn cần một công cụ quản lý dự án như Basecamp để hợp nhất chúng. Là một admin từ xa, tất cả những gì bạn phải làm là mời mọi người kết nối với trang Basecamp của công ty bạn và gán họ cho một hoặc nhiều dự án và đội. Đó là nó!
Mỗi dự án và mỗi đội có bảng tin nhắn riêng, campfire cho trò chuyện thoáng qua, trao đổi tài liệu, danh sách việc cần làm (to-do lists), và check-in tự động cho điểm danh.
Lựa chọn thay thế: Với các khách hàng doanh nghiệp mạnh như Google và NASA, Asana cung cấp giải pháp quản lý dự án nâng cao hơn so với sự đơn giản của Basecamp. Ở đây, bạn có thể làm việc với biểu đồ Gantt, sơ đồ Kanban, biểu mẫu, và tích hợp với nhiều ứng dụng hơn. Trello là một lựa chọn thay thế tốt khác cho Basecamp và thường được dùng bởi đội nghiên cứu thị trường và tổ chức sáng tạo muốn làm việc với các mẫu thanh lịch.
Ứng dụng cộng tác tài liệu (Document Collaboration Apps)
5. Dropbox Business
Đội của bạn có thường xuyên cộng tác qua trao đổi tài liệu? Bạn cần một công cụ chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu phù hợp như Dropbox Business có thể giúp bạn theo dõi thay đổi phiên bản từ xa. Nó cho phép bạn chỉnh sửa chung với các thành viên đội khác.
Các gói cao cấp của Dropbox đi kèm 5 TB không gian đám mây, điều này tuyệt vời cho doanh nghiệp mọi quy mô. Nó có cách tiếp cận rất đơn giản, xương khô (bare-bones) lý tưởng cho chỉnh sửa nặng.
Lựa chọn thay thế: Nếu bạn thích sản phẩm Google, bạn có thể thoải mái hơn cộng tác trên GSuite của Google với Google Drive, Hangouts, Forms, Docs, và nhiều hơn nữa. Cho các đội dựa nhiều vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook, v.v., có Office 365 cho Doanh nghiệp, bộ cộng tác của Microsoft. Giải pháp Nextcloud tự host cũng là một lựa chọn thay thế cho bạn để cộng tác với đội của bạn.
Quản lý lập trình viên từ xa (Managing Remote Developers)
6. GitHub
Đội của bạn có nhiều lập trình viên và nhà phát triển? Trong trường hợp đó, họ có thể cộng tác tự do trên GitHub. Nó cho phép các đội làm việc trên code của họ độc lập, thêm ảnh chụp màn hình và đoạn mã (snippets), và hợp nhất (merge) chúng lại upstream (nguồn gốc). Bạn có thể tìm các bước chi tiết ở đây. GitHub miễn phí cho dự án mã nguồn mở, nhưng có gói professional và enterprise.
Lựa chọn thay thế: Xem danh sách các lựa chọn thay thế tự host cho GitHub của chúng tôi.
Các công cụ khác cho cộng tác từ xa
Bạn có thích tương tác với đội qua email? Bạn có thể muốn thử Groove, một công cụ cộng tác hơi giống với Outlook desktop quen thuộc. Twiddla là một công cụ bảng trắng trực tuyến (online whiteboard) thậm chí không yêu cầu tài khoản để bắt đầu công việc.
Cuộc sống không chỉ toàn là công việc. Bạn cũng có thể xem video cùng bạn bè trực tuyến, xem bạn bè chơi game Steam, hoặc thậm chí chơi game multiplayer cục bộ của bạn trực tuyến với bạn bè. Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy chán nản ở nhà.