Hard coding nghe như khái niệm lập trình phức tạp, nhưng là khái niệm cơ bản trong Microsoft Excel. Hãy tìm hiểu nó là gì và khi nào nên dùng.
Khái niệm này quen thuộc với những người am hiểu ngôn ngữ lập trình — chỉ cần thay ô (cell) bằng biến giữ giá trị cụ thể, ý nghĩa chức năng vẫn như cũ.
Khóa Học Nhanh Về Tham Chiếu Ô (Cell References)
Để hiểu hard coding, cần biết cách tham chiếu ô Excel hoạt động vì đó là điểm khởi đầu.
Mỗi ô trong Excel được tham chiếu bằng cách kết hợp số cột chữ cái và số hàng số. Điều này cho phép chỉ định ô cụ thể với ký hiệu như A3, D5, v.v.
Thay vì ô riêng lẻ, bạn tham chiếu toàn bộ phạm vi bằng dấu hai chấm. Gõ B4:B12 ví dụ, lấy tất cả ô trong phạm vi đó. Bạn thậm chí liên kết sheet giữa các sheet và sổ làm việc khác với các mối quan hệ này.
Gần như tất cả phép toán trên ô dùng tham chiếu ô, tiện hơn tra cứu và nhập giá trị thực. Có lý do khác, xem phần sau.
Tại Sao Khuyên Dùng Tham Chiếu Ô Trong Excel?
Cơ sở dùng Excel là tiện lợi cập nhật giá trị nhờ công thức. Giả sử bạn có bảng tính chi tiêu tổng công ty trong tháng và dùng tổng đó trong nhiều biểu đồ và tính toán khác.
Với bút giấy, bạn phải tính lại tổng và tất cả tính toán khác dùng giá trị đó, quá trình tẻ nhạt và dễ sai. Chưa nói đến gần như không thể nếu bảng tính có hàng nghìn mục.
Nhưng trong Excel, miễn dùng đúng tham chiếu ô, không lo sửa tính toán. Thay đổi giá trị cần thiết, tất cả tính toán tham chiếu ô đó tự động cập nhật kết quả (dù có thể phải dùng nút Calculate Sheet).
Hard Coding Là Gì? Khi Nào Nên Dùng?
Hard coding trong Excel là khi bạn bỏ tham chiếu ô thay bằng giá trị tuyệt đối. Nghĩa là bất kể thay đổi gì với ô hoặc nội dung, giá trị hard-coded vẫn giữ nguyên.
Thông thường, không nên dùng giá trị hard-coded. Hard coding lập kế hoạch kém là cách bảng tính phức tạp bị hỏng, vì rất khổ tìm và thay đổi giá trị hard-coded khi cần.
Nhưng có tình huống hard coding thực tế. Các hằng số hoặc dữ liệu lịch sử là giá trị bạn muốn giữ nguyên dựa trên tham chiếu.
Đối với những con số này, dùng hard coding trong Excel. Dưới đây là một số cách làm.
Các Phương Pháp Hard Coding
Nhập Giá Trị Thủ Công (Không Khuyên)
Cách dễ nhất (và khuyến cáo không) hard coding là nhập thủ công số cần thiết. Nghĩa là không dùng tham chiếu ô mà gõ trực tiếp giá trị.
Chỉ dùng phương pháp này cho giá trị chuỗi (string) vì chúng không dùng trong tính toán. Và đương nhiên, lần đầu nhập giá trị vào bảng tính cũng về mặt kỹ thuật là hard coding.
Chỉ nhớ dùng tham chiếu trong công thức dùng các giá trị cơ sở này.
Định Nghĩa Hằng Số (Dùng Name Manager)
Cách hard coding thanh lịch hơn là định nghĩa giá trị hằng số. Excel cung cấp Name Manager để làm chính việc này.
Ý tưởng: đặt tên cho giá trị hard-coded trong bảng tính để rõ ràng vai trò của giá trị, ngoài ra cung cấp vị trí trung tâm để thay đổi. Điều này giống hằng số hoạt động trong nhiều ngôn ngữ lập trình.
Dù bạn thắc mắc: ý nghĩa Define Name là gì khi có kết quả tương tự bằng cách nhập giá trị vào ô chuyên dụng và tham chiếu? Khác biệt duy nhất là tên biểu thị rõ ràng hơn giá trị đại diện cho gì.
Bạn có thể định nghĩa toàn bộ phạm vi giá trị bằng phương pháp này, ngoài việc tạo hằng số đặt tên không tồn tại trên bảng tính.
- Để định nghĩa hằng số riêng, chọn tab Formulas trong Excel và nhấp biểu tượng Name Manager.
- Nếu có ô được chọn, cửa sổ Name Manager đặt tên giá trị dựa trên ngữ cảnh (thường là nhãn hàng hoặc cột) và tạo tên cho bạn. Bạn cũng nhấp nút New để định nghĩa tên và giá trị từ đầu.
- Bây giờ bạn dùng dữ liệu này trong bất kỳ công thức nào dùng tên đã định nghĩa. Nó đóng vai trò như tham chiếu ô mô tả hơn.
Với Lệnh Paste Special (Dán Đặc Biệt)
Thường khi copy chọn ô chứa công thức, Excel tự động điều chỉnh tham chiếu đến vị trí mới. Nhưng nếu copy dữ liệu cũ và chỉ cần giá trị gốc như hiện tại?
Đây là lúc lệnh Paste Special phát huy tác dụng. Paste Special dán chọn lọc khía cạnh dữ liệu copy thay vì toàn bộ.
Cách dùng phổ biến: copy chỉ công thức, nhưng cũng làm ngược lại - dán chỉ giá trị. Điều này cho kết quả tính toán gốc dạng hard-coded nên thay đổi số gốc không ảnh hưởng.
- Trước, chọn ô muốn copy.
- Chuột phải chọn Copy, hoặc Ctrl + C.
- Chuột phải ô đích dán nội dung. Menu mới có các biểu tượng paste-special ngang. Di chuột qua tìm tùy chọn "Values" (Giá trị) và nhấp vào.
- Giá trị ô sẽ dán tại vị trí mới. Chọn ô và xem tab công thức thấy đó là giá trị hard-coded.
Hard Coding Có Giá Trị Trong MS Excel?
Trừ khi bạn biết mình làm gì, tránh mọi hình thức hard coding là ý kiến hay. Nhớ dùng tham chiếu tương đối hoặc tốt hơn là tuyệt đối, giữ công thức sạch sẽ giúp tránh đau đầu sau này.
Đó nói vậy, người dùng cẩn thận có thể tận dụng cách hard coding cụ thể để làm cho tính toán nhất định ngắn gọn và thanh lịch hơn. Đó là hằng số đặt tên hoặc thao tác qua Paste Special đưa giá trị hard-coded không làm rối bảng tính.
Hard coding thủ công, mặt khác, luôn nên tránh trừ khi nhập dữ liệu cơ sở dùng cho tính toán bảng tính.