Nếu bạn đã theo dõi bối cảnh năng suất gần đây, bạn chắc đã gặp hàng tá bài đăng khuyên dùng ứng dụng như Notion, Obsidian, và NotebookLM. Hầu hết bài đăng đặt những ứng dụng này như một viên thuốc thần kỳ tăng năng suất, tạo cảm giác bạn đang bỏ lỡ một con đường tắt đến thành công. Thực ra, tôi ghét phải nói với bạn — chúng không phải, và đó có thể là bẫy năng suất cho bạn.
Mục lục
Chẩn đoán 'Trì hoãn Geeky'
Là một người lười bẩm sinh, tôi cố gắng đọc nhiều mẹo và thủ thuật để cải thiện năng suất. Vì vậy, tự nhiên, khi các huấn luyện viên năng suất khuyên dùng thứ gì, tôi có đàm muốn thử. Tôi đã nghe về các công cụ Second Brain, Knowledge Base một thời gian, và nó cho tôi một trường hợp FOMO nghiêm trọng.
Gần đây, tôi cuối cùng có thời gian nhìn vào các ứng dụng này, và tôi thề, tôi đã cố gắng rất nhiều để tích hợp chúng vào quy trình làm việc nhưng không thấy chúng thực sự giúp công việc của tôi. Vấn đề là — đây là những phần mềm tuyệt vời làm những gì họ hứa, nhưng có trường hợp sử dụng cụ thể cho từng cái. Nếu công việc của bạn không rơi vào những trường hợp sử dụng đó, các ứng dụng này trở thành một hình thức trì hoãn tinh vi.
Vấn đề là, nó cho bạn cảm giác geeky khi bạn cấu hình các bảng điều khiển đó, trao cho bạn những cú hit dopamine nhỏ dọc theo đường. Tuy nhiên, cuối cùng, bạn có thể nhận ra bạn chưa thực sự làm bất kỳ công việc thực tế nào và có thể đã tạo ra một 'Second Brain' mà bạn sẽ không bao giờ thực sự dùng.
Trước khi tôi nói chính xác tại sao các công cụ này không phù hợp với tôi (và có thể bạn), tôi nên nói cho bạn biết kịch bản chúng thực sự hữu ích vì, để công bằng, các ứng dụng bản thân không sai lệch trong những gì họ tuyên bố.
Notion
Trước hết, tôi nhìn vào Notion, cố gắng hiểu nó hoạt động như thế nào và có thể làm gì cho tôi. Tôi phát hiện ra nó hơn là một ứng dụng quản lý dự án có AI. Nó tuyệt vời cho quản lý dự án liên quan đến nhóm người đóng góp mà bạn muốn giữ trên cùng một trang với theo dõi dự án, ghi chú, và tính năng knowledge base.
Nó cũng là công cụ khá hữu ích cho sinh viên để chất đống ghi chú tại một nơi, tạo knowledge base theo thời gian mà họ có thể lọc qua thủ công hoặc dùng tính năng AI tích hợp. Trong kỷ nguyên giáo dục kỹ thuật số này, công cụ như Notion có ý nghĩa lớn, vì bạn không luôn có sách và ghi chú vật lý. Đối với các trường hợp sử dụng này, Notion có một đống thủ thuật tăng năng suất trong tay áo.
Obsidian
Obsidian làm hầu hết những gì Notion làm, nhưng tập trung ít vào quản lý dự án và tập trung gấp đôi vào tạo knowledge base đa năng. Bạn có thể tạo đồ thị và canvas và liên kết ghi chú của bạn với nhau để biến hỗn loạn nhật ký thành dữ liệu có thể truy cập. Nó thực sự là một trong những ứng dụng ghi chú tốt nhất.
Theo tôi, đối tượng mục tiêu của Obsidian là sinh viên, nhà văn kể chuyện, và bất kỳ người suy nghĩ sâu nào nói chung. Nó có thể xử lý ghi chú phức tạp và làm cho chúng dễ quản lý bằng cách dệt chúng thành một Second Brain nhìn ít đáng sợ hơn về mặt trực quan.
NotebookLM
So với hai cái kia, NotebookLM là người mới trên khối của Google. Thực lòng mà nói, nó không có nhiều trùng lặp tính năng với Notion và Obsidian — nó ở một ngách riêng.
NotebookLM là công cụ tuyệt vời để học điều mới và tiêu thụ kiến thức theo cách độc đáo. LM trong tên viết tắt của Language Model, về cơ bản có nghĩa là thay vì dùng LLM như Gemini hoặc ChatGPT để tra cứu thông tin từ khắp nơi trên web, bạn cho nó cung cấp tài liệu cụ thể, nên nó chỉ trả lời dùng những tài liệu tham khảo đó.
Tính năng killer khác của NotebookLM, là cách học tập tiên tiến, là tạo podcast. Vì vậy, thay vì hỏi câu hỏi về tài liệu bạn cung cấp, bạn yêu cầu công cụ tạo podcast của hai người thảo luận chủ đề trong dữ liệu nguồn của bạn, mà bạn có thể nghe bất cứ lúc nào. Cách này, bạn học điều mới mà không cần bao giờ đọc một chữ. Rất hay!
Tại sao dùng ứng dụng ghi chú đơn giản lại hiệu quả với tôi
Ồ, vậy nên trong khi các ứng dụng này hữu ích theo cách riêng, chúng không thực sự thêm bất kỳ lợi ích nào cho quy trình làm việc của tôi. Bạn thấy, các công ty tôi làm cho cung cấp cho tôi một wiki tất cả hướng dẫn của họ mà tôi có thể đọc và tham khảo bất cứ lúc nào. Nó thường được viết bởi đồng nghiệp của tôi bằng ngôn ngữ khá dễ hiểu vì họ biết chính xác người mới trong lĩnh vực của chúng ta cần gì để bắt đầu.
Các công ty này cũng dùng công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, hoặc ClickUp. Vì vậy, knowledge base và quản lý dự án không phải vấn đề với freelancer như tôi, về cơ bản loại bỏ nhu cầu Notion và Obsidian. Nhưng có lúc tôi cần ghi chú cá nhân và tạo giải pháp quản lý tác vụ riêng tư.
Vâng, đó là nơi các công cụ đơn giản như Google Keep và Google Tasks phát huy tác dụng. Tôi muốn nói, đây là các giải pháp tuyến tính hơn là tạo bản sao của knowledge base và quản lý dự án, mà các công ty tôi làm cho đã bao phủ qua ứng dụng cao cấp.
Công cụ duy nhất thực sự giúp tôi sẽ là NotebookLM trong trường hợp tôi làm dự án phải học điều mới hoặc xem qua tài liệu kỹ thuật cồng kềnh. Trong những trường hợp đó, tôi chắc chắn sẽ dùng nó, nhưng đó là tất cả. Tôi muốn nói, tại sao phải dùng Second Brain khi First Brain của tôi rõ ràng đã đủ...
Tăng năng suất không luôn cần thiết lập phức tạp
Tôi biết tôi đã khái quát mục đích thực của các công cụ này ở mức độ nào. Tuy nhiên, điểm của việc chia sẻ toàn bộ trải nghiệm này với bạn không phải là chê bai các công cụ này — như bạn đã thấy, chúng là giải pháp khá tiện lợi cho các vấn đề cụ thể, chỉ không phải vấn đề của tôi và có thể không phải của bạn. Thêm bước vào quy trình làm việc chỉ để theo đuổi xu hướng không phải giải pháp để sửa năng suất. Nhiều lần, như trong cuộc sống nói chung, sự đơn giản thắng过 sự phức tạp.
Tôi để các maestro năng suất chiếm đoạt tâm trí, khiến tôi cố gắng sửa cái không thực sự hỏng. Tôi đã lãng phí nhiều thời gian tìm hiểu và cố gắng hiểu các công cụ này, mà cuối cùng tôi không thực sự cần. Vấn đề là, mọi người nên nêu rõ trường hợp sử dụng của các ứng dụng này để khán giả biết khi nào chúng thực sự hữu ích. Các công ty đứng sau các công cụ này không thực sự quảng cáo chúng như viên thuốc thần kỳ năng suất — đó là người tạo nội dung cố gắng bán chúng như dầu rắn, tuyên bố kỳ diệu và tạo FOMO cho khán giả.