Nếu gần đây bạn đang theo dõi bối cảnh năng suất, chắc hẳn bạn đã gặp rất nhiều bài đăng đề xuất các ứng dụng như Notion, Obsidian và NotebookLM. Hầu hết các bài đăng đều coi những ứng dụng này như một liều thuốc thần kỳ giúp tăng năng suất của bạn, tạo cảm giác rằng bạn đang bỏ lỡ một con đường tắt nào đó dẫn đến thành công. Chà, tôi không muốn phải nói với bạn điều đó — không phải vậy, và đó có thể là một cái bẫy về năng suất đối với bạn.
Mục lục
Chẩn đoán 'sự trì hoãn lập dị'
Là một người lười biếng kinh niên, tôi cố gắng đọc nhiều mẹo và thủ thuật để cải thiện năng suất của mình. Vì vậy, một cách tự nhiên, khi các huấn luyện viên năng suất giới thiệu một số thứ, tôi lại có động lực để thử chúng. Tôi đã nghe nói về Bộ não thứ hai này , Cơ sở kiến thức công cụ này được một thời gian và nó khiến tôi bị FOMO nghiêm trọng.
Gần đây, cuối cùng tôi cũng có thời gian để xem xét các ứng dụng này và tôi thề rằng, tôi đã rất cố gắng tích hợp chúng vào quy trình làm việc của mình nhưng không biết chúng thực sự giúp ích cho công việc của tôi như thế nào. Vấn đề là đây - đây là những phần mềm tuyệt vời thực hiện được những gì họ hứa hẹn, nhưng có những trường hợp sử dụng cụ thể cho từng phần mềm đó. Nếu công việc của bạn không thuộc những trường hợp sử dụng đó thì những ứng dụng này sẽ trở thành một dạng trì hoãn phức tạp.
Vấn đề là, nó mang lại cho bạn cảm giác thú vị khi bạn định cấu hình các trang tổng quan đó, mang lại những lượt truy cập dopamine nhỏ trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, cuối cùng, bạn có thể nhận ra rằng mình chưa thực sự làm bất kỳ công việc thực tế nào và có khả năng tạo ra 'Bộ não thứ hai' mà bạn sẽ không bao giờ thực sự sử dụng.
Trước khi cho bạn biết chính xác lý do tại sao những công cụ này không phù hợp với tôi (và có thể cả với bạn), tôi phải cho bạn biết những tình huống mà chúng thực sự hữu ích vì công bằng mà nói, bản thân các ứng dụng này không gây hiểu nhầm về những gì chúng tuyên bố.
Ý niệm
Đầu tiên, tôi xem xét Notion, cố gắng hiểu cách nó hoạt động và nó có thể làm gì cho tôi. Điều tôi phát hiện ra là nó giống một ứng dụng quản lý dự án được hỗ trợ bởi AI hơn. Thật tuyệt vời khi quản lý các dự án có sự tham gia của một nhóm cộng tác viên mà bạn muốn luôn thống nhất với các tính năng theo dõi dự án, ghi chú và cơ sở kiến thức.
Đây cũng là một công cụ khá hữu ích để học sinh tập hợp các ghi chú của mình ở một nơi, tạo ra nền tảng kiến thức theo thời gian mà các em có thể sàng lọc theo cách thủ công hoặc sử dụng các tính năng AI tích hợp sẵn. Trong thời đại giáo dục kỹ thuật số này, một công cụ như Notion thực sự rất có ý nghĩa vì không phải lúc nào bạn cũng có được sách và ghi chú thực tế nữa. Đối với những trường hợp sử dụng này, Notion có rất nhiều thủ thuật tăng năng suất.
Obsidian
Obsidian thực hiện hầu hết những việc mà Notion làm, nhưng nó ít tập trung hơn vào khía cạnh quản lý dự án mà tập trung hơn vào việc tạo ra một nền tảng kiến thức linh hoạt. Bạn có thể tạo biểu đồ và khung vẽ, đồng thời liên kết các ghi chú của mình với nhau để biến mớ hỗn độn trong nhật ký của mình thành dữ liệu có thể truy cập được. Đây thực sự là một trong những ứng dụng ghi chú tốt nhất hiện có.
Theo tôi, đối tượng mục tiêu của Obsidian là sinh viên, người viết truyện và bất kỳ nhà tư tưởng sâu sắc nào nói chung. Nó có thể xử lý các ghi chú phức tạp và làm cho chúng có thể quản lý được bằng cách kết hợp chúng thành một loại Bộ não thứ hai ít đáng sợ hơn về mặt trực quan.
Sổ tayLM
So với hai sản phẩm còn lại, NotebookLM là một sản phẩm mới của Google. Thành thật mà nói, nó không có nhiều tính năng trùng lặp với Notion và Obsidian — nó nằm trong một lĩnh vực riêng.
NotebookLM là một công cụ tuyệt vời để học những điều mới và tiếp thu kiến thức theo những cách độc đáo. LM trong tên là viết tắt của Ngôn ngữ mô hình, về cơ bản có nghĩa là thay vì sử dụng LLM như Gemini hoặc ChatGPT để tra cứu thông tin từ tất cả trên web, bạn có thể cung cấp cho nó những tài liệu cụ thể nên nó chỉ trả lời bằng cách sử dụng những thứ đó tài liệu tham khảo.
Một tính năng tuyệt vời khác của NotebookLM, một cách học hiện đại, là tạo podcast. Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi về tài liệu bạn cung cấp, bạn yêu cầu công cụ này tạo một podcast gồm hai người thảo luận về các chủ đề trong dữ liệu nguồn của bạn mà bạn có thể nghe bất cứ lúc nào. Bằng cách này, bạn học được những điều mới mà không cần phải đọc một từ nào. Khá tuyệt!
Tại sao việc sử dụng ứng dụng ghi chú đơn giản lại hiệu quả với tôi
Được rồi, mặc dù những ứng dụng này hữu ích theo những cách độc đáo nhưng chúng không thực sự mang lại bất kỳ lợi ích nào cho bất kỳ quy trình công việc nào của tôi. Bạn thấy đấy, các công ty tôi làm việc đều cung cấp cho tôi một wiki gồm tất cả các nguyên tắc của họ mà tôi có thể đọc và tham khảo bất cứ lúc nào. Nó thường được các đồng nghiệp của tôi viết bằng một ngôn ngữ khá dễ hiểu vì họ biết chính xác những gì một người mới trong lĩnh vực của chúng tôi cần để bắt đầu.
Các công ty này cũng sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc ClickUp. Vì vậy, nền tảng kiến thức và quản lý dự án không phải là vấn đề đối với một người làm việc tự do như tôi, về cơ bản loại bỏ sự cần thiết của Notion và Obsidian. Nhưng đôi khi tôi cần ghi chép cá nhân và tạo ra một giải pháp quản lý công việc riêng tư.
Chà, đó là lúc các công cụ đơn giản như Google Keep và Google Task xuất hiện. Ý tôi là, đây là những giải pháp tuyến tính hơn là tạo ra một bản sao của cơ sở kiến thức và quản lý dự án mà các công ty tôi làm việc đã có được thông qua các ứng dụng cao cấp.
Công cụ duy nhất thực sự giúp ích cho tôi là NotebookLM trong trường hợp tôi đang làm việc trong một dự án mà tôi phải học những nội dung mới hoặc xem qua tài liệu kỹ thuật cồng kềnh. Trong những trường hợp như vậy, tôi chắc chắn sẽ sử dụng nó, nhưng chỉ thế thôi. Ý tôi là, tại sao phải sử dụng Bộ não thứ hai khi Bộ não thứ nhất của tôi rõ ràng là đủ…
Tăng năng suất không phải lúc nào cũng cần thiết lập phức tạp
Tôi biết tôi đã khái quát được mục đích thực sự của những công cụ này ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, mục đích của việc chia sẻ toàn bộ trải nghiệm này với bạn không phải là để chỉ trích những công cụ này — như bạn đã thấy, chúng là những giải pháp khá hữu ích cho các vấn đề cụ thể , không phải vấn đề của tôi và có thể cũng không phải của bạn. Việc thêm các bước bổ sung vào quy trình làm việc của bạn chỉ để tuân theo một số xu hướng không phải là giải pháp để khắc phục năng suất của bạn. Rất nhiều khi, cũng như trong cuộc sống nói chung, sự đơn giản lại vượt trội hơn sự phức tạp.
Tôi để những chuyên gia về năng suất chiếm lĩnh tâm trí mình, khiến tôi cố gắng sửa chữa thứ gì đó không thực sự bị hỏng. Cuối cùng, tôi đã lãng phí rất nhiều thời gian để tra cứu và cố gắng hiểu những công cụ này, thứ mà cuối cùng tôi không thực sự cần. Vấn đề là mọi người phải đề cập rõ ràng đến trường hợp sử dụng của những ứng dụng này để khán giả biết khi nào chúng thực sự hữu ích. Các công ty đằng sau những công cụ này không thực sự quảng cáo chúng như những viên thuốc tăng năng suất kỳ diệu — mà chính những người sáng tạo nội dung mới cố gắng bán chúng như một loại dầu rắn, tuyên bố về những điều kỳ diệu và tạo ra FOMO trong lòng khán giả của họ.