Tạo tài liệu lý tưởng là thiết yếu, dù bạn là sinh viên, chuyên gia, hoặc đơn giản muốn tổ chức suy nghĩ. Microsoft Word cung cấp nhiều tùy chọn định dạng đảm bảo nội dung trông gọn gàng và chuyên nghiệp. Một tùy chọn đó là ngắt dòng kép (double-spacing), làm cho văn bản dễ đọc hơn.
Microsoft Word làm cho việc điều chỉnh khoảng cách dòng đơn giản và cung cấp nhiều cách để hoàn thành. Thậm chí tốt hơn, bạn có thể đặt ngắt dòng kép làm định dạng mặc định cho tất cả tài liệu tương lai.
Các phong cách viết yêu cầu văn bản hai dòng (Double-Spaced)
Ngắt dòng kép thường được yêu cầu trong nhiều phong cách viết học thuật và chuyên nghiệp để tăng khả năng đọc và thuận tiện cho chỉnh sửa hoặc chú thích. Dưới đây là một số phong cách viết nổi bật thường yêu cầu ngắt dòng kép.
- Phong cách American Psychological Association (APA): Thường dùng cho viết bài nghiên cứu và luận văn trong khoa học xã hội, giáo dục, và tâm理学.
- Phong cách Modern Language Association (MLA): Rộng rãi dùng cho viết bài và trích dẫn nguồn trong nhân văn và nghệ thuật tự do.
- Phong cách Chicago Manual of Style (CMS): Dùng trong nhiều ngành, bao gồm lịch sử, văn học, và nghệ thuật, thường dùng trong xuất bản sách và chuẩn bị bản thảo.
Dù sao, bạn vẫn cần hỏi hướng dẫn cụ thể cho phong cách viết bạn dùng. Các tổ chức, giảng viên, hoặc biên tập viên riêng lẻ có thể có sở thích hoặc yêu cầu riêng về khoảng cách dòng.
Đặt ngắt dòng kép cho toàn bộ tài liệu
Bạn có thể điều chỉnh cài đặt đặt ngắt dòng kép cho toàn bộ tài liệu, bao gồm chỉnh sửa tương lai. Cách làm:
- Mở tài liệu Word muốn đặt ngắt dòng kép, sau đó nhấp tab Design (Thiết kế).
- Nhấp Paragraph Spacing (Khoảng cách đoạn).
- Chọn Double (Hai dòng) từ dưới cùng menu thả xuống.
Tài liệu giờ đặt ngắt dòng kép.
Đặt ngắt dòng kép cho một phần tài liệu
Đôi khi bạn chỉ cần ngắt dòng kép một phần tài liệu. Ví dụ, CMS dùng ngắt dòng kép cho văn bản chính, nhưng chú thích chân trang (footnotes) và chú thích cuối (endnotes) thường đơn dòng. Trong trường hợp này, chỉ muốn ngắt dòng kép phần thân tài liệu.
- Mở tài liệu và chọn văn bản muốn ngắt dòng kép bằng cách nhấp kéo con trỏ qua nó.
- Nhấp biểu tượng Paragraph Settings (Cài đặt đoạn) trong nhóm Paragraph của tab Home. Đây là biểu tượng ở góc dưới bên phải nhóm.
- Cửa sổ Paragraph xuất hiện. Nhấp mũi tên xuống dưới tùy chọn Line Spacing (Khoảng cách dòng) trong nhóm Spacing (Khoảng cách). Chọn Double từ menu thả xuống, sau đó nhấp OK.
Văn bản đã chọn giờ đặt ngắt dòng kép.
Đặt ngắt dòng kép toàn bộ hoặc một phần tài liệu bằng phím tắt
Cũng có phím tắt đặt khoảng cách thành ngắt dòng kép. Đầu tiên, chọn văn bản muốn ngắt dòng kép. Bạn có thể chọn một phần bằng cách nhấp kéo chuột qua văn bản, hoặc chọn toàn bộ văn bản trong tài liệu bằng Ctrl + A.
Khi văn bản được chọn, tất cả bạn phải làm là nhấn Ctrl + 2. Văn bản giờ đặt ngắt dòng kép.
Đặt ngắt dòng kép làm khoảng cách dòng mặc định
Nếu hầu hết tài liệu bạn tạo trong Word sẽ đặt ngắt dòng kép, bạn có thể đặt ngắt dòng kép làm khoảng cách dòng mặc định thay vì đặt riêng từng tài liệu.
- Mở Word và nhấp tab Design.
- Chọn Paragraph Spacing > Custom Paragraph Spacing (Khoảng cách đoạn tùy chỉnh).
- Cửa sổ Manage Style (Quản lý kiểu) xuất hiện. Chọn Double dưới Line Spacing.
- Chọn bong bóng bên cạnh New documents based on this template (Tài liệu mới dựa trên mẫu này), sau đó chọn OK.
Tất cả tài liệu tương lai sẽ đặt ngắt dòng kép.