Autofill (Tự động điền) trong Microsoft Excel là công cụ tuyệt vời lấy đi phần lớn công việc nhập liệu. Bằng cách dùng nút Autofill hoặc đơn giản kéo con trỏ, bạn có thể điền tự động ô trong vài giây. Tuy nhiên, tính năng này còn nhiều hơn bạn nghĩ.
Bạn có thể dùng Autofill cho tác vụ đơn giản như điền ngày trong tuần. Nhưng bạn có thể đưa công cụ xa hơn và điền ngày, mẫu (pattern), và định dạng. Thêm vào đó, bạn có thể điền ô với giá trị tăng theo lượng nhất định và thậm chí kết hợp văn bản từ các hàng khác nhau.
Ngay cả khi đã dùng Autofill trước đây, hãy xem các cách dùng tính năng bạn có thể chưa nhận ra. Đúng vậy, đã đến lúc tận dụng tối đa Autofill trong Excel.
Tự động điền danh sách (Autofill a List)
Bắt đầu với tác vụ đơn giản nhất bạn có thể làm với Excel Autofill, bạn có thể dễ dàng điền danh sách mục. Bao gồm danh sách tích hợp sẵn hoặc danh sách tùy chỉnh bạn tạo.
Excel cung cấp tháng và ngày dưới dạng từ đầy đủ hoặc viết tắt ba chữ cái tích hợp sẵn. Hãy dùng danh sách ngày làm ví dụ.
- Nhập mục danh sách đầu tiên vào ô và chọn ô đó.
- Kéo Fill Handle (chấm vuông) ở góc dưới bên phải ô theo hướng bạn muốn điền ô. Khi kéo, bạn sẽ thấy từng mục danh sách khi qua mỗi ô.
- Thả khi đến cuối và bạn sẽ thấy ô đã điền.
Nếu bạn thiết lập danh sách tùy chỉnh trong Excel, ứng dụng nhận ra khi dùng Autofill. Ở đây, chúng ta có danh sách tùy chỉnh màu sắc có thể nhập bằng Autofill.
Mẹo: Để xem hoặc tạo danh sách, vào File > Options. Chọn Advanced bên trái và nút Edit Custom Lists (Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh) bên phải.
Tự động điền mẫu (Autofill a Pattern)
Cách tuyệt vời khác dùng Autofill là khi bạn có mẫu trong dữ liệu. Có thể bạn có dải số hoặc chữ cái trong tập dữ liệu. Bằng cách chọn hai hoặc nhiều ô, bạn có thể kéo điền các ô còn lại.
Ví dụ cơ bản, chúng ta có chữ cái A, C, và E. Chúng ta muốn điền các ô còn lại với cùng chữ cái theo thứ tự đó.
- Chọn ít nhất hai ô chứa mẫu bạn muốn lặp lại. Ở đây, chọn cả ba ô vì đó là toàn bộ mẫu.
- Kéo Fill Handle ở góc dưới bên phải ô theo hướng bạn muốn điền.
- Thả khi điền đủ số ô bạn muốn.
Tự động điền ngày (Autofill Dates)
Khi nhập ngày trong Excel, ứng dụng đủ thông minh nhận ra cho phép dùng Autofill hoàn thành chuỗi ngày tuần tự. Thêm vào đó, bạn có thể điền ngày bằng cách điều chỉnh tháng, ngày, hoặc năm, cho nhiều tùy chọn hơn.
Điền cơ bản điều chỉnh ngày
Mặc định, khi dùng Autofill cho định dạng Short Date (MM/DD/YYYY), ngày sẽ tăng tự động.
- Nhập ngày vào ô dùng định dạng trên và chọn ô.
- Kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Thả khi điền đủ số ô bạn muốn.
Nếu chọn định dạng Long Date (Ngày, Tháng, Ngày, Năm) thì hoạt động tương tự. Bạn sẽ thấy ngày tăng 1.
Các tùy chọn Autofill ngày khác
Ngoài hai tùy chọn điền đơn giản cho ngày, bạn có thêm tùy chọn tăng ngày trong tuần, tháng, hoặc năm thay vì ngày.
- Nhập ngày vào ô dùng định dạng ưa thích và chọn ô.
- Giữ chuột phải khi kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đến số ô muốn điền, thả và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên.
- Chọn loại điền muốn dùng từ ngày, ngày trong tuần, tháng, hoặc năm.
Bạn sẽ thấy ngày điền với tùy chọn bạn chọn. Ở đây, chọn tháng.
Tự động điền có hoặc không có định dạng (Autofill With or Without Formatting)
Cách siêu tiện dụng khác dùng Autofill trong Excel là cho định dạng. Bạn có thể điền ô chỉ với định dạng từ ô chọn hoặc với dữ liệu không bao gồm định dạng. Xem vài ví dụ.
Điền định dạng (Fill Formatting)
Ở đây, ô được định dạng với font chữ nghiêng đỏ và màu nền vàng. Chúng ta dự định nhập dữ liệu khác trong ô không liên quan nhưng muốn copy định dạng để tiết kiệm thời gian.
- Chọn ô chứa định dạng bạn muốn điền.
- Giữ chuột phải khi kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đến số ô muốn điền, thả và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên.
- Chọn Fill Formatting Only (Chỉ điền định dạng).
Sau đó, khi nhập văn bản vào một ô đã điền, bạn thấy nó được định dạng giống ô chọn.
Điền không định dạng (Fill Without Formatting)
Có thể bạn muốn ngược lại trên. Bạn có thể điền dữ liệu nhưng bỏ định dạng. Ở đây, dùng ô cùng định dạng trên; tuy nhiên, chỉ muốn điền ngày.
- Chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn điền.
- Giữ chuột phải khi kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đến số ô muốn điền, thả và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên lại.
- Chọn Fill Without Formatting (Điền không định dạng).
Sau đó, bạn thấy dữ liệu điền ô nhưng không có định dạng.
Tự động điền số lượng tuyến tính (Autofill Linear Amounts)
Nếu có số bạn muốn điền tăng trong mỗi ô, bạn có thể dùng Autofill. Với tùy chọn Linear Trend (Xu hướng tuyến tính), mỗi số lượng tăng theo lượng trong ô bạn chọn. Giải thích tốt bằng ví dụ.
Ở đây, có số 20 và 30. Với Linear Trend Autofill, điền các ô còn lại mỗi ô tăng 10 vì đây là sự tăng giữa 20 và 30.
- Chọn cả hai ô chứa số.
- Giữ chuột phải khi kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đến số ô muốn điền, thả và bạn thấy cửa sổ bật lên nhưng với tùy chọn thêm.
- Chọn Linear Trend.
Bạn sẽ thấy số tăng.
Số lượng tuyến tính chính xác (Exact Linear Amounts)
Nếu muốn chọn giá trị chính xác cho sự tăng cũng như giá trị dừng, bạn có thể làm dùng nút Autofill và một ô đơn lẻ.
- Chọn ô chứa số.
- Đi đến tab Home và mở menu thả xuống Autofill trong nhóm Editing. Chọn Series (Chuỗi).
- Trong hộp thoại Series, đánh dấu tùy chọn Rows (Hàng) hoặc Columns (Cột) cho ô liền kề muốn điền và Linear làm Type (Loại). Lưu ý: Ô kiểm Trend thực hiện hành động giống Linear Trend khi dùng Fill Handle.
- Nhập giá trị Step value (Giá trị bước) là số bạn muốn tăng mỗi ô. Tùy chọn, nhập Stop value (Giá trị dừng) là số bạn muốn kết thúc chuỗi. Chọn OK.
Bạn sẽ thấy ô điền bắt đầu từ số chọn, cộng giá trị bước cho mỗi ô, và kết thúc bằng giá trị dừng.
Tự động điền số lượng tăng trưởng (Autofill Growth Amounts)
Tương tự tùy chọn Linear Trend là Growth Trend (Xu hướng tăng trưởng). Khác biệt ở chỗ số được nhân với giá trị bước thay vì cộng.
Ở đây, có số 2 và 6. Với Growth Trend Autofill, điền các ô còn lại với tất cả số tăng theo bội số 3 vì đây là sự tăng giữa 2 và 6.
- Chọn cả hai ô chứa số.
- Giữ chuột phải khi kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đến số ô muốn điền, thả và bạn thấy cửa sổ bật lên.
- Chọn Growth Trend.
Bạn sẽ thấy số nhân.
Số lượng tăng trưởng chính xác (Exact Growth Amounts)
Nếu muốn chọn giá trị chính xác cho sự tăng trưởng cũng như giá trị dừng, bạn có thể làm dùng nút Autofill giống Linear Autofill.
- Chọn ô chứa số.
- Đi đến tab Home, mở menu thả xuống Autofill, chọn Series.
- Trong hộp, đánh dấu tùy chọn Rows hoặc Columns cho nơi bạn muốn điền và Growth làm Type. Lưu ý: Ô kiểm Trend thực hiện hành động giống Growth Trend khi dùng Fill Handle.
- Nhập giá trị Step value là số bạn muốn nhân mỗi ô. Tùy chọn, nhập Stop value là số bạn muốn kết thúc chuỗi. Chọn OK.
Bạn sẽ thấy ô điền bắt đầu từ số chọn, nhân giá trị bước, và kết thúc bằng giá trị dừng.
Tự động điền kết hợp văn bản (Autofill to Combine Text)
Một tác vụ tiết kiệm thời gian khác với Autofill là kết hợp văn bản trong các hàng khác nhau vào một ô đơn lẻ. Điều này gọi là Fill Justify (Điền căn đều) và là tính năng rất hay.
- Bắt đầu bằng cách tăng chiều rộng cột sẽ chứa văn bản kết hợp. Bạn có thể chọn tiêu đề cột và kéo mũi tên xuất hiện bên phải để tăng chiều rộng. Nếu bỏ qua bước này, kết quả không chính xác.
- Chọn các ô trong hàng chứa văn bản.
- Đi đến tab Home, mở menu thả xuống Autofill, chọn Justify.
Bạn sẽ thấy văn bản từ tất cả ô kết hợp vào một ô đơn lẻ.
Tận dụng tối đa tiềm năng Autofill
Autofill trong Excel dùng được cho nhiều hơn chỉ điền ngày trong tuần. Với các cách dùng nâng cao này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn giảm rủi ro lỗi từ lỗi đánh máy hoặc tính toán sai trong trang tính.
Để biết thêm, xem cách dùng Flash Fill trong Excel.