Tự động điền trong Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời giúp bạn thực hiện nhiều công việc nhập dữ liệu. Bằng cách sử dụng nút Tự động điền hoặc chỉ cần kéo con trỏ, bạn có thể tự động điền các ô trong vài giây. Tuy nhiên, tính năng này còn có nhiều điều hơn thế nữa.
Bạn có thể sử dụng tính năng Tự động điền cho các tác vụ đơn giản như điền các ngày trong tuần. Nhưng bạn có thể sử dụng công cụ này hơn nữa và điền ngày tháng, mẫu và định dạng. Hơn nữa, bạn có thể điền vào các ô các giá trị tăng theo một mức nhất định và thậm chí kết hợp văn bản từ các hàng khác nhau.
Ngay cả khi trước đây bạn đã sử dụng tính năng Tự động điền, hãy xem xét các cách khác nhau để sử dụng tính năng mà bạn có thể không nhận ra là có tồn tại. Đúng vậy, đã đến lúc tận dụng tối đa tính năng Tự động điền trong Excel.
Tự động điền danh sách
Bắt đầu với tác vụ đơn giản nhất bạn có thể thực hiện với tính năng Tự động điền của Excel, bạn có thể dễ dàng điền vào danh sách các mục. Điều này bao gồm các danh sách cài sẵn hoặc danh sách tùy chỉnh mà bạn tạo.
Excel cung cấp tháng và ngày dưới dạng từ đầy đủ hoặc chữ viết tắt ba chữ cái được tích hợp sẵn. Hãy sử dụng danh sách ngày làm ví dụ.
- Nhập mục danh sách đầu tiên vào một ô rồi chọn ô đó.
- Kéo Fill Handle (hình vuông) ở góc dưới cùng bên phải của ô theo hướng bạn muốn điền vào các ô. Khi kéo, bạn sẽ thấy từng mục danh sách khi đi qua từng ô.
- Thả ra khi đến cuối và bạn sẽ thấy các ô đã được lấp đầy của mình.
Nếu bạn đã thiết lập danh sách tùy chỉnh trong Excel, ứng dụng sẽ nhận ra điều này khi bạn cũng sử dụng tính năng Tự động điền. Ở đây, chúng tôi có một danh sách màu tùy chỉnh mà chúng tôi có thể nhập bằng tính năng Tự động điền.
Mẹo:Để xem hoặc tạo danh sách, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn. Chọn Nâng cao ở bên trái và nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh ở bên phải.
Tự động điền mẫu
Một cách tuyệt vời khác để sử dụng Tự động điền là khi bạn có mẫu trong dữ liệu của mình. Có thể bạn có nhiều dãy số hoặc chữ cái trong tập dữ liệu của mình. Bằng cách chọn hai hoặc nhiều ô, bạn có thể kéo để điền vào các ô còn lại.
Trong ví dụ cơ bản, chúng ta có các chữ cái A, C và E. Chúng ta muốn điền các chữ cái giống nhau vào các ô còn lại theo thứ tự đó.
- Chọn ít nhất hai ô chứa mẫu bạn muốn sao chép. Ở đây, chúng tôi chọn cả ba ô vì đó là toàn bộ mẫu.
- Kéo Fill Handle ở góc dưới bên phải của ô theo hướng bạn muốn điền.
- Thả ra khi bạn điền đủ số ô bạn muốn.
Tự động điền ngày
Khi bạn nhập ngày tháng trong Excel, ứng dụng đủ thông minh để nhận ra điều này, cho phép bạn sử dụng tính năng Tự động điền để hoàn thành chuỗi ngày tuần tự. Ngoài ra, bạn có thể điền ngày bằng cách điều chỉnh tháng, ngày hoặc năm, mang lại cho bạn nhiều tùy chọn.
Ngày điều chỉnh điền cơ bản
Theo mặc định, khi sử dụng tính năng Tự động điền cho định dạng Ngày ngắn (MM/DD/YYYY), bạn sẽ thấy ngày tự động tăng lên.
- Nhập ngày vào ô bằng định dạng trên và chọn ô.
- Kéo Tay cầm điền theo hướng bạn muốn điền.
- Thả ra khi bạn điền đủ số ô bạn muốn.
Thay vào đó, nếu bạn chọn định dạng Ngày dài (Ngày, Tháng, Ngày và Năm), nó sẽ hoạt động theo cách tương tự. Bạn sẽ thấy ngày tăng thêm một.
Tùy chọn tự động điền ngày khác
Cùng với hai tùy chọn điền ngày đơn giản ở trên, bạn còn có các tùy chọn bổ sung để tăng số ngày trong tuần, tháng hoặc năm thay vì ngày.
- Nhập ngày vào ô bằng định dạng ưa thích của bạn và chọn ô.
- Giữ nút chuột phải khi bạn kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đạt đến số ô bạn muốn điền, hãy thả tay ra và bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên.
- Chọn kiểu tô bạn muốn sử dụng theo ngày, ngày trong tuần, tháng hoặc năm.
Sau đó, bạn sẽ thấy ngày của mình chứa đầy tùy chọn bạn đã chọn. Ở đây, chúng tôi đã chọn tháng.
Tự động điền có hoặc không có định dạng
Một cách siêu tiện lợi khác để sử dụng tính năng Tự động điền trong Excel là định dạng. Bạn có thể điền vào các ô chỉ bằng định dạng từ ô đã chọn hoặc bằng dữ liệu không bao gồm định dạng. Hãy xem một vài ví dụ.
Điền định dạng
Ở đây, chúng ta có một ô được định dạng bằng phông chữ màu đỏ, in nghiêng và tô màu vàng. Chúng tôi định nhập dữ liệu khác vào các ô không liên quan nhưng muốn sao chép định dạng đó để tiết kiệm thời gian.
- Chọn ô chứa định dạng bạn muốn điền.
- Giữ nút chuột phải khi bạn kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đạt đến số ô bạn muốn điền, hãy thả tay ra và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên đó.
- Chọn Chỉ điền định dạng.
Sau đó, khi bạn nhập văn bản vào một trong các ô bạn đã điền, bạn sẽ thấy nó được định dạng giống với ô bạn đã chọn.
Điền không cần định dạng
Có lẽ bạn muốn làm điều ngược lại với những điều trên. Bạn có thể điền dữ liệu nhưng loại bỏ định dạng. Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng một ô có cùng định dạng như trên; tuy nhiên, chúng tôi chỉ muốn điền ngày tháng.
- Chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn điền.
- Giữ nút chuột phải khi bạn kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đạt đến số ô bạn muốn điền, hãy thả tay ra và bạn sẽ thấy lại cửa sổ bật lên đó.
- Chọn Điền không có định dạng.
Sau đó, bạn sẽ thấy dữ liệu điền vào các ô nhưng không có định dạng.
Tự động điền số tiền tuyến tính
Nếu bạn có số muốn điền vào phần tăng thêm đó trong mỗi ô, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Tự động điền. Với tùy chọn Xu hướng tuyến tính, mỗi số tiền sẽ được tăng lên bằng số tiền trong các ô bạn chọn. Điều này được giải thích tốt nhất bằng một ví dụ.
Ở đây, chúng ta có số 20 và 30. Với Tự động điền xu hướng tuyến tính, chúng ta có thể lấp đầy các ô còn lại với mỗi ô tăng thêm 10 vì đây là mức tăng từ 20 đến 30.
- Chọn cả hai ô chứa số.
- Giữ nút chuột phải khi bạn kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đạt đến số ô bạn muốn điền, hãy thả tay ra và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên đó nhưng có sẵn các tùy chọn bổ sung.
- Chọn Xu hướng tuyến tính.
Sau đó, bạn sẽ thấy số lượng tăng lên của mình.
Số tiền tuyến tính chính xác
Nếu muốn chọn giá trị chính xác cho mức tăng cũng như giá trị dừng, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng nút Tự động điền và một ô thay thế.
- Chọn ô chứa số.
- Chuyển đến tab Trang chủ và mở menu thả xuống Tự động điền trong nhóm Chỉnh sửa. Chọn Bộ truyện.
- Trong hộp thoại Chuỗi, đánh dấu các tùy chọn Hàng hoặc Cột cho các ô liền kề mà bạn muốn điền và Tuyến tính làm Loại. Lưu ý:Hộp kiểm Xu hướng thực hiện hành động tương tự như tùy chọn Xu hướng tuyến tính ở trên khi sử dụng Fill Handle.
- Nhập giá trị Bước là số bạn muốn tăng cho mỗi ô. Tùy chọn, nhập giá trị Dừng là số bạn muốn kết thúc chuỗi. Chọn OK.
Sau đó, bạn sẽ thấy các ô của mình được điền bắt đầu bằng số bạn đã chọn, thêm giá trị bước cho mỗi ô và kết thúc bằng giá trị dừng.
Tự động điền số tiền tăng trưởng
Tương tự như tùy chọn Linear Trend ở trên là Growth Trend. Sự khác biệt ở đây là các số được nhân với giá trị bước thay vì được cộng vào.
Ở đây, chúng ta có số 2 và 6. Với Tự động điền xu hướng tăng trưởng, chúng ta có thể điền vào các ô còn lại với tất cả các số tăng theo bội số của 3 vì đây là mức tăng từ 2 đến 6.
- Chọn cả hai ô chứa số.
- Giữ nút chuột phải khi bạn kéo Fill Handle theo hướng bạn muốn điền.
- Khi đạt đến số ô bạn muốn điền, hãy thả tay ra và bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên.
- Chọn Xu hướng tăng trưởng.
Sau đó, bạn sẽ thấy các số được nhân của mình.
Số tiền tăng trưởng chính xác
Nếu bạn muốn chọn giá trị chính xác cho mức tăng Tăng trưởng cũng như giá trị dừng, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng nút Tự động điền giống như với Tự động điền tuyến tính.
- Chọn ô chứa số.
- Chuyển đến tab Trang chủ, mở menu thả xuống Tự động điền và chọn Chuỗi.
- Trong hộp, đánh dấu các tùy chọn Hàng hoặc Cột cho vị trí bạn muốn điền và Tăng trưởng làm Loại. Lưu ý:Hộp kiểm Xu hướng thực hiện hành động tương tự như tùy chọn Xu hướng tăng trưởng ở trên khi sử dụng Fill Handle.
- Nhập giá trị Bước là số bạn muốn nhân từng ô. Tùy chọn, nhập giá trị Dừng là số bạn muốn kết thúc chuỗi. Chọn OK.
Sau đó, bạn sẽ thấy các ô được điền bắt đầu bằng số bạn đã chọn, nhân giá trị bước và kết thúc bằng giá trị dừng.
Tự động điền để kết hợp văn bản
Một tác vụ tiết kiệm thời gian hơn mà bạn có thể thực hiện với tính năng Tự động điền là kết hợp văn bản ở các hàng khác nhau vào một ô duy nhất. Đây được gọi là Fill Justify và là một tính năng cực kỳ thú vị.
- Bắt đầu bằng cách tăng độ rộng của cột sẽ chứa văn bản kết hợp. Bạn chỉ cần chọn tiêu đề cột và kéo mũi tên xuất hiện ở bên phải để tăng chiều rộng. Nếu bạn bỏ qua bước này thì kết quả sẽ không chính xác.
- Chọn các ô trong các hàng chứa văn bản.
- Chuyển đến tab Trang chủ, mở menu thả xuống Tự động điền và chọn Căn đều.
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản từ tất cả các ô được kết hợp thành một ô duy nhất.
Sử dụng toàn bộ tiềm năng của tính năng Tự động điền
Tính năng tự động điền trong Excel có thể được sử dụng nhiều hơn là chỉ điền các ngày trong tuần. Với những cách sử dụng nâng cao hơn này, bạn không chỉ có thể tiết kiệm thời gian mà còn đồng thời giảm nguy cơ mắc lỗi do lỗi chính tả hoặc tính toán sai trong bảng tính của mình.
Để biết thêm, hãy xem cách sử dụng Flash Fill trong Excel.