Redlining tài liệu là quá trình thực hiện thay đổi cho tài liệu để người dùng khác, như biên tập viên hoặc người xem xét, thấy những thay đổi nào đã được thực hiện. Đây là tính năng quan trọng khi nhiều người làm việc trên một tài liệu.
Là một trong công cụ chỉnh sửa tài liệu phổ biến nhất, không ngạc nhiên Microsoft Word cung cấp tính năng này. Đây là những gì bạn cần biết.
Redline Tài Liệu Nghĩa Là Gì?
Redlining là quá trình theo dõi thay đổi đối với tài liệu. Phương pháp này làm nổi bật chỉnh sửa, đề xuất và bình luận, làm cho chúng dễ dàng nhận biệt từ văn bản gốc.
Redlining hữu ích trong môi trường hợp tác, đánh dấu rõ ràng đóng góp của mỗi người tham gia. Điều này quan trọng khi nhiều người cần xem xét, chỉnh sửa, hoặc phê duyệt tài liệu.
Redlining trong Word bắt đầu bằng tính năng Track Changes. Chức năng này ghi lại mọi chỉnh sửa đối với tài liệu. Cách dùng:
- Bắt đầu bằng mở tài liệu Microsoft Word bạn muốn chỉnh sửa.
- Nhấn tab Review rồi nhấn nửa dưới nút Track Changes trong nhóm Tracking. Chọn For Everyone từ menu thả xuống. Quy trình này giống nhau trên mọi hệ điều hành. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + Shift + E (Command + Shift + E trên Mac).
Track Changes hiện đã bật. Nghĩa là mọi thay đổi bạn làm trên tài liệu sẽ được ghi lại. Văn bản chèn được gạch dưới, văn bản xóa xuất hiện dưới dạng gạch ngang. Mỗi thay đổi đều màu đỏ.
Bây giờ, khi bạn gửi tài liệu cho người hợp tác khác, họ sẽ thấy chỉnh sửa.
Những Chạm Cuối
Redlining tài liệu Microsoft Word là về việc cải thiện rõ ràng và hiệu quả chỉnh sửa và hợp tác tài liệu. Bằng cách hiểu cách redline tài liệu, bạn có thể tự tin rằng mọi dự án bạn làm việc đều được xử lý chính xác qua tất cả các bản sửa đổi.
Ngoài redlining, hãy duy trì giao tiếp rõ ràng và mở giữa các cộng tác viên. Điều này thêm cải thiện quy trình làm việc từ đầu đến cuối.