Sắp xếp lại tài liệu là quá trình thực hiện các thay đổi đối với tài liệu cho phép những người dùng khác, chẳng hạn như người chỉnh sửa hoặc người đánh giá, xem những thay đổi nào đã được thực hiện. Đây là một tính năng quan trọng khi bạn có nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu.
Là một trong những công cụ chỉnh sửa tài liệu phổ biến nhất trên thị trường, không có gì ngạc nhiên khi Microsoft Word cung cấp tính năng này. Đây là những điều bạn cần biết.
Việc gạch lại tài liệu có ý nghĩa gì?
Redline là quá trình theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Phương pháp này làm nổi bật các chỉnh sửa, đề xuất và nhận xét, giúp chúng dễ dàng được nhận dạng từ văn bản gốc.
Việc gạch đỏ rất hữu ích trong môi trường cộng tác, đánh dấu rõ ràng ý kiến đóng góp của mỗi người tham gia. Điều này rất quan trọng khi nhiều người cần xem xét, chỉnh sửa hoặc phê duyệt một tài liệu.
Gạch lại trong Word là một quá trình bắt đầu bằng tính năng “Theo dõi các thay đổi”. Chức năng này ghi lại mọi chỉnh sửa được thực hiện đối với tài liệu. Đây là cách sử dụng nó.
- Bắt đầu bằng cách mở tài liệu Microsoft Word mà bạn muốn chỉnh sửa.
- Nhấp vào tab Xem lại rồi nhấp vào nửa dưới của nút Theo dõi Thay đổi trong nhóm Theo dõi. Chọn Dành cho mọi người từ menu thả xuống. Quá trình này giống nhau trên tất cả các hệ điều hành. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + E (Command + Shift + E trên máy Mac).
Theo dõi Thay đổi hiện đã được bật. Điều đó có nghĩa là mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ được ghi lại. Văn bản đã chèn sẽ được gạch chân và văn bản đã xóa sẽ xuất hiện dưới dạng gạch ngang. Mỗi thay đổi đều có màu đỏ.
Bây giờ, khi bạn gửi tài liệu cho cộng tác viên khác, họ sẽ thấy các chỉnh sửa.
Những bước cuối cùng
Việc viền lại tài liệu Microsoft Word nhằm cải thiện sự rõ ràng và hiệu quả trong quá trình cộng tác và chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bằng cách hiểu cách khoanh lại tài liệu, bạn có thể cảm thấy tự tin rằng mọi dự án bạn thực hiện đều được xử lý chính xác qua tất cả các bản sửa đổi.
Ngoài việc sắp xếp lại, hãy duy trì liên lạc rõ ràng và cởi mở giữa các cộng tác viên khác. Điều này càng cải thiện quy trình làm việc từ đầu đến cuối.