Mặc dù Microsoft đã có ứng dụng bảng Kanban (Microsoft Planner), Microsoft Lists mới phát hành đáp ứng nhu cầu công cụ hợp tác tác vụ đa năng hơn. Hãy xem cách bạn có thể dùng Microsoft Lists.
Người dùng quen với Microsoft SharePoint sẽ nhận ra sự tương đồng với ứng dụng Lists mới, vì về bản chất nó là phiên bản nâng cấp của cùng công cụ. Trong khi SharePoint lists chủ yếu quản lý dữ liệu và truy cập qua bảng tính Excel, Microsoft Lists tập trung hơn vào hợp tác và có thể xem theo nhiều cách thân thiện với người dùng.
Microsoft Lists Là Gì?
Microsoft Lists được mô tả khá tốt bằng tên, nhưng số lượng sản phẩm tương tự trong kho Microsoft vẫn khiến mọi hơi rối. Microsoft To-Do đã cho phép thêm tác vụ vào danh sách, còn Microsoft Planner hoạt động như công cụ hợp tác nhóm agile đúng nghĩa. Và có SharePoint, cũng cho tạo danh sách chia sẻ.
Microsoft Lists khác biệt nhờ giao diện hiện đại, hỗ trợ đa nền tảng, và tùy chỉnh tuyệt vời. Nó không tìm cách thay thế các công cụ đó mà bổ sung chúng, và cung cấp tích hợp gốc với Planner và SharePoint.
Lists dành cho việc tạo danh sách đa mục đích của, tốt, bất cứ thứ gì, từ tác vụ đến sự kiện lịch và thậm chí chỉ nhập dữ liệu. Điều này đi kèm khả năng chia sẻ danh sách với Microsoft Teams (tích hợp gốc) để thảo luận và hợp tác trên bất kỳ mục danh sách nào.
Về cơ bản, Microsoft Lists hoạt động như một lựa chọn mạnh mẽ thay thế công cụ quản lý dự án như Trello cho các nhóm dùng bộ Office 365, lấp đầy khoảng trống lớn trong khả năng của hệ sinh thái Microsoft.
Vì Microsoft Lists dự định làm công cụ tạo danh sách hợp tác đa mục đích, nó được thiết kế đa nền tảng. Cùng với ứng dụng desktop, bạn có thể tải ứng dụng Lists di động trên Android và iOS, ngoài phiên bản web truy cập qua bất kỳ trình duyệt nào.
Nó là một phần của bộ Office 365, nhưng bạn cũng có thể dùng bản preview ngay với bất kỳ tài khoản Microsoft nào ngay cả khi không có đăng ký Office.
- Để thử bản preview Microsoft Lists, truy cập lists.live.com, đóng vai ứng dụng web. Bạn có thể phải đăng nhập tài khoản Microsoft để truy cập.
- Giao diện sạch sẽ, không rối rắm, với một nút nổi bật ở trên: New list. Nhấn vào để tạo danh sách đầu tiên.
- Đây là nơi chúng ta thấy lần đầu sự linh hoạt của Microsoft Lists. Bạn có thể tạo Blank list, dùng mẫu sẵn, hoặc nhập file .csv làm danh sách, giống SharePoint. Và tất nhiên, bạn cũng có thể chọn mẫu để tạo loại danh sách cụ thể.
- Chọn mẫu cũng cho xem trước mẫu sẽ trông như thế nào với dữ liệu điền vào, sau đó nhấn Use template để tiến hành.
- Chỉ cần nhập tên danh sách, cùng mô tả tùy chọn để dễ hiểu mục đích. Màu và biểu tượng sẽ được chọn mặc định (dựa trên loại mẫu) nhưng bạn có thể thay đổi. Chọn Create khi hài lòng.
- Danh sách mới mở với tất cả trường (cột) đã có sẵn, sẵn sàng nhận dữ liệu. Bạn có thể thêm trường với nút Add column bên phải, hàng mới với Add new item bên trái.
- Các danh mục đã được cấu hình với kiểu dữ liệu tương ứng, nên cho trường như ngày, bạn sẽ có lịch để chọn.
- Chỉ cần điền tất cả trường để tạo mục mới, lặp lại cho bao nhiêu mục bạn muốn thêm. Như bạn có thể thấy, trường Created by theo dõi ai thêm mục, giúp tổ chức dễ dàng khi nhiều người dùng cùng danh sách.
Và đó là tất cả bạn cần để bắt đầu. Những ai thành thạo Excel (hoặc SharePoint) sẽ thấy nhiều tính năng tương tự như sắp xếp dữ liệu trong cột hoặc dùng Filters để xem một phần danh sách.
Bạn thậm chí có thể xuất bất kỳ danh sách nào ra file CSV hoặc file Microsoft Power BI bằng nút Export ở trên cùng.
Chia Sẻ Danh Sách
Vì toàn bộ cơ sở của Microsoft Lists là hợp tác với người khác, hãy xem cách chia sẻ danh sách bạn đã tạo.
- Mở một Microsoft List hiện có.
- Nhấn nút Share từ thanh trên cùng.
- Cửa sổ nhỏ xuất hiện, cho thêm tên và tin nhắn cho người bạn chia sẻ. Tất cả đều tùy chọn vì điều duy nhất cần làm là Copy link chia sẻ với thành viên nhóm.
- Mặc định quyền liên kết cho phép bất kỳ ai có liên kết chỉnh sửa danh sách (sau đăng nhập), nhưng bạn có thể sửa. Nhấn nút Sharing settings trên cửa sổ nhỏ (biểu tượng bánh răng) xem tất cả tùy chọn.
- Bây giờ bạn có thể thay đổi quyền truy cập chia sẻ, từ tắt yêu cầu đăng nhập đến giới hạn cho người thêm vào tổ chức. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu tăng bảo mật, hoặc thay đổi loại quyền liên kết cung cấp, giới hạn chỉ xem nếu cần. Chọn Apply khi xong để áp dụng thay đổi.
Đừng lo sai sót phần này; bạn luôn dùng nút Manage access góc trên phải để sửa quyền người dùng cho bất kỳ danh sách nào.
Tạo Chế Độ Xem (Views) Trong Microsoft Lists
Danh sách mặc định không phải cách duy nhất xem Microsoft List. Bạn có thể chọn từ bốn chế độ xem: List, Calendar, Gallery, Board.
Sự linh hoạt trực quan hóa thông tin này là ưu điểm khác của Lists so với SharePoint. Không có chế độ xem hoàn hảo – tùy thuộc nội dung danh sách, một số chế độ xem phù hợp hơn.
- Để tạo chế độ xem mới, mở danh sách, nhấn nút Add a view bên phải (biểu tượng +).
- Ở đây chọn loại danh sách và nhập thông tin thêm. Gallery và List mặc định chỉ cần tên, Board cần chỉ định cột tổ chức. Calendar hỏi layout (Tháng/Tuần) kèm ngày bắt đầu/kết thúc.
- Nhấn Create sau khi nhập thông tin để tạo chế độ xem mới.
- Bạn có thể chỉnh sửa mục mới trong chế độ xem này, hoặc quay lại lưới bằng nút chuyên dụng góc trên trái.
- Nếu có nhiều chế độ xem, menu ba chấm bên phải cho chọn từ chúng.
Tự Động Hóa Nhiệm Vụ Bằng Cách Tạo Quy Tắc (Rules)
Tính năng thiết yếu của ứng dụng tạo danh sách hợp tác là tự động hóa một số nhiệm vụ. May mắn Microsoft Lists hỗ trợ.
Chúng tôi nói "nhiệm vụ", nhưng hiện tại chỉ có thể tự động hóa thông báo. Bạn có thể thiết lập danh sách thông báo khi có thay đổi nhất định, giúp theo dõi cách nhóm sử dụng danh sách.
- Để làm này, nhấn nút Rules thanh trên, chọn Create a rule.
- Cửa sổ mới xuất hiện, nhắc chọn loại điều kiện kích hoạt thông báo. Chọn biểu tượng phù hợp nhu cầu.
- Nhập thông tin khác (như tên cột theo dõi, điều kiện thêm) và tên/email người được thông báo.
- Chọn Create khi xong để quy tắc mới có hiệu lực.
- Bạn có thể vào Rules > Manage rules bất kỳ lúc để xem quy tắc đang chạy trên danh sách và vô hiệu hóa bằng một click.
Microsoft Lists Có Giá Trị Không?
Đối với bất kỳ ai đã quen hệ sinh thái Office 365, ứng dụng Microsoft Lists là cách tuyệt vời để giữ mọi thứ tổ chức, dù làm việc với nhóm nhỏ hay cả bộ phận doanh nghiệp.
Bạn có thể tạo tác vụ, liệt kê sự kiện lịch, thảo luận mọi mục với đồng đội. Danh sách cực kỳ tùy chỉnh, với vài mẫu tạo danh sách hoàn hảo cho trường hợp dùng, từ Employee onboarding đến Expense tracker.
Và đó còn chưa nói đến tích hợp gốc với ứng dụng Office 365 khác như Teams hay Planner, làm cho nó thành công cụ tổ chức hoàn hảo cho người quen ứng dụng Microsoft.